新醫(yī)改下醫(yī)院檔案管理存在的問題和解決策略

鮑秀麗

[摘要] 針對新醫(yī)改下醫(yī)院檔案管理存在的問題和解決策略分析，首先從新醫(yī)改下醫(yī)院檔案管理的重要性入手，然后闡述了新醫(yī)改下醫(yī)院檔案管理存在的問題，最后對解決新醫(yī)改下醫(yī)院檔案管理存在問題的策略，進行有效分析。

[關(guān)鍵詞] 新醫(yī)改;醫(yī)院檔案;檔案管理

[中圖分類號] R197.32 [文獻標識碼] A [文章編號] 1672-5654（2018）08（b）-0077-02

新醫(yī)改下醫(yī)院檔案管理直接影響著醫(yī)院管理，因此，醫(yī)院需要加強醫(yī)院檔案管理的質(zhì)量，但是目前醫(yī)院檔案管理還存在一些問題。該文針對新醫(yī)改下醫(yī)院檔案管理存在的問題和解決策略進行深入分析，從而提升新醫(yī)改下醫(yī)院檔案管理工作的質(zhì)量。

1? 新醫(yī)改下醫(yī)院檔案管理的重要性

醫(yī)院檔案管理主要指的是針對醫(yī)院的醫(yī)療文件和工作記錄記憶發(fā)展材料，通過科學(xué)的方式對其進行管理和運用[1]。在新醫(yī)改環(huán)境下，我國大部分醫(yī)院的管理層都是從醫(yī)務(wù)人員中挑選出來的，因為這些管理人員變動過于頻繁，因此醫(yī)院檔案管理變得更加重要。如果醫(yī)院具有較高的醫(yī)院檔案管理水平和質(zhì)量，那么在新的管理人員任職的時候，可以通過醫(yī)院檔案清晰地了解醫(yī)院的歷史發(fā)展進程和醫(yī)院開展的有關(guān)管理規(guī)定和措施，從而在短時間內(nèi)，制定出合理的管理制度和方式，這樣可以有效提升醫(yī)院管理質(zhì)量。此外，因為在醫(yī)院檔案管理中，涉及到醫(yī)務(wù)人員的服務(wù)質(zhì)量管理，所以醫(yī)院檔案還可以為醫(yī)務(wù)人員提供在醫(yī)療過程中關(guān)于服務(wù)行為的內(nèi)容，提升醫(yī)務(wù)人員的素質(zhì)，和提升醫(yī)療服務(wù)的質(zhì)量，從而可以有效緩解新醫(yī)改下醫(yī)護關(guān)系緊張的情況。

2? 新醫(yī)改下醫(yī)院檔案管理存在的問題

2.1? 醫(yī)院檔案管理體質(zhì)不適合新醫(yī)改的發(fā)展需求

目前，大部分醫(yī)院都比較注重醫(yī)療和護理以及人事的管理，從而忽略了醫(yī)院管理制度，主要的表現(xiàn)有檔案管理制度不夠完善[2]。目前大部分醫(yī)院都是結(jié)合自身的實際情況進行管理，在規(guī)章制度中沒有檔案管理的相關(guān)內(nèi)容，因此在進行管理的時候沒有統(tǒng)一的管理標準與模式，還有部分醫(yī)院在目標管理考核中沒有檔案工作的考核標準，導(dǎo)致檔案管理工作出現(xiàn)管理不嚴和監(jiān)督無效的情況。

2.2? 檔案管理工作人員業(yè)務(wù)水平有待提升，崗位流動性較大

在新醫(yī)改環(huán)境下，很少有醫(yī)院安排專職人員對檔案進行管理，一般情況下，都是聘用兼職檔案管理工作人員對檔案進行管理。兼職檔案管理工作人員工作變動較為頻繁，并且其對于檔案管理的重要性和管理要求不夠了解，這嚴重影響了醫(yī)院檔案管理的質(zhì)量和效率。此外，大部分專職檔案管理工作人員的學(xué)歷較低，其專業(yè)素質(zhì)不夠高，檔案管理的理論水平有限，沒有足夠?qū)W術(shù)研究和史料研究的能力，沒有辦法滿足新醫(yī)改下高速發(fā)展的信息化建設(shè)與現(xiàn)代化管理需求。

2.3? 醫(yī)院檔案的利用率較低

檔案管理主要是為了檔案資源的開發(fā)和利用，只有對檔案進行深入的開發(fā)，才可以提升檔案的使用價值，更好地進行臨床和教學(xué)以及科研工作，以及更好地為患者提供服務(wù)[3]。但是，在新醫(yī)改環(huán)境下，大部分醫(yī)院的領(lǐng)導(dǎo)過于注重醫(yī)療建設(shè)與經(jīng)濟效益，從而忽略了檔案管理工作，醫(yī)院檔案的利用率過低，影響了醫(yī)院發(fā)展的連續(xù)性與歷史資料的完整性。

2.4? 醫(yī)院檔案管理硬件投入不夠，檔案管理模式落后

目前，大部分醫(yī)院把硬件設(shè)備都投入到醫(yī)療上，忽略了檔案管理硬件的投入，以至于出現(xiàn)檔案室的設(shè)備陳舊，管理技術(shù)落后的現(xiàn)象，這嚴重影響到了檔案管理的質(zhì)量。最近幾年，隨著我國信息技術(shù)的不斷發(fā)展，計算機和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)得到了良好的發(fā)展，但是在檔案管理中的應(yīng)用較少，有關(guān)檔案的收集和整理以及利用的手段過于落后，還處在人工手動的階段，檔案管理工作人員的任務(wù)繁重，致使其工作效率較低。

2.5? 醫(yī)院檔案信息化和開發(fā)利用程度較為落后

在新醫(yī)改環(huán)境下，信息化和網(wǎng)絡(luò)化成為了檔案管理工作的必要手段。但是，目前大部分醫(yī)院的網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用開發(fā)較為落后，信息化管理只是在信息檢索方面，對檔案的開發(fā)程度和利用率較低，沒有完善的檔案管理系統(tǒng)。在對檔案進行查閱利用的時候，有價值的信息范圍有限并且沒有對檔案信息進行深入的開發(fā)與利用。

3? 解決新醫(yī)改下醫(yī)院檔案管理存在問題的策略

3.1? 創(chuàng)建完善的檔案管理制度

在新醫(yī)改環(huán)境下，醫(yī)院可以創(chuàng)建專職檔案管理部門，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)分散式的檔案管理模式，通過集中式的檔案管理模式進行檔案管理工作，從而使檔案管理工作更加規(guī)范和科學(xué)[4]。在新醫(yī)改環(huán)境下，醫(yī)院想要實現(xiàn)現(xiàn)代化管理就需要結(jié)合檔案管理工作，把檔案管理工作納入到現(xiàn)代化建設(shè)中，注重培養(yǎng)相關(guān)人員對有關(guān)檔案法規(guī)制度的學(xué)習(xí)，使其可以了解檔案管理工作的重要性。此外，醫(yī)院還需要把檔案管理工作與科室的管理責(zé)任制進行結(jié)合，把檔案管理工作的質(zhì)量和效率納入到科室領(lǐng)導(dǎo)的績效考核中，醫(yī)院管理人員需要清楚了解每個科室檔案管理工作的要求與內(nèi)容，確保檔案工作可以真正得到落實，使檔案工作更加標準和規(guī)范以及制度化。

3.2? 加強醫(yī)院管理人員和員工檔案法的學(xué)習(xí)

在新醫(yī)改環(huán)境下，對有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)進行深入的學(xué)習(xí)，積極宣傳檔案法的有關(guān)內(nèi)容，使醫(yī)院的管理人員和全體員工可以了解到檔案管理工作的重要性，并使其可以重視檔案管理工作，使員工可以積極配合檔案管理工作人員進行管理工作。此外，檔案管理工作人員需要加強自身檔案管理意識，對檔案管理工作的內(nèi)容需要進行全面的了解，清楚自己的職責(zé)，認真對待檔案管理工作。并且醫(yī)院管理人員還需要把檔案管理工作納入到醫(yī)院建設(shè)與發(fā)展中，從而使醫(yī)院可以順利地開展各項工作，獲得長期穩(wěn)定的發(fā)展。

3.3? 轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理理念，注重對檔案資源的開發(fā)與利用

在新醫(yī)改環(huán)境下，想要有效提升檔案管理工作的質(zhì)量，就需要實現(xiàn)對檔案的開發(fā)與利用[5]。在檔案管理工作中，檔案管理工作人員需要堅持以服務(wù)為核心，把檔案管理落實到實際的服務(wù)中，拓展檔案信息資源的渠道，注重對檔案信息資源的開發(fā)，使檔案信息資源可以為醫(yī)院帶來更多的價值和經(jīng)濟效益。醫(yī)院可以定期組織一些編演活動，從而加深對檔案資源的開發(fā)與加工，確保檔案信息多元化和立體化，從而為使用檔案的人帶來更好的服務(wù)。此外，醫(yī)院需要加強對檔案利用反饋信息的管理，注重醫(yī)院之間的交流，使檔案信息資源共享，對檔案資源進行最大化的開發(fā)與利用。

3.4? 加大對檔案管理硬件設(shè)備的投入

在新醫(yī)改環(huán)境下，檔案管理硬件設(shè)備是保證檔案管理工作質(zhì)量的前提，因此醫(yī)院需要加大對檔案管理硬件設(shè)備的投入，注重檔案管理硬件設(shè)備的建設(shè)。①醫(yī)院需要結(jié)合自身的實際情況，遵守檔案管理的相關(guān)制度，配備檔案管理工作的庫房，并且加強安保設(shè)施，以防出現(xiàn)安全隱患。然后，醫(yī)院可以創(chuàng)建一個檔案信息資源共享平臺，并為檔案管理部門配備齊全的軟硬件設(shè)備，例如：計算機、掃描機等。從而使醫(yī)院檔案管理工作實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化，利用網(wǎng)絡(luò)平臺，把檔案信息資源進行共享，利用檔案管理系統(tǒng)對檔案進行管理。②醫(yī)院需要為檔案管理部門配備一整套檔案掃描系統(tǒng)，代替人工手動錄入，從而提升檔案管理工作的效率和質(zhì)量。③檔案管理部門可以把檔案都歸入到局域網(wǎng)中，人們可以通過網(wǎng)絡(luò)平臺迅速查找自己想要的信息，并且也減少了檔案信息的占用空間，還可以實現(xiàn)醫(yī)院各個部門之間的檔案信息資源共享，從而實現(xiàn)檔案管理信息化、電子化。

3.5? 提升檔案管理工作人員專業(yè)知識和素質(zhì)

檔案管理工作人員專業(yè)知識和素質(zhì)直接影響著檔案管理工作的質(zhì)量和效率。如果檔案管理工作人員沒有較強的專業(yè)能力，那么會降低檔案管理工作的質(zhì)量，并且還影響了檔案管理的開展。醫(yī)院在對檔案管理工作人員進行選拔和委派的時候，需要重點考核檔案管理工作人員的專業(yè)知識和能力。醫(yī)院需要定期對檔案管理工作人員進行培訓(xùn)，從而提升其專業(yè)知識和能力，使其可以與時俱進，順應(yīng)新醫(yī)改環(huán)境下檔案管理工作的需求。此外，醫(yī)院可以制定獎懲制度，激起員工對工作的積極性，確保檔案管理工作可以順利的開展。

3.6? 積極進行調(diào)研和合作共享

在新醫(yī)改環(huán)境下，想要有效提升檔案管理工作的質(zhì)量和效率，首先需要到臨床一線中，進行調(diào)研工作，對每個科室檔案信息的要求進行深入的了解，這樣可以有針對性地進行檔案管理工作，獲得更多具有價值的信息資源[6]。此外，還需要積極開展編制工作，編織出更多的檔案信息檢索工具，從而可以更好地為臨床和科研以及決策提供服務(wù)。檔案管理部門還需要深入分析檔案管理反饋信息，提升檔案的利用率，并且需要加強和其他醫(yī)院進行檔案信息交流，實現(xiàn)檔案信息資源共享化。

4? 結(jié)語

綜上所述，在新醫(yī)改環(huán)境下，醫(yī)院想要長期穩(wěn)定的發(fā)展，就需要加強對檔案的管理。醫(yī)院需要結(jié)合自身的實際情況，創(chuàng)建完善的檔案管理制度，加強醫(yī)院管理人員和員工檔案法的學(xué)習(xí)，加大對檔案管理硬件設(shè)備的投入，提升檔案管理工作人員專業(yè)知識和素質(zhì)。檔案管理工作人員需要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理理念，注重對檔案資源的開發(fā)與利用，積極進行調(diào)研和合作共享。只有這樣才可以使檔案管理發(fā)揮出自身的重要價值和作用，使醫(yī)院可以獲得更多的經(jīng)濟效益。

[參考文獻]

[1]? 黃建福.醫(yī)院檔案管理在新醫(yī)改下的問題和改進策略[J].蘭臺內(nèi)外，2018（2）：65-66.

[2]? 朱海峰.論新醫(yī)改下醫(yī)院檔案管理的優(yōu)化策略[J].信息記錄材料，2017，18（9）：93-94.

[3]? 沈麗嬌.新醫(yī)改背景下醫(yī)院檔案管理問題和改進策略[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017（12）：160.

[4]? 李麗彬.新醫(yī)改下醫(yī)院檔案管理的改進策略探究[J].大家健康：學(xué)術(shù)版，2016，10（8）：293.

[5]? 許傳艷.新醫(yī)改下醫(yī)院檔案管理的改進方法[J].中小企業(yè)管理與科技，2015（12上旬刊）：60.

[6]? 陸偉華.新醫(yī)改背景下醫(yī)院檔案管理工作的改進方法[J].中國衛(wèi)生產(chǎn)業(yè)，2015，12（12）：105-106.

（收稿日期：2018-05-14）