信息化技術(shù)在檔案收集整理中的應(yīng)用分析

齊桂芳

【摘要】檔案收集整理工作步驟繁瑣，在進(jìn)行這類工作時(shí)，會(huì)在一定程度上造成人力的浪費(fèi)，為了提高檔案管理工作的工作效率，信息化技術(shù)被廣泛使用。本文對(duì)信息化技術(shù)進(jìn)行了分析，將它的具體應(yīng)用方式進(jìn)行詳細(xì)介紹。

【關(guān)鍵詞】信息化技術(shù)；檔案收集整理；應(yīng)用分析

檔案收集整理工作被應(yīng)用在各個(gè)行業(yè)領(lǐng)域內(nèi)，在過(guò)去的檔案管理工作中，紙質(zhì)檔案管理是最常見(jiàn)的檔案管理方式，紙質(zhì)檔案在建立查閱過(guò)程中，也會(huì)占用檔案管理部門大量的空間，導(dǎo)致檔案管理工作缺乏便利性。而信息化技術(shù)在檔案收集整理過(guò)程中的應(yīng)用就很好地解決了檔案管理問(wèn)題，加快了檔案管理工作的發(fā)展進(jìn)程，體現(xiàn)出了檔案信息管理的高效性。

一、信息化技術(shù)在檔案管理工作中的實(shí)際工作效用

（一）提升檔案管理工作的工作效率。在進(jìn)行檔案管理工作的過(guò)程中，檔案收集整理工作效率會(huì)顯著提升。例如對(duì)高校學(xué)生的檔案進(jìn)行收集整理時(shí)，過(guò)去采用很多人工整理方式，對(duì)檔案信息進(jìn)行采集、分類、記錄、搜索，這些檔案管理工作有很多是由管理人員手動(dòng)完成的，在這一工作進(jìn)程中，不僅僅耗費(fèi)了學(xué)校的大量人力資源，還降低了檔案管理工作的準(zhǔn)確度。在這一工作進(jìn)程中，人們的精力會(huì)出現(xiàn)很大程度上的消耗。但是在應(yīng)用檔案信息管理技術(shù)以后，這一管理工作的局限性就輕易被打破了。更多完善的檔案管理辦法得到應(yīng)用，相關(guān)人員可以對(duì)檔案信息進(jìn)行細(xì)致的處理、區(qū)分、甄別、篩選。在應(yīng)用信息技術(shù)的狀況下，可以找到更加快捷的工作途徑，這樣就能減少數(shù)據(jù)丟失的概率，對(duì)數(shù)據(jù)信息進(jìn)行集成化管理，使檔案管理工作具有可持續(xù)性。

（二）有效的信息交流途徑。有效的信息交流途徑可以提升檔案管理效果，紙質(zhì)檔案雜亂無(wú)章、保存困難，需要耗費(fèi)大量的時(shí)間去查找，這就嚴(yán)重影響了檔案的查閱效果，在對(duì)檔案進(jìn)行校對(duì)的過(guò)程中，也會(huì)造成人力的浪費(fèi)。并且檔案在傳遞和攜帶的過(guò)程中會(huì)出現(xiàn)丟失的狀況，這會(huì)在檔案管理工作中造成不可挽回的損失。應(yīng)用信息技術(shù)以后，就提升了檔案管理的安全性，保證了檔案使用的順暢度，在對(duì)檔案信息進(jìn)行研究交流時(shí)，可以對(duì)雜亂的信息進(jìn)行篩選、重置。在這種狀態(tài)下，就能實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的信息化管理。另外，網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的應(yīng)用也會(huì)讓檔案信息交流變得更加順利，通過(guò)U盤、E-mail的等途徑就能對(duì)檔案信息進(jìn)行傳遞，這樣就可以采用更加便捷的途徑查閱使用檔案，提高檔案的使用效率。

二、對(duì)檔案收集整理工作的信息化建設(shè)途徑

（一）宣傳教育管理。增加宣傳教育管理路徑，增加信息技術(shù)的使用范圍。目前很多地方對(duì)檔案管理工作的管理力度不夠，使檔案管理工作出現(xiàn)很多漏洞，部分單位的檔案管理部門沒(méi)有對(duì)檔案進(jìn)行信息化處理，這就在很大程度上降低了檔案管理工作的實(shí)際效果，管理人員在整理檔案的過(guò)程中，缺乏工作管理意識(shí)，沒(méi)有對(duì)工作細(xì)節(jié)進(jìn)行完善，導(dǎo)致檔案管理工作中出現(xiàn)漏洞，久而久之，造成惡性循環(huán)。宣傳檔案管理工作的重要性，可以引起相關(guān)管理部門對(duì)這一工作的重視，讓管理部門認(rèn)識(shí)到檔案工作的重要性，這樣才能申請(qǐng)資金對(duì)檔案工作進(jìn)行信息化建設(shè)。檔案管理人員在工作過(guò)程中需要盡職盡責(zé)，了解檔案的功效作用，了解相關(guān)的檔案管理工作內(nèi)容。在宣傳檔案管理工作重要性的過(guò)程中，建立監(jiān)督機(jī)制，監(jiān)督管理人員的工作態(tài)度，抽查檔案管理工作的效果。清晰的工作規(guī)則和恰當(dāng)?shù)莫?jiǎng)懲工作制度也會(huì)提升管理人員的工作態(tài)度。

（二）增加對(duì)檔案管理人員的工作培訓(xùn)力度。增加對(duì)檔案管理人員的工作培訓(xùn)力度可以提升檔案管理人員的工作水平，這樣他們?cè)陂_展相應(yīng)的管理工作時(shí)，就能更好地對(duì)管理模塊進(jìn)行熟悉，增加自我創(chuàng)新意識(shí)，創(chuàng)造新型的檔案管理工作平臺(tái)。專業(yè)素質(zhì)培訓(xùn)，培養(yǎng)檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)，讓檔案收集工作變得更加順利，首先檔案管理人員需要熟悉管理信息，建立有效的信息管理模塊，順利完成檔案管理工作。其次管理人員需要培養(yǎng)自己的專業(yè)技能，提升其信息搜索能力、理解記憶能力、數(shù)據(jù)分析能力等工作技能。這樣在工作的過(guò)程中，檔案管理人員就能恪守本分，保持工作責(zé)任感，以專業(yè)的檔案管理工作水平對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行收集整理。管理人員可以從多個(gè)角度分析數(shù)據(jù)，提升工作水平，保證工作質(zhì)量，發(fā)揮自己的管理長(zhǎng)處，彌補(bǔ)自己在工作中的不足。創(chuàng)新意識(shí)的培養(yǎng)，培養(yǎng)檔案管理人員的創(chuàng)新意識(shí)可以提升他們的檔案管理水平，信息技術(shù)在不斷發(fā)展，管理人員的管理意識(shí)也需要隨著信息技術(shù)的發(fā)展逐漸完善，降低處理檔案的難度，設(shè)計(jì)更加人性化的檔案處理方式，完善檔案管理工作的細(xì)節(jié)。

三、檔案保護(hù)

應(yīng)用信息化技術(shù)的同時(shí)，還需要注意檔案保護(hù)工作，這就需要建立適合的檔案保護(hù)系統(tǒng)，降低檔案數(shù)據(jù)丟失的概率。應(yīng)用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)時(shí)，需要建立有效的病毒防護(hù)系統(tǒng)，防止病毒入侵造成的信息泄露現(xiàn)象。

四、結(jié)束語(yǔ)

檔案管理的信息化建設(shè)對(duì)檔案的收集整理有很大的幫助，社會(huì)在發(fā)展，時(shí)代在進(jìn)步。在進(jìn)行檔案管理工作時(shí)，也需要制定相應(yīng)的管理策略，在實(shí)踐過(guò)程中尋找工作經(jīng)驗(yàn)。本文對(duì)信息化技術(shù)的使用過(guò)程進(jìn)行了論述，闡明了檔案管理工作的重要性和檔案信息技術(shù)的應(yīng)用特點(diǎn)。隨著時(shí)代的發(fā)展，信息技術(shù)的使用范圍會(huì)變的更加廣泛，檔案管理技術(shù)也會(huì)逐步得到完善。

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