OA系統(tǒng)在科研院所辦公信息化建設中的應用探索

宋轉(zhuǎn)玲　宋慶磊　蘇天赟　李新放　丁明　滕中山　劉海行

摘 要：OA系統(tǒng)基于工作流概念，采用Internet/Intranet技術，可實現(xiàn)全員高效協(xié)同無紙化辦公。以某研究所OA系統(tǒng)建設為例，分析了科研院所使用OA系統(tǒng)應用現(xiàn)狀、存在問題、需求調(diào)研、架構(gòu)設計并根據(jù)調(diào)研過程中的經(jīng)驗給出建議。

關鍵詞：OA系統(tǒng) 協(xié)同 移動辦公 科研院所

中圖分類號：TP317.1 文獻標識碼：A 文章編號：1672-3791（2018）11（b）-0005-04

辦公自動化（Office Automation，簡稱OA）系統(tǒng)是面向行政組織機構(gòu)的日常必備辦公運作和管理，基于計算機、移動設備和網(wǎng)絡平臺提供便捷、高效的辦公業(yè)務信息采集、處理、共享等服務的信息系統(tǒng)，跨越時域和地域的限制，變革過去復雜、低效的手工辦公方式，實現(xiàn)即時無紙化辦公。OA系統(tǒng)的實施不僅提高個人辦公效率，更重要的是實現(xiàn)群體協(xié)同工作，提升辦公效能和信息利用率，并為組織機構(gòu)管理和決策提供科學數(shù)據(jù)支撐[1-4]。

OA系統(tǒng)經(jīng)歷文件型、流程型、知識型、智能型4個階段的發(fā)展[5]，尤其從2006年知識型階段開始，市場上的OA系統(tǒng)已經(jīng)產(chǎn)品化、平臺化，并在系統(tǒng)應用功能的深度與廣度、研發(fā)技術的選用等方面都有了全新的改進和拓展，已經(jīng)從單一的傳統(tǒng)的收發(fā)文或行政辦公業(yè)務向綜合業(yè)務協(xié)同管理平臺發(fā)展[6]，廣泛應用于政府和企事業(yè)單位。啟用OA辦公自動化系統(tǒng)可以改進工作方式、提高辦公效率，是當前的行政組織機構(gòu)信息化建設的向智能型發(fā)展趨勢[7]。

我們以某研究所OA系統(tǒng)建設為例，分析科研院所OA系統(tǒng)建設的現(xiàn)狀和用戶需求調(diào)研進展等情況。

1 OA系統(tǒng)在某研究所工作中的應用現(xiàn)狀

近10年來，某研究所在信息化辦公系統(tǒng)方面開展的積極探索和嘗試是結(jié)合具體的業(yè)務需求，自主研發(fā)了目前正常運行的科研項目管理系統(tǒng)、業(yè)務出差登記系統(tǒng)等20余個應用系統(tǒng)；委托第三方機構(gòu)研發(fā)了財務管理、物資采購管理等應用系統(tǒng)；其他一些業(yè)務應用系統(tǒng)如開發(fā)項目管理等也正在根據(jù)具體業(yè)務需求進行設計和研發(fā)。各管理信息系統(tǒng)基本上滿足當時的業(yè)務需求，在一定程度上提高了各部門的辦公效率，但當前某研究所協(xié)同辦公信息化工作中遇到以下幾個急需解決的問題。

（1）目前建成運行的系統(tǒng)多是針對當時各自的具體應用而設計，對整體協(xié)同辦公的需求考慮較少，采用的技術體系和系統(tǒng)架構(gòu)標準不一，系統(tǒng)之間形成信息孤島，進行有效地交互和信息共享難、集成難，不能滿足各部門之間的高效率協(xié)同辦公的需求。

（2）在公文審簽、流轉(zhuǎn)和交接等工作仍然依賴傳統(tǒng)的人工辦理和紙質(zhì)流轉(zhuǎn)的方式，紙質(zhì)公文的存儲和查詢不便，效率較低，出錯率高，不能滿足某研究所當前業(yè)務辦理效率需求。

（3）上下級和各部門間無法實現(xiàn)協(xié)同辦公，辦公審批流程需要當面簽字因時空問題無法完成簽字，辦事流程中斷延誤。

（4）辦公信息和工作流程分離，缺少至關重要的工作實時記錄，不能及時溝通，以至于承擔責任者無法及時準確地獲取所管轄部門的工作進展，使工作監(jiān)控和評估無法有效針對性的開展。

隨著計算機技術、網(wǎng)絡技術、移動終端的迅猛發(fā)展，在現(xiàn)有的所區(qū)計算機網(wǎng)絡上建立高效、協(xié)同的數(shù)字化辦公系統(tǒng)已成為可能，這也是能夠從根本上變革辦公及管理體制的有效途徑。

調(diào)研小組通過采用網(wǎng)站調(diào)查問卷的方式，有針對性地對所內(nèi)多個部門職工進行需求調(diào)研，統(tǒng)計總結(jié)發(fā)現(xiàn)96.77%的職工迫切希望引進OA系統(tǒng)（見圖1）。

2 某研究所OA系統(tǒng)需求

為了充分了解全所范圍內(nèi)工作人員對OA系統(tǒng)的功能需求，調(diào)研小組對所內(nèi)工作人員通過調(diào)查問卷、郵件、電話、面談等方式力爭100%覆蓋性需求調(diào)研，其中針對部分功能模塊，與相關部門人員進行了面對面的多次溝通，共同分析總結(jié)和歸納出某研究所具體工作對應OA系統(tǒng)功能需求與架構(gòu)。工作緊急需求對應的系統(tǒng)業(yè)務功能模塊主要有18個（見圖2）。依據(jù)調(diào)研結(jié)果，優(yōu)先擬定基本上滿足科研院所的日常辦公需求的用戶新需求，不含成型的信息管理系統(tǒng)功能，具體內(nèi)容見表1。

3 某研究所OA系統(tǒng)總體架構(gòu)與功能設計

綜合所內(nèi)工作人員與所辦公室工作實際功能需求變化，按照“依規(guī)管理、照章辦事、各司其責”的行政管理運行原則，以提升管理辦公效率為目的，對某研究所OA系統(tǒng)架構(gòu)和功能進行設計。

3.1 基本構(gòu)架

（1）按照職責和崗位分工，采取“所領導→中層領導→普通工作人員”的層級授權模式，實現(xiàn)對日常工作的過程控制、監(jiān)督及管理（見圖3）。

（2）采取以工作流為基礎、以個人和事務為中心，實現(xiàn)辦文、辦事、催辦督辦的行政管理運行核心，通過系統(tǒng)信息共享機制，有效地連接應用和各種數(shù)據(jù)（如與采購系統(tǒng)、人事基礎信息系統(tǒng)、辦公用房管理系統(tǒng)等其他業(yè)務系統(tǒng)的整合），控制和跟蹤各個業(yè)務流程，方便各部門協(xié)同工作，大幅提升辦公效率。

3.2 系統(tǒng)功能模塊

根據(jù)某研究所單位性質(zhì)和工作特點，系統(tǒng)功能設計原則如下。

（1）按照“依規(guī)管理、照章辦事、各司其責”的行政管理運行原則，將現(xiàn)有行政管理工作和運行程序（涉密工作、特殊工作除外）全部納入OA平臺，實現(xiàn)政務工作信息化、公開化、無紙化辦公，為科研人員打造一流的行政管理服務支撐系統(tǒng)。

（2）以OA系統(tǒng)運行為平臺，以行政管理信息數(shù)據(jù)共享為支撐，實現(xiàn)不同管理業(yè)務數(shù)據(jù)同步更新，提高各部門聯(lián)動工作效率，并為管理層和各部門提供及時所需的信息統(tǒng)計分析數(shù)據(jù)，為決策和管理提供數(shù)據(jù)和平臺支撐。

系統(tǒng)功能模塊設計主要有兩部分組成，分為系統(tǒng)基礎信息設定模塊和工作流模塊（見圖4）。

（1）系統(tǒng)基礎信息設定模塊可實現(xiàn)個人在所內(nèi)工作最基本情況（如名下資產(chǎn)、辦公房間、負責工作內(nèi)容等，個人隱私信息歸于人事系統(tǒng)）的所有信息查詢以及組織結(jié)構(gòu)等基礎信息的維護。主要包括個人信息設定、個人辦公、首頁定制、權限管理、組織管理等信息模塊。

（2）工作流模塊按科研院所現(xiàn)有管理層級、部門職責、崗位職責等采用層層授權架構(gòu)，將工作責任層層落實，管理層可實現(xiàn)對整個行政管理流程節(jié)點的管理與追溯，方便督辦催辦，提高行政管理執(zhí)行效率。主要包括公文管理、公告管理、公共文檔、督查督辦、行政辦公管理模塊。

4 科研院所引入OA系統(tǒng)建設過程中的建議

以搭建統(tǒng)一的協(xié)同管理平臺為目標，整合現(xiàn)有的辦公信息系統(tǒng)，擴展新的業(yè)務應用模塊，實現(xiàn)全所日常業(yè)務工作的信息化協(xié)同管理，創(chuàng)新工作方式，提高工作效率，助推科研院所科研和管理綜合業(yè)務能力的提升。建議如下。

4.1 統(tǒng)籌規(guī)劃

鑒于針對傳統(tǒng)辦公手段的徹底改變，項目推進過程中涉及到較多的部門，要基于全員去安排需求調(diào)研、產(chǎn)品選型、系統(tǒng)功能設計、應用推廣和集成整合等工作，需要單位負責人及相關部門領導自上而下的頂層設計和高度支持與配合。為OA系統(tǒng)的順利實施建議成立以科研院所領導為組長、院所辦公室組織實施和管理、信息中心提供技術支撐、其他機關處室固定聯(lián)系人共同參與的實施小組的辦公自動化建設組織機制，并統(tǒng)籌規(guī)劃，分步實施，盡快實現(xiàn)預期效果。

在系統(tǒng)實施前期需要根據(jù)管理業(yè)務流程和崗位職責設計系統(tǒng)功能?？蒲性核芾砉ぷ髁坎粩嘣黾?，工作流程根據(jù)不同階段需求和政策而變化。所以OA系統(tǒng)建設前，需要相關部門提供確定的組織架構(gòu)、固化業(yè)務工作流程和明確詳細的崗位職責。在系統(tǒng)運行環(huán)境上建議部署到互聯(lián)網(wǎng)，通過加密方式通訊保護信息安全，所有敏感信息、涉密信息都不上網(wǎng)。

4.2 多期建設

通過調(diào)研了解到，許多辦公自動化系統(tǒng)都經(jīng)過了多期建設，還有一些系統(tǒng)正在計劃進行升級優(yōu)化。實踐證明，實用、高效的信息系統(tǒng)的建設和運行是一個“需求更新—系統(tǒng)升級”迭代反復、循序漸進的過程，往往需要在建設和使用過程中經(jīng)過若干次規(guī)模較大的修改，甚至推倒重新建設。幾乎沒有一個系統(tǒng)一次建成后，能一勞永逸，解決所有問題。這就需要在需求分析和系統(tǒng)設計階段，加強與用戶的溝通交流，不斷分解系統(tǒng)功能，盡可能細化業(yè)務流程，爭取最大限度覆蓋現(xiàn)有和可預期的業(yè)務需求。而且在經(jīng)費預算中也要考慮分期預算和支付。

結(jié)合信息化辦公現(xiàn)狀和科研及管理人員的需求，無論從辦公實際需求、用戶適應程度以及與開發(fā)公司溝通效率方面考慮，建議盡快推動一期部署，邊使用邊建設。

5 結(jié)語

科研院所人員多、公文流轉(zhuǎn)頻繁、業(yè)務流程復雜，傳統(tǒng)手工辦公效率低下，出錯率高，信息保存不完整，上下級信息溝通不暢。發(fā)展了三十多年的OA系統(tǒng)尤其是當前各大成熟的OA產(chǎn)品化系統(tǒng)基本上能較好地實現(xiàn)跨級別、跨部門、跨時空在網(wǎng)絡環(huán)境中利用電腦、手機等終端隨時隨地高效辦理的移動辦公模式，解決科研院所辦公信息化建設中亟待解決的問題。通過采用加密、身份驗證體系及移動辦公終端設備管理相結(jié)合的方法，在保障信息安全前提下，實現(xiàn)無線移動、無紙化、群體協(xié)同辦公，提高科研院所管理工作水平，增強科研競爭力。

參考文獻

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