基于云平臺的高校系級檔案資源共享平臺的應用

楊佳音 孫立明 夏金存 葉怡仙

【摘要】本文針對高校系級檔案管理和利用的現(xiàn)狀和問題，通過實踐考察和問卷調(diào)查，較為全面地了解和掌握系級檔案信息資源化建設(shè)的必要性和發(fā)展要求。并利用云平臺來推動系級檔案信息資源共享平臺的應用，以提高系級檔案信息資源管理水平，更好地利用和開發(fā)信息資源為學校和師生服務。

【關(guān)鍵詞】高校；系級檔案信息管理；要求；共享平臺；應用

教學系部是高校教育教學與管理的基本單位。在日常的教學、科研及管理運行中，系部產(chǎn)生并積累了大量具有保存價值的文字、圖表、聲像等信息資源，這些都是系部實現(xiàn)人才培養(yǎng)目標的真實記載和重要記錄，是高校教學檔案管理中非常重要的組成部分。近年來，教育教學評估、質(zhì)量監(jiān)督檢查等工作極大地推動了高校教學部門檔案的建設(shè)和發(fā)展，系級檔案管理取得進一步的發(fā)展。隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)無法適應信息社會飛速發(fā)展的需要，系級檔案信息的資源化建設(shè)勢在必行。

一、高校系級檔案信息資源化建設(shè)現(xiàn)狀

筆者對廈門醫(yī)學院及廈門三所高校的教師、教輔人員和管理人員共100人進行了問卷調(diào)查，分析高校系級檔案資源信息化建設(shè)現(xiàn)狀，系級檔案資源信息化管理和共享的具體要求，探索檔案資源信息化建設(shè)過程和方法，如何達到安全高效的管理，為實現(xiàn)資源共享奠定基礎(chǔ)，見“表1”。

調(diào)查表明：調(diào)查對象普遍認為，對系級檔案進行信息化管理很重要，由于目前系級檔案的管理能力有限，大家從各類網(wǎng)絡(luò)信息平臺獲取到的系級信息不完整且較為分散，不利于信息的保存和查閱，也不利于信息資源的利用和開發(fā)，因此對構(gòu)建系級檔案信息資源共享平臺有著強烈的期待。

部分問卷對象對系級檔案信息資源共享平臺的構(gòu)建提出了自己的看法：對檔案信息資源的準確性，檔案信息資源更新的及時性，檔案信息資源的安全性，信息平臺操作使用的便捷性表示出了一定的擔憂。希望查找信息的方法便捷，信息數(shù)據(jù)能及時更新；為確保數(shù)據(jù)的真實及時，建議與考核掛鉤；建議和學校現(xiàn)有網(wǎng)絡(luò)平臺能對接；希望專人管理，專人建設(shè)，落到實處。

二、 高校系級檔案信息資源化建設(shè)的意義

檔案信息資源化建設(shè)有著重要的意義。做好檔案信息資源化建設(shè)，既可實現(xiàn)對檔案信息的優(yōu)化管理，使各類檔案得以更安全高效地保存，又可以促進信息互動，提高檔案信息利用率，進一步實現(xiàn)檔案信息價值。做好系級的檔案信息資源化建設(shè)，不僅僅是為系部師生服務，還可以為學校和上級部門提供有價值的檔案材料，為學校的教學、科研和黨政管理等工作服務，甚至為社會公眾服務，對高校教學檢查、教學質(zhì)量監(jiān)督和教學評估都有著重要的作用。

三、高校系級檔案信息資源共享平臺的應用思路

針對當前資源獲取渠道分散、存儲無序、查找獲取困難、安全性差等問題，全面分析和梳理系部檔案信息資源；根據(jù)檔案信息資源的用戶群體、檔案屬性、保密性要求等，對檔案信息資源進行分類；通過合理的分類，不僅便于查找，更便于進行訪問權(quán)限控制；綜合分析用戶對檔案信息資源的訪問需求，設(shè)定不同的角色，并對每種角色設(shè)置對應的訪問權(quán)限。

（一）信息共享平臺需滿足的條件。1.方便各級用戶獲取和提交檔案信息文件。允許用戶在任何時間和地點下載或提交權(quán)限范圍內(nèi)的檔案信息文件。2.用戶能快速查找所需要的權(quán)限范圍內(nèi)的檔案信息文件。3.具有完善的權(quán)限訪問控制，切實保障檔案信息安全。4.操作系統(tǒng)簡單、方便、易懂，可以滿意不同年齡層次的用戶需求。

（二）信息共享平臺的選擇。結(jié)合廈門醫(yī)學院數(shù)字化校園建設(shè)現(xiàn)有資源，擬采用愛數(shù)云盤來作為系級檔案信息共享平臺。AnyShare Cloud是專業(yè)的企業(yè)網(wǎng)盤，為企業(yè)內(nèi)部協(xié)作提供高效的文檔辦公服務。采取權(quán)限管控，防范誤操作；多環(huán)節(jié)控制，保障數(shù)據(jù)安全；副本存儲備份，HTTPS傳輸加密，防數(shù)據(jù)丟失；涉密級文檔可以防復制、打印、截屏等，防數(shù)據(jù)泄密。

（三）共享信息分類。1.院級。包括：上級部門文件、醫(yī)學院發(fā)文、規(guī)章制度、通知公告。2.系級。包括：黨務工作、行政工作、系部行文、工會事務、財政預算、人才培養(yǎng)方案、教學計劃、課程標準、課程安排、教學督導、教學檢查、專業(yè)建設(shè)、課程建設(shè)、本科建設(shè)、實驗實訓、招生工作、迎新工作、畢業(yè)生工作、就業(yè)工作、專升本工作、社會培訓、人才招聘、職稱評聘、校企合作、外事參訪、出差審批登記、各類值班安排、申領(lǐng)報銷、常用模板和表格。3.教職人員。包括：教師比賽、教師獲獎、教師培訓、考核評優(yōu)、繼續(xù)教育、師資隊伍、科研申報、科研成果、教學工作量、導師工作。4.學生。包括：技能比賽、創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)、學生獲獎、學籍異動、考試安排、實習見習、學生活動。

（四）信息共享平臺的權(quán)限設(shè)置。根據(jù)系部各級人員對檔案信息的使用范圍不同，系統(tǒng)管理員對用戶的權(quán)限進行了配置。1.系部共享平臺管理員負責整個共享平臺的日常維護和管理，具有最高權(quán)限，對檔案信息具有上傳、顯示、預覽、下載、復制、修改、新建、刪除等權(quán)限。2.系部黨政領(lǐng)導及系部各專業(yè)負責人負責共享信息的把關(guān)、審查和監(jiān)督，對檔案信息具有顯示、預覽、下載、復制和修改等權(quán)限。3.系部教工屬于普通用戶，對部分不涉密可公開的文件信息具有顯示、預覽、下載的權(quán)限，對常用模板或表格具有顯示、預覽、下載、復制的權(quán)限。4.系統(tǒng)管理員還可以通過群組文檔來給一個臨時項目組成員進行分享協(xié)作，對平臺上的信息進行編輯修改。

四、結(jié)語

探討基于云平臺的高校系統(tǒng)檔案信息共享平臺的使用，是從提高現(xiàn)代化管理水平、方便利用的實際需求出發(fā)，適應校園信息化建設(shè)的要求，做好原有紙質(zhì)檔案文件的數(shù)據(jù)庫建設(shè)工作，在安全有效的前提下推進檔案信息資源的共享建設(shè)，為系級檔案利用提供最大方便，為學校教學、科研和黨政管理等工作服務，最大限度實現(xiàn)系級檔案價值。

【課題項目：廈門醫(yī)學院2016年上半年校內(nèi)課題，課題名稱：高校系級檔案信息資源化建設(shè)，課題編號：J2016-11】

【參考文獻】

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