淺析應(yīng)急狀態(tài)下建設(shè)項(xiàng)目的檔案管理

王爽

摘 要：提出并分析在應(yīng)急狀態(tài)下建設(shè)項(xiàng)目檔案管理存在的問(wèn)題，針對(duì)這些問(wèn)題提出了一系列的應(yīng)對(duì)策略，認(rèn)為應(yīng)急建設(shè)項(xiàng)目檔案收集整理只要能夠得到有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的重視，對(duì)項(xiàng)目建設(shè)檔案資料全程動(dòng)態(tài)管理，依靠檔案部門(mén)、建設(shè)部門(mén)和管理部門(mén)的共同努力是完全可以實(shí)現(xiàn)使項(xiàng)目建設(shè)檔案符合國(guó)家要求，順利通過(guò)國(guó)家竣工驗(yàn)收。

關(guān)鍵詞：應(yīng)急；建設(shè)項(xiàng)目；基建檔案；管理

對(duì)已經(jīng)發(fā)生的重大災(zāi)害或者事故進(jìn)行應(yīng)急恢復(fù)加固或重建都涉及到基礎(chǔ)建設(shè)項(xiàng)目，應(yīng)急狀態(tài)下的建設(shè)項(xiàng)目與普通正常情況下的建設(shè)項(xiàng)目在管理上不盡相同，筆者在參加過(guò)多個(gè)應(yīng)急狀態(tài)下建設(shè)項(xiàng)目的基建檔案整理中發(fā)現(xiàn)了一些問(wèn)題，現(xiàn)提出和大家共同探討。

1 應(yīng)急狀態(tài)基建檔案管理存在的問(wèn)題及原因分析

1.檔案資料收集難

首先，在應(yīng)急搶險(xiǎn)狀態(tài)下，項(xiàng)目建設(shè)人員更關(guān)注工程設(shè)計(jì)、施工質(zhì)量，而忽視與建筑工程管理緊密相關(guān)的基建檔案工作，由于施工單位資料人員有的可能沒(méi)經(jīng)過(guò)專業(yè)培訓(xùn)，又沒(méi)有工程檔案管理工作經(jīng)驗(yàn)，以及項(xiàng)目建設(shè)管理人員對(duì)檔案工作認(rèn)識(shí)上存在誤區(qū)等主觀因素，導(dǎo)致文件材料歸檔難，檔案收集不齊全，完整性、系統(tǒng)性得不到保證。

其次，建設(shè)項(xiàng)目各子項(xiàng)建設(shè)周期長(zhǎng)短不一使得整個(gè)項(xiàng)目資料的收集時(shí)間延長(zhǎng)。建設(shè)項(xiàng)目有的子項(xiàng)只是簡(jiǎn)單的恢復(fù)加固、涂抹墻面或清淤去污，有的子項(xiàng)卻是需要復(fù)雜的工程建設(shè)，使得每一子項(xiàng)的建設(shè)周期不一樣。資料的收集歸檔，都需要從建設(shè)項(xiàng)目的立項(xiàng)到設(shè)計(jì)再到施工、竣工，有的最多也就1個(gè)月時(shí)間，有的確至少需要一兩年時(shí)間。而當(dāng)整個(gè)項(xiàng)目完成時(shí)，有的資料可能已經(jīng)因?yàn)楸９懿簧粕⑹Я恕?/p>

再次，應(yīng)急建設(shè)項(xiàng)目有的工程建設(shè)可能監(jiān)理單位參與了，有的工程可能就沒(méi)有監(jiān)理單位參與。而施工資料和監(jiān)理資料分別由施工單位和監(jiān)理單位產(chǎn)生形成，建設(shè)單位想要將資料收集齊全，就必須經(jīng)常和施工和監(jiān)理單位多方面協(xié)調(diào)。

2.歸檔文件資料不規(guī)范

應(yīng)急建設(shè)項(xiàng)目與普通新建基本建設(shè)項(xiàng)目不同，因其搶險(xiǎn)應(yīng)急特點(diǎn)，很多子項(xiàng)的文件難以用現(xiàn)行的管理辦法予以全面規(guī)范。文件缺乏有效性，由于工程招投標(biāo)并未按照正常狀況下常規(guī)進(jìn)行，許多工程預(yù)決算、合同、施工方案等存在簽章手續(xù)不全，有的工程施工技術(shù)人員沒(méi)簽字，竣工圖沒(méi)蓋章或竣工圖章簽字不全等，資料不整潔、圖紙更改不到位、卷內(nèi)文件目錄題名不準(zhǔn)確、復(fù)印件普遍存在等。

有的應(yīng)急建設(shè)內(nèi)容及建設(shè)規(guī)模難以用完整的施工圖進(jìn)行表達(dá)。具體表現(xiàn)為：有的工程竣工時(shí)間前后日期對(duì)照不上，有的工程專業(yè)文件資料分類不準(zhǔn)確。特別是由于項(xiàng)目復(fù)雜，工期緊，在一切為了進(jìn)度的前提下，出現(xiàn)了大量的設(shè)計(jì)變更但又沒(méi)有及時(shí)在圖紙上標(biāo)注、各種記錄往往延遲，之后補(bǔ)“回憶錄”的現(xiàn)象較為普遍等，這些現(xiàn)象會(huì)給以后的利用造成很大的危害。

3.檔案部門(mén)與基建部門(mén)缺乏溝通與合作導(dǎo)致收集到的檔案存在諸多缺陷。

檔案部門(mén)往往停留在被動(dòng)的境地，在工程建設(shè)過(guò)程中，由于無(wú)法知曉掌握工程建設(shè)進(jìn)度，也就無(wú)法主動(dòng)完成指導(dǎo)、督促、協(xié)助基建部門(mén)檔案的收集、管理工作。而基建部門(mén)有時(shí)出于簡(jiǎn)便省事的考慮，在上交基建文件材料方面不具有積極性。從專業(yè)角度來(lái)講，檔案人員與基建部門(mén)工作人員及施工技術(shù)人員各有所長(zhǎng)卻不能互通有無(wú)，缺乏溝通與交流.導(dǎo)致應(yīng)急建設(shè)項(xiàng)目的基建檔案收集歸檔工作存在很多缺陷和漏洞。

2 應(yīng)對(duì)策略

1.加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，高度重視

在突發(fā)事件發(fā)生后，相關(guān)部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)高度重視，指示工作人員按照“特事特辦”的原則以最快的速度制定并批復(fù)建設(shè)項(xiàng)目的規(guī)劃方案，雖然是應(yīng)急建設(shè)，但依然強(qiáng)調(diào)重視檔案管理工作，將項(xiàng)目檔案工作納入到項(xiàng)目建設(shè)計(jì)劃和管理程序中，與項(xiàng)目建設(shè)同步管理。要求建設(shè)項(xiàng)目管理部門(mén)在下達(dá)計(jì)劃任務(wù)的同時(shí)提出項(xiàng)目文件資料歸檔要求；檢查建設(shè)進(jìn)度同時(shí)檢查文件資料收集歸檔情況，同時(shí)對(duì)檢查過(guò)程中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)提出整改意見(jiàn)，并督促其整改落實(shí)，保證項(xiàng)目檔案的完整、準(zhǔn)確和系統(tǒng)。

2.理順關(guān)系，明確職責(zé)

理順檔案管理與項(xiàng)目管理的關(guān)系，使項(xiàng)目建設(shè)人員認(rèn)識(shí)到檔案管理本身就是整個(gè)基建項(xiàng)目管理的一部分，檔案管理應(yīng)當(dāng)與項(xiàng)目建設(shè)同步進(jìn)行。具體的做法就是將項(xiàng)目檔案工作納入領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制和相關(guān)工作人員崗位職責(zé)。確定項(xiàng)目負(fù)責(zé)人為項(xiàng)目檔案資料工作責(zé)任人，項(xiàng)目管理性文件的收集、整理和歸檔納入文件管理人員工作職責(zé)，基建檔案的收集、整理和歸檔納入基建辦有關(guān)管理人員工作職責(zé)，并在項(xiàng)目組織實(shí)施前，明確項(xiàng)目建設(shè)各階段、各環(huán)節(jié)文件材料形成、積累、收集、整理責(zé)任部門(mén)、責(zé)任目標(biāo)和責(zé)任人；項(xiàng)目監(jiān)理單位對(duì)項(xiàng)目監(jiān)理文件進(jìn)行收集、整理和歸檔，并對(duì)施工文件資料的準(zhǔn)確、完整、系統(tǒng)情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，并審核簽署竣工文件，同時(shí)向基建辦提交有關(guān)專項(xiàng)報(bào)告和驗(yàn)收文件；檔案室專人負(fù)責(zé)按照檔案管理制度和規(guī)范化要求管理項(xiàng)目檔案，并對(duì)檔案的整理、立卷與歸檔工作和文件材料質(zhì)量進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。

通過(guò)理順關(guān)系，明確職責(zé)，將項(xiàng)目檔案工作納入項(xiàng)目年度計(jì)劃，納入項(xiàng)目管理程序，納入項(xiàng)目建設(shè)人員的職責(zé)，從根源上確保檔案工作與項(xiàng)目建設(shè)的同步進(jìn)行，從而確保檔案材料始終處于掌控之中。

3.嚴(yán)格審核，科學(xué)分類

在項(xiàng)目建設(shè)工程文件歸檔時(shí)，檔案人員必須嚴(yán)格把關(guān)、認(rèn)真審核，堅(jiān)決不收不合要求的文件。首先審查文件是否為原件，文件的簽名、蓋章手續(xù)是否完備，文件的內(nèi)容是否填寫(xiě)完整，文件中數(shù)據(jù)是否存在涂改現(xiàn)象，竣工圖編制是否規(guī)范等，不符合要求的堅(jiān)決退回修改。

對(duì)已經(jīng)收集的文字、圖紙、圖片、聲像等資料.按照檔案管理的法律法規(guī)及國(guó)家規(guī)定的有關(guān)規(guī)定與標(biāo)準(zhǔn)，根據(jù)基建檔案形成的規(guī)律和特點(diǎn)，在便于保管和利用的前提下進(jìn)行科學(xué)分類整理，設(shè)置相應(yīng)的歸檔類目，正確區(qū)分和把握依據(jù)性文件、基礎(chǔ)性文件、工程設(shè)計(jì)文件、工程管理文件、施工竣工驗(yàn)收文件、基建財(cái)務(wù)文件、監(jiān)理文件等的分類工作，包括基本建設(shè)工程的規(guī)劃、設(shè)計(jì)檔案、基本建設(shè)施工檔案和以竣工圖為核心的工程竣工檔案等。此方面工作可以依靠監(jiān)理人員的幫助審查這些文件并給建設(shè)單位資料員提供標(biāo)準(zhǔn)，增加基建檔案資料整理的可操作性，堅(jiān)持按《國(guó)家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》DA/T28-2002要求，建設(shè)單位、監(jiān)理單位、質(zhì)監(jiān)單位全力配合，對(duì)文件的完整、準(zhǔn)確情況和案卷質(zhì)量進(jìn)行審查或三方共同會(huì)審，以確保檔案的完整、齊全、系統(tǒng)。

4.轉(zhuǎn)變思路，提前介入

首先，在制度層面建立并完善建設(shè)項(xiàng)目檔案?jìng)浒钢贫?，在?xiàng)目立項(xiàng)審批后向檔案部門(mén)備案，使檔案部門(mén)在后方也能事前知曉前方的工作。其次，檔案部門(mén)在備案后應(yīng)立即組織人員對(duì)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人和項(xiàng)目文件資料管理人員進(jìn)行檔案知識(shí)培訓(xùn)，一方面培養(yǎng)他們的檔案意識(shí)，另一方面使其掌握必要的檔案管理技能，此外，建立項(xiàng)目檔案工作信息通報(bào)制度，強(qiáng)化對(duì)項(xiàng)目檔案工作的監(jiān)督指導(dǎo)，做到事中掌控。

5.賦予權(quán)力，加大約束力度。

按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定，在項(xiàng)目竣工前必須進(jìn)行項(xiàng)目檔案專項(xiàng)驗(yàn)收。檔案專項(xiàng)驗(yàn)收是項(xiàng)目竣工驗(yàn)收的必備條件之一，檔案驗(yàn)收賦予檔案部門(mén)一票否決權(quán)力，讓檔案工作在項(xiàng)目管理中占有一席之地，使項(xiàng)目建設(shè)單位不得不重視檔案工作。還可以組織有關(guān)人員對(duì)各建設(shè)單位的基建檔案整理進(jìn)行預(yù)驗(yàn)收。

運(yùn)用法律控制的手段，采取合同明文規(guī)定的方式，明確把項(xiàng)目檔案的收集歸檔納入到合同中去，運(yùn)用法律手段約束參建單位，為檔案的管控取得主動(dòng)權(quán)和法律保障。

3 結(jié)論

從上述分析中，應(yīng)急狀態(tài)下的建設(shè)項(xiàng)目檔案收集整理只要能夠得到有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的重視，對(duì)項(xiàng)目建設(shè)檔案資料全程動(dòng)態(tài)管理，依靠檔案部門(mén)、建設(shè)部門(mén)和管理部門(mén)的共同努力是完全可以實(shí)現(xiàn)使項(xiàng)目建設(shè)檔案符合國(guó)家要求，順利通過(guò)國(guó)家竣工驗(yàn)收。