辦公室檔案管理規(guī)范性的提升措施探討

趙鵬

摘 要：隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，檔案管理越來(lái)越被重視，辦公室檔案管理規(guī)范化的提升，對(duì)事業(yè)單位的發(fā)展可謂是百利而無(wú)一害，但是檔案管理工作較為繁瑣，需有大量的人力和物力來(lái)支撐其穩(wěn)步進(jìn)行，因此怎樣提升辦公室檔案管理的規(guī)范化，幫助其減少工作量、提高工作效率，使各單位的辦公室檔案管理能夠更加的規(guī)范有序，就成為亟需解決的問(wèn)題。本文根據(jù)社會(huì)現(xiàn)狀以及辦公室檔案管理規(guī)范化的重要性提供幾條相關(guān)的優(yōu)化建議，以供交流。

關(guān)鍵詞：辦公室檔案；檔案管理；規(guī)范化管理

1 辦公室檔案規(guī)范化管理的必要性及其重大意義

辦公室檔案記載的是某一單位的發(fā)展歷程及其發(fā)展現(xiàn)狀，是各單位總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)、制定發(fā)展規(guī)劃的重要依據(jù)。是否能夠規(guī)范化的管理辦公室檔案，在最大程度上保證檔案材料的完整和真實(shí)，對(duì)于單位的發(fā)展至關(guān)重要。大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，各種數(shù)據(jù)資料數(shù)不勝數(shù)，更是為辦公室檔案管理工作增加了不小的難度，即使增加辦公室檔案管理工作的管理人員，也無(wú)法得心應(yīng)手的及時(shí)處理各個(gè)部門所上交的資料。因此，盡快提升辦公室檔案管理的規(guī)范性就成為各個(gè)單位管理者亟需解決的重大問(wèn)題[1]。

辦公室檔案規(guī)范化管理是單位管理的重中之重，對(duì)于單位的有序運(yùn)作來(lái)說(shuō)也有著重大意義，主要體現(xiàn)在以下幾點(diǎn)：首先，提高辦公室檔案管理的規(guī)范化是新形勢(shì)下的必然要求，它能夠使單位在國(guó)家新形勢(shì)的要求下，更好的為人民服務(wù)，也能夠提高單位應(yīng)對(duì)各種危機(jī)的能力，不斷優(yōu)化單位的辦公水平、提高辦公效率；其次，提高辦公室檔案管理的規(guī)范性，也是單位對(duì)于內(nèi)部管理嚴(yán)格要求的體現(xiàn)。每個(gè)單位都是由各個(gè)部門構(gòu)成的，盡管他們的分工和職責(zé)不同，但他們的工作重心都圍繞著單位來(lái)運(yùn)作，尤其是檔案管理部門。各部門之間的交流基本上都是通過(guò)辦公室檔案管理部門進(jìn)行的?？梢哉f(shuō)在各部門的交流與聯(lián)系中，辦公室檔案管理部門起著不可或缺的樞紐作用[2]；再次，可以促進(jìn)單位的成長(zhǎng)與進(jìn)步，幫助單位形成現(xiàn)代化的管理方式。隨著時(shí)代的不斷發(fā)展，辦公室檔案管理工作的工作量越來(lái)越大，內(nèi)容也越來(lái)越繁雜，而且單位管理人對(duì)于辦公室檔案管理質(zhì)量的要求也越來(lái)越高，所以為了盡可能的避免不必要的錯(cuò)誤、提高辦公室檔案管理的工作效率，很大一部分的單位都選擇用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)對(duì)檔案的管理進(jìn)行優(yōu)化提升。這在一定程度上既提升了檔案管理的規(guī)范性，又提高了檔案使用的傳輸速度，為單位實(shí)行現(xiàn)代化管理提供了巨大的優(yōu)勢(shì)。

2 提升辦公室檔案管理規(guī)范化的重大措施

根據(jù)社會(huì)各單位的現(xiàn)狀，并結(jié)合辦公室管理的必要性及其意義，僅提出以下參考建議：

2.1 提高對(duì)辦公室檔案管理的重視，逐步完善檔案的規(guī)范化管理程序

每個(gè)單位的發(fā)展都有其不同的成長(zhǎng)史，因而也就形成了它們各不相同的管理方式及其規(guī)范。當(dāng)今各單位普遍存在的問(wèn)題多是由于自身發(fā)展的種種原因，致使其眼光不夠長(zhǎng)遠(yuǎn)，缺乏對(duì)辦公室檔案規(guī)范化管理的重視。一個(gè)單位若想要更好更快的發(fā)展，在競(jìng)爭(zhēng)激烈的市場(chǎng)中占有一席之地，就必須要學(xué)會(huì)改變這種現(xiàn)狀。單位要學(xué)會(huì)“放長(zhǎng)線，釣大魚(yú)”，用發(fā)展的眼光去看待遇到的問(wèn)題，不斷改進(jìn)自身的缺點(diǎn)，優(yōu)化辦公水平，以得到更加長(zhǎng)久的發(fā)展。

例如，單位可以提高對(duì)辦公室檔案管理工作的重視程度并增加對(duì)該部門的經(jīng)費(fèi)投入，調(diào)動(dòng)部門員工積極性和主動(dòng)性 ，在此基礎(chǔ)上實(shí)行嚴(yán)格公正的獎(jiǎng)懲制度，有獎(jiǎng)有罰，恩威并施。在檔案的歸類整理中要注意檔案的審批和轉(zhuǎn)交，嚴(yán)格部門及各個(gè)管理人員的職責(zé)，以確保高效的工作效率和檔案的完整，這樣即使中間有所失誤，也可以及時(shí)追責(zé)[3]；其次，要做好相關(guān)工作的反饋，以便于單位管理人可以及時(shí)了解檔案的管理情況并可參考一些優(yōu)秀單位的管理經(jīng)驗(yàn)。比如：制定員工的具體工作流程，經(jīng)檔案歸類存放；嚴(yán)格控制檔案的借閱時(shí)間，保證檔案的完整；不定時(shí)對(duì)檔案進(jìn)行檢查，以避免檔案丟失。

2.2 緊跟時(shí)代的步伐，積極尋求信息化等新興辦公管理技術(shù)

當(dāng)今時(shí)代是信息時(shí)代，也被稱為大數(shù)據(jù)時(shí)代。其最主要的特點(diǎn)便是數(shù)據(jù)數(shù)量龐大、數(shù)據(jù)種類多。例如就辦公室檔案管理工作來(lái)說(shuō)，其在日常的工作中會(huì)涉及到單位中各個(gè)部門所提交的不同數(shù)據(jù)，而這些數(shù)據(jù)數(shù)量多，種類雜且不說(shuō)，其中還夾雜著許多重復(fù)的同等數(shù)據(jù)，這也就意味著同一個(gè)數(shù)據(jù)的采集涉及到的可能不僅僅只有一個(gè)部門。這或許對(duì)于其他部門來(lái)說(shuō)不是什么難題，但是對(duì)于辦公室檔案管理部門來(lái)說(shuō)就會(huì)讓工作人員很苦惱，同一個(gè)數(shù)據(jù)，到底要存放在哪一個(gè)類別下進(jìn)行歸檔保存？萬(wàn)一日后有所需要，又怎樣才能迅速而準(zhǔn)確的查找使用？這些都是難題。但若是我們可以引進(jìn)現(xiàn)代化信息技術(shù)和最新的辦公管理系統(tǒng)，使用現(xiàn)代化技術(shù)進(jìn)行統(tǒng)一管理，那么這些所謂的難題便可以迎刃而解。當(dāng)檔案管理人員無(wú)法對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行準(zhǔn)確的分類歸檔時(shí)，只要使用信息系統(tǒng)并根據(jù)其所給的提示將檔案進(jìn)行存放即可，而后再將紙質(zhì)版的文檔對(duì)號(hào)入座。再查找時(shí)，先在信息系統(tǒng)上進(jìn)行搜索，則省事得多。這樣既節(jié)省了人力，又大大提高了工作效率，使辦公室檔案管理工作的規(guī)范化得到有效的提升。

2.3 從管理部門工作人員著手，提高其工作素質(zhì)

除了在制度上和技術(shù)上的管理與優(yōu)化，從管理部門的實(shí)際工作來(lái)看，提高工作人員的工作素質(zhì)和職業(yè)素養(yǎng)是辦公室檔案規(guī)范化管理的重要一環(huán)。無(wú)論是人工服務(wù)的檔案管理方式還是后來(lái)的信息化管理方式，都離不開(kāi)相關(guān)的工作人員。因此對(duì)于工作人員的培養(yǎng)也被提上議程。最直接顯著的方法便是對(duì)相關(guān)的工作人員進(jìn)行一個(gè)長(zhǎng)期的培訓(xùn)，讓管理人員們深入了解自己所在的單位的文化，幫助他們樹(shù)立對(duì)單位的信任與責(zé)任。在日常工作中要做到尊重員工，特別是辦公室檔案工作人員，積極聽(tīng)取他們提出的合理化建議，加強(qiáng)與他們的溝通，在日常工作中發(fā)現(xiàn)問(wèn)題并逐步完善管理措施。另外，單位還要鼓勵(lì)辦公室檔案管理人員繼續(xù)學(xué)習(xí)，進(jìn)行自我深造。單位可以為管理人員們提供定期外出學(xué)習(xí)的機(jī)會(huì)，讓他們有足夠的機(jī)會(huì)去學(xué)習(xí)和接觸最新的檔案管理方式，并將其所學(xué)運(yùn)用到實(shí)際管理中，來(lái)提升辦公室檔案管理的規(guī)范化。

總結(jié)：結(jié)合以上內(nèi)容來(lái)看，提升辦公室檔案管理的規(guī)范化既對(duì)單位的發(fā)展有著至關(guān)重大的意義，也對(duì)單位整體工作效率的提高起著無(wú)可替代的作用。時(shí)代的發(fā)展，科技的進(jìn)步，意味著單位的管理方式也要與時(shí)俱進(jìn)，辦公室檔案管理規(guī)范也要不斷加強(qiáng)與提高。因此立足于眼前、著眼于未來(lái)、適應(yīng)時(shí)代將成為各單位辦公室檔案管理工作不斷發(fā)展的必然要求。

參考文獻(xiàn)

[1]淺談檔案管理工作的重要性[J].陳釗.科技創(chuàng)新導(dǎo)報(bào).2017（33）

[2]論強(qiáng)化檔案管理的重要性[J].李英蕾.科技創(chuàng)新導(dǎo)報(bào).2017（33）

[3]機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新與改革探討[J]. 鄭盛楠.人才資源開(kāi)發(fā).2016（22）