淺談醫(yī)院大型醫(yī)療器械檔案管理模式探究

陳云華

[摘要] 該文重點(diǎn)闡述了當(dāng)前醫(yī)院對(duì)大型醫(yī)療器械檔案的管理方法，討論如何就現(xiàn)狀改進(jìn)檔案管理模式，提升醫(yī)院的檔案管理能力。

[關(guān)鍵詞] 大型醫(yī)療器械;管理模式;檔案管理

[中圖分類號(hào)] R197.3 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼] A [文章編號(hào)] 1672-5654（2018）08（b）-0039-02

醫(yī)療器械和人類的生命健康有著密切聯(lián)系，醫(yī)院乃至國(guó)家對(duì)醫(yī)療器械檔案的管理給予了十足的重視。在《三級(jí)綜合醫(yī)院評(píng)審標(biāo)準(zhǔn)（2011版）》中，特別提出了耗材的檔案管理。國(guó)家食品藥品監(jiān)督管理總局關(guān)于《醫(yī)療器械使用質(zhì)量管理規(guī)范（征求意見稿）》也都非常重視醫(yī)療器械檔案的管理工作[1]。尤其是大型醫(yī)療器械，現(xiàn)代醫(yī)院里使用的市值高、體積大的大型醫(yī)療器械包括CT、核磁共振儀、DR系統(tǒng)等，將這些醫(yī)療器械進(jìn)行有效而規(guī)范的管理，建立一個(gè)健全的大型醫(yī)療器械檔案管理制度，才能充分發(fā)揮其在醫(yī)療過(guò)程中的效能，才能提高醫(yī)療水平，拯救更多的生命。

1? 大型醫(yī)療器械檔案的建立

醫(yī)療器械檔案是醫(yī)療設(shè)備從論證采購(gòu)直到到完全報(bào)廢的完整記錄，不論對(duì)于設(shè)備科還是醫(yī)院，它的價(jià)值都是不一而足的：依據(jù)來(lái)源、直接憑證、參考、借鑒[2]。檔案材料的構(gòu)成通常十分詳細(xì)，通常包括購(gòu)買前科室填寫的申購(gòu)表，供貨合同，發(fā)票證件，資質(zhì)合格證明文件和設(shè)備安裝維修證明，以及器械設(shè)備的說(shuō)明書，日常維修記錄和廠商定期檢查設(shè)備的記錄。以上這些記錄一起才能形成一份合格的檔案材料?？梢员ＷC每一件大型醫(yī)療器械來(lái)源清楚可靠，渠道合法規(guī)范，并保證其質(zhì)量合格，避免了劣質(zhì)醫(yī)療器械帶來(lái)的巨大風(fēng)險(xiǎn)，保證了醫(yī)院的治療效果和對(duì)外的口碑。

2? 大型醫(yī)療器械檔案的管理

2.1? 大型醫(yī)療器械檔案的分類

大型醫(yī)療器械檔案通過(guò)分類檔案材料來(lái)進(jìn)行更細(xì)致有效的管理，提高了醫(yī)院的工作。分類方式有：①通過(guò)用途分類，不同的器械有各自的用途，如核磁共振儀是影像用途，這樣分類有助于醫(yī)院人員在使用時(shí)能夠?qū)υO(shè)備的功效一目了然，提升工作效率;②通過(guò)科室分類，大型醫(yī)療器械的購(gòu)買通常是先由科室申請(qǐng)，這樣的分類能使器械的配置清清楚楚，當(dāng)醫(yī)護(hù)人員需要時(shí)便可以一目了然地去尋找科室。

2.2? 大型醫(yī)療器械檔案的管理

大型醫(yī)療器械檔案的管理是一個(gè)非常復(fù)雜的工作，它涉及到管理制度的完善，專業(yè)管理人員的水平，如何接軌現(xiàn)代化管理技術(shù)等問題。醫(yī)療器械檔案在延長(zhǎng)醫(yī)療器械使用壽命、更好地服務(wù)臨床診治和醫(yī)學(xué)科研工作以及為醫(yī)療機(jī)構(gòu)提供因醫(yī)療器械引起的醫(yī)療糾紛依據(jù)等方面發(fā)揮著不可替代的作用[3]。如果做不好這項(xiàng)管理工作，對(duì)醫(yī)院將有極大的危害。

2.2.1 完善檔案管理制度的必要性? 由于我國(guó)醫(yī)院多重視臨床，而對(duì)采購(gòu)等方面的管理水平較差，因此導(dǎo)致設(shè)備購(gòu)進(jìn)于特殊渠道，質(zhì)量差且價(jià)格昂貴，導(dǎo)致醫(yī)院資源配置十分不合理。一些醫(yī)院還存在資源購(gòu)進(jìn)后未使用現(xiàn)象，資源浪費(fèi)嚴(yán)重[4]。大型醫(yī)療器械的價(jià)格昂貴，使用范圍廣，每購(gòu)入一臺(tái)大型醫(yī)療器械都應(yīng)該對(duì)其必備的材料進(jìn)行反復(fù)審核，保證每一個(gè)大型醫(yī)療器械來(lái)源合法正規(guī)，且擁有國(guó)家的合格證明證書;對(duì)管理制度的規(guī)范化，使每一份材料都能得到嚴(yán)格的檢查，避免了醫(yī)院內(nèi)的采購(gòu)部門和供應(yīng)商之間互相賄賂，中飽私囊的貪腐行為;還能使每一個(gè)大型醫(yī)療器械能物盡其用，科室填寫申購(gòu)表和采購(gòu)部門做可行性報(bào)告的環(huán)節(jié)避免了盲目購(gòu)買行為，使醫(yī)院規(guī)避了不必要的金錢和資源的虧損。

2.2.2 如何完善檔案管理制度? 管理制度的完善目的是要建立健全一個(gè)嚴(yán)格可行、規(guī)范的大型醫(yī)療器械檔案管理制度，讓每個(gè)檔案收入檔案室合格規(guī)范。要貫徹落實(shí)國(guó)家食品藥品監(jiān)督管理總局公布的《醫(yī)療器械使用質(zhì)量監(jiān)督管理辦法》。制定一個(gè)明確的執(zhí)行流程，從第一步填寫申請(qǐng)購(gòu)買表開始標(biāo)準(zhǔn)化，格式化;簽訂的合同，發(fā)票等商業(yè)性質(zhì)文件要核實(shí)上面的每一個(gè)數(shù)字正確無(wú)誤;資質(zhì)證明合格文件必須通過(guò)國(guó)家證明等。整理成一份檔案后有專業(yè)管理人員負(fù)責(zé)檔案的收備，檢查，登記，整理，匯總等工作。這樣，有益于從制度上保證檔案材料的嚴(yán)格性和正確性，大大減少了醫(yī)院的風(fēng)險(xiǎn)。

由《醫(yī)療設(shè)備管理檔案》可知，“設(shè)備檔案管理是一項(xiàng)動(dòng)態(tài)管理工作，要做好檔案的管理工作，必須要求使用科室、采購(gòu)部門、設(shè)備（檔案）管理部門間加強(qiáng)橫向聯(lián)動(dòng)、緊密合作[5]”。采購(gòu)部門的工作人員匯總檢查各科室申購(gòu)表的合理性，做好可行性報(bào)告，核實(shí)簽訂合同與經(jīng)濟(jì)協(xié)議。設(shè)備檔案管理部門需要對(duì)申購(gòu)表、經(jīng)濟(jì)合同、可行性報(bào)告、設(shè)備說(shuō)明書、設(shè)備維修證明進(jìn)行及時(shí)匯總歸檔，以及平時(shí)日常工作中的使用記錄和維修保養(yǎng)記錄，返廠維修檢查記錄匯總歸檔。

《大型醫(yī)用設(shè)備配置與使用管理辦法》規(guī)定大型醫(yī)療機(jī)構(gòu)設(shè)備必須達(dá)到計(jì)量準(zhǔn)確、安全防護(hù)、性能指標(biāo)合格等要求。因此醫(yī)療機(jī)構(gòu)應(yīng)加強(qiáng)大型設(shè)備的管理、嚴(yán)格操作規(guī)范、保證設(shè)備使用有效[6]。包括報(bào)廢的醫(yī)療器械，也應(yīng)該記錄在案，對(duì)其工作期間的購(gòu)買記錄，使用的耗損程度和檢查維修的次數(shù)進(jìn)行歸檔，與其剛?cè)朐簳r(shí)的檔案歸總在一起，形成一份完整的檔案材料。還可在其檔案袋上打“報(bào)廢”二字的章，以區(qū)別其他尚在工作的大型醫(yī)療器械。

器械檔案入庫(kù)后為方便管理，要將檔案按照單位的檔案分類方法有序存放，管理過(guò)程中做到防火、防盜、防潮、防蟲、防光、防高溫、防塵、防鼠工作，避免不必要的損失;還需建立檔案借閱制度，由專門人員負(fù)責(zé)，做好借閱登記，督促其按期歸還，并保證歸還的材料完整且沒有被增刪涂抹的痕跡。

2.2.3 提高專業(yè)管理人員的水平? 檔案材料管理是一個(gè)動(dòng)態(tài)的工作，由于醫(yī)院內(nèi)大型醫(yī)療器械數(shù)量多，檔案材料復(fù)雜，要做好這項(xiàng)工作，就要充分重視對(duì)臨床、技術(shù)、維修和管理人才的培養(yǎng)，打造一支高素質(zhì)的醫(yī)療和檔案管理人才隊(duì)伍，不僅能降低醫(yī)療器械的運(yùn)行成本，還能降低醫(yī)療器械和儀器設(shè)備的故障率，這對(duì)于進(jìn)一步保障醫(yī)療技術(shù)質(zhì)量，提高醫(yī)院的綜合服務(wù)能力，降低醫(yī)院管理保養(yǎng)成本有著深遠(yuǎn)的意義。因此，醫(yī)療器械管理的重點(diǎn)在于加強(qiáng)醫(yī)院人才隊(duì)伍的建設(shè)與管理，在完善配置的同時(shí)，要提倡引進(jìn)專業(yè)技術(shù)人員填補(bǔ)職能空白[7]。所以這是一項(xiàng)需要許多人力物力的大工程，對(duì)此醫(yī)院應(yīng)組織器械使用和管理人員定期學(xué)習(xí)《醫(yī)療器械使用質(zhì)量監(jiān)督管理辦法》《大型醫(yī)用設(shè)備配置與使用管理辦法》、檔案法律法規(guī)等文件，參加檔案機(jī)構(gòu)組織的培訓(xùn)學(xué)習(xí)，充實(shí)管理人員的專業(yè)知識(shí)，提高專業(yè)管理水平，增加管理人員的人數(shù)，提供更為扎實(shí)的人力保障。

2.2.4 接軌現(xiàn)代化管理技術(shù)? 近幾年來(lái)很多醫(yī)院也開設(shè)了自己的醫(yī)療器械管理系統(tǒng)，使用現(xiàn)代化管理技術(shù)。與此同時(shí)，技術(shù)的局限性也體現(xiàn)了出來(lái)，《醫(yī)療器械采購(gòu)網(wǎng)絡(luò)管理平臺(tái)的構(gòu)建與應(yīng)用》一文指出以下情況“①系統(tǒng)缺少供應(yīng)商管理功能，供應(yīng)商資質(zhì)證件管理只能是手工管理或?qū)⒆C件掃描到計(jì)算機(jī)。工作人員不能及時(shí)掌握過(guò)期證件信息，管理處于被動(dòng)狀態(tài)。②醫(yī)療器械名稱不統(tǒng)一：合同名稱、注冊(cè)證名稱、發(fā)票名稱、數(shù)據(jù)庫(kù)名稱不一致，給統(tǒng)計(jì)分析工作帶來(lái)不便，無(wú)法及時(shí)對(duì)醫(yī)療器械的流通進(jìn)行監(jiān)控和追蹤。③工作人員與供應(yīng)商電話聯(lián)系耗時(shí)耗力，話費(fèi)消耗量大，傳遞信息不方便、不全面、不及時(shí)，容易出現(xiàn)差錯(cuò)[8]?！彪m然現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)有環(huán)保，方便等優(yōu)點(diǎn)，但網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)的缺點(diǎn)也是不能忽視的，上傳管理材料手段不靈活，耗費(fèi)時(shí)間過(guò)多，信息歸檔不及時(shí)，經(jīng)濟(jì)預(yù)算不足，導(dǎo)致本應(yīng)流動(dòng)的管理工作停滯。針對(duì)這種情況，醫(yī)院應(yīng)與供應(yīng)商建立合作管理的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，供應(yīng)商及時(shí)將設(shè)備照片、設(shè)備使用說(shuō)明書、設(shè)備的合格證明分享在這個(gè)共享系統(tǒng)中供醫(yī)院及時(shí)下載存檔，減少了醫(yī)院方面用掃描儀的金錢和時(shí)間耗損;同時(shí)醫(yī)院也可以將定時(shí)檢查維修的申請(qǐng)通過(guò)系統(tǒng)反饋給廠商。管理人員一旦發(fā)現(xiàn)材料中有任何問題馬上通過(guò)系統(tǒng)反饋給供應(yīng)商，如此一來(lái)，做到醫(yī)院和供應(yīng)商之間的正常及時(shí)的溝通，出現(xiàn)問題能追溯源頭一起尋找解決方案。大數(shù)據(jù)時(shí)代，供應(yīng)商還可收集醫(yī)院對(duì)各種醫(yī)療器械的需求量來(lái)進(jìn)行針對(duì)性生產(chǎn)，增加了良性溝通的頻率，大大提升了效率，現(xiàn)代化管理技術(shù)的優(yōu)越性表現(xiàn)得淋漓盡致。

3? 總結(jié)

醫(yī)療器械在對(duì)患者檢查、治療過(guò)程中是至關(guān)重要的工具，其采購(gòu)計(jì)劃，臨床使用，檢查維修的過(guò)程記錄都是需要及時(shí)匯總歸檔的關(guān)鍵材料，尤其是大型醫(yī)療器械，因?yàn)槠鋬r(jià)格昂貴使用價(jià)值高，更應(yīng)該做詳實(shí)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)臋n案材料管理，所以一套合理先進(jìn)的檔案管理模式，能提升檔案管理工作的檔次，能充分發(fā)揮大型醫(yī)療器械的作用，大大提升工作效率，增強(qiáng)醫(yī)院的醫(yī)療水平，提升醫(yī)院的綜合實(shí)力，更好地為臨床和患者服務(wù)。

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（收稿日期：2018-05-16）