機(jī)關(guān)事業(yè)單位財(cái)務(wù)檔案信息化管理問題及策略探討

高春雷

摘要：本文以機(jī)關(guān)事業(yè)單位財(cái)務(wù)檔案信息化管理作為主要研究課題，首先分析了機(jī)關(guān)事業(yè)單位財(cái)務(wù)檔案信息化管理存在的問題，而后針對(duì)性提出了加強(qiáng)機(jī)關(guān)事業(yè)單位財(cái)務(wù)檔案信息化管理的策略建議，以期為機(jī)關(guān)事業(yè)單位提升財(cái)務(wù)檔案管理信息化水平提供一定的參考。

關(guān)鍵詞：機(jī)關(guān)事業(yè)單位；財(cái)務(wù)檔案管理；信息化

一、機(jī)關(guān)事業(yè)單位財(cái)務(wù)檔案信息化管理存在的問題

1.財(cái)務(wù)檔案管理信息化意識(shí)薄弱

一直以來，我國機(jī)關(guān)事業(yè)單位的相關(guān)人員并不是十分重視財(cái)務(wù)檔案信息化管理方面的問題，而且存在部分人員甚至一些領(lǐng)導(dǎo)干部都不是完全了解財(cái)務(wù)檔案工作，只是簡(jiǎn)單認(rèn)為保管檔案不丟失、不泄密，并能應(yīng)付外調(diào)及查檔就是財(cái)務(wù)檔案的主要工作，沒必要對(duì)其過度關(guān)注。財(cái)務(wù)檔案的管理人員大部分都是身兼數(shù)職，而且沒有接受過對(duì)檔案知識(shí)的專業(yè)培訓(xùn)，不了解檔案的主要工作，包括管理檔案的要求、檔案的重要性和檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等，檔案管理方面的意識(shí)薄弱。

2.財(cái)務(wù)檔案管理缺乏完整性

在實(shí)施會(huì)計(jì)核算電算化之后，機(jī)關(guān)事業(yè)單位并沒有妥善保存其產(chǎn)生的大量新的財(cái)務(wù)檔案信息載體，比如電子文檔、程序文件、備份文件等形式的數(shù)據(jù)，所以當(dāng)軟件進(jìn)行升級(jí)之后，由于版本不同致使之前的數(shù)據(jù)根本不能使用，而且也沒有制定相關(guān)的電算化財(cái)務(wù)檔案保護(hù)制度，在不同的經(jīng)辦人手中各有財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)文件，使得財(cái)務(wù)檔案歸檔資料極易缺失。

3.缺乏財(cái)務(wù)檔案管理專業(yè)人員

對(duì)于機(jī)關(guān)事業(yè)單位來說，對(duì)財(cái)務(wù)檔案的相關(guān)信息進(jìn)行全面的收集與儲(chǔ)存屬于其主要工作之一，卻沒有明確規(guī)定財(cái)務(wù)檔案管理工作隸屬哪個(gè)部門。由于財(cái)務(wù)檔案工作的責(zé)任沒有確切落實(shí)，造成財(cái)務(wù)檔案出現(xiàn)許多問題，包括檔案缺位或錯(cuò)位等。財(cái)務(wù)檔案管理需要制定一套具體流程，包含專業(yè)分類、歸檔、存儲(chǔ)等，但是財(cái)務(wù)檔案管理工作的專職管理人員極度缺少，造成一系列嚴(yán)重問題的發(fā)生，比如財(cái)務(wù)檔案分類不明確、歸檔時(shí)間滯后以及經(jīng)常丟失等，給機(jī)關(guān)事業(yè)單位帶來了很大的不利影響。

二、加強(qiáng)機(jī)關(guān)事業(yè)單位財(cái)務(wù)檔案信息化管理的策略

1.增強(qiáng)財(cái)務(wù)檔案管理意識(shí)，實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)檔案規(guī)范化管理

為實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)檔案的規(guī)范化管理，需要使機(jī)關(guān)事業(yè)單位全體職工對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)得到提升，改變員工對(duì)檔案管理工作的看法。通過積極宣傳檔案相關(guān)法律，鼓勵(lì)員工學(xué)習(xí)，以及舉辦檔案工作的座談會(huì)來構(gòu)建檔案工作的良好氛圍。

除此之外，實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理的重要中間環(huán)節(jié)就是推動(dòng)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，機(jī)關(guān)事業(yè)單位不但需重視軟硬件的建設(shè)，同時(shí)還需加強(qiáng)文書的處理，并對(duì)檔案進(jìn)行及時(shí)有效的歸檔，這些都是推動(dòng)財(cái)務(wù)檔案工作實(shí)現(xiàn)規(guī)范化發(fā)展的重視措施。另外，單位財(cái)務(wù)人員在進(jìn)行會(huì)計(jì)核算時(shí)，需以既定的格式要求記錄與儲(chǔ)存各類憑證和賬簿，并以科學(xué)的會(huì)計(jì)憑證傳遞程序?yàn)榛A(chǔ)，確保財(cái)務(wù)檔案能夠及時(shí)歸檔，保證其完整性與規(guī)范性。

在進(jìn)行財(cái)務(wù)檔案的整理裝訂時(shí)，不但需確保時(shí)間的及時(shí)性，同時(shí)還需分工明確，這主要是因?yàn)椋浩湟粸楸苊鈺?huì)計(jì)憑證的遺失，通常需安排指定的會(huì)計(jì)憑證管理人員，以每個(gè)月的記賬憑證數(shù)量為基礎(chǔ)，來對(duì)其進(jìn)行定期的整理，并裝訂成一份完成的報(bào)告；其二為通過記賬人員來對(duì)會(huì)計(jì)賬簿進(jìn)行整理和裝訂，通過經(jīng)辦會(huì)計(jì)來對(duì)會(huì)計(jì)報(bào)告進(jìn)行整理和裝訂，通過各相關(guān)經(jīng)辦人員來對(duì)備查類以及各種需歸檔的資料進(jìn)行整理和裝訂，整理完后再通過財(cái)務(wù)檔案管理員來進(jìn)行整體的歸檔。若財(cái)務(wù)檔案已經(jīng)由檔案室保管起來，便不能再隨意拆封，若實(shí)在需要拆封使用，則需確保原卷宗的封裝依然完好，同時(shí)，還需由檔案室和原經(jīng)辦人員以期進(jìn)行拆封，使用完后再重新存檔，以明確各自的責(zé)任；如果是暫時(shí)存放的財(cái)務(wù)檔案，需要拆封時(shí)應(yīng)向財(cái)務(wù)處負(fù)責(zé)人申請(qǐng)，獲取同意后在指定人員的監(jiān)督下進(jìn)行拆封，使用完后重新進(jìn)行歸檔。

2.注重財(cái)務(wù)檔案的收集與保存，確保財(cái)務(wù)檔案的完整度

首先，為了保證財(cái)務(wù)檔案不被篡改和便于了解使用過文件的人員，機(jī)關(guān)事業(yè)單位應(yīng)實(shí)行電子簽單制度，構(gòu)建完善的財(cái)務(wù)檔案管理責(zé)任制，把握好電子文件的簽入、簽出以及安全工作。另外，為保證財(cái)務(wù)軟件順利升級(jí)，使各個(gè)軟件得以互相兼容，需提高財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)儲(chǔ)存的標(biāo)準(zhǔn)性及可續(xù)性。

其次，完整收集財(cái)務(wù)檔案。財(cái)務(wù)部門需完整的備份各項(xiàng)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)及文件，以確保計(jì)算機(jī)硬件系統(tǒng)損壞后可以及時(shí)恢復(fù)公司的會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)，從而降低損失。另外，機(jī)關(guān)事業(yè)單位還需將計(jì)算機(jī)硬件系統(tǒng)的型號(hào)、存儲(chǔ)大小以及配套設(shè)備等記錄下來；掌握好財(cái)務(wù)軟件的編程語言及數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)類型；將財(cái)務(wù)軟件所涉及的銷售與維護(hù)公司信息詳細(xì)的保存，并將財(cái)務(wù)軟件系統(tǒng)的相關(guān)說明書放置在統(tǒng)一的位置，以便于找尋。

第三，完整保存財(cái)務(wù)檔案。因財(cái)務(wù)檔案是由磁性介質(zhì)或者光盤來儲(chǔ)存的，考慮到這些載體所具備的物理特性，在保存這些檔案的過程中需進(jìn)行備份，即保存雙份，可以通過“AR備份法”的方式來將數(shù)據(jù)備份，并將檔案歸檔時(shí)間及操作員姓名標(biāo)注上去，分別將兩份文檔儲(chǔ)存于不同的位置，以避免地震或火災(zāi)等意外事故的發(fā)生導(dǎo)致整個(gè)財(cái)務(wù)系統(tǒng)崩潰，無法復(fù)原。儲(chǔ)存這些檔案的位置需避開磁場(chǎng)，確保干燥干凈。對(duì)于以磁性介質(zhì)儲(chǔ)存的財(cái)務(wù)檔案，則需安排人員進(jìn)行定期的檢查，并將其復(fù)制下來，以避免因磁性介質(zhì)損壞所導(dǎo)致的財(cái)務(wù)檔案損壞或丟失。

3.提高財(cái)務(wù)檔案管理^員專業(yè)素質(zhì)，提高檔案利用率

對(duì)于財(cái)務(wù)檔案管理人員，其不但屬于財(cái)務(wù)檔案管理工作的實(shí)施者，同時(shí)也是財(cái)務(wù)檔案管理的策劃、執(zhí)行和監(jiān)督者，因此，為了保證財(cái)務(wù)檔案管理工作的實(shí)行科學(xué)高效，檔案管理人員需要擁有完善的檔案知識(shí)和專業(yè)修養(yǎng)。在機(jī)關(guān)事業(yè)單位工作的財(cái)務(wù)人員，對(duì)財(cái)務(wù)檔案的整理、編碼、歸檔以及儲(chǔ)存，都必須遵循會(huì)計(jì)流程進(jìn)行。除了具備專業(yè)知識(shí)外，財(cái)務(wù)檔案管理人員還要熟練現(xiàn)代信息知識(shí)技能，鼓勵(lì)財(cái)務(wù)檔案管理人員積極參加業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷提升自身的管理水平，與此同時(shí)，也要對(duì)檔案管理人員的職業(yè)道德培訓(xùn)加以重視，定期教育本企業(yè)負(fù)責(zé)財(cái)務(wù)檔案保管的人員，這不是一般的上課形式，是為了使他們?cè)谝欢〞r(shí)期內(nèi)，能快速增強(qiáng)自己的專業(yè)能力，豐富其財(cái)務(wù)檔案管理的工作經(jīng)驗(yàn)，從而更好地管理財(cái)務(wù)檔案，提高工作效率。

機(jī)關(guān)事業(yè)單位還可以從高等院校應(yīng)屆畢業(yè)生中挖掘高技術(shù)人才，吸引他們到本企業(yè)擔(dān)任信息化財(cái)務(wù)檔案管理專門人員，比如那些對(duì)現(xiàn)代數(shù)據(jù)庫技術(shù)、財(cái)務(wù)核算業(yè)務(wù)和便攜式檔案管理較為精通的綜合型人才。還可以與當(dāng)?shù)卣呢?cái)政部門和稅務(wù)部門相互合作，共同對(duì)財(cái)務(wù)檔案信息化管理專業(yè)人員進(jìn)行再教育，灌輸最新的職業(yè)道德知識(shí)，使得他們能自發(fā)的形成遵紀(jì)守法的思想。

通過以上論述可以得出，在信息化和網(wǎng)絡(luò)化的高科技時(shí)代，要想促進(jìn)檔案管理發(fā)展，必須做好數(shù)據(jù)挖掘和整理，完善財(cái)務(wù)檔案信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)和財(cái)務(wù)檔案管理決策系統(tǒng)建設(shè)，將相關(guān)人員的信息化素質(zhì)不斷加強(qiáng)，只有這樣才能為經(jīng)濟(jì)發(fā)展提供高質(zhì)量的服務(wù)。