基于利用服務(wù)視角談如何提高科研單位基建檔案管理水平

陳欣

中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)：A 文章編號(hào)：1674- 1145（2020）04- 098- 02

摘 要 基建檔案是基本建設(shè)工作的真實(shí)記錄和歷史憑證，也是維護(hù)、管理、改建、擴(kuò)建和資產(chǎn)評(píng)估的依據(jù)?；n案既是建設(shè)過(guò)程中的真實(shí)反映和記錄，也是全面鑒定基建工程質(zhì)量、使用和維護(hù)建設(shè)項(xiàng)目的重要依據(jù)。而一份好的基建檔案它真實(shí)的反映了工程施工中每一個(gè)環(huán)節(jié)的實(shí)際情況，也詳實(shí)地反映了工程項(xiàng)目建設(shè)的全過(guò)程。人們普遍認(rèn)為，基本建設(shè)檔案工作就是檔案的歸檔、移交、接收、編目、上架、保管、統(tǒng)計(jì)、鑒定、銷毀、查詢、利用等。但做到基本建設(shè)檔案服務(wù)利用的高效管理并非如此簡(jiǎn)單。作為一名檔案工作者，要認(rèn)識(shí)到基本建設(shè)檔案工作所面臨的新形勢(shì)、新任務(wù)、新問(wèn)題，要從檔案利用的主體、客體多方面，采用相應(yīng)措施來(lái)提升基本建設(shè)檔案利用服務(wù)水平才是當(dāng)務(wù)之急。

關(guān)鍵詞 基本建設(shè)檔案 檔案利用 檔案數(shù)字化

基建檔案[1]是工程建設(shè)期間形成的具有保存價(jià)值的文字、圖紙、音像、電子文件等重要資料。隨著我院建設(shè)項(xiàng)目逐年增多，基建檔案在整個(gè)單位檔案庫(kù)中有著非常重要的地位。對(duì)檔案資料加強(qiáng)前期收集[2]，是影響基建檔案質(zhì)量好壞的重要因素。將基建檔案管理好，才能夠?yàn)閱挝蝗蘸蟮墓こ虜U(kuò)建、改建、維修等工作提供齊全且真實(shí)的資料，因此，對(duì)其進(jìn)一步加強(qiáng)收集、管理的管控，會(huì)為今后的服務(wù)利用奠定了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

一、基建檔案及相關(guān)定義

基本建設(shè)項(xiàng)目檔案[3]：是指從建設(shè)項(xiàng)目（工程）的提出、調(diào)研、可行性研究、評(píng)估、立項(xiàng)、審批、勘察、設(shè)計(jì)、施工、生產(chǎn)準(zhǔn)備到竣工投產(chǎn)（使用）的全過(guò)程中形成的應(yīng)歸檔保存的全套文字材料、圖紙、圖表、計(jì)算材料、聲像材料等形式與載體的文件材料。

檔案利用[4]：是檔案利用者通過(guò)檔案利用工作系統(tǒng)查找、利用檔案信息，滿足其利用需求的行為過(guò)程，也是檔案信息資源潛在的利用價(jià)值得以實(shí)現(xiàn)的過(guò)程。

二、我院基建檔案發(fā)展歷程

（一）我院基建檔案管理情況

（1）我院目前與院內(nèi)各部門及相關(guān)單位工作關(guān)系圖：

以檔案室為核心樞紐，對(duì)相關(guān)單位、部門進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)，建立溝通協(xié)調(diào)機(jī)制，相關(guān)人員積極配合，必然會(huì)形成一套完整、準(zhǔn)確，高質(zhì)量的基建檔案，為日后的檔案利用提供基本保障。

（2）隨著基建檔案項(xiàng)目逐年增多的趨勢(shì)，檔案的利用需求量也明顯增長(zhǎng)，以2017年-2018年為例，如圖：

（二）檔案利用的作用

通過(guò)歷史檔案工作來(lái)看，檔案利用服務(wù)水平的高低，從某種程度上體現(xiàn)著建設(shè)項(xiàng)目檔案管理水平的高低，故檔案利用服務(wù)發(fā)揮著重要作用，檔案利用是檔案實(shí)現(xiàn)價(jià)值的最終途徑，檔案利用的作用主要表現(xiàn)為以下幾方面：

（1）檔案利用工作能夠檢驗(yàn)和促進(jìn)檔案基礎(chǔ)工作的發(fā)展。

（2）扎扎實(shí)實(shí)地做好檔案利用服務(wù)工作，可以通過(guò)在檔案利用中發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，并找出解決辦法，不斷地促進(jìn)檔案管理工作水平的提高。

（3）檔案利用的過(guò)程實(shí)際上是檔案的宣傳過(guò)程，可以獲得更多的部門對(duì)檔案工作支持。

綜上所述，檔案工作的最終目的就是檔案利用，便于各方面的利用是檢驗(yàn)檔案工作的主要標(biāo)準(zhǔn)，是檔案工作的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，檔案利用工作在整個(gè)檔案工作中占有主導(dǎo)地位。

三、影響檔案利用服務(wù)的主要因素

（一）檔案意識(shí)

進(jìn)一步加強(qiáng)檔案意識(shí)，加強(qiáng)檔案培訓(xùn)力度。部分人員對(duì)檔案管理工作重視程度不高，過(guò)于看重項(xiàng)目審批和建設(shè)過(guò)程，而忽視了檔案管理的重要性。歸檔時(shí)間拖延過(guò)長(zhǎng)，崗位職責(zé)不到位等問(wèn)題。

（二）檔案完整性、有效性

（1）設(shè)備文件歸檔不齊全。如：設(shè)備運(yùn)行使用、檢修維護(hù)文件；

（2）部分竣工圖有修改地方?jīng)]有修改人的親筆簽名、竣工圖紙加蓋或簽署的印章不齊全，如：竣工圖章、出圖章、建設(shè)單位和施工單位公章無(wú)有效章；

（3）早期基建檔案的聲像檔案從收集、整理、歸檔都存在著一些問(wèn)題。如：拍攝后整理的情況欠佳；部分改建、擴(kuò)建的項(xiàng)目未提交建筑施工前的拍攝照片及施工后的對(duì)比照片；個(gè)別提交的，僅為彩打照片，非正式?jīng)_洗照片；管、線等隱蔽工程的聲像檔案欠缺。

（三）圖紙老化、頻繁利用

（1）圖紙老化：由于檔案室保管的基建檔案年代最久遠(yuǎn)的為四五十年代的圖紙，年代久遠(yuǎn)、紙張老舊、頻繁使用，一些圖紙有的數(shù)據(jù)字跡模糊，影響了利用者利用。

（2）因改造、擴(kuò)建、維修等原因需頻繁利用，加劇了檔案壽命的縮短，也影響檔案的利用服務(wù)水平。

四、提高基建檔案管理水平的舉措

（一）進(jìn)一步提高檔案意識(shí)，嚴(yán)把審核關(guān)

檔案意識(shí)[6]方面：提高檔案意識(shí)是取得領(lǐng)導(dǎo)支持和重視檔案的內(nèi)在要求。只要領(lǐng)導(dǎo)對(duì)基建檔案工作足夠重視了，基建檔案工作才好開(kāi)展。檔案工作不是突擊性的，是要靠平時(shí)的積累，注重收集。有些工作人員對(duì)檔案工作的重視程度不夠，沒(méi)有收集的意識(shí)，導(dǎo)致一些重要檔案資料流失。

（二）提前介入、全程監(jiān)控

在項(xiàng)目立項(xiàng)階段，做到專人負(fù)責(zé)，從源頭跟蹤收集項(xiàng)目前期文件，及時(shí)進(jìn)行監(jiān)控管理。

檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、利用，是檔案業(yè)務(wù)工作的基本內(nèi)容，而基建檔案的收集工作是基建檔案利用的重中之重，加強(qiáng)基建檔案[4]收集整理工作，力爭(zhēng)基建檔案的門類、載體齊全完整。只有掌握豐富、齊全、完整的基建檔案原始資料，才能形成高質(zhì)量的基建檔案，才能在提供利用上掌握主動(dòng)權(quán)。要想充分發(fā)揮檔案的利用工作，必須依賴于基礎(chǔ)工作，基礎(chǔ)工作做不好，就談不上檔案利用工作。

（三）加強(qiáng)檔案數(shù)字化建設(shè)，提高單位檔案利用服務(wù)水平

目前對(duì)檔案實(shí)體的收集、整理和保存基本都是通過(guò)人工方式完成的，工作進(jìn)展緩慢，效率低，已無(wú)法適應(yīng)信息時(shí)代發(fā)展的要求。近年來(lái)，我院建設(shè)項(xiàng)目日益增多，而這些項(xiàng)目的檔案都以紙質(zhì)檔案的形式保存下來(lái)。但頻繁的利用會(huì)減少檔案壽命，影響日后檔案利用。結(jié)合我院實(shí)際情況，本人建議如下：

1.基建檔案數(shù)字化[7]。對(duì)歷史基建檔案數(shù)字化時(shí)，首先分為重要檔案和一般檔案兩類逐步開(kāi)展。

（1）將重要檔案，如：竣工圖，優(yōu)先數(shù)字化，形成數(shù)據(jù)庫(kù)，為使用者提供快捷檢索方式，從而提高此類檔案的利用服務(wù)水平。

（2）對(duì)年代久遠(yuǎn)的基建檔案優(yōu)先數(shù)字化，由于這些圖紙老舊破損、字跡模糊不清，在日常的檔案利用中對(duì)利用者造成了很大的麻煩。

（3）加強(qiáng)業(yè)務(wù)部門的調(diào)研反饋，深入了解其對(duì)檔案查閱的需求。

通過(guò)采用“利用效果調(diào)查表”和“借閱申請(qǐng)單”方式，檔案人員了解到利用者查詢的目的和原因，通過(guò)統(tǒng)計(jì)分析，可以對(duì)使用頻繁、利用率高的檔案優(yōu)先數(shù)字化，以提高利用服務(wù)水平。

目前我院已安排專人負(fù)責(zé)數(shù)字化掃描工作，可以通過(guò)掃描對(duì)折痕進(jìn)行處理，并進(jìn)行色彩還原。數(shù)字化備份后可以減少對(duì)紙質(zhì)檔案的利用，從而提高了今后利用服務(wù)水平。

2.實(shí)行“雙套制”過(guò)渡管理模式。對(duì)于今后形成的檔案要實(shí)行“雙套制”過(guò)渡管理模式[7]?；ú块T應(yīng)當(dāng)配備相應(yīng)的硬件設(shè)施和軟件管理系統(tǒng)，即：傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案和電子檔案同時(shí)歸檔。

由于電子文件自身缺陷，使其不能單一成為檔案的存儲(chǔ)形式，所以采用“雙套制”就成為了今后檔案保存模式的必然選擇。

具體來(lái)講，可以將數(shù)字檔案以及紙質(zhì)檔案的歸檔一同進(jìn)行，通過(guò)掃描完成機(jī)讀檔案的構(gòu)建，進(jìn)行相應(yīng)的移交工作。不要將數(shù)字、機(jī)讀以及紙質(zhì)檔案中任何一項(xiàng)遺漏，將其進(jìn)行整理核對(duì)之后，便可以在檔案管理系統(tǒng)內(nèi)錄入相應(yīng)的目錄信息，從而使基建工程檔案管理工作實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化和信息化的發(fā)展，數(shù)字檔案可以使基建檔案利用水平、利用效率提高。這樣既不會(huì)因?yàn)轭l繁利用影響檔案壽命，減少了原始檔案破損現(xiàn)象的發(fā)生，縮短了檔案利用時(shí)間，提高了利用效率。

五、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，基建檔案利用工作是基建檔案管理的目的和歸宿?；n案的利用服務(wù)水平高低也體現(xiàn)著領(lǐng)導(dǎo)對(duì)基建檔案工作的重視程度。

（1）提高項(xiàng)目管理人員和檔案人員的素質(zhì)、加強(qiáng)檔案管理意識(shí)，重視檔案管理人員及相關(guān)項(xiàng)目參與人員的培訓(xùn)，找出影響檔案利用質(zhì)量的原因，提出改進(jìn)的措施，提高檔案利用率。

（2）今后要不斷推進(jìn)檔案信息資源的數(shù)字化，使用檔案管理系統(tǒng)，在不久的將來(lái)從實(shí)現(xiàn)條目檢索，逐步提升到電子檔案的收集、保管、利用工作，為網(wǎng)上檔案利用創(chuàng)造條件，建立完整、系統(tǒng)、有效電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)全文檢索，從整體上提高基建檔案的數(shù)字化水平。

基建檔案在單位的發(fā)展中發(fā)揮著無(wú)可替代的歷史憑證和法律依據(jù)作用，是極其珍貴的檔案。檔案人員應(yīng)具有愛(ài)崗敬業(yè)、認(rèn)真踏實(shí)的精神，做好基建檔案管理工作，實(shí)現(xiàn)基建檔案工作自身價(jià)值，為單位和基建工程各部門提供檔案服務(wù)，提升單位管理水平和基建工程建設(shè)水平，使基建檔案工作在我院的發(fā)展中真正發(fā)揮重要作用。

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