優(yōu)化國有企業(yè)檔案信息化建設(shè)的策略分析

邵姝藝

摘 要：檔案作為重要的信息資源，其不僅是企業(yè)的重要財(cái)富，同時也凝聚了企業(yè)全體員工的智慧，能夠?yàn)槠髽I(yè)決策提供重要的信息支持。國有企業(yè)檔案具有巨大的經(jīng)濟(jì)價(jià)值和突出的社會價(jià)值。為了實(shí)現(xiàn)對國有企業(yè)檔案的充分利用，在當(dāng)前信息化環(huán)境下，需要加大國有企業(yè)檔案信息化建設(shè)的進(jìn)程，推動國有企業(yè)檔案的數(shù)字化，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的有高效利用。

關(guān)鍵詞：國有企業(yè)；檔案；信息化；作用；策略

國有企業(yè)記錄了企業(yè)發(fā)展的全過程，是對企業(yè)發(fā)展過程中關(guān)鍵數(shù)據(jù)信息的真實(shí)記載，是企業(yè)提升核心競爭力的重要組成部分，同時也是企業(yè)發(fā)展決策的重要依據(jù)。通過優(yōu)化國有企業(yè)檔案信息化建設(shè)，全面提升檔案管理的信息化水平，實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案的高效利用，使檔案工作能夠更好的服務(wù)于國有企業(yè)的發(fā)展。

1 國有企業(yè)檔案信息化建設(shè)的內(nèi)涵及作用分析

（一）檔案信息化建設(shè)的內(nèi)涵

當(dāng)前計(jì)算機(jī)技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)及通信技術(shù)等取得了較快的發(fā)展，這也使檔案管理工作中開始引入信息化技術(shù)，利用計(jì)算機(jī)來對檔案信息進(jìn)行存儲和管理，實(shí)現(xiàn)對檔案信息的快速檢索和準(zhǔn)確調(diào)用。在檔案信息化建設(shè)過程中，以檔案信息的數(shù)字化為基礎(chǔ)，構(gòu)建動態(tài)化的檔案信息數(shù)據(jù)庫。同時借助于網(wǎng)絡(luò)，數(shù)字化檔案信息資源可以進(jìn)行借閱和交互，有效的提高了檔案工作的服務(wù)水平。而且檔案信息資源實(shí)現(xiàn)了自動化檢索，提高了檔案信息的查閱效率，對檔案信息的開發(fā)利用奠定了良好的基礎(chǔ)。

（二）國有企業(yè)檔案信息化建設(shè)的意義

（1）資源共享、提高效率

在當(dāng)前互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下，檔案信息資源共享成為可能。在當(dāng)前國有企業(yè)檔案管理工作中，通過網(wǎng)絡(luò)來進(jìn)行信息收集、統(tǒng)計(jì)、匯總、分析和儲存，通過構(gòu)建檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部檔案信息資源的共享。不僅提高了檔案的高效利用，而且檔案管理人員工作效率也大幅度提升。

（2）快速查詢、高效利用

在國企運(yùn)營過程中，檔案管理部門需要提供信息查詢和搜集服務(wù)。通過優(yōu)化檔案信息化建設(shè)，在為檔案使用者提供服務(wù)時，只需要在檔案管理系統(tǒng)中輸入關(guān)鍵文字就能夠查詢到所需要的資料。實(shí)現(xiàn)了即時搜索和即時利用，檔案整個服務(wù)環(huán)節(jié)的效率大幅度提升。而且檔案信息管理系統(tǒng)與企業(yè)信息系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)有效銜接，檔案利用者可以進(jìn)入信息系統(tǒng)自主搜索所需要的檔案信息，使檔案管控工作更具靈活性和高效性，全面提升了檔案查詢和利用的效率。

（3）快速備份、高效管理

在進(jìn)行信息化管理之前，檔案管理工作受客觀因素影響較大，一般性自然災(zāi)害和由人為因素導(dǎo)致的災(zāi)害都有可能讓檔案受到損害。而且，國有企業(yè)大多數(shù)是規(guī)模較大且結(jié)構(gòu)完善的企業(yè)，其中各部門的檔案資料數(shù)量龐大，且名目眾多，所以，管理部門必須要準(zhǔn)備大面積的檔案室來存儲這些檔案，這也相應(yīng)增加了國企的房屋、土地和物業(yè)等成本。實(shí)施信息化后，檔案管理工作不僅輕便，而且能夠?qū)⑦@些檔案快速復(fù)制到其他存儲設(shè)備中，及減少了檔案存儲空間，又方便了檔案信息的存儲和查閱。

2 國有企業(yè)檔案信息化建設(shè)優(yōu)化策略

（一）重視檔案管理信息系統(tǒng)整體水平的提升

當(dāng)前，大部分國有企業(yè)都已經(jīng)認(rèn)識到了實(shí)現(xiàn)數(shù)字化對企業(yè)發(fā)展空間的有效作用，然而，在信息化管理工作的逐步開展當(dāng)中，由于側(cè)重點(diǎn)不同，其信息化整體水平還有待提高。為加強(qiáng)對檔案管理機(jī)構(gòu)的數(shù)字化管理，必須要就國企信息化系統(tǒng)進(jìn)行整體監(jiān)測，補(bǔ)足信息系統(tǒng)中的薄弱環(huán)節(jié)，特別是要加強(qiáng)檔案管理部門與其他部門的連接，為推動檔案內(nèi)容信息共享掃除障礙，以提升檔案管理部門的效率。

（二）建立完善的檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范和制度

國有企業(yè)檔案信息化建設(shè)過程中，需要建立健全檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)，并進(jìn)一步對檔案管理制度進(jìn)行完善，明確檔案管理部門在檔案信息化建房過程中的職責(zé)和任務(wù)，建立電子檔案管理技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、歸檔規(guī)范、安全規(guī)程等，進(jìn)一步對網(wǎng)上檔案上傳及檢索流程進(jìn)行規(guī)范，針對具體的管理級別來劃定具體的權(quán)限，以此來對檔案信息的使用人員進(jìn)行限定，確保檔案信息的安全性。

（三）抓好數(shù)據(jù)庫建設(shè)

數(shù)據(jù)庫建設(shè)是所有大型企業(yè)進(jìn)行信息化建設(shè)所關(guān)注的重要內(nèi)容。企業(yè)自建數(shù)據(jù)庫，一方面可以自己掌握企業(yè)的重要信息數(shù)據(jù)，確保數(shù)據(jù)庫的整體安全性；另一方面，也可以有效提高數(shù)據(jù)庫的運(yùn)轉(zhuǎn)速度，促進(jìn)國有企業(yè)內(nèi)部資源共享的便利。在國有企業(yè)發(fā)展過程中，檔案信息資源的數(shù)量越來越龐大，針對于不斷增加的檔案數(shù)量，檔案管理部門通過構(gòu)建檔案信息數(shù)據(jù)庫，可以實(shí)現(xiàn)對檔案信息的高效管理，而且能夠隨時調(diào)用所需要的檔案信息資源，為檔案信息的開發(fā)利用打下了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

（四）積極應(yīng)對數(shù)字化檔案的安全問題

檔案信息建設(shè)過程中，紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字檔案后，雖然為檔案管理和利用提供了更多的便利性，但檔案信息在保存、傳輸和共享過程中存在較多的安全問題，因此要求檔案管理人員要具有較強(qiáng)的安全意識，在具體操作過程中嚴(yán)格按照標(biāo)準(zhǔn)化程序，避免檔案數(shù)據(jù)被篡改和復(fù)制的問題發(fā)生?；诋?dāng)前檔案管理的實(shí)際情況，國有企業(yè)檔案在較長一段時間內(nèi)還會保持雙套保管制度，即電子檔案與紙質(zhì)檔案共存。這對檔案信息的安全管理工作也十分有利。另外，為了進(jìn)一步強(qiáng)化對數(shù)字檔案的安全管理，還要推動數(shù)字檔案異地存儲方式，通過建立異地備份庫，針對于一些重要檔案進(jìn)行異地備份，確保檔案信息的安全性。

（五）重視檔案信息化人才管理

人才培養(yǎng)是國有企業(yè)任何時候都不應(yīng)忽視的一項(xiàng)重要內(nèi)容，在當(dāng)前國企檔案信息化建設(shè)過程中，對于檔案管理人員提出了更高的要求。不僅需要檔案管理人員要具備專業(yè)的檔案知識，同時還要掌握信息化技術(shù)，在實(shí)際工作中能夠靈活運(yùn)用現(xiàn)代化技術(shù)來完成各種檔案工作。因此國企要重視現(xiàn)有檔案管理人員的培訓(xùn)工作，定期組織檔案管理人員進(jìn)行針對性的培訓(xùn)，全面提高檔案管理人員的計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)水平，使其在實(shí)踐工作中對檔案信息的處理能力得以增強(qiáng)。另外，國企還應(yīng)當(dāng)招聘部分計(jì)算機(jī)方面的專業(yè)技術(shù)人員，專門負(fù)責(zé)檔案管理系統(tǒng)維護(hù)和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)信息內(nèi)容的維護(hù)工作，提高國企檔案信息資源的安全，更好的發(fā)揮出檔案信息化建設(shè)的效能，使檔案信息能夠更好的服務(wù)于國企的各項(xiàng)工作。

3 結(jié)束語

國企檔案信息化建設(shè)作為國企信息化建設(shè)的重要內(nèi)容，在當(dāng)前國企結(jié)構(gòu)優(yōu)化升級的關(guān)鍵蜞，國企檔案的重要性更加凸顯出來。因此需要進(jìn)一步優(yōu)化國有企業(yè)檔案信息化建設(shè)，全面提升國企檔案信息化水平，構(gòu)建檔案數(shù)據(jù)庫，建立健全檔案信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，全面提高檔案管理人員的信息化技能，這樣才能加快推動國企檔案信息化進(jìn)程，實(shí)現(xiàn)檔案信息的高效檢索和利用，為國企的發(fā)展和建設(shè)提供重要的信息支持。

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