科研院所陽光采購與管理的探索和實踐

李憲棟 王剛 楊玉瑋 高玲瑜

摘 要：科研物資采購具有小批量、多品種、高質(zhì)量等特點，供應商分散、信息不對稱、供應商品質(zhì)難以判斷，采購隨意性強，廉潔從業(yè)風險防控的工作難以落實，導致“采購難、核算難、監(jiān)管難”等問題。本文以煙臺海岸帶研究所為例，闡述科研機構物資采購管理的探索與實踐， 為科研機構物資采購風險防控探索新的渠道和形式。

關鍵詞：信息化平臺；科研物資采購管理；喀斯瑪商城

在新時代、新形勢下，國家科研投入呈現(xiàn)逐年遞增的態(tài)勢，有效提高了整體科研水平，科技創(chuàng)新和成果產(chǎn)出的增長迅速，科學技術成為我國經(jīng)濟發(fā)展、環(huán)境改善強有力的助推器。隨著科研經(jīng)費的增加，科研機構對科研物資的質(zhì)量要求和數(shù)量需求也達到了前所未有的程度。近年來，國家加大對科研經(jīng)費的監(jiān)管和審計力度，高校、科研機構經(jīng)費審計中科研經(jīng)費管理問題逐漸凸顯，科研腐敗已經(jīng)成為新問題，科研經(jīng)費監(jiān)管亟待加強。如何應對新形勢下科研物資采購與管理的要求，推進廉潔從業(yè)風險防控管理，更好地服務于科研，對于科研機構采購管理意義重大。

中國科學院煙臺海岸帶研究所（以下簡稱煙臺海岸帶所）是國內(nèi)唯一專門從事海岸帶綜合交叉研究的學術性機構。研究所以“認知海岸帶規(guī)律，支持可持續(xù)發(fā)展”為使命，在海岸帶資源、環(huán)境、生態(tài)、災害及管理等領域取得多項科研成果，為國家海岸帶生態(tài)環(huán)境安全、資源保育利用與可持續(xù)發(fā)展管理做出了重大創(chuàng)新性貢獻。作為國際知名的海岸帶研究機構，科研物資采購是科研管理工作的關鍵環(huán)節(jié)，對科研生產(chǎn)活動的高效運行起著十分重要的作用。本文以煙臺海岸帶所為例，闡述科研機構物資采購管理的探索與實踐。

一、過去采購管理存在的問題

科研物資采購管理面臨諸多共性問題，如管理模式僵化、工作方法陳舊、管理體制落后等。同時，繁榮豐富的市場經(jīng)濟雖然為物資供應創(chuàng)造了良好的外部環(huán)境，但市場經(jīng)濟的不規(guī)范也使采購管理工作面臨著諸多新的問題，增加了采購管理工作的復雜性，使得科研管理和廉潔從業(yè)風險防控的工作難以展開。

以煙臺海岸帶所為例，在科研物資采購過程中，科研人員采購分散、面對供應商話語權弱，難以對供應商品質(zhì)和商品質(zhì)量做出判斷。在采購管理中，涉及部門多、流程長、效率低，管理缺乏聯(lián)動性，使得規(guī)范管理和廉潔從業(yè)風險防控的工作難以落實，導致“采購難、核算難、監(jiān)管難”等問題。

針對以上問題，煙臺海岸帶所自2013年起實施“以本地集中采購為主、部門自行采購為輔”的科研物資采購模式，并由資產(chǎn)管理處對集中采購部分進行統(tǒng)一結算。通過采購政策管控和統(tǒng)一結算服務，引導實驗室更加傾向于集中采購，加強采購監(jiān)管，提高科研物資采購效率。但面對研究所快速增長的科研物資采購需求和采購量，本地集中采購在實施過程中余力不足，未能從根本上解決問題。

1.采購難

（1）信息不對稱：科研物資采購涉及商品種類繁多、需要采購的批次多、數(shù)量少，新材料層出不窮、商家代理品牌資質(zhì)多，采購前期調(diào)研工作量大，信息難以有效傳遞。

（2）話語權弱：對于二三線城市科研機構來講，本地科研物資供應商數(shù)量及質(zhì)量遠不及北上廣深地區(qū)，可選擇余地小，而從外地采購科研物資時間較長，采購受限制，亦無法爭取更優(yōu)惠的采購價格和更快捷的服務。

（3）效率低：傳統(tǒng)采購形式是電話采購或供應商上門推銷，采購人員較難獲得準確、全面的產(chǎn)品信息、供應商經(jīng)營范圍及代理資質(zhì)。尤其是對于初次采購的貨品，通過電話或者普通的網(wǎng)絡搜索比價，耗費大量的時間和精力，大大增加了溝通成本，降低了采購效率。而有時對某些特殊貨品委托供應商代為采購，又很難保證最優(yōu)的價格和及時到貨。

（4）隨意性大：采購以實驗室為單元，采購權分散，采購隨意性大，采購無計劃，造成物資的浪費。重復采購、超前采購、過量采購頻繁發(fā)生。

2.核算難

采購管理透明度不高，信息化程度不充分，許多部門自行采購科研物資時仍采用手工賬目記錄核算，沒有統(tǒng)一格式，信息分散、零亂。即便是煙臺海岸帶所在統(tǒng)一結算過程中進行數(shù)據(jù)統(tǒng)計核對，也因未建立起覆蓋全面、溝通良好的采購管理網(wǎng)絡，信息很難實時共享，未能達到方便核算、優(yōu)化采購的目標。

3.監(jiān)管難

供應商監(jiān)管體系不完善。煙臺本地供應商雖多，但大多規(guī)模較小，競爭能力不足，供應商管理體系也未系統(tǒng)全面的建立。憑一所之力，難以對供應商管理形成合力，供應商管理多依靠以往采購經(jīng)驗。供應商競爭無序，存在利益滲透，采購不規(guī)范。

4.采購管理流程不嚴格

采購、詢價、簽訂合同、驗收入庫等均由使用部門自行負責，自己用自己買，有沒有到貨，有沒有少到貨多訂合同，到貨質(zhì)量是否合格等都沒人監(jiān)管，采購人員的道德素質(zhì)及水平對采購過程和結果影響很大；采購總額是否達到簽訂合同限額，需幾方詢價等，都沒有明確的約束和監(jiān)管。

二、科研物資采購及管理措施

隨著“互聯(lián)網(wǎng)+”的深入人心以及電子商務模式的快速發(fā)展，信息技術在采購過程及采購管理中的作用日益凸顯。建立和使用一套完善的科研物資采購信息化平臺是科研院所加強物資采購內(nèi)部控制的趨勢。

為了更好地服務于研究所的戰(zhàn)略發(fā)展方向，尋求新的管理模式，構建新時代背景下的物資管理新體系，2014年煙臺海岸帶所資產(chǎn)管理處在所領導的支持下，以科學系統(tǒng)的創(chuàng)新發(fā)展思路作為支撐，深入學習互聯(lián)網(wǎng)信息化管理方法，并調(diào)研中科院各兄弟單位的科研物資采購管理情況。調(diào)研結果表明，由中科資源有限公司研發(fā)的科研物資采購電商平臺喀斯瑪房圃飛壇牽ㄒ韻錄虺啤翱λ孤晟壇恰保┥杓評砟鈑胛頤竊諉娑訮I制下的分散采購管理需求契合度較高。在科研物資采購管理方面的探索方面取得了顯著成效，并得到了中科院青島生物能源與過程研究所等眾多院校的認可。在《中國科學院院級科研項目經(jīng)費管理辦法》政策的指導下，在進行一系列調(diào)研和評估后，我所于2015年8月引進喀斯瑪商城，以喀斯瑪商城采購作為集中采購形式取代本地集中采購，由資產(chǎn)管理處對喀斯瑪商城采購實施統(tǒng)一結算，利用信息化手段提高科研物資采購管理水平、簡化統(tǒng)一結算過程，在科研物資的網(wǎng)絡化、數(shù)字化管理方面取得了突破性的進展。

1.以網(wǎng)絡超市的方式，解決采購難問題

借助喀斯瑪“電子商務交易平臺”，將海量科研物資商品及服務以網(wǎng)絡超市的形式真實展現(xiàn)在科研人員的面前，實現(xiàn)供需信息對稱，節(jié)省了采購人員的大量調(diào)研時間，極大地拓展了集中采購的范圍。

采購人員通過在線瀏覽對比同一種類不同商家的商品、同一商家不同規(guī)格、型號的商品，并且通過實時在線溝通，精準掌握商品信息，自由選擇、比價采購，節(jié)省了溝通成本。

該平臺以市場機制運行，“招投標式報價”（供應商通過背對背的報價方式，一月只能更改一次價格）機制，讓價格更合理、透明，有效降低了科研物資采購的成本。

2.助力統(tǒng)一結算，簡化結算流程

采用喀斯瑪平臺進行科研采購管理，其信息化交易模式、齊全有保障的采購過程、便捷快速的信息統(tǒng)計系統(tǒng)為幫助我所從根本上減輕統(tǒng)一結算工作量奠定了數(shù)據(jù)基礎，在這一基礎上形成我所對一定時期的多個訂單由各供應商僅開具一張發(fā)票，由資產(chǎn)管理處和財務處人員統(tǒng)一執(zhí)行報銷和付款的統(tǒng)一結算模式，從而大大簡化了結算、報銷和核對等流程的工作量。

3.引入第三方，解決供應商監(jiān)管問題

（1）供應商的資格審查、評價和監(jiān)管管理應該是結合實際采購情況和市場變化的一個動態(tài)管理。為保證科研物資采購交易的公平公正性，研究所通過引入喀斯瑪商城作為第三方對供應商統(tǒng)一監(jiān)管。通過審核資質(zhì)、業(yè)務范圍、信譽全網(wǎng)公示實現(xiàn)供應商入網(wǎng)監(jiān)管；通過“約法三章”（不賣假貨、不開假票、線上價格不高于線下）、“監(jiān)督舉報”、“快速賠付”等措施實現(xiàn)供應商經(jīng)營行為監(jiān)管；通過展示采購人員對商家、商品的實名評價構建供應商的立體評分體系，實現(xiàn)供應商的綜合口碑監(jiān)管。

（2）通過依托喀斯瑪商城的科研物資管理系統(tǒng)，建立信息化審批流程，提升審批效率。一是有效解決了由于審批人出差或者不在辦公室導致的審批滯后；二是節(jié)省了采購者人工送審紙質(zhì)單據(jù)的時間；三是審批日志永久信息化記錄，隨時備查，方便審計。

三、科研物資采購及管理取得的成效

喀斯瑪采購管理平臺突破傳統(tǒng)浪費人力、物力的采購模式，打破了傳統(tǒng)科研物資采購在空間和時間上的局限性；其操作的靈活便捷，多種團購促銷活動的開展為科研物資采購提供了極大便利，同時降低了成本。依托喀斯瑪平臺，規(guī)范的多級審批、采購以及驗貨的整個操作流程，全程可追溯，便于監(jiān)控，規(guī)避了采購風險，遵循了公開、公正、公平的原則，成為研究所科研強有力的支撐力量。目前，研究所喀斯瑪管理平臺已成功運行兩年，取得了明顯的成效。

1.提升了采購效率和效益

供求信息對稱，超市化模式充分滿足了采購者需求，網(wǎng)絡超市的方式集結了海量商品，科研人員可以一鍵下單，從眾多專業(yè)供應商中選擇自己需要的科研用品。同時，網(wǎng)絡平臺采購是一個多環(huán)節(jié)有機組成的體系，在單純的采購環(huán)節(jié)上可能并不比電話方便多少，但與之相關的訂單審核、合同規(guī)范、驗貨程序、結算報銷等環(huán)節(jié)和質(zhì)量保證全都能配套解決，卻是原有傳統(tǒng)采購模式所不具備的。商城提供的信息化采購及管理系統(tǒng)，也為采購單位執(zhí)行定期統(tǒng)一結算創(chuàng)造了更加有利的條件。經(jīng)不完全統(tǒng)計，煙臺海岸帶所采用喀斯瑪平臺采購后，同類用品采購支出相比之前最大節(jié)約經(jīng)費為25.64%。

2.凈化了科研采購環(huán)境

喀斯瑪商城作為第三方，代表所有采購單位對供應商實現(xiàn)統(tǒng)一監(jiān)管，通過采購人員對商家、商品評價的實時真實展示，構建供應商的立體評分體系，實現(xiàn)供應商的綜合口碑監(jiān)管，從而凈化了科研采購的生態(tài)環(huán)境。

目前在喀斯瑪商城上有煙臺海岸帶所訂單的供應商達到了100多家，其中源頭供應商（生產(chǎn)商及有代理權的代理商）比例占到了70%，與當前市場上經(jīng)銷商（倒買倒賣）占主導（占80%）的狀況形成鮮明對比。未出現(xiàn)一例假貨、假票違規(guī)現(xiàn)象。

3.規(guī)范了采購，利于審計

規(guī)范了采購管理流程，實現(xiàn)了“下單、審批、驗貨、報銷有據(jù)可查，責任明晰，過程簡便，控制嚴密”的流程規(guī)范。比如，對一個訂單，誰在什么時間買的什么商品、誰審批的、誰驗貨的、誰報銷的，商城有全程記錄，全部清晰可查；真實的商品、商家評價，使科研人員對于商家的選擇更放心；交易、庫存數(shù)據(jù)全記錄，使科研人員的采購更科學，采購數(shù)據(jù)統(tǒng)一管理、隨時備查。近年國家相關審計，煙臺海岸帶所在科研物資采購方面無任何不合格項。

四、結語

科研單位的物資采購管理是研究所管理體系不可或缺的重要一環(huán)，其發(fā)展方向與研究所戰(zhàn)略、文化緊密相連。因此，物資采購管理的陽光、有序、健康開展，必須以系統(tǒng)嚴密的科學發(fā)展思路、以創(chuàng)新先進的信息技術手段作為支撐，由外延式發(fā)展向內(nèi)涵式發(fā)展，由數(shù)量積累向質(zhì)量提升，由物本思維向人本思維轉(zhuǎn)變。在功能設計上體現(xiàn)了來自科研管理部門、科研采購機構、科研廠商等多方面的需求。只有確立與研究所發(fā)展戰(zhàn)略相適應的管理觀念、管理制度和管理文化，才能更好地服務于研究所本身，助力研究所走上健康、快速、持續(xù)的發(fā)展道路。

煙臺海岸帶所引入中科院喀斯瑪商城作為第三方科研采購管理平臺，從源頭規(guī)范了采購行為、降低了采購成本，提高采購效益與效率；在公平交易和信息化控制管理下，提高了預算準確度，建立健全規(guī)范采購管理監(jiān)管機制，不僅為采購人員提供了高效、優(yōu)質(zhì)、便捷服務，也為研究所落實上級風險防控要求開辟了嶄新的渠道和形式。

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