醫(yī)院行政檔案管理存在的問題及創(chuàng)新途徑

郭強

[摘要] 在我國醫(yī)療事業(yè)的發(fā)展過程中，人民對醫(yī)療水平要求增高，并對醫(yī)院內(nèi)部行政檔案管理的要求也越來越高。醫(yī)院行政檔案管理工作主要是將醫(yī)院中的重要信息進行整理并保存。但是在管理的過程中需要注意的問題有很多。該文主要針對醫(yī)院行政檔案管理現(xiàn)存問題進行分析，并提出有效的創(chuàng)新途徑。

[關(guān)鍵詞] 醫(yī)院行政部門；檔案管理；現(xiàn)存問題

[中圖分類號] R197 [文獻標識碼] A [文章編號] 1672-5654（2018）04（b）-0109-02

檔案管理在我國很多企業(yè)單位都被重視，檔案管理工作多次被要求改革的根本原因在于，傳統(tǒng)的檔案管理制度不夠完善，并且不能滿足醫(yī)院內(nèi)部人員的工作需求。因此長時間以來我國檔案管理工作的發(fā)展都不夠理想，醫(yī)院行政檔案管理的工作也存在一些問題，為有效提高我國醫(yī)療事業(yè)的整體發(fā)展，要將其行政管理方式進行創(chuàng)新。

1 醫(yī)院行政檔案管理的重要性

醫(yī)院行政檔案管理的日常工作內(nèi)容有很多，主要是為患者以及醫(yī)院其他部門提供服務(wù)。行政檔案管理內(nèi)容包含了醫(yī)院發(fā)展過程中所經(jīng)歷的所有信息資料，并且要求工作人員要對其進行準確的整理以及保存。從醫(yī)院內(nèi)部的角度出發(fā)，可以將行政管理部門定義為對醫(yī)院整體工作進行信息保管及咨詢的平臺。因此醫(yī)院行政檔案管理部門的工作效率對整個醫(yī)院的發(fā)展具有重要意義。醫(yī)院行政檔案管理部門對醫(yī)院整體的作用是，有助于監(jiān)督醫(yī)院其他部門的工作、提高各部門工作效率等。其次相關(guān)人員可以利用醫(yī)院行政管理部門保存的重要資料，分析重要醫(yī)療事件及其他單位的信息。例如醫(yī)院行政管理人員可以通過調(diào)查其他單位的檔案管理方式，從而提高自身所在單位檔案部門的工作效率。除此之外，醫(yī)院行政檔案管理工作在科技發(fā)展的推動下，已經(jīng)利用互聯(lián)網(wǎng)的手段保存重要的影像視頻，對我國未來醫(yī)療事業(yè)的發(fā)展進步有關(guān)鍵性作用。

2 醫(yī)院行政檔案管理工作現(xiàn)存問題

2.1 檔案管理人員專業(yè)水平不高

醫(yī)療事業(yè)屬于服務(wù)行業(yè)，因此在醫(yī)院行政檔案管理工作中，離不開為人民服務(wù)。首先在各大醫(yī)院工作的醫(yī)務(wù)人員，都承載著保障人們生命安全的使命，因此需要不斷提升自身的專業(yè)技術(shù)水平。同樣在醫(yī)院行政檔案管理部門工作的醫(yī)務(wù)人員，他們的工作使命也與保護人們生命安全有關(guān)。因此醫(yī)院檔案管理工作人員也要具備良好的專業(yè)素質(zhì)，但目前很多相關(guān)管理人員在工作中缺乏責任意識，對自身的素質(zhì)水平?jīng)]有過多的要求，從而使醫(yī)院檔案管理工作效率得不到有效提高。在醫(yī)院檔案管理工作中如果工作人員能力有限，會使他們在工作中缺乏信心，并且有可能造成難以彌補的工作失誤。

2.2 管理檔案信息形式不完善

醫(yī)院行政檔案管理在工作中主要以整理并保存相關(guān)信息檔案為主，但長久以來存在信息保存分散的問題。出現(xiàn)該問題的根本原因主要是由于檔案管理部門在檔案保存工作中存在不足，例如保管信息不統(tǒng)一等?，F(xiàn)代科技的發(fā)展使醫(yī)院檔案管理逐漸進入信息化時代，因此在檔案管理工作的保存問題上增添了難度。首先表現(xiàn)在信息整理方面，由醫(yī)院各個科室收集的信息資料，在整理方式上如果不統(tǒng)一，會為檔案管理部門增加工作難度。另外在醫(yī)院中有很多特殊病例在治療方式上都需要檔案管理部門保存。因此在醫(yī)院檔案管理工作中，無論是紙質(zhì)版或電子版的檔案保存方式都需要統(tǒng)一的信息管理形式。

2.3 管理機制不完善、缺乏服務(wù)意識

在很多醫(yī)院行政檔案管理工作中，主要存在的問題都是檔案管理機制不完善，從而導(dǎo)致醫(yī)院內(nèi)部行政檔案管理工作效率得不到有效提高。例如經(jīng)常會發(fā)生管理機構(gòu)重疊的問題，使相關(guān)工作人員不知道在工作上以何種方式為重點，導(dǎo)致管理形式出現(xiàn)多樣化。在很多醫(yī)院檔案管理機制創(chuàng)建中，都會以服務(wù)醫(yī)院其他管理部門為主，如人事部門等。由于檔案管理機制不完善，導(dǎo)致在管理方式以及管理內(nèi)容上都存在問題，使檔案管理部門的工作效果不夠理想。實踐證明檔案管理工作在醫(yī)療事業(yè)中不僅具有保存信息資料的作用，而且要使保存的資料能有效為其他部門服務(wù)。除此之外，現(xiàn)階段在醫(yī)院行政管理部門中，存在相關(guān)管理人員責任意識較低的現(xiàn)象，最主要的是缺乏服務(wù)精神。

3 醫(yī)院行政檔案管理的創(chuàng)新途徑

3.1 加強醫(yī)院檔案管理人才隊伍建設(shè)

在有效提高醫(yī)院行政檔案管理部門的創(chuàng)新途徑中，為有效適應(yīng)現(xiàn)代科技的發(fā)展帶動醫(yī)療事業(yè)的發(fā)展，首先應(yīng)積極提高檔案管理部門的人才隊伍建設(shè)。有效使醫(yī)院檔案管理人員在工作中積極為醫(yī)療事業(yè)作出貢獻。同時研究調(diào)查顯示，目前在很多醫(yī)院中，都缺少專業(yè)技術(shù)水平較高的檔案管理人員，從而使醫(yī)院檔案管理的整體工作效率得不到有效的提高。因此，在探究醫(yī)院行政檔案管理的創(chuàng)新途徑中，要對相關(guān)工作人員進行專業(yè)培訓(xùn)，使在培訓(xùn)的過程中個人能力水平得到不斷的提升。并且在很多醫(yī)院中，由于檔案管理的方式都與互聯(lián)網(wǎng)相關(guān)，因此也要提高工作人員的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)。相關(guān)培訓(xùn)人員要將需要的專業(yè)知識進行整理，通常情況下要從基礎(chǔ)知識開始，使檔案管理人員對自身的工作有足夠的了解。除此之外，在對檔案保存整理方面，也要對相關(guān)管理人員進行培訓(xùn)，使其在整理信息的過程中提高效率。提高檔案管理人員的人才隊伍建設(shè)在其創(chuàng)新道路上是必不可少的。

3.2 提高醫(yī)院檔案管理方式

在對醫(yī)院行政檔案管理進行研究中發(fā)現(xiàn)很多管理人員在管理方式上都存在一些問題，使檔案資源信息不全面。主要原因在于沒有完善的信息資源庫，并且在保存方式上不統(tǒng)一。為有效解決這一問題，應(yīng)提高醫(yī)院檔案管理方式，統(tǒng)一信息保存手段，并且在條件允許的情況下，建立檔案信息資源庫，使相關(guān)人員在尋找時節(jié)約時間。在各大醫(yī)院收集信息檔案時，應(yīng)摒棄傳統(tǒng)的方式，拓寬收集渠道。在對檔案管理方式進行重新制定時，要根據(jù)醫(yī)院的具體情況，使各個科室在保存信息資源時用同樣的方式，提高保存人員的責任意識。除此之外，建立信息資源統(tǒng)一保管庫在一定程度上也要有提高檔案管理部門的工作效率，并減小其工作難度。在新的創(chuàng)新途徑中，也可以建立檔案管理資源共享平臺，使各大醫(yī)院在檔案管理方式上相互評價，相互借鑒。

3.3 完善醫(yī)院檔案管理機制

任何部門在提高工作水平的過程中，都離不開完善的管理制度。因此在探索醫(yī)院行政管理部門的創(chuàng)新途徑中，首先要為其制定一套完善的檔案管理機制，使該機制在相關(guān)人員的工作中起到一定的制約作用。通過調(diào)查研究發(fā)現(xiàn)，在很多醫(yī)院檔案管理部門中，都缺乏嚴格的管理機制，是相關(guān)工作人員在工作中過于隨意。為有效提高該部門的工作效率，在檔案管理機制重新制定的過程中，要依照管理中現(xiàn)存問題進行改正，在原有的基礎(chǔ)上進行改革創(chuàng)新。其中在檔案管理機制制定的過程中，首先要遵循檔案管理固定的工作模式，從收集信息資料到整理信息資料上都要有具體的管理制度。擁有一套完善的檔案管理機制，可以使該部門在發(fā)展的過程中逐漸實現(xiàn)規(guī)范化。

3.4 提高醫(yī)院檔案管理人員服務(wù)意識

根究對目前醫(yī)院行政管理部門現(xiàn)存問題的研究中可以發(fā)現(xiàn)，制約該部門發(fā)展進步的因素與管理人員缺乏責任意識與服務(wù)意識是分不開的。為有效提高醫(yī)院檔案管理部門的工作效率，要根據(jù)問題存在的根本原因?qū)で笫蛊鋭?chuàng)新發(fā)展的途徑。首先在提高管理人員的責任意識途徑中，可以建立有效的評價機制以及獎懲機制。使檔案管理人員在枯燥乏味的工作中提高動力，并且根據(jù)評價結(jié)果對自身存在的不足進行改正。醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)也應(yīng)鼓勵檔案管理部門的工作，為其樹立正確的思想觀念，使相關(guān)管理人員認識到自身工作的重要性。除此之外，醫(yī)院檔案管理部門隨著信息化的發(fā)展已經(jīng)逐漸加入服務(wù)咨詢工作，因此在創(chuàng)新檔案管理的途徑中，也應(yīng)該積極提高管理人員的服務(wù)意識，使其工作得到更多人的認可。

4 總結(jié)

綜上所述，醫(yī)院行政檔案管理工作的發(fā)展對醫(yī)療事業(yè)的進步有關(guān)鍵性作用。并且醫(yī)院行政檔案管理是一項涉及范圍較廣且內(nèi)容較多的工作。為使其得到良好的發(fā)展并實現(xiàn)創(chuàng)新，需要相關(guān)人員的配合。通過實踐證明，有效提高醫(yī)院行政檔案管理的工作效率，首先要在管理模式、服務(wù)理念等方面進行創(chuàng)新，提高相關(guān)人員對該部門工作的重視程度。

[參考文獻]

[1] 陸若希.醫(yī)院行政檔案管理在醫(yī)院管理中的重要作用[J].信息化建設(shè)，2016（8）.

[2] 杜玉玲.人性化管理理念下醫(yī)院行政檔案管理的優(yōu)化[J].信息化建設(shè)，2016（8）.

[3] 張煜婷.檔案管理模式改革在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用[J].辦公室業(yè)務(wù)，2016（23）：61-62.

[4] 袁天驕.醫(yī)院行政檔案管理面臨的困境與應(yīng)對路徑[J].人才資源開發(fā)，2016（12）：17.

[5] 丁晶.基于人性化管理理念的醫(yī)院行政檔案優(yōu)化策略探究[J].黑龍江史志，2015（23）：193-194.

[6] 李洪偉.醫(yī)院行政檔案管理存在的問題及創(chuàng)新途徑[J].黑龍江史志，2015（5）：100.

[7] 戴玉霞.醫(yī)院行政檔案管理工作淺析[J].黑龍江科技信息，2011（31）：147.

（收稿日期：2018-01-13）