信息化浪潮下基層檔案室建設(shè)轉(zhuǎn)型的討論

彭韻楊 石繼輝

摘 要：檔案的信息化建設(shè)是檔案管理發(fā)展的必然趨勢，然而不同級別的檔案機構(gòu)有著不同的角色定位，基層檔案室圍繞完成機構(gòu)內(nèi)部形成的文件材料的收集與歸檔工作這一最重要任務，依據(jù)自身的實際，建立檔案信息化管理的目標。在案信息化建設(shè)戰(zhàn)略部署的要求、OA系統(tǒng)的普及和電子文件歸檔的需求、用戶需求的轉(zhuǎn)變升級及檔案價值利用的需要等背景下，切實做好參與組織機構(gòu)內(nèi)部OA系統(tǒng)的建設(shè)構(gòu)建、規(guī)范檔案管理系統(tǒng)軟件的使用、人員的培訓及硬件設(shè)備升級等基層檔案室信息化建設(shè)工作。

關(guān)鍵詞：檔案 檔案室 信息化 電子政務系統(tǒng) 轉(zhuǎn)型

1 信息化浪潮對檔案事業(yè)的沖擊

第三次科技革命浪潮是信息技術(shù)的高速發(fā)展時期，互聯(lián)網(wǎng)+、大數(shù)據(jù)、物聯(lián)網(wǎng)、云計算、智能網(wǎng)、移動互聯(lián)網(wǎng)、電子政務、數(shù)字化及數(shù)據(jù)化等各類新技術(shù)新科技層出不窮，信息技術(shù)正全面滲透，甚至顛覆了各個行業(yè)。檔案管理事業(yè)同樣受到了信息化的沖擊，檔案管理面臨著從傳統(tǒng)的手工紙質(zhì)作業(yè)向信息化作業(yè)轉(zhuǎn)型的新挑戰(zhàn)。檔案學界在此方面做出了理論與操作方面的多種探索，然而大多探索是對檔案事業(yè)整體信息化的研究，并未細分到不同層次、不同級別檔案管理機構(gòu)的信息化需求。

本文認為，基層檔案室是檔案收集與整理的一線部門，是檔案資源體系的基石根本，角色定位的差異決定了基層檔案室與檔案局（館）等部門有著不一樣的檔案信息化發(fā)展需求。因此，基層檔案室必須立足自身，認清實際，從而分析基層檔案室信息化建設(shè)的需求與方向。

2 基層檔案室的信息化現(xiàn)狀

在國家推行檔案信息化的大背景下，基層檔案室的信息化進程得到了快速的發(fā)展，部分檔案室甚至甚至進行創(chuàng)新性的探索，大大提升了檔案智能化利用的程度。然而，必須要認識到的是，大部分的基層檔案室仍然處于低信息化的程度，甚至是零信息化的現(xiàn)狀。

基層檔案室信息化發(fā)展難主要表現(xiàn)在如下幾個方面。一是領(lǐng)導層面的重視程度不足，檔案室缺少資金投入，信息化設(shè)備不足；二是檔案人員缺乏信息化建設(shè)的專業(yè)知識支持；三是檔案信息化管理規(guī)范還有待梳理建立。因此，基層檔案室的信息化建設(shè)目標定位應該循序漸進的，扎實地推進檔案信息化過程中的每一步，切勿“大躍進式”地提出過于高級的目標。

3 信息化技術(shù)對基層檔案室轉(zhuǎn)型建設(shè)提出的要求與挑戰(zhàn)

3.1 檔案信息化建設(shè)戰(zhàn)略部署的要求。存量數(shù)字化、增量電子化的信息化戰(zhàn)略是我國推動檔案信息化建設(shè)的重要抓手，也是我國檔案工作適應大數(shù)據(jù)時代的部署?；鶎訖n案室應該響應國家發(fā)展，在技術(shù)與能力范圍內(nèi)，積極探索開展基層檔案信息化工作。一是按“存量數(shù)字化”的要求，擴寬檔案保存載體形式，采用掃描儀等數(shù)碼設(shè)備對紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化加工，將其轉(zhuǎn)化為存儲在磁盤、光盤、膠片等載體上并能被計算機識別的數(shù)字圖像或數(shù)字文本。二是按“增量電子化”的要求，全面開展原生電子文件的接收歸檔，按照國家電子文件歸檔和電子檔案管理規(guī)范，規(guī)范電子文件歸檔。

3.2 OA系統(tǒng)的普及和電子文件歸檔的需求。目前，電子政務系統(tǒng)、辦公自動化系統(tǒng)（Office Automation System，以下簡稱OA系統(tǒng)）等辦公系統(tǒng)以其高效、規(guī)范、透明的優(yōu)點已經(jīng)廣泛的應用于各企事業(yè)組織機構(gòu)內(nèi)部，電子文件工作已成為日常工作的常態(tài)，OA系統(tǒng)已經(jīng)實現(xiàn)工作的程序化、流程化，并產(chǎn)生大量的元數(shù)據(jù)，OA系統(tǒng)公文歸檔以及電子文件歸檔成為檔案管理工作的重要內(nèi)容。然而，電子文件歸檔與紙質(zhì)版文件歸檔間的制度過渡、OA系統(tǒng)的網(wǎng)絡系統(tǒng)屬性與檔案軟件的單機屬性之間的聯(lián)通、OA系統(tǒng)的流程設(shè)計與電子文件在線歸檔的標準化建設(shè)之間的銜接、OA系統(tǒng)權(quán)限設(shè)置與電子檔案的安全與保密性要求之間的平衡等都是基層檔案室在組織機構(gòu)信息化轉(zhuǎn)型中必須面對的新常態(tài)、新問題、新挑戰(zhàn)。

3.3 用戶需求的轉(zhuǎn)變升級及檔案價值利用的需要。過去傳統(tǒng)的紙質(zhì)環(huán)境下，檔案管理傳統(tǒng)的人工操作檢索慢、借閱不方便，已經(jīng)不能滿足用戶的需求。隨著辦公無紙化信息化的普及，用戶對于工作資源利用的效率、便捷有了新的要求，對于檔案利用的需求同樣發(fā)生了改變。運用檔案信息系統(tǒng)，建立目錄數(shù)據(jù)庫，傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化成為基層檔案室信息化建設(shè)的重要內(nèi)容。

檔案資源是待開發(fā)的寶貴資源，具有業(yè)務開展、輔助決策、科研、文化等價值[1]，然而要開發(fā)檔案價值，可以借助計算機信息技術(shù)，通過共享、統(tǒng)計、相關(guān)性分析、因果探索等方式，提升檔案的完整性，利用的便捷性，編研的精度與深度，輔助檔案價值的開發(fā)。

4 基層檔案室信息化建設(shè)的對策思考

基層檔案室檔案工作組織體系中最普遍、最大量、最基層的業(yè)務機構(gòu)，是全國檔案工作的基礎(chǔ)。檔案室扎根于基層的特點決定了其自身的定位，決定了完成單位內(nèi)部各部門形成的文件材料的收集、整理、立卷和歸檔工作監(jiān)督和指導是基層檔案室的最重要任務。因此，在基層檔案室信息化建設(shè)過程中，加強完成基層檔案室基礎(chǔ)工作是前提，不應盲目地追求太高的信息化建設(shè)目標，如云平臺、智慧檔案館、數(shù)字檔案館等，應當量力而行[2]。

4.1 承擔業(yè)務指導職責，參與組織機構(gòu)內(nèi)部OA系統(tǒng)的建設(shè)構(gòu)建 檔案室是承擔著對本單位檔案工作進行監(jiān)督指導的責任，在OA系統(tǒng)與電子文件普及的辦公環(huán)境下，為了更好地貫徹落實檔案管理過程控制的任務，就需要檔案室實際參與到組織機構(gòu)內(nèi)部OA系統(tǒng)的建設(shè)中[3]，根據(jù)《電子公文歸檔管理暫行辦法》等國家及各上級領(lǐng)導部門制定的檔案收集與歸檔的標準，梳理與規(guī)范系統(tǒng)流程，由事后控制轉(zhuǎn)變?yōu)槭轮锌刂?，促進電子公文歸檔的規(guī)范流程與OA系統(tǒng)有效結(jié)合。

4.2 規(guī)范檔案管理系統(tǒng)軟件的使用。檔案信息化管理，尤其是歸檔后的整理分類、編目、立卷、借閱等應當運用專業(yè)的檔案管理軟件進行。對于檔案管理軟件（系統(tǒng)）的選擇，于基層檔案室而言，應該選擇功能相對成熟、價格適中且能夠長期進行合作的應用系統(tǒng)，最好是與上級領(lǐng)導部門，如市、省檔案局相一致的系統(tǒng)軟件[4]，避免電子數(shù)據(jù)移交時可能出現(xiàn)的格式錯誤等問題。本文認為，基層檔案室在檔案管理軟件系統(tǒng)的選擇上應該切合自身實際量力而行，基于基層檔案室組織機構(gòu)業(yè)務情況、檔案存量、檔案利用情況及經(jīng)濟能力等實際綜合考慮，不應過分追求高級系統(tǒng)將脫離實際，以致事倍功半。

4.3 人員的培訓及硬件設(shè)備升級。檔案管理信息化建設(shè)過程中，持續(xù)出現(xiàn)檔案信息化的新問題新技術(shù)是常態(tài)現(xiàn)象，這就需要檔案人員不僅要有扎實的檔案業(yè)務知識與水平，而且有一定的計算機技術(shù)水平，更需要不斷的進行檔案知識的補充與更新。另一方面，檔案室需要承擔培訓及普及任務，對組織機構(gòu)的兼職檔案員進行檔案管理新技術(shù)、新方法、新設(shè)備的教育與培訓，以全面適應檔案管理信息化的轉(zhuǎn)變。[5]同時，按照檔案信息化管理、數(shù)字化建設(shè)的需要，配備必要的計算機、掃描儀、打印機、復印機、相機、錄像機等設(shè)備，奠定信息化建設(shè)基礎(chǔ)。

參考文獻

[1]彭韻楊，熊建芳，石繼輝.數(shù)字化時代醫(yī)院綜合檔案資源開發(fā)的探討[J].現(xiàn)代醫(yī)藥衛(wèi)生，2016，32（24）：3899-3900.

[2]朱妍霖，王琳.基層數(shù)字檔案室建設(shè)之我見[J].四川檔案，2016（03）：27-28.

[3]廖玉玲.“越位”之嫌引發(fā)的思考——兼談信息化條件下基層檔案室職能定位[J].機電兵船檔案，2014（04）：41-44.

[4]東曉華.檔案信息化建設(shè)應量力而行[J].蘭臺世界，2011（S1）：146.

[5]李婷，耿玲.淺議檔案管理信息化是基層醫(yī)院信息化發(fā)展的重要組成部分[J].科技風，2009（14）：99-100.

作者簡介

彭韻楊（1989-）；女，廣西梧州人，漢族，碩士；現(xiàn)有職稱：助理館員；研究方向：檔案信息化。