關(guān)于餐飲企業(yè)采購(gòu)業(yè)務(wù)的內(nèi)部控制

付志巖

一、餐飲企業(yè)采購(gòu)環(huán)節(jié)內(nèi)部控制相關(guān)要求

（一）確保采購(gòu)過(guò)程中會(huì)計(jì)信息的真實(shí)有效性。開(kāi)展采購(gòu)業(yè)務(wù)時(shí)，要清晰的了解每一個(gè)采購(gòu)物品的蹤跡，在會(huì)計(jì)核算中都應(yīng)該能有所反映和體現(xiàn)，同時(shí)也要保證核算中每個(gè)信息都是正確真實(shí)存在的，從而能夠確切的記錄及展示采購(gòu)工作的過(guò)程，確保相關(guān)金額、支出等信息的有效性。餐飲企業(yè)能否順利開(kāi)展內(nèi)部控制的基礎(chǔ)就是采購(gòu)業(yè)務(wù)資料是否存在漏洞或者虛假。

（二） 要求采購(gòu)內(nèi)容與生產(chǎn)銷(xiāo)售計(jì)劃相匹配。在開(kāi)展采購(gòu)活動(dòng)時(shí)，要使每一個(gè)步驟，如訂貨計(jì)劃的制定、需求的提出及審批、所需物品的報(bào)價(jià)、采購(gòu)數(shù)量等，都要根據(jù)生產(chǎn)及銷(xiāo)售的計(jì)劃需求來(lái)開(kāi)展，這樣才能保證所采購(gòu)回來(lái)的原材料的價(jià)格、品質(zhì)、數(shù)量等因素不會(huì)對(duì)企業(yè)后期的生產(chǎn)和銷(xiāo)售活動(dòng)造成較大的影響，同時(shí)也能在一定程度上避免了某些采購(gòu)人員為了一己私利而進(jìn)行不合理的采購(gòu)現(xiàn)象的發(fā)生。

（三）明確餐飲企業(yè)采購(gòu)中擁有的折扣權(quán)利。物品的采購(gòu)中往往會(huì)存在商家為了促銷(xiāo)或者是為了保證自身不壞賬而給企業(yè)在價(jià)格上的優(yōu)惠讓步等現(xiàn)象，如此一來(lái)企業(yè)就會(huì)在經(jīng)濟(jì)上獲得利潤(rùn)，另一方面，當(dāng)企業(yè)發(fā)現(xiàn)所采購(gòu)的物品中質(zhì)量與價(jià)格不相對(duì)等時(shí)，可以向商家要求退貨或者是經(jīng)濟(jì)補(bǔ)償。

二、餐飲企業(yè)采購(gòu)環(huán)節(jié)相關(guān)內(nèi)容

只有完成了物資的采購(gòu)，餐飲企業(yè)才能開(kāi)展后期的產(chǎn)品生產(chǎn)以及銷(xiāo)售。采購(gòu)環(huán)節(jié)通常由計(jì)劃制定、組織訂購(gòu)、簽署訂購(gòu)合同、貨品驗(yàn)收入庫(kù)、資金結(jié)算以及資金支付入賬等幾個(gè)部分構(gòu)成。

采購(gòu)計(jì)劃的制定。一般情況下原材料的購(gòu)買(mǎi)申請(qǐng)與貨品的存貨情況相匹配。倉(cāng)庫(kù)的負(fù)責(zé)人要根據(jù)申請(qǐng)程序填寫(xiě)請(qǐng)購(gòu)單，將其交予采購(gòu)員工。其內(nèi)容大概包括貨品名稱、規(guī)格、存貨數(shù)量、需采購(gòu)數(shù)量。對(duì)于正常營(yíng)業(yè)重需要的材料，通常都具有一般授權(quán)，當(dāng)倉(cāng)庫(kù)的存貨量到了需要訂購(gòu)的數(shù)量時(shí)能夠直接做出采購(gòu)申請(qǐng)的決定。

訂購(gòu)環(huán)節(jié)的開(kāi)展。采購(gòu)人員在采購(gòu)時(shí)要貨比三家，挑選比較合理的供應(yīng)商進(jìn)行合作，如果已經(jīng)有了長(zhǎng)期和合作的伙伴，則可以將訂購(gòu)單直接發(fā)出。采購(gòu)工作者要與商家開(kāi)展談判或競(jìng)價(jià)等工作，從而使企業(yè)物資的質(zhì)量、價(jià)格以及效率等方面都存在優(yōu)勢(shì)。

訂購(gòu)合同的簽署。當(dāng)餐飲企業(yè)已經(jīng)確定了供應(yīng)商之后，需要與其簽署采購(gòu)合同，以此確保雙方都有法律方面的保障，防止日后變化所帶來(lái)的風(fēng)險(xiǎn)。

驗(yàn)收入庫(kù)。這一過(guò)程中驗(yàn)收人員要根據(jù)訂購(gòu)單對(duì)商品進(jìn)行驗(yàn)收，確保質(zhì)量、數(shù)量等無(wú)誤。驗(yàn)收后，驗(yàn)收員需要將訂購(gòu)單進(jìn)行一式多聯(lián)，將驗(yàn)收單作為驗(yàn)收證據(jù)，其中的一聯(lián)交予會(huì)計(jì)處入賬，然后把貨物送往倉(cāng)庫(kù)，將物資進(jìn)行入庫(kù)。

貨款結(jié)賬。當(dāng)貨品驗(yàn)收入庫(kù)完畢后，會(huì)計(jì)人員對(duì)驗(yàn)收單與供貨單進(jìn)行核對(duì)，沒(méi)有出入后，根據(jù)記賬記錄信息和登記內(nèi)容，再根據(jù)所簽訂的合同進(jìn)行恰當(dāng)?shù)呢浛罱Y(jié)賬。

三、餐飲企業(yè)采購(gòu)環(huán)節(jié)的內(nèi)控控制規(guī)章

（一）崗位分離規(guī)章。開(kāi)展采購(gòu)活動(dòng)中，餐飲企業(yè)要制定采購(gòu)業(yè)務(wù)的崗位責(zé)任制，以保證崗位與崗位之間相互獨(dú)立、約束以及監(jiān)督，禁止一人全權(quán)負(fù)責(zé)采購(gòu)業(yè)務(wù)。

（二）授權(quán)審批制度。企業(yè)內(nèi)各部門(mén)的工作在符合授權(quán)標(biāo)準(zhǔn)的范疇內(nèi)明確各自工作內(nèi)容，例如采購(gòu)部門(mén)進(jìn)行相關(guān)采購(gòu)工作時(shí)要以明確的規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)來(lái)進(jìn)行，對(duì)采購(gòu)工作的審批流程也要公開(kāi)透明化，采購(gòu)的過(guò)程也要有明確控制措施來(lái)監(jiān)督執(zhí)行。

（三）訂單明細(xì)規(guī)章。訂單要明確出訂購(gòu)數(shù)量、訂購(gòu)對(duì)象和訂購(gòu)的具體時(shí)間地點(diǎn)等，要根據(jù)這些內(nèi)容來(lái)評(píng)定訂單的合理與否，采購(gòu)時(shí)考慮的商家信息要加以記錄以進(jìn)行后期對(duì)比，對(duì)于訂單的各項(xiàng)目以量化明示，以專(zhuān)人和特定部門(mén)來(lái)對(duì)訂單進(jìn)行專(zhuān)項(xiàng)管理。

（四）驗(yàn)收控制規(guī)章。收獲程序作為酒店餐飲重要的程序之一，為了保證其制度的落實(shí)，必須將其獨(dú)立，獨(dú)立于采購(gòu)及財(cái)務(wù)部門(mén)等人員擔(dān)任。重新設(shè)立貨物單，建立一式多聯(lián)、預(yù)先編號(hào)收獲報(bào)告單等控制手段，能有效的提高存貨管理工作。

（五）付款控制規(guī)章。一般來(lái)說(shuō)，付款控制制度必須有三個(gè)重要步驟。一是保證付款及記錄的正確，檢查戳記是否規(guī)范；二是保證及時(shí)清償負(fù)債；三是保證退換貨資金的走向，多余貨物的退貨使資金的回流一定要做好登記管理，良好的控制制度下，這三個(gè)步驟是必不可少的。同時(shí)，也應(yīng)該根據(jù)自身企業(yè)具體情況實(shí)行更為精細(xì)的管理制度，才更為有效提高酒店軟實(shí)力。（作者單位為海南京誠(chéng)汽車(chē)銷(xiāo)售服務(wù)有限公司）