基于過程管理的藝術(shù)類高校學(xué)籍管理體系優(yōu)化研究

金雪濤

摘 要：學(xué)籍管理工作本身就是一項(xiàng)動態(tài)循環(huán)的過程管理工作。藝術(shù)類高校的學(xué)籍管理具有自身特點(diǎn)，這也對學(xué)籍管理工作提出了更高的要求。將過程管理理論與方法應(yīng)用于藝術(shù)類高校學(xué)籍管理工作，并結(jié)合北京地區(qū)藝術(shù)類高校近年來的學(xué)籍管理工作實(shí)踐，從過程設(shè)計(jì)、過程實(shí)施、過程檢查和過程改進(jìn)四個循環(huán)階段入手，探索優(yōu)化藝術(shù)類高校學(xué)籍管理工作的具體措施。

關(guān)鍵詞：學(xué)籍管理；過程管理；藝術(shù)類高校

學(xué)籍是學(xué)生具有學(xué)習(xí)資格的標(biāo)志，也是學(xué)生合法身份的標(biāo)志，其在高校全部教學(xué)活動中的重要地位不言而喻。高校學(xué)籍管理覆蓋高校學(xué)生學(xué)習(xí)生活的方方面面，是對學(xué)生從入學(xué)注冊到學(xué)成畢業(yè)的整個過程進(jìn)行階段性和全過程的考核和管理的總稱。做好學(xué)籍管理工作，對保障高校教學(xué)正常運(yùn)行，促進(jìn)良好學(xué)風(fēng)的形成具有十分重要的作用。與其他類型的高校相比，藝術(shù)類高校的學(xué)籍管理具有自身的特點(diǎn)：首先，隨著我國經(jīng)濟(jì)社會文化生活的快速發(fā)展以及高等教育的改革深化，藝術(shù)院校的專業(yè)設(shè)置向多元化發(fā)展，學(xué)籍管理工作的范疇相應(yīng)擴(kuò)展；其次，藝術(shù)類專業(yè)的教學(xué)重視實(shí)踐，同時又要強(qiáng)調(diào)身心全面發(fā)展的博雅教育，在實(shí)踐與理論銜接、通識與專業(yè)銜接的過程，如何客觀完成成績記載和學(xué)分認(rèn)定等對學(xué)籍管理工作提出了新要求；最后，藝術(shù)類專業(yè)學(xué)生個性化表現(xiàn)突出，創(chuàng)新能力較強(qiáng)，但對紀(jì)律關(guān)注度弱，這也要求學(xué)籍管理工作應(yīng)有相應(yīng)的適應(yīng)。本文將過程管理理論與方法應(yīng)用于藝術(shù)類高校學(xué)籍管理工作，并結(jié)合北京地區(qū)藝術(shù)類高校近年來學(xué)籍管理工作實(shí)踐，從過程設(shè)計(jì)、過程實(shí)施、過程檢查和過程改進(jìn)四個循環(huán)階段入手，探索優(yōu)化藝術(shù)類高校學(xué)籍管理工作的具體措施。

學(xué)籍管理與過程管理

過程管理是現(xiàn)代管理的基本方法之一。在質(zhì)量管理體系ISO9000：2000中將過程定義為：“一組將輸入轉(zhuǎn)化為輸出的相互關(guān)聯(lián)作用的活動?！边^程管理主要對企業(yè)管理當(dāng)中的每個工作節(jié)點(diǎn)進(jìn)行控制，保證每個細(xì)節(jié)的工作標(biāo)準(zhǔn)與質(zhì)量達(dá)標(biāo)，從而達(dá)到全面質(zhì)量管理目標(biāo)。

之所以在學(xué)籍管理工作中強(qiáng)調(diào)過程管理，是因?yàn)楦咝W(xué)籍管理是根據(jù)《普通高等學(xué)校學(xué)生管理規(guī)定》，對新生入學(xué)資格審查，不同學(xué)期的注冊，學(xué)生在校學(xué)習(xí)情況進(jìn)行記錄，成績管理，休學(xué)、轉(zhuǎn)專業(yè)、轉(zhuǎn)學(xué)、退學(xué)等學(xué)籍異動處理，以及畢業(yè)資格審核等一系列工作，這本身就是一項(xiàng)動態(tài)循環(huán)的過程管理工作。

在學(xué)籍管理工作中，引入過程管理的思想，通過四個階段的工作，即過程設(shè)計(jì)（Planning）、過程實(shí)施（Do）、過程檢查（Check）和過程改進(jìn)（Action）—PDCA循環(huán)四階段，控制和改進(jìn)學(xué)籍管理工作的效果和效率。過程設(shè)計(jì)是根據(jù)任務(wù)的目標(biāo)和要求，制定科學(xué)的計(jì)劃；過程實(shí)施是實(shí)施計(jì)劃；過程檢查是判斷計(jì)劃實(shí)施的結(jié)果與目標(biāo)是否一致；過程改進(jìn)是對檢查的結(jié)果進(jìn)行反思，對成功的經(jīng)驗(yàn)加以適當(dāng)推廣并標(biāo)準(zhǔn)化，失敗的教訓(xùn)加以總結(jié)，未解決的問題進(jìn)入下一個PDCA循環(huán)。

過程設(shè)計(jì)（Planning）涉及學(xué)籍管理各項(xiàng)工作的規(guī)章制度建立與工作程序、工作標(biāo)準(zhǔn)的明晰。過程實(shí)施（Do）覆蓋每一級學(xué)生從新生報(bào)到的入學(xué)資格審查，再到每學(xué)期的學(xué)習(xí)及學(xué)習(xí)成果考核，最后到畢業(yè)（學(xué)位）資格審核的全過程工作，按照既定的制度、程序和標(biāo)準(zhǔn)完成學(xué)籍管理工作，確保質(zhì)與量達(dá)標(biāo)。與此同時，過程檢查（Check）是結(jié)合學(xué)籍管理工作者和全校師生力量，完成工作的檢查與監(jiān)督，及時發(fā)現(xiàn)問題并解決問題。過程改進(jìn)（Action）要求學(xué)籍管理工作的制度和工作方法等要不斷適應(yīng)教育教學(xué)改革的深入和信息化技術(shù)的進(jìn)步，將檢查中發(fā)現(xiàn)的經(jīng)驗(yàn)不斷推廣，并對工作不斷改進(jìn)優(yōu)化。

過程設(shè)計(jì)—建設(shè)契合藝術(shù)類專業(yè)教學(xué)特點(diǎn)的學(xué)籍管理體系

1.完善制度建設(shè)

第一，學(xué)籍管理具有非常強(qiáng)的規(guī)范特點(diǎn)。這要求我們必須遵守黨的方針、路線、政策和國家法律法規(guī)，同時具體以《普通高等學(xué)校學(xué)生管理規(guī)定》及《高等學(xué)校學(xué)生行為準(zhǔn)則》為依據(jù)，構(gòu)建涵蓋入學(xué)與注冊、考勤請假制度、成績管理、學(xué)籍異動、轉(zhuǎn)專業(yè)、境外交流學(xué)分轉(zhuǎn)換、學(xué)術(shù)違紀(jì)處分、雙培外培學(xué)生學(xué)習(xí)管理，外國留學(xué)生學(xué)籍管理等在內(nèi)的體系化的規(guī)章制度。

第二，學(xué)籍管理的服務(wù)指向是整個教學(xué)過程。那么伴隨藝術(shù)類專業(yè)教學(xué)改革的深化，學(xué)籍管理部門要勇于探索和創(chuàng)新，通過修訂、新增相關(guān)制度文件完善制度體系，并不斷把新的管理方法和管理手段運(yùn)用到學(xué)籍管理工作之中。

第三，學(xué)籍管理部門要不斷加強(qiáng)制度實(shí)施過程中流程標(biāo)準(zhǔn)化和操作規(guī)范化的建設(shè)。對學(xué)籍管理的全環(huán)節(jié)進(jìn)行系統(tǒng)梳理，制定出一整套的工作流程圖，界定職責(zé)分工、權(quán)限分級，充分重視程序的嚴(yán)謹(jǐn)性和潛在的風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)，保證制度落實(shí)中責(zé)權(quán)明確、操作有據(jù)。

2.不斷適應(yīng)藝術(shù)類專業(yè)的教學(xué)改革

藝術(shù)類專業(yè)人才培養(yǎng)朝著“通識厚基礎(chǔ)，專業(yè)強(qiáng)特色”的道路發(fā)展，按學(xué)科類別或?qū)I(yè)類別大類招生后采取“1+3”或“2+2”的模式分專業(yè)教學(xué)方向培養(yǎng)的思路吻合藝術(shù)類專業(yè)多元化和創(chuàng)新化的發(fā)展趨勢。鼓勵學(xué)生跨學(xué)科、跨專業(yè)選修課程，享受豐富而優(yōu)質(zhì)的教學(xué)資源，對實(shí)踐教學(xué)的安排比重提高及考核務(wù)實(shí)。這要求學(xué)籍管理系統(tǒng)要及時記載認(rèn)定跨專業(yè)的課程成績，要及時完成專業(yè)教學(xué)方向分流后的學(xué)籍調(diào)整，同時要客觀呈現(xiàn)不同模塊課程修讀情況。針對藝術(shù)類專業(yè)學(xué)生文化基礎(chǔ)相對較弱的特點(diǎn)，學(xué)籍管理工作的頻度會增加，原來以一學(xué)年為周期的管理監(jiān)控程序要縮短為以一學(xué)期、或一個具體的課程模塊為周期，這也必然要求學(xué)籍管理工作更加細(xì)化。

3.提高學(xué)籍管理隊(duì)伍素質(zhì)

學(xué)籍管理工作政策性強(qiáng)、范圍廣、層次多，面對自我意識強(qiáng)又相對缺乏紀(jì)律約束的藝術(shù)類專業(yè)學(xué)生，學(xué)籍管理工作者要在充分了解藝術(shù)類學(xué)生的學(xué)習(xí)特點(diǎn)和思想特征的基礎(chǔ)上，既要堅(jiān)持制度要求，又要善于應(yīng)用人性化的溝通理念和管理方法，這就要求建設(shè)高素質(zhì)且結(jié)構(gòu)穩(wěn)定的學(xué)籍管理隊(duì)伍。高校的教學(xué)管理是“學(xué)校主管校領(lǐng)導(dǎo)—教務(wù)管理部門—學(xué)院/系教學(xué)負(fù)責(zé)人—教學(xué)秘書”縱向整合的結(jié)構(gòu)。學(xué)校教務(wù)管理部門應(yīng)組織定期培訓(xùn)、專項(xiàng)培訓(xùn)與日常交流活動，圍繞現(xiàn)實(shí)案例講解政策，培訓(xùn)信息化系統(tǒng)的使用，推廣與問題學(xué)生“一對一”的溝通方法以及管理留痕的工作理念，逐步推動學(xué)籍管理隊(duì)伍向?qū)I(yè)化的方向發(fā)展。

4.提升學(xué)籍管理信息系統(tǒng)

自20世紀(jì)90年代中期開始，信息管理技術(shù)被引入高校的教學(xué)管理之中，我國高校學(xué)籍管理工作也經(jīng)歷了從內(nèi)部信息化管理階段：學(xué)籍管理部門內(nèi)部使用計(jì)算機(jī)替代大部分手工工作，完成檔案的電子化，但還不能通過網(wǎng)絡(luò)服務(wù)于廣大師生；到進(jìn)入21世紀(jì)后的網(wǎng)絡(luò)化管理階段：檔案電子化、相關(guān)管理工作網(wǎng)絡(luò)化開展，通過網(wǎng)絡(luò)服務(wù)于廣大師生。

藝術(shù)類高校不斷增加對教務(wù)管理信息系統(tǒng)的投入，優(yōu)化升級的學(xué)籍管理功能主要體現(xiàn)在兩個方面：一方面，是電子化的強(qiáng)大統(tǒng)計(jì)工具提高了學(xué)籍管理部門的數(shù)據(jù)應(yīng)用能力，可及時呈現(xiàn)教學(xué)計(jì)劃的執(zhí)行完成度、統(tǒng)計(jì)分析學(xué)生成績分布、研判影響畢業(yè)及學(xué)位授予的因素、分析學(xué)生學(xué)習(xí)中的問題，為各級教學(xué)管理者提供準(zhǔn)確信息。另一方面，是在線管理的各類功能模塊極大豐富，便利師生使用。例如：配合校園一卡通系統(tǒng)，形成“交費(fèi)—注冊—選課”聯(lián)動，提高了學(xué)生對學(xué)習(xí)過程和學(xué)習(xí)紀(jì)律的認(rèn)知程度。又如：對課程開發(fā)了成績錄入及監(jiān)控模塊，實(shí)現(xiàn)了智能化的成績分析、畢業(yè)資格審查等有效管理功能；對學(xué)籍異動、境內(nèi)外學(xué)分轉(zhuǎn)換開發(fā)在線申請審核模塊。有些高校還特別關(guān)注互聯(lián)網(wǎng)對學(xué)生獲取信息的影響，把PC端系統(tǒng)與移動端銜接，便利學(xué)生查詢學(xué)籍、成績、課表等信息。還有一些高校開發(fā)了學(xué)業(yè)預(yù)警模塊，當(dāng)學(xué)生成績及畢業(yè)資格方面出現(xiàn)問題時，系統(tǒng)自動發(fā)出預(yù)警通知，通過教務(wù)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)和手機(jī)端APP及時告知學(xué)生。

過程實(shí)施—“抓兩頭、重過程”，三級聯(lián)動的學(xué)籍管理鏈條

為提高藝術(shù)類專業(yè)學(xué)生對制度的關(guān)注度，“抓兩頭，重過程”是學(xué)籍管理實(shí)踐的重要工作原則之一。一個良好的開始對于大學(xué)四年的學(xué)習(xí)非常重要，對大一學(xué)生進(jìn)行學(xué)籍管理制度的培訓(xùn)和學(xué)業(yè)指導(dǎo)有助于學(xué)生掌握管理規(guī)定、了解教學(xué)培養(yǎng)體系，實(shí)現(xiàn)從高中到大學(xué)的社會性轉(zhuǎn)變和學(xué)術(shù)性轉(zhuǎn)變。當(dāng)學(xué)生進(jìn)入大四第一學(xué)期就啟動畢業(yè)資格審查的自查工作，讓學(xué)生提早關(guān)注畢業(yè)及學(xué)位授予資格情況。

除了“抓兩頭”，還要“重過程”。學(xué)生在校期間，學(xué)籍管理部門注重部門聯(lián)動，建立健全信息采集機(jī)制，整合各類學(xué)業(yè)數(shù)據(jù)，形成以院系為主體，教務(wù)部門、學(xué)生管理部門、心理咨詢部門和本科生班主任（導(dǎo)師）等多方聯(lián)動的信息快速反饋機(jī)制；加強(qiáng)數(shù)據(jù)分析，按學(xué)期（學(xué)年）綜合研判學(xué)生的學(xué)習(xí)情況；加強(qiáng)主動干預(yù)，探索創(chuàng)新學(xué)業(yè)預(yù)警機(jī)制（每學(xué)年初的學(xué)業(yè)警示工作，家長參與的學(xué)業(yè)咨詢會議等）。通過“教務(wù)處—學(xué)院/系教學(xué)管理聯(lián)動”“教務(wù)處—學(xué)院/系學(xué)生管理聯(lián)動”以及“教務(wù)處—學(xué)生班級聯(lián)動”等機(jī)制，在管理過程中不僅充分地解讀了學(xué)籍管理政策與制度，而且還能充分聽取各教學(xué)單位及學(xué)生的反饋意見，及時解決問題化解矛盾。這種三級聯(lián)動促進(jìn)了學(xué)生管理和教學(xué)管理的協(xié)同，讓學(xué)生參與管理，完善學(xué)校與學(xué)生之間的溝通渠道，保證了學(xué)籍管理工作的有序進(jìn)行。

過程檢查與過程改進(jìn)—實(shí)現(xiàn)學(xué)籍管理的良性循環(huán)

伴隨學(xué)生從入學(xué)到畢業(yè)，學(xué)籍管理工作也不斷循環(huán)進(jìn)行，但這不是簡單循環(huán)往復(fù)的工作，而是依據(jù)教學(xué)管理規(guī)律不斷優(yōu)化的螺旋式循環(huán)上升的工作進(jìn)程。

實(shí)現(xiàn)學(xué)籍管理的良性循環(huán)，首先要做好學(xué)籍管理中的檢查和總結(jié)工作。按時完成入學(xué)資格審核、學(xué)籍信息上報(bào)并對照檢查，嚴(yán)格課程考核及成績登錄時點(diǎn)，按學(xué)期（學(xué)年）篩查監(jiān)控學(xué)生的學(xué)習(xí)進(jìn)度和效果，定期完成學(xué)籍異動及信息上報(bào)，嚴(yán)格畢業(yè)資審環(huán)節(jié)。與此同時，還要根據(jù)教學(xué)模式改革和培養(yǎng)計(jì)劃修訂，改進(jìn)優(yōu)化學(xué)籍管理的相關(guān)工作和流程，升級學(xué)籍管理信息系統(tǒng)，并廣泛利用互聯(lián)網(wǎng)平臺宣傳制度。

需要強(qiáng)調(diào)的是，在信息化時代，高校學(xué)生的認(rèn)知能力和認(rèn)知領(lǐng)域在不斷提升拓展，他們利用互聯(lián)網(wǎng)及移動終端獲取資訊和知識越來越普遍。所以，為推進(jìn)學(xué)籍管理工作的良性循環(huán)，學(xué)籍管理部門一定要充分利用互聯(lián)網(wǎng)、微信、公郵等學(xué)生易于接觸的網(wǎng)絡(luò)渠道宣講政策解讀制度，明確學(xué)習(xí)要求，這樣可以提前規(guī)避學(xué)生學(xué)習(xí)生活中的不良問題。在工作中，學(xué)籍管理工作人員更要堅(jiān)守制度底線，貫徹規(guī)章制度。在此基礎(chǔ)上，通過增強(qiáng)服務(wù)意識，樹立“以人為本”的管理理念，以創(chuàng)新方式讓學(xué)生自覺了解并掌握相關(guān)的學(xué)籍管理制度，從而真正實(shí)現(xiàn)人性化管理。

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（作者單位：中國傳媒大學(xué)教務(wù)處）

[責(zé)任編輯：苑聰雯]