淺析差旅費(fèi)報(bào)銷中存在問題及對(duì)策

雷彥儷+練海瑛

摘 要：差旅費(fèi)是行政事業(yè)單位經(jīng)費(fèi)中一項(xiàng)經(jīng)常性支出項(xiàng)目，其數(shù)額大，業(yè)務(wù)量多，管理難度較大?，F(xiàn)階段，行政事業(yè)單位在差旅費(fèi)管理上采取的管理辦法一直是憑票報(bào)銷，差旅費(fèi)報(bào)銷過程中的問題日益突顯，差旅費(fèi)開支居高不下。本文主要對(duì)行政事業(yè)單位差旅費(fèi)報(bào)銷過程中存在的問題進(jìn)行了探討，并提出了相應(yīng)的對(duì)策。

關(guān)鍵詞：差旅費(fèi)；報(bào)銷

差旅費(fèi)報(bào)銷在財(cái)務(wù)工作中是一項(xiàng)相當(dāng)重要的組成部分，尤其在行政單位，常常由于制度的不完善、制度執(zhí)行不嚴(yán)謹(jǐn)或其他原因，出差人員容易在差旅費(fèi)項(xiàng)目中鉆空子，從而使差旅費(fèi)難以管理和控制。因此，差旅費(fèi)的管理直接影響到行政單位資金的使用和安全，如何更好的解決差旅費(fèi)報(bào)銷過程中存在的問題，值得思考。

1 差旅費(fèi)的概念

差旅費(fèi)屬于費(fèi)用類目，差旅費(fèi)是行政事業(yè)單位和企業(yè)的一項(xiàng)重要的經(jīng)常性支出項(xiàng)目，主要包括因公出差期間所產(chǎn)生的交通費(fèi)、住宿費(fèi)、伙食費(fèi)和公雜費(fèi)等各項(xiàng)費(fèi)用。具體出差事項(xiàng)包括外出辦事、參加會(huì)議、培訓(xùn)學(xué)習(xí)、回家探親等內(nèi)容。隨著各單位業(yè)務(wù)工作量的增大，差旅費(fèi)的數(shù)量增多，差旅費(fèi)費(fèi)報(bào)銷具有業(yè)務(wù)量大、易造成超支等特點(diǎn)，也較容易產(chǎn)生問題。

2 差旅費(fèi)報(bào)銷中存在的主要問題

1.差旅費(fèi)相關(guān)制度不完善。

一般行政單位在差旅費(fèi)管理方面都制定了一定的開支標(biāo)準(zhǔn)，并就各個(gè)不同級(jí)別的人員，各類外出情況的住宿及用餐費(fèi)做出了明確規(guī)定，并要求出差人員在出差過程中憑票據(jù)報(bào)銷。但是事實(shí)證明總會(huì)由于各種的主客觀原因，差旅費(fèi)報(bào)銷制度不夠完善，或者是一些出差人員利用制度的漏洞進(jìn)行報(bào)銷，例如有些出差人員出差住宿時(shí)住的是標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定的上限費(fèi)用的賓館，從而使得各項(xiàng)住宿費(fèi)不能得到統(tǒng)一的管理和控制，從而增加了差旅費(fèi)的金額。

2.差旅費(fèi)制度執(zhí)行不嚴(yán)謹(jǐn)。

差旅費(fèi)報(bào)銷往往是據(jù)票據(jù)報(bào)銷，但是在執(zhí)行過程中存在素質(zhì)底下員工利用制度漏洞，多支少出，進(jìn)行虛報(bào)。受利益的驅(qū)使，不良商家往往會(huì)幫忙虛開各種發(fā)票，把金額擴(kuò)大化，或者將用餐費(fèi)改成住宿費(fèi)、虛增出差天數(shù)等方式變法報(bào)銷相關(guān)費(fèi)用，從而謀取利益。還有更為嚴(yán)重的情況就是自行購買假發(fā)票任意填寫，然后回單位進(jìn)行照常報(bào)銷。還有存在這樣的現(xiàn)象，出差過程中發(fā)生的一些不屬于差旅費(fèi)的費(fèi)用也放入差旅費(fèi)報(bào)銷中去，這些都是不符合規(guī)定的。

3.差旅費(fèi)報(bào)銷時(shí)間跨度長。

差旅費(fèi)報(bào)銷時(shí)間跨度過長的原因主要有：一些出差人員出差地點(diǎn)較近，發(fā)生的費(fèi)用較小，怕找領(lǐng)導(dǎo)簽字，怕麻煩，都喜歡積少成多，等到數(shù)額較大時(shí)才一次性報(bào)銷；或者是出差頻繁，次數(shù)多，時(shí)間相隔太長，造成出車時(shí)間不清，票據(jù)丟失等情況。這也給財(cái)務(wù)工作增加了很大的難度，財(cái)務(wù)要對(duì)所有的報(bào)銷單進(jìn)行審核，但是不可能記得一個(gè)人幾個(gè)月前出差的具體情況，對(duì)報(bào)銷單的內(nèi)容不能作進(jìn)一步的了解和審核，這就無法起到審核監(jiān)督的作用。

3 解決差旅費(fèi)報(bào)銷中存在問題的對(duì)策

1.建立健全公務(wù)出差審批、報(bào)銷管理制度

單位內(nèi)部應(yīng)當(dāng)制定適合單位管理的公務(wù)出差審批、報(bào)銷管理制度，明確支出的內(nèi)容構(gòu)成，明確開支范圍、開支標(biāo)準(zhǔn)及所涉及的表單和票據(jù)；明確支出事前申請(qǐng)、審核審批程序、借款和報(bào)銷業(yè)務(wù)流程；明確審核審批權(quán)限、程序；明確事后的監(jiān)督檢查和責(zé)任。財(cái)務(wù)人員要依據(jù)最新發(fā)布的差旅費(fèi)報(bào)銷制度，并且在收到有差旅費(fèi)相關(guān)制度更新的時(shí)候，認(rèn)真學(xué)習(xí)并且及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)及各個(gè)科室發(fā)放更新的制度規(guī)定，在報(bào)銷人員來財(cái)務(wù)室報(bào)銷時(shí)候能夠詳細(xì)的給予說明。

2.嚴(yán)格執(zhí)行差旅費(fèi)報(bào)銷制度。

出差人員在出差之前應(yīng)當(dāng)履行支出事前申請(qǐng)程序，填寫工作人員差旅費(fèi)審批單，按制度規(guī)定報(bào)經(jīng)單位有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。審批內(nèi)容包括：出差按照規(guī)定的等級(jí)乘坐相應(yīng)交通工具，目的地可選擇的出差和會(huì)議定點(diǎn)飯店以及可入住的房間的標(biāo)準(zhǔn)等信息進(jìn)行事前申請(qǐng)，由單位領(lǐng)導(dǎo)審核確定，待出差回來再進(jìn)行實(shí)際報(bào)銷。財(cái)務(wù)人員在審核差旅費(fèi)報(bào)銷單時(shí)，先核對(duì)差旅費(fèi)審批單，檢查出差人員姓名、人數(shù)、出差事由、天數(shù)、地點(diǎn)、乘坐交通工具類型等信息，交通票據(jù)、住宿發(fā)票等是否與外出往返時(shí)間相符，并確保票據(jù)來源合法。對(duì)未經(jīng)批準(zhǔn)出差以及超標(biāo)準(zhǔn)開支的費(fèi)用不予報(bào)銷。針對(duì)不屬于差旅費(fèi)使用規(guī)定的其他任何費(fèi)用，財(cái)務(wù)報(bào)銷管理人員都可以拒絕予以報(bào)銷。

3.嚴(yán)格實(shí)行公務(wù)卡結(jié)算制度。

單位財(cái)務(wù)的日常開支項(xiàng)目比較多，例如培訓(xùn)、開會(huì)、業(yè)務(wù)出差等，涉及到車票、住宿、用餐費(fèi)等開支。實(shí)行公務(wù)卡結(jié)算制度有效提高了資金管理的實(shí)效性，也具備一定的可分析性。采用公務(wù)卡進(jìn)行車票、住宿費(fèi)等差旅費(fèi)支出結(jié)算時(shí)，財(cái)務(wù)人員能夠清楚的對(duì)出差人員的各項(xiàng)賬目進(jìn)行核實(shí)，同時(shí)也節(jié)省掉預(yù)借現(xiàn)金以及現(xiàn)金歸還的環(huán)節(jié)，減少手續(xù)，提高效率。同時(shí)，公務(wù)卡具有免息期功能，這樣能夠有效避免單位流動(dòng)資金的暫用，減少攜帶現(xiàn)金的風(fēng)險(xiǎn)。另外，通過POS機(jī)消費(fèi)交易小票能夠清楚的反映各項(xiàng)實(shí)際消費(fèi)名目及金額。

4.財(cái)務(wù)人員及時(shí)督促報(bào)銷差旅費(fèi)。

財(cái)務(wù)管理人員應(yīng)當(dāng)具備一定的責(zé)任感，及時(shí)督促差旅費(fèi)的報(bào)銷。針對(duì)本單位出現(xiàn)的一些差旅費(fèi)報(bào)銷中存在問題，院領(lǐng)導(dǎo)和財(cái)務(wù)部門應(yīng)當(dāng)制定嚴(yán)格的差旅費(fèi)報(bào)銷制度，規(guī)定差旅費(fèi)的報(bào)銷的時(shí)間期限，對(duì)于差旅費(fèi)報(bào)銷時(shí)間跨度長的出差人員進(jìn)行教育和物質(zhì)懲罰。同時(shí)，財(cái)務(wù)人員應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)內(nèi)部控制，嚴(yán)格管理，規(guī)范報(bào)銷流程。如果存在有虛假報(bào)銷或者虛假發(fā)票情況，給予嚴(yán)肅的物質(zhì)懲罰或者一定程度的處分。

5.加強(qiáng)對(duì)財(cái)會(huì)人員的培訓(xùn)教育，提高業(yè)務(wù)水平。

要加強(qiáng)對(duì)財(cái)會(huì)人員的培訓(xùn)教育，組織財(cái)會(huì)人員認(rèn)真、系統(tǒng)的學(xué)習(xí)財(cái)務(wù)制度和差旅費(fèi)各項(xiàng)規(guī)章制度。作為一名合格的財(cái)會(huì)人員，應(yīng)具有較強(qiáng)的管理水平以及較好的工作態(tài)度，并且不斷加強(qiáng)業(yè)務(wù)的監(jiān)督和審核能力。在實(shí)際的工作中，必須要有自己的職業(yè)判斷能力，對(duì)需報(bào)銷的差旅費(fèi)發(fā)票進(jìn)行全面的審核，包括審核報(bào)銷出差內(nèi)容、出差時(shí)間、出差天數(shù)、出差地點(diǎn)等等，同時(shí)對(duì)發(fā)票的真實(shí)性和合法性進(jìn)行把關(guān)。對(duì)存在疑問的的票據(jù)應(yīng)該及時(shí)與單位負(fù)責(zé)人進(jìn)行匯報(bào)，查明有關(guān)出差人員的開支事由，發(fā)揮財(cái)會(huì)人員應(yīng)有的責(zé)任和義務(wù)。

近幾年差旅費(fèi)規(guī)章制度不斷更新和完善，加強(qiáng)差旅費(fèi)報(bào)銷管理勢在必行。差旅費(fèi)報(bào)銷是行政單位的一項(xiàng)重要的財(cái)務(wù)支出，合理合法的管理差旅費(fèi)報(bào)銷，進(jìn)一步完善差旅費(fèi)報(bào)銷制度具有較強(qiáng)的現(xiàn)實(shí)意義。完善差旅費(fèi)相關(guān)各項(xiàng)規(guī)章制度，加強(qiáng)差旅費(fèi)開支過程的透明化與公開化，科學(xué)管理，切實(shí)維護(hù)員工的切實(shí)利益，從而有效促進(jìn)單位各項(xiàng)事業(yè)的健康有序發(fā)展。

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