淺析高校報賬難

鄭偉健

摘要：在我國高等院校不斷發(fā)展、高等教育質量不斷提高、高?？蒲薪涃M總額不斷攀升和高校財務工作復雜程度逐年增強的前提背景下，原有的財務工作流程與現(xiàn)今對財務工作由核算向管理職能轉變的高要求越來越不協(xié)調，不舍理之處愈加突出。本文闡述當前高校報賬業(yè)務存在的問題，將各個影響報賬的因素結合，分析報賬難的原因，為提升高校財務效率提供借鑒。

關鍵詞：高校；報賬效率；信息共享

近幾年隨著高校教育事業(yè)的迅速發(fā)展和高校管理意識的提高，各高校對財務管理模式的認識也越來越深刻，具體到業(yè)務則體現(xiàn)為越來越科學的財務分工。與此同時，高等教育經費規(guī)模日益擴大與報賬業(yè)務的日益復雜化以及歷史遺留等問題，同樣給高校的財務工作帶來一定困難和挑戰(zhàn)。

一、當前高校報銷存在的問題

（1）審批流程煩瑣。目前我國高校普遍采取“統(tǒng)一領導、分級管理”的管理模式，除了一些重大項目開支，校內各部門或學院都有一定的經費自主權，從原來的“一支筆”審批制度演變成如今的“多支筆”審批。超過制度規(guī)定限額的經費開支，還需要財務處及各級校領導的審批簽字，有的一筆業(yè)務下來，簽滿了各類審批手續(xù)和簽字，光在跑審批程序就已讓大家叫苦連天。

（2）報賬排隊高峰期頻繁。不少報銷的師生因不清楚財務規(guī)定，報銷的資料反復修改，前往財務處的次數(shù)增加。在傳統(tǒng)的財務報賬高峰期，如年底、學期初和學期末等，更會出現(xiàn)門庭若市的場面；為跟上國庫支付進度的要求，不定期集中報銷國庫科研經費等，財務處的報賬高峰期已經不僅在傳統(tǒng)上的學期初、學期末，更有為了配合科研進度而出現(xiàn)頻繁的高峰期。

（3）財務人員工作強度大、矛盾沖突嚴重。正如上文闡述的煩瑣的審批流程，存在某些報賬人員帶著負面情緒前往財務處報賬的情況，在被告知發(fā)票或相關票據(jù)不符合報銷規(guī)定后，更是直接把報銷流程一路下來的怨氣出在財務審核人員身上，沖突不可避免。而審核科財務審核人員每天面對大量的報賬人員，在審核單據(jù)前就必須熟悉掌握新會計制度的變化和來自各方面的報銷規(guī)定或要求，還要想著怎樣和報賬人員溝通才能避免不必要的沖突，長期處于緊繃的精神狀態(tài)。

（4）財務信息無法共享高校的財務系統(tǒng)。因數(shù)據(jù)安全的需要，往往獨立于學校信息系統(tǒng)之外，導致財務機構獨立于其他職能部門和學院，業(yè)務與財務機構的管理系統(tǒng)相互獨立，形成信息孤島。

二、問題產生的原因分析

1.存在的問題關系分析

上述提出的四個問題，先依次對四個問題進行編號：①審批流程煩瑣；②報賬高峰期排隊情況嚴重；③財務人員工作強度大，矛盾沖突嚴重；④財務信息無法共享。四個問題相互聯(lián)系，相互影響，并不獨立存在。①②③都屬于財務報賬流程，④的存在導致前三個問題。

財務信息無法共享使得審批信息不對稱，從而增加審批難度。由于信息無法共享導致報賬時間過于集中，從而排隊現(xiàn)象嚴重，業(yè)務量集中導致了財務人員工作量激增，間接引起人員矛盾和沖突。同樣，信息無法共享使得部門問信息不對稱最終導致經費在各個部門間的流轉不順暢；信息的無法共享也影響了預算上傳下達的規(guī)范性。究其上述問題產生的原因可謂來自各個方面，有長期歷史遺留問題、有高校本身內部機構設置上存在的紕漏、有人員業(yè)務水平不高等等。通過分析發(fā)現(xiàn)，解決財務信息的共享問題是解決其他存在問題的關鍵，如果財務信息實現(xiàn)共享，信息傳遞流暢后，很多問題都可以迎刃而解。因此，流程再造的重點應從實現(xiàn)信息的共享入手。

2.高校組織機構設置給審批帶來困難

在高校財務審批體系中，擁有審批權的人員在其相應的研究領域擁有專業(yè)權威，但他們未必擁有同等程度的財務認知。他們只需對各項經費開支業(yè)務的真實性及合理性負責，而由財務審核人員依據(jù)財經法規(guī)加以規(guī)范控制，兩者之間必然會產生一系列的矛盾和沖突。因此，組織結構的設置與業(yè)務流程之間應該是：組織結構的形成應該不僅僅考慮這個行業(yè)內的標桿流程，最終形成的業(yè)務流程應該在組織結構設計的基礎上形成。

3.高峰報銷頻繁

導致報銷時間的集中有以下兩個原因：一是規(guī)律性。高校的教學及科研活動都有很強的規(guī)律性，多數(shù)教職工在學期初由于教學計劃或學期末課程結束后、期末科研結題等原因，選擇在學期初或學期末報賬；二是人為性。一些報賬人員對財務處存在望而卻步的態(tài)度，為了減少前往報銷大廳報賬的次數(shù)，手中的報銷資料越積越多。

4.財務人員業(yè)務水平有待提高

（1）財務人員素質有待提高。高校普遍存在“鐵飯碗”的現(xiàn)象，缺乏競爭和激勵機制，崗位的責任性和重要性不能很好地匹配。一邊是工作要求越來越高、工作量越來越大，另一邊是干多干少待遇都一樣的薪酬機制，財務人員很容易產生慵懶、抵觸和不平衡的心態(tài)。

（2）財務處報賬業(yè)務處理技術支持能力薄弱、可操作性不強。高校業(yè)務處理技術支持薄弱，突出表現(xiàn)在報賬軟件的核算功能不全、安全問題、信息封閉以及業(yè)務處理操作不便等幾個方面。高校的安全措施也不如企業(yè)規(guī)范，而且思維保守，缺乏嘗試新業(yè)務和新設備的魄力。

5.報賬信息不對稱

（1）制度出臺產生的信息不對稱。近年來，隨著高等學校教育經費的擴張，高校服務意識的增強，各級行政管理部門包括高校本身為了規(guī)范財務報銷支出，相繼出臺一系列財務規(guī)章制度。這些新文件的具體條款往往與舊文件的規(guī)定有較大差別，高校財務人員從學習到理解，再到調整現(xiàn)有報賬系統(tǒng)就必須花費一定時間，而各個高校的校領導、院系負責人、報賬人員對新制度報銷規(guī)定的改變普遍不太清楚甚至一無所知，這種制度出臺產生的信息不對稱給具體的財務工作造成很大障礙。

（2）新業(yè)務產生的信息不對稱。隨著高校與外?；蛘咄饨绾献鞯臋C會增加，高校師生和教職工外出培訓、學習、交流及校企合作越來越活躍。例如師生因科研需要與企業(yè)合作研發(fā)一款新產品，需要長期在外地企業(yè)做實驗，住宿所產生的費用占科研支出很大的比例，大多數(shù)科研人員為了節(jié)省費用支出，會采用合租、住在企業(yè)宿舍等方式而無法提供正式差旅費住宿發(fā)票；又如很多教師會利用寒暑假的時間到境外參加會議或訪問，從縱向課題經費中支出差旅費等。如果按照經費預算的一般規(guī)定，這些業(yè)務均無法正常報銷，上級主管部門在制定報銷規(guī)定時通常采取“一刀切”的政策，高校作為特殊的事業(yè)單位喪失其應有的靈活性，這也使財務處的審核工作處在兩難境地。而且，由于高校財務工作的專業(yè)性太強，作為一般的報賬人員無法從專業(yè)的角度去理解制度制定的內涵，導致在報賬過程審核人員與報賬人員的溝通不暢。

（3）部門間信息孤立產生的信息不對稱。高效的會計工作也是事后算賬、事后報賬，信息傳遞的時效性較差。報賬人員通常無法實時查詢經費的余額、使用情況、可使用的各科目額度等信息，財務處審核人員更是無法了解票據(jù)所涉及的科研業(yè)務進展情況，這樣就會產生同一業(yè)務重復報賬或者審核人員不知所云的現(xiàn)象。同時，高校會計業(yè)務與外界信息隔離，實際情況只是將新的信息技術用在舊的工作流程上，沒有從根本上改變工作流程，無法從新信息技術中獲益。

6.成因間關系分析

以上幾個成因普遍存在于我國現(xiàn)階段的高校中，而且基本上都和財務業(yè)務流程的設置有關。若以財務處作為業(yè)務流程再造的主體，結合流程關聯(lián)度和組織內外部兩個維度對上述四個成因之間關系進行分析，如圖1所示。

通過流程關聯(lián)度和組織內外部兩個維度的分析得出四個成因的解決方式。

（1）高校組織機構設置冗雜。高校組織機構的設置，可以說是存在于財務處主體以外的外部因素，財務處自身的業(yè)務流程再造，可以從一定程度上緩解自上而下這種層層設置的煩瑣，但僅從財務處業(yè)務流程再造的角度出發(fā)，卻無法改變當前高校組織機構設置上的局限性。所以，在財務業(yè)務流程再造的具體操作中，應著重于避免財務處內部的工作壁壘。

（2）報銷時間集中。這屬于財務處的內部因素，而且與流程設置的關聯(lián)度很強，換句話說，通過對財務處報賬業(yè)務流程的合理設計，報銷時間集中的問題完全可以避免。在具體操作中，應該著重思考新的業(yè)務流程如何把集中的報銷時間分散化，錯開人流量高峰。

（3）財務處自身水平有待提高。這也是存在于財務處的內部因素，但是這點更多的是來自財務處內部管理人員業(yè)務素質和會計操作軟件水平，通過流程再造能部分改善原有的困境，但想有成效顯著，還要借助公平、合理的績效考核機制和堅實可靠的技術支持。

（4）報賬信息不對稱。信息的不對稱，主要是指財務處內部和外部均不能有效地獲取和使用財務信息。在這里把它歸集為存在于財務處外部的因素，要改變這種報賬信息不對稱的局面，需要財務處的報賬人員與相關職能部門配合。在業(yè)務流程再造過程中，卻可以通過與外部職能部門流程的配合設置來解決這種信息不對稱的現(xiàn)象。

三、總結

通過分析存在的幾個問題，得出制約高校財務工作效率提高的原因：高校組織機構設置給審批帶來困難、報賬人員報銷時間集中、財務處人員自身水平有待提高、報賬信息不對稱等。通過分析發(fā)現(xiàn)，解決信息共享問題是解決這些問題的根本，如果信息的披露透明、傳遞流暢，很多問題都可以迎刃而解。因此，高效報賬的優(yōu)化應從實現(xiàn)信息的共享入手。