大伙房水庫清漂工程設(shè)備檔案動態(tài)管理初探

(遼寧省農(nóng)村水利建設(shè)管理局，遼寧 沈陽 110003)

2013年8月16—17日，遼寧省撫順市發(fā)生局地特大洪澇災(zāi)害，特別是渾河上游清原段尤為嚴(yán)重。洪水過后大量漂浮物經(jīng)河道直接進入大伙房水庫庫區(qū)。這些漂浮物種類繁多，數(shù)量驚人,既有樹木秸稈，又有塑料等生活垃圾，給大伙房水庫水質(zhì)安全和工程設(shè)施運行安全帶來極大隱患。大伙房水庫承擔(dān)著遼寧中部6座大城市及南部大連地區(qū)的供水任務(wù)，是遼寧省經(jīng)濟發(fā)達地區(qū)的重要水源地，保證供水安全是水庫管理工作的重要組成部分，因此，大伙房水庫管理局快速啟動漂浮物清理及水源保護應(yīng)急工程，以確保水源地的水質(zhì)安全。

1 清漂設(shè)備檔案實行動態(tài)管理的必要性

洪水過后，有效、快速地清除庫區(qū)漂浮物，保障水庫水質(zhì)安全和工程正常運行成為水庫管理部門的當(dāng)務(wù)之急。為加快清漂工程進程，大伙房水庫管理局在2014年、2015年分兩批次經(jīng)招標(biāo)采購了多種專用清漂船舶設(shè)備，以提高水庫清漂工作效率。

2014年購買的第一批清漂船舶設(shè)備包括清漂船、推拖船及岸式輸送機等，這些設(shè)備投入使用后在水庫清漂工作中取得顯著成效，大大節(jié)省了人力，節(jié)約了清漂工作時間。因省內(nèi)其他水庫也存在和大伙房水庫類似的漂浮物污染風(fēng)險，遼寧省水利廳決定在省內(nèi)其他6座大型水庫中推廣機械化清漂這一模式，為此在2015年又進行了第二次招標(biāo)采購，由大伙房水庫管理局統(tǒng)一采購遼寧省7座大型水庫清漂用船舶及設(shè)備。2014年、2015年兩次購買清漂船舶設(shè)備數(shù)量及分配見下表所列。

清漂船舶設(shè)備采購明細及分配表

船舶種類數(shù) 量 清漂船/艘推拖船/艘5t保潔船/艘兩棲氣墊船/艘兩棲工作設(shè)備/臺起網(wǎng)機/臺岸式輸送機/臺第一次14第二次7132111大伙房水庫留用2621111其他水庫用船611

由上表可以看出，大伙房水庫管理局兩次共采購清漂船舶設(shè)備31艘(臺)，留用14艘(臺),留用的清漂船舶設(shè)備由大伙房水庫養(yǎng)殖總場統(tǒng)一管理和使用，大伙房水庫養(yǎng)殖總場在短時間內(nèi)進場如此多的水上清漂設(shè)備還是第一次，所以這些設(shè)備的管理工作尤為重要。既要使用好這些設(shè)備船只，在使用中能根據(jù)實際需求進行船舶設(shè)備的搭配來獲取清漂效率最大化，還要保養(yǎng)好這些設(shè)備，確保其更持久發(fā)揮作用，對于管理單位是一個新課題。在設(shè)備管理工作中一個重要的環(huán)節(jié)保障清漂設(shè)備檔案的完整性與連續(xù)性，為更好地收集保管設(shè)備采購時期的前期檔案和設(shè)備在使用過程中產(chǎn)生的動態(tài)檔案，大伙房水庫清漂工程內(nèi)業(yè)小組嘗試建設(shè)工程設(shè)備檔案動態(tài)管理系統(tǒng)，對清漂設(shè)備檔案實行動態(tài)管理，不僅可以全面收集水利工程設(shè)備從采購到使用各時期的有關(guān)資料，為管理者決策提供重要依據(jù)，而且可以提高水利工程設(shè)備的管理水平，為大伙房水庫水源維護再上一個新臺階打下基礎(chǔ)。

2 清漂設(shè)備檔案實行動態(tài)管理的模式

2.1 采購合同履行期，實行集中歸檔管理模式

清漂設(shè)備檔案管理模式是以船舶設(shè)備的采購合同履行期為時間界限，在采購?fù)瓿汕昂蟛捎貌煌墓芾矸椒▽n案進行管理。

在設(shè)備采購合同簽署后，清漂工程檔案管理人員就把所需檔案材料清單發(fā)往中標(biāo)的設(shè)備制造廠商，以保證廠家在提供船舶設(shè)備的同時，交付完整齊全的檔案資料。在設(shè)備制造期間，大伙房水庫管理局還向制造廠家派駐了監(jiān)造人員，及時全面收集制造過程資料和技術(shù)改進圖紙。

在這批船舶設(shè)備中間驗收階段、下水試驗階段、運抵水庫后驗收開箱時，都有檔案管理人員參與，及時收集各階段的驗收報告單、開箱清單、船舶設(shè)備使用說明書、合格證等資料。

在保證船舶設(shè)備檔案驗收合格的一定時間內(nèi)，清漂工程內(nèi)業(yè)小組將所有設(shè)備采購前期檔案資料進行收集整理，經(jīng)過相關(guān)的手續(xù)將該部分設(shè)備檔案與清漂工程檔案一起交給水庫局檔案室統(tǒng)一保管。這種集中統(tǒng)一歸檔管理模式避免了前期檔案的流失，為做到每一艘船、每一臺設(shè)備各建立一份檔案打下基礎(chǔ)，也為電子文件的真實性、完整性做了保障。

2.2 設(shè)備使用期，采取分段分級管理模式

設(shè)備的采購在于使用，而設(shè)備檔案的管理也是為了更好地服務(wù)于清漂工作，在設(shè)備檔案存檔的同時將另一套船舶設(shè)備使用說明書、設(shè)備圖紙等技術(shù)資料交給設(shè)備使用部門保管，使用部門將這些設(shè)備已有的技術(shù)檔案資料進行分類整理，并建立相應(yīng)的設(shè)備檔案管理手冊，在今后的設(shè)備使用與維修中都要及時對各記錄手冊進行擴充，以方便操作者使用和維護清漂設(shè)備。

具體程序包括：在各船舶設(shè)備正常運行后，設(shè)備的操作人員和維修人員負(fù)責(zé)將操作記錄、維修記錄、技術(shù)改造數(shù)據(jù)等資料填報、收集，在設(shè)備閑置期間，該部分檔案資料必須交由相關(guān)的專業(yè)人員進行整理，由使用單位檔案室進行保管，在該過程中，使用單位檔案管理部門對設(shè)備的使用狀況及檔案數(shù)據(jù)進行及時檢查與監(jiān)督，把握好檔案管理的動態(tài)性，確保檔案資料的準(zhǔn)確性，并將定期檢查結(jié)果錄入使用單位檔案資料的相應(yīng)卷宗。

2.3 開展設(shè)備檔案電子化管理

隨著計算機技術(shù)的不斷發(fā)展,電子文件應(yīng)用的范圍越來越廣,呈現(xiàn)出許多紙質(zhì)文件所不具備的優(yōu)越性，同樣電子文件在大型設(shè)備的檔案管理中也有著越來越廣泛的應(yīng)用。對大伙房水庫清漂工程的設(shè)備檔案實行紙質(zhì)文件和電子文件雙重保管，這是提高清漂設(shè)備檔案利用效率和安全性的重要舉措，也有利于設(shè)備檔案實行動態(tài)管理。從上頁表中可以看出，清漂設(shè)備第二次采購含其他6座大型水庫清漂船6艘、推拖船11艘，當(dāng)這些船舶向其他水庫移交時，可以快速移交設(shè)備所有檔案資料，既包括隨船的操作指南等資料，還可以針對各水庫不同的需求提供電子文件，保證了船舶移交工作快捷順利。同樣，在使用單位需要某設(shè)備檔案的前期資料時，水庫管理局檔案室也會及時提供設(shè)備檔案的電子文件，在很大程度上彌補了檔案集中管理的弊端，為清漂工程設(shè)備檔案的利用帶來巨大的便利。總之，實行檔案資料電子化管理對提高大伙房清漂設(shè)備檔案的動態(tài)管理意義重大。

3 清漂設(shè)備檔案實行動態(tài)管理存在的問題

3.1 落實工作責(zé)任不到位

實施設(shè)備檔案動態(tài)管理工作能否推得開并持久堅持下去，關(guān)鍵在于制度的完善與落實。由于此項工作剛剛開展，使用單位有關(guān)設(shè)備檔案管理制度還缺乏銜接性。檔案管理人員存在不能及時催收各類維修養(yǎng)護記錄的現(xiàn)象。此外，設(shè)備操作人員和維修人員是實施檔案動態(tài)管理的第一層責(zé)任人，他們還缺乏定期保存上交維修養(yǎng)護資料的意識。

3.2 操作、維修人員變動較頻繁導(dǎo)致設(shè)備使用過程數(shù)據(jù)不全

一臺設(shè)備的操作人員往往剛剛熟悉該設(shè)備又要被調(diào)動到別處工作，導(dǎo)致設(shè)備運行檢查記錄不全，為設(shè)備的維護帶來隱患；同樣維修人員也經(jīng)常不能及時將設(shè)備維修保養(yǎng)記錄、運行檢查記錄等使用過程中產(chǎn)生的檔案資料記錄齊全，沒有養(yǎng)成主動保存檔案資料數(shù)據(jù)的習(xí)慣，這使得使用中產(chǎn)生的數(shù)據(jù)不容易實現(xiàn)及時的更新。

4 結(jié) 論

綜上所述：清漂設(shè)備檔案實施動態(tài)管理、信息共享是非常必要的，科學(xué)、規(guī)范地管理清漂工程設(shè)備檔案，保證遼寧省內(nèi)七大水庫的相關(guān)使用人員可以隨時獲得對其有價值的設(shè)備檔案信息，不僅節(jié)省檔案管理的費用,還能使清漂設(shè)備充分便利地加以利用；而且檔案數(shù)據(jù)的實施更新能更大限度地延長清漂設(shè)備使用壽命，并為領(lǐng)導(dǎo)的決策提供更準(zhǔn)確全面的信息支撐。3年的實踐管理證明，這種設(shè)備檔案管理模式是可行且有效的。

盡管在實施檔案動態(tài)管理的后期會有一些因素影響檔案數(shù)據(jù)的連續(xù)性，但只要選用適合本單位的檔案管理模式，并注重權(quán)責(zé)統(tǒng)一及有關(guān)設(shè)備檔案管理制度的完善，同時從加強檔案管理人員和使用部門員工責(zé)任心、加大對操作人員維修人員的培訓(xùn)等幾方面著手，就能確保實施設(shè)備檔案動態(tài)管理取得實效。使檔案資源的利用更加合理便利。

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