信息化環(huán)境下企業(yè)全面預(yù)算管理的時效性探究

孫蕾

【摘 要】充分利用信息化技術(shù)手段推進(jìn)全面預(yù)算管理是現(xiàn)代企業(yè)普遍關(guān)注的管理課題。本文通過分析信息化對于預(yù)算管理的意義，以及信息化環(huán)境下全面預(yù)算管理執(zhí)行過程中所存在的問題，嘗試給出提升企業(yè)全面預(yù)算管理時效性的有關(guān)建議。

【關(guān)鍵詞】信息化；預(yù)算管理；時效性

一、全面預(yù)算管理概述

全面預(yù)算管理主要是指，以企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益為基本目標(biāo)，將預(yù)測、計劃、控制三個層面的工作整合在一起的一種企業(yè)管理行為。全面預(yù)算管理最直接的作用就是可以對企業(yè)的資源配置進(jìn)行有效的優(yōu)化，并提升企業(yè)的綜合管理能力。全面預(yù)算管理能夠在成本管控、資金配置以及盈利預(yù)測等方面發(fā)揮重要的作用，進(jìn)而促進(jìn)企業(yè)經(jīng)營戰(zhàn)略目標(biāo)的達(dá)成。隨著我國市場經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，越來越多的企業(yè)開始將全面預(yù)算管理運(yùn)用到實際的運(yùn)營管理中，但是就實際效果來看并不理想。全面預(yù)算管理不能充分發(fā)揮作用有很多方面的原因，其中最重要的一個方面就是企業(yè)信息技術(shù)的構(gòu)建與利用不足。完善的信息化環(huán)境可以使企業(yè)的預(yù)算編制更快捷、預(yù)算的調(diào)整更及時、預(yù)算的分析更準(zhǔn)確，因此將傳統(tǒng)的預(yù)算管理工作與信息技術(shù)相結(jié)合是非常必要，尤其是在互聯(lián)網(wǎng)及云技術(shù)發(fā)展迅速的今天更是如此。

二、全面預(yù)算管理信息化的意義

1.信息化可以提升企業(yè)預(yù)算管理的系統(tǒng)性

企業(yè)通常開始進(jìn)行預(yù)算管理的第一個重要節(jié)點(diǎn)就是預(yù)算的編制，編制預(yù)算需要遵循預(yù)算管理制度的規(guī)定，通過健全的預(yù)算執(zhí)行機(jī)制與完善的預(yù)算組織架構(gòu)來有序進(jìn)行。由此可見，全面預(yù)算管理是一項系統(tǒng)性很高的工作，它涵蓋了企業(yè)經(jīng)濟(jì)活動的方方面面，參與的部門和人員也涉及到企業(yè)的各個層級。所以，要保障預(yù)算管理工作的有效運(yùn)行，就必須要借助完善的信息化管理平臺予以鞏固和強(qiáng)化。信息化技術(shù)的運(yùn)用可以有效增強(qiáng)預(yù)算管理的時效性，并能高效整合預(yù)算管理中的各個環(huán)節(jié)，進(jìn)而提升預(yù)算管理執(zhí)行的系統(tǒng)性。

2.信息化可以提高企業(yè)預(yù)算管理的效率

目前，我國很多企業(yè)在信息化預(yù)算管理方面還處在較為初級的階段，例如很多企業(yè)的運(yùn)算編制僅僅是采用Excel軟件來處理數(shù)據(jù)，雖然這種基礎(chǔ)的辦公軟件可以在數(shù)據(jù)處理方面給管理人員帶來便利，但是編制預(yù)算的數(shù)據(jù)來源還是通過傳統(tǒng)模式采集而來，并且數(shù)據(jù)安全性也較差，最重要的是這種基礎(chǔ)讓辦公軟件不具備完善的數(shù)據(jù)分析能力，這也使得預(yù)算管理工作的效用大大降低。而高度信息化的預(yù)算管理，不但可以降低預(yù)算核算方面的工作量，還可以極大的簡化收集預(yù)算基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的工作流程，進(jìn)而使預(yù)算管理人員從繁瑣的核算工作中解放出來，將更多的精力投入到實質(zhì)性的預(yù)算管理活動中去，最終達(dá)到提升全面預(yù)算管理執(zhí)行效率的效果

3.信息化有助于企業(yè)預(yù)算管理的信息整合

企業(yè)的全面預(yù)算管理工作需要大量的數(shù)據(jù)予以支持，例如宏觀的政策信息、企業(yè)所處的市場環(huán)境信息、企業(yè)的管理運(yùn)營狀況以及財務(wù)信息等等。這些信息中很大一部分在舊有的預(yù)算管理模式下很難被充分收集、分解與解讀，從而使預(yù)算的編制及管理產(chǎn)生很多的漏洞，造成預(yù)算執(zhí)行過程中效率低下，管理效果不理想。通過有效的信息化構(gòu)建，企業(yè)可以利用專業(yè)化的預(yù)算管理系統(tǒng)結(jié)合完善的信息化技術(shù)平臺，實現(xiàn)預(yù)算管理執(zhí)行過程中各個環(huán)節(jié)上信息資源的整合，以及各類信息資源間的無縫鏈接，增強(qiáng)了全面預(yù)算管理工作的協(xié)調(diào)性與完整性，進(jìn)而充分發(fā)揮預(yù)算管理的時效性。

三、現(xiàn)階段存在的主要問題

1.企業(yè)對全面預(yù)算認(rèn)識不足

我國很多企業(yè)將預(yù)算管理工作與財務(wù)預(yù)算或計劃相混淆，以為財務(wù)部門編制的財務(wù)預(yù)算就是預(yù)算管理工作的核心內(nèi)容，并將預(yù)算管理的工作全部交由財務(wù)部門負(fù)責(zé)。這樣不但增加了財務(wù)部門工作的壓力，還會由于其他部門的不重視而造成預(yù)算數(shù)據(jù)與企業(yè)實際情況不相符的情況發(fā)生。另外，企業(yè)決策層對預(yù)算管理的不重視也使得全面預(yù)算管理工作的開展困難重重。預(yù)算管理工作涉及到企業(yè)中的各個部門，每一個部門的數(shù)據(jù)信息都決定著整個預(yù)算管理的控制方向，因此企業(yè)的決策層對全面預(yù)算管理工作的不重視，將會導(dǎo)致企業(yè)各個部門對預(yù)算數(shù)據(jù)及信息的不負(fù)責(zé)、不配合，從而導(dǎo)致預(yù)算管理與企業(yè)實際情況相背離，無法實現(xiàn)預(yù)期的管理目的。

2.傳統(tǒng)預(yù)算編制工作量大、周期長

傳統(tǒng)的預(yù)算編制工作主要是依靠人工將企業(yè)各個部門、各個層級的數(shù)據(jù)依次層層傳遞，最終匯總至財務(wù)或相關(guān)預(yù)算負(fù)責(zé)部門并加以處理核算。就整個傳統(tǒng)預(yù)算編制而言，概括起來就是自上而下的傳達(dá)與自下而上的審批的過程。由于預(yù)算編制工作涉及到的數(shù)據(jù)與信息量非常大，并且涉及到的經(jīng)營管理領(lǐng)域也是多種多樣，單靠人工手段將會極大的增加預(yù)算編制工作的周期，同時在數(shù)據(jù)真實性、準(zhǔn)確性、安全性方面也存在諸多問題，最終導(dǎo)致預(yù)算工作的時效性及可行性大打折扣。

3.預(yù)算管理信息化程度低，缺乏反饋機(jī)制

目前，我國企業(yè)在預(yù)算管理中的信息化程度普遍較低，很多企業(yè)仍然主要依靠基礎(chǔ)辦公軟件和單一的財務(wù)管理軟件來進(jìn)行預(yù)算編制等相關(guān)工作。沒有完善的信息化系統(tǒng)或統(tǒng)一的數(shù)據(jù)管理平臺，極大的影響了企業(yè)全面預(yù)算管理的時效性與準(zhǔn)確性。同時，信息化程度低還直接導(dǎo)致了企業(yè)在預(yù)算管理中重編制、輕執(zhí)行的問題產(chǎn)生。由于信息化手段不足的限制，企業(yè)在預(yù)算執(zhí)行過程中所出現(xiàn)的問題不能通過有效的方式及時的反饋給相關(guān)部門，造成預(yù)算執(zhí)行落地情況監(jiān)管不到位，嚴(yán)重影響預(yù)算管理的執(zhí)行效果。

四、提升全面預(yù)算管理時效性的方法與建議

1.提升認(rèn)識加大信息化建設(shè)的投入力度

企業(yè)要提升預(yù)算管理的時效性，落實好全面預(yù)算管理工作，首先，要正確認(rèn)識全面預(yù)算管理的相關(guān)理念，加強(qiáng)企業(yè)全員對預(yù)算管理工作的重視程度。企業(yè)應(yīng)該通過有效途徑對員工進(jìn)行宣導(dǎo)，強(qiáng)調(diào)預(yù)算管理的重要性，同時加強(qiáng)對企業(yè)管理者的培訓(xùn)，提升企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)班子的管理素養(yǎng)。其次，企業(yè)要在信息化建設(shè)投入方面加大力度，在了解企業(yè)實際需求與組織架構(gòu)情況的基礎(chǔ)上，引進(jìn)先進(jìn)的信息技術(shù)管理手段，構(gòu)建完善的企業(yè)信息化數(shù)據(jù)管理平臺，推動企業(yè)信息資源的整合與重構(gòu)，提升企業(yè)在預(yù)算管理方面的監(jiān)管能力，促進(jìn)企業(yè)全面預(yù)算管理體系的發(fā)展與完善。

2.充分利用ERP、大數(shù)據(jù)及互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)

隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的不斷發(fā)展，企業(yè)在預(yù)算管理過程中可以充分利用發(fā)達(dá)的互聯(lián)網(wǎng)及大數(shù)據(jù)技術(shù)來進(jìn)一步提升預(yù)算管理的時效性。企業(yè)可以利用大數(shù)據(jù)技術(shù)下的云平臺作為企業(yè)預(yù)算信息采集、分析與存儲的有效手段，企業(yè)通過相應(yīng)的數(shù)據(jù)服務(wù)可以快捷的實現(xiàn)預(yù)算數(shù)據(jù)的篩選、收集、處理與核算。同時，在互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)支持下，預(yù)算信息將不再局限于單純的數(shù)據(jù)與文字，還可以充分利用各類影像、圖片以及輔助程序?qū)崿F(xiàn)模擬預(yù)測，這都極大的提升了預(yù)算管理執(zhí)行的有效性。另外企業(yè)ERP系統(tǒng)由于其功能上具有強(qiáng)大的泛用性，也可以在預(yù)算管理中加以應(yīng)用。企業(yè)可以將預(yù)算管理體系與ERP的相關(guān)模塊實現(xiàn)鏈接，通過ERP的數(shù)據(jù)來實現(xiàn)對預(yù)算執(zhí)行情況的分析與監(jiān)督。同時，還可以將預(yù)算分析的問題與結(jié)果通過與ERP相聯(lián)的接口及時反饋到相應(yīng)的責(zé)任部門，并通過關(guān)注ERP反饋回的數(shù)據(jù)對相應(yīng)部門的預(yù)算執(zhí)行情況加以跟蹤監(jiān)督，從而提升企業(yè)全面預(yù)算管理的時效性與準(zhǔn)確性，促進(jìn)管理目標(biāo)的貫徹與落實。

3.完善預(yù)算管理的考核與反饋機(jī)制

企業(yè)的全面預(yù)算管理是否及時有效，還需要在預(yù)算執(zhí)行過程中構(gòu)建起完善的績效考核與反饋機(jī)制來作為保障。首先，預(yù)算管理的目標(biāo)在制定完成后，應(yīng)該及時在各個部門層級間結(jié)合實際情況逐級分解，經(jīng)分解后的預(yù)算指標(biāo)要對應(yīng)落實到每一個崗位的每一個員工身上，并劃分職能界限、明晰崗位權(quán)責(zé)。同時，為了促進(jìn)預(yù)算管理的執(zhí)行與落地，企業(yè)應(yīng)將分解的預(yù)算指標(biāo)與員工的績效考核相掛鉤，明確獎懲機(jī)制，細(xì)化崗位薪酬制度，使得企業(yè)的預(yù)算指標(biāo)責(zé)任到人、利益到人。其次，為了更好的對預(yù)算管理的執(zhí)行情況予以監(jiān)管，保障預(yù)算管理的及時性與有效性，企業(yè)還應(yīng)該建立起一套完善的執(zhí)行反饋機(jī)制。企業(yè)應(yīng)該充分利用信息化技術(shù)手段對各級的預(yù)算管理情況進(jìn)行監(jiān)督與分析，并要求各部門根據(jù)自身的預(yù)算完成情況編制預(yù)算管理工作報告，對預(yù)算執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題進(jìn)行列舉、分析與糾正，從而一方面增強(qiáng)了企業(yè)員工的責(zé)任感與認(rèn)同度；另一方面也增加了企業(yè)對于預(yù)算管理執(zhí)行情況的監(jiān)督渠道，提升了企業(yè)預(yù)算管理的有效性與及時性，保障了預(yù)算管理目標(biāo)的貫徹與執(zhí)行。

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