高校差旅費報銷中的常見問題及解決辦法探討

韓偉杰

(山西省財政稅務專科學校,山西 太原 030024)

一、引言

2013年12月,財政部印發(fā)《中央和國家機關差旅費管理辦法》(財行〔2013〕531號),并于2014年1月1日起正式實施。各高校大都依據(jù)該辦法結合實際情況制定了本校的《差旅費管理辦法》。2014年11月3日,財政部又印發(fā)《中央和國家機關差旅費管理辦法有關問題的解答》(財辦行〔2014〕90號),對差旅費管理辦法執(zhí)行中遇到的一些具體問題進行了解答,進一步規(guī)范了差旅費報銷工作。但因為高校教學活動的特殊性,有關制度對一些問題并沒有做出明確的規(guī)定,對此,本文將結合作者的實際工作,整理出差旅費報銷中可能遇到的一些問題,并提出解決的辦法。

二、高校差旅費報銷中的常見問題

(一)參加會議和培訓

高校日常參加的一些會議和培訓,有一些是中央和國家機關及其所屬機構使用財政資金舉辦的,該類會議或培訓一般不需要支付住宿費及伙食費,其差旅費報銷按照國家或地方相關規(guī)定報銷即可;但也有一些是學會或者培訓公司等舉辦的,參加者需支付會議費或培訓費,對此,就存在是否應該參加的問題。實際情況中,很多會議費或培訓費是包含伙食費的,但會議通知和培訓通知又寫明食宿自理,在具體報銷中,存在會議或培訓期間是否應該領取伙食補助的問題。

(二)學生參加比賽

由于高校的特殊性,學校每年都會組織學生參加比賽。由于參加比賽的教師和學生人次較多,如果執(zhí)行國家《差旅費管理辦法》中的住宿費(例如住單間)和交通補助等規(guī)定,費用較高,會給學校帶來較大經(jīng)費負擔。對于學校來說,存在比賽中的住宿標準如何規(guī)定、實際發(fā)生的交通費用如何報銷等問題。

(三)超過報銷標準

一是因緊急情況、遇到旺季、臨時更換出差人員等不確定因素,造成出差人員無法買到相應等級的車票,報銷時超過標準的部分應由誰負擔;二是某些專業(yè)參加的比賽規(guī)格較高,如酒店管理專業(yè)參加的一些比賽很多都是在高檔酒店進行,住宿等費用超標,報銷時教師需自付超過標準的費用。

(四)暑期“三下鄉(xiāng)”社會實踐活動

每年暑假,各個學院、系部都要舉辦暑期“三下鄉(xiāng)”社會實踐活動,而活動大部分是在鄉(xiāng)村進行的,教師和學生的吃飯、住宿經(jīng)常是在小飯店、小旅館或是村民家中,只有收據(jù)或收條,取得發(fā)票存在一定的困難。

(五)科研中的差旅費用報銷

科研人員考察調(diào)研應參照《差旅費管理辦法》執(zhí)行,但在實際報銷中存在科研人員疑似回家探親或外出旅游卻以差旅費形式報銷的情況,而財務審核人員并不能完全認定科研人員是否確實為回家探親或外出旅游,存在一定的財務風險。

在科學研究過程中,存在科研人員在進行短距離出差調(diào)研時,為圖方便,駕駛私家車進行調(diào)研的問題。對此,一是在調(diào)研途中存在一定的交通安全風險,二是駕駛私家車無法提供相關的證明,同時也無法取得相關報銷所需的票據(jù)等。

(六)公務卡使用問題

在公務出差中,存在部分教職工未辦理公務卡、因個人信用問題無法辦理公務卡、出差忘記帶公務卡等情況；還有個別教職工出差后未及時報銷還款,造成公務卡還款超期、產(chǎn)生滯納金的同時還有可能影響個人征信記錄。

(七)假期報銷問題

很多業(yè)務培訓、會議都會集中在寒暑假進行,但由于公務卡有固定的還款期限,如不及時報銷,出差人也未及時自行還款,除超期還款會繳納滯納金外,還會影響出差人員的個人信用。

三、高校日常差旅費報銷問題的解決辦法

(一)會議及培訓中的問題

高校制定《差旅費管理辦法》時，應同時制定《差旅費審批單》,出差前由部門領導及分管校領導、分管財務校領導對出差事由、人員、往返時間、目的地、乘坐交通工具等進行審批。對于所參加會議或培訓需支付會議費或培訓費的,如會議費或培訓費確實不包含伙食費,報銷時需提供由會務組開具的證明或自行就餐的發(fā)票證明等,可報銷會議或培訓期間的伙食補助。

(二)學生參加比賽中的問題

對于參加比賽的教師和學生,住宿應盡可能選擇住標準間或三人間。教師伙食補助和市內(nèi)交通補助依據(jù)國家差旅費規(guī)定報銷,學生伙食補助可按每人每天50元包干,學生市內(nèi)交通補助可根據(jù)實際情況憑據(jù)發(fā)票報銷往返市內(nèi)公共交通費用,如遇到特殊情況,比如下車時間已無公共交通工具乘坐,由教師寫出書面說明,經(jīng)部門領導簽字后,學生可報銷乘坐出租車費用。

(三)超過報銷標準的問題

如確屬緊急情況、遇到旺季、臨時更換出差人員等造成的票價超標,可由出差人員寫出申請,經(jīng)部門領導、分管校領導、分管財務校領導審批后進行報銷;對于住宿超標問題,應建議帶隊教師和會務組協(xié)商,更換靠近比賽場地、又不超過標準的酒店入住。

(四)暑期“三下鄉(xiāng)”報銷問題

在暑期“三下鄉(xiāng)”社會實踐活動中,針對住宿費,在《差旅費管理辦法》住宿標準之內(nèi),由收款人出具收款收據(jù)或收條,詳細寫明起止時間、事由、人數(shù)、標準、金額等,同時寫明收款人身份證號、聯(lián)系方式等;針對伙食補助,可根據(jù)當?shù)厍闆r,在不超過《差旅費管理辦法》伙食補助費標準的情況下,由帶隊教師編制伙食補助明細表,詳細列明人員、天數(shù)、標準、金額等,由部門領導審批后可進行報銷。

(五)科研中的差旅費用報銷問題

財政部辦公廳印發(fā)的《中央和國家機關差旅費管理辦法有關問題的解答》(財辦行〔2014〕90號)指出:出差人員實際發(fā)生住宿而無住宿費發(fā)票的,如果是住在自己家里的,或到邊遠地區(qū)出差,無法取得住宿費發(fā)票的,由出差人員說明情況并經(jīng)所在部門領導批準,可以報銷城市間交通費、伙食補助費和市內(nèi)交通費?？梢钥闯?科研人員出差住在自己家里是可以的,但為防范財務風險,對于科研人員外出考察調(diào)研,首先應嚴格執(zhí)行科研差旅事前審批程序,由項目負責人和分管校領導簽字批準;其次應由出差人員家人對相關情況出具證明,同時留下相應聯(lián)系方式;最后還應由出差人員提供詳細的調(diào)研報告以及被調(diào)研單位出具加蓋公章的證明等。

而對于駕駛私家車進行出差調(diào)研的,由于科研人員駕駛私家車進行調(diào)研確實存在一定的安全風險,如在發(fā)生交通事故時學校是否應當承擔相關責任無明確約定,所以建議調(diào)研考察外出時應選擇社會化交通工具,駕駛私家車不予報銷,同時要做好相關的解釋工作。

(六)公務卡使用中的問題

學校首先應加強對公務卡制度及公務卡使用方法的宣傳,強化教職工尤其是部門領導執(zhí)行公務卡制度意識;對于未辦理公務卡的教職工應聯(lián)系本人及部門領導勸說其盡快辦理;對于因個人信用問題無法辦理公務卡的,本人應寫出書面說明,實際報銷時將報銷金額劃入經(jīng)辦人工資賬戶,同時應提醒本人到人民銀行對個人信用進行查詢,在具備辦卡條件后及時辦理;財務部門應整理出教職工出差公務用卡及報銷的相關注意事項,培養(yǎng)教職工正確的用卡習慣。

(七)針對假期報銷問題

因公務卡辦卡銀行一般為同一銀行,還款期是一樣的。學校財務部門可在假期每月還款期限前5日,對假期學校差旅費支出活動進行統(tǒng)一報銷,對于因個人原因造成無法及時報銷的,可提醒教職工和銀行溝通是否可以延期,也可自己先行墊付還款,隨后再進行報銷。

四、結語

綜上所述,差旅費報銷是高校日常報銷中非常重要的一部分,高校應根據(jù)差旅費報銷中遇到的實際問題,結合學校實際情況,制定出科學、合理、完善的差旅費管理辦法,從而在規(guī)范差旅費管理的同時,也使差旅費報銷有規(guī)可依。同時，還要加強對差旅費管理辦法的宣傳,宣傳不只是學校層面的宣傳,財務部門工作人員也要通過日常對差旅費報銷中的業(yè)務解釋,口口相傳,從而使差旅費管理耳熟能詳、深入人心。高校要將差旅費管理作為學校財務管理的重要內(nèi)容,通過對差旅費管理方式方法的不斷探索和完善,使學校財務管理工作健康有序地運行。