高校圖書館與二級學(xué)院資料室文獻(xiàn)資源整合的思考

【摘 要】 本文分析了高校圖書館與二級學(xué)院資料室文獻(xiàn)資源整合的意義及作用，結(jié)合西安財經(jīng)學(xué)院圖書館與資料室文獻(xiàn)資源整合的現(xiàn)狀，提出了進(jìn)一步完善文獻(xiàn)資源整合的建議：館室合作開展圖書采購工作，共享圖書采購信息，優(yōu)化資源；加強(qiáng)編目數(shù)據(jù)質(zhì)量的監(jiān)控，為資源共享打下堅實的基礎(chǔ)；派專業(yè)館員定期對資料室的管理和使用進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)。

【關(guān)鍵詞】 高校圖書館；二級院資料室；文獻(xiàn)資源整合；實踐思考

教育部教高〔2015〕14號印發(fā)《普通高等學(xué)校圖書館規(guī)程》中指出“高等學(xué)校圖書館是學(xué)校的文獻(xiàn)信息資源中心，是為人才培養(yǎng)和科學(xué)研究服務(wù)的學(xué)術(shù)性機(jī)構(gòu)，是學(xué)校信息化建設(shè)的重要組成部分，是校園文化和社會文化建設(shè)的重要基地。圖書館的主要任務(wù)是：建設(shè)全校的文獻(xiàn)信息資源體系，為教學(xué)、科研和學(xué)科建設(shè)提供文獻(xiàn)信息保障；建立健全全校的文獻(xiàn)信息服務(wù)體系，方便全校師生獲取各類信息。”高校圖書館的服務(wù)對象是面向全校師生員工，二級學(xué)院資料室主要是為各院系教學(xué)科研服務(wù)的。隨著互聯(lián)網(wǎng)的快速發(fā)展，高校的學(xué)科發(fā)展，新時代高校圖書館應(yīng)具有文獻(xiàn)資源種類多樣化、信息傳遞網(wǎng)絡(luò)化及文獻(xiàn)利用共享化的特點。但是目前圖書館與二級學(xué)院資料室大多是各自為政的管理模式，沒有實現(xiàn)資源共享，已經(jīng)難以適應(yīng)高校學(xué)科發(fā)展的需要。

近幾年，國內(nèi)許多高校已經(jīng)開始認(rèn)識到文獻(xiàn)資源共建共享的重要性，有的學(xué)校通過文獻(xiàn)資源共建共享在本校的教學(xué)和科研中已經(jīng)取得積極的建設(shè)性成果；有的學(xué)校仍在全校文獻(xiàn)資源整合的探索和學(xué)習(xí)中。由于各高校的歷史文化沉淀、圖情管理人員特別是二級學(xué)院資料室管理人員的整體素質(zhì)、學(xué)校專業(yè)跨度以及信息現(xiàn)代化建設(shè)等有一定的差異，我們可以學(xué)習(xí)借鑒他人好的經(jīng)驗，但不能照搬照抄。有的學(xué)校照搬了文獻(xiàn)資源的“共建”，但不能達(dá)到真正的“融合”，最終也不能實現(xiàn)資源的共享。各高校一定要結(jié)合本校的實情，通過不斷的摸索分階段分步驟實施自己的整合模式。目前，西安財經(jīng)學(xué)院正處在整合與共建文獻(xiàn)資源的初期階段，筆者通過學(xué)習(xí)和具體的整合工作對高校的文獻(xiàn)資源整合工作提出幾點思考建議。

一、高校圖書館與二級學(xué)院資料室文獻(xiàn)資源整合的意義

1、文獻(xiàn)資源整合有利于學(xué)校的教學(xué)科研全面發(fā)展

資源整合的目的是為了共享，是為了發(fā)揮資源的最大效益。將學(xué)校所屬二級學(xué)院資料室的文獻(xiàn)資料加入到圖書館文獻(xiàn)資源管理系統(tǒng)并不是簡單的數(shù)據(jù)整合，并不是為了僅僅增加校圖書館文獻(xiàn)資料的數(shù)量，而是為了更好地利用有限的資源，使廣大師生既能了解和利用學(xué)校圖書館和各自學(xué)院資料室的圖情資料，還能很好的利用其他院系相關(guān)專業(yè)或交叉學(xué)科的文獻(xiàn)資料，甚至可以通過系統(tǒng)達(dá)到二級學(xué)院資料管理人員與圖書館員的動態(tài)學(xué)習(xí)交流。由此圖書館員能更好地了解師生的實際需求，進(jìn)一步提高圖書館的服務(wù)和建設(shè)；有利于提高二級學(xué)院資料管理人員的素質(zhì)，從而形成一個動態(tài)良性的管理服務(wù)體系，為學(xué)校的教學(xué)和科研進(jìn)一步提升提供及時快捷有效的服務(wù)，促進(jìn)學(xué)校的全面發(fā)展。

2、文獻(xiàn)資源整合有利于二級學(xué)院資料室的規(guī)范管理

由于歷史原因，二級學(xué)院資料室的管理和資料的使用相對獨立，由二級學(xué)院直接管理。首先其資料室管理人員大多不是圖情檔案管理專業(yè)且相對封閉，參加學(xué)習(xí)交流的機(jī)會較少；其次對圖書資料的管理仍然停留在原始的手工方式，在實際管理中操作難度大，致使文獻(xiàn)資料的損壞和遺失相對嚴(yán)重；最后管理人員服務(wù)意識淡薄，被動服務(wù)，師生查找不便，一定程度造成資源浪費。

將圖書館與二級學(xué)院資料室文獻(xiàn)資源整合，首先能大大提高資料室管理人員的工作效率。將資料室和圖書館的文獻(xiàn)資源集中到一個網(wǎng)絡(luò)平臺，建立統(tǒng)一的管理模式后，資料管理人員可以通過網(wǎng)絡(luò)使用圖書館集成管理系統(tǒng)進(jìn)行管理，由此資料管理人員可以從手工管理方式中解放出來，師生查閱更加方便快捷；其次，資料室管理人員有更多的時間和機(jī)會參與學(xué)習(xí)，逐步提高管理人員的整體素質(zhì)。通過整合，他們與圖書館員的業(yè)務(wù)交流機(jī)會會更頻繁，相互學(xué)習(xí)的機(jī)會會更多，同時使圖書館對二級學(xué)院的真實需求更加了解；最后，逐步提高文獻(xiàn)資料管理人員的服務(wù)意識和服務(wù)水平。通過整合可以逐步將二級學(xué)院的文獻(xiàn)資料管理人員的業(yè)務(wù)考核統(tǒng)一到圖書館的考試模式下，迫使資料管理人員提高自身的業(yè)務(wù)水平和工作能力，加強(qiáng)與圖書館館員間的聯(lián)系，從而提高其服務(wù)意識和服務(wù)水平，帶動全校整體圖書文獻(xiàn)資料的管理和服務(wù)水平，為學(xué)校的教學(xué)和科研更好地服務(wù)。

3、文獻(xiàn)資源整合能更有效地合理利用有限的經(jīng)費

資料室的資源不能與圖書館共享，不納入圖書館統(tǒng)一的管理系統(tǒng)，各資料室就不能快捷有效地統(tǒng)計出自家的“家底”，更不用說清楚其他二級學(xué)院的文獻(xiàn)資料情況。大合校原因，二級學(xué)院資料室的文獻(xiàn)資料有與本院專業(yè)完全不符的文獻(xiàn)資料在該資料室沉睡，恰恰是其他二級學(xué)院的專業(yè)需求，造成資源的浪費。館室不進(jìn)行整合，不納入統(tǒng)一系統(tǒng)，在歷次采購前的查重中各資料室是憑印象，憑感覺，圖書館則是只能查重本館數(shù)據(jù)，造成大量的圖書重復(fù)采購現(xiàn)象。

資源整合后，資料室可以通過數(shù)據(jù)庫了解圖書館和其它資料室的收藏情況，也能快速有效地統(tǒng)計出本資料室的藏書情況，由此各二級學(xué)院可以更有針對性提出文獻(xiàn)資源的采購計劃，從而將有限的文獻(xiàn)資源采購經(jīng)費使用到更需要、更緊迫、更合理的學(xué)科建設(shè)和專業(yè)需求方面。圖書館也可以通過數(shù)據(jù)庫更清楚明了地掌握各資料室的情況及反饋信息，真實地了解各院系的專業(yè)文獻(xiàn)需求，才能明確采購方向，制定詳盡有效的采購方案，才能有計劃、有重點地安排、調(diào)整和改進(jìn)整個文獻(xiàn)信息系統(tǒng)。這樣，既解決了文獻(xiàn)經(jīng)費短缺問題，提高有限經(jīng)費的使用效率，又能及時有效地滿足各院系不同層次的用戶需求。

二、西安財經(jīng)學(xué)院圖書館與資料室文獻(xiàn)資源整合初見成效

西安財經(jīng)學(xué)院為迎評促建和更名大學(xué)工作，達(dá)到教育部對普通高等學(xué)校本科教學(xué)水平的評估對圖書資料總量的指標(biāo)要求，加大對圖書館和二級學(xué)院資料室圖書資料的經(jīng)費投入，并決定由圖書館負(fù)責(zé)指導(dǎo)文獻(xiàn)資源建設(shè)相關(guān)事宜。西安財經(jīng)學(xué)院圖書館和二級學(xué)院抓住這一契機(jī)開始合作共建，進(jìn)行文獻(xiàn)資源整合，經(jīng)過近2年的資源共建工作已初見成效。endprint

西安財經(jīng)學(xué)院共有二級學(xué)院資料室13個，截止2017年9月二級學(xué)院資料室圖書資料共有15多萬冊，但各院系資料室的存量并不是相對均衡，既有合校后遺癥原因，也有階段性專業(yè)建設(shè)和領(lǐng)導(dǎo)重視度原因，致使有的院系藏書多達(dá)4萬多冊，有的則只有3千余冊。各院系根據(jù)專業(yè)發(fā)展需求征訂報刊的種類相對比較均衡，且近三年呈逐年上升態(tài)勢，全校2015年征訂報刊621種，2016年746種，2017年761種。

從2016年3月開始，西安財經(jīng)學(xué)院正式啟動圖書館與資料室文獻(xiàn)資源整合工作。為了使該項工作順利有序地開展，為了使文獻(xiàn)資料整合后達(dá)到真正的目的，校主管領(lǐng)導(dǎo)親自掛帥組成相應(yīng)的工作組，一方面摸清圖書館和二級學(xué)院資料室的家底，另一方面派人到先進(jìn)經(jīng)驗的兄弟院校學(xué)習(xí)，在此基礎(chǔ)上經(jīng)多次討論，確定從實際出發(fā)結(jié)合未來專業(yè)發(fā)展需求先從三個方面著手開展文獻(xiàn)資源整合工作。

第一、加強(qiáng)硬件設(shè)施建設(shè)。學(xué)校首先投資更換了版本更高、更加方便快捷的圖書集成管理軟件，其次是為二級學(xué)院的資料室配置了一批新計算機(jī)，并開通相關(guān)院系和部門資料室校園網(wǎng)網(wǎng)絡(luò)接點，接通與圖書館的內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)。同時為二級學(xué)院資料室安裝圖書館集成管理系統(tǒng)，管理模式與圖書館閱覽室相似。資料室仍分布在各院系，資料室內(nèi)文獻(xiàn)資料的借閱、使用范圍和規(guī)則必須與圖書館協(xié)調(diào)一致，資料室可根據(jù)各二級學(xué)院實際制定相應(yīng)的管理細(xì)則，這樣做的優(yōu)勢是并不涉及財產(chǎn)、經(jīng)費的整合，只對文獻(xiàn)信息資源整合，有利于初期整合工作的開展。

第二、培訓(xùn)、輔導(dǎo)、協(xié)助資料員完成圖書加工與數(shù)據(jù)錄入工作。二級學(xué)院的文獻(xiàn)資料進(jìn)入圖書館同一數(shù)據(jù)庫，就是以同一標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一分類、編目，建成一個全校統(tǒng)一的書目文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫。為此圖書館除了要求對口圖書館員跟進(jìn)，還抽調(diào)專業(yè)人員分批次培訓(xùn)資料室管理人員相關(guān)專業(yè)知識，以及圖書加工流程。二級學(xué)院資料室原有文獻(xiàn)圖書入圖書館的數(shù)據(jù)庫工作主要是圖書館專業(yè)館員指導(dǎo)并協(xié)助逐步完成。經(jīng)過一段時間的培訓(xùn)、學(xué)習(xí)、實地指導(dǎo)和協(xié)助，各資料室管理人員已基本掌握了圖書館集成管理系統(tǒng)的應(yīng)用和圖書加工流程。截止2017年9月各二級學(xué)院資料室圖書加工與錄入圖書館書目數(shù)據(jù)庫合計近11萬冊。

第三、聯(lián)合采書。文獻(xiàn)資料的整合是為了充分地利用有限的資源，將有限的經(jīng)費用到更加需要和合理的地方，使圖書資料對專業(yè)建設(shè)和科研發(fā)展起到真實的效果。為了讓資料室管理人員能盡快了解圖書采訪流程，二級學(xué)院能采購到專業(yè)發(fā)展急需的圖書，圖書館多次組織專業(yè)人員指導(dǎo)資料員、圖情教授、各專業(yè)老師到中標(biāo)書商組織的現(xiàn)場采書會采書和用電子書目采書。通過聯(lián)合采書達(dá)到圖書館采編人員、資料員和專業(yè)老師相互學(xué)習(xí)，共享圖書需求與采購信息的目的。

三、進(jìn)一步完善文獻(xiàn)資源整合具體工作的建議

通過文獻(xiàn)資源整合具體工作的實踐感受和經(jīng)驗，提出以下幾點思考，以期進(jìn)一步完善該項工作。

1、館室合作開展圖書采購工作，共享圖書采購信息，優(yōu)化資源

圖書館的圖書采購工作是一個復(fù)雜而系統(tǒng)的工程，不能為了完成每年的采購計劃任務(wù)而簡單地實施，如不能將有限的資金用到專業(yè)發(fā)展和建設(shè)上來，這樣采購回來的書就成了真正的“藏書”。高校圖書采購是一個動態(tài)的過程，必須在充分了解圖書出版情況、采集本校師生需求信息和學(xué)校未來專業(yè)建設(shè)和科研發(fā)展方向的基礎(chǔ)上，經(jīng)反復(fù)討論，拿出切合實際的年度采購計劃和采購實施方案。過去的慣例做法是完全由圖書館的文獻(xiàn)資源建設(shè)部門負(fù)責(zé)，做的好一點的也是簡單地征求各二級學(xué)院的意見和建議，而二級學(xué)院往往也是盲目的。館室合作圖書采購就是指圖書館的文獻(xiàn)資源建設(shè)部門的人員必須走出圖書館，不僅要注重日常的圖書出版動態(tài)信息，還要和各院系充分合作，組建一個以圖書館文獻(xiàn)資源建設(shè)部門為核心，各院系資料室和專業(yè)老師代表等積極參與，共同協(xié)作的工作組織體系，當(dāng)然還需要建立合理有效的溝通機(jī)制和良好的決策機(jī)制才有可能全面完成圖書采購工作中的各項任務(wù)。

由于各院系的資料室大都與本學(xué)院的辦公室在一起，這就在地理空間上和時間上給資料室老師與各師生隨時交流提供了有利的條件，資料室老師與院系師生的交流比較多，資料室管理員及有關(guān)老師也比較了解本學(xué)院的專業(yè)設(shè)置，課程開設(shè)，以及科研項目的研究進(jìn)展情況，也會掌握學(xué)院各層次水平，學(xué)生人數(shù)，閱讀水平和文獻(xiàn)需求內(nèi)容等。所以，圖書采購只有讓資料管理員和教師代表參與進(jìn)來，才能達(dá)到優(yōu)勢互補(bǔ)，既減少重復(fù)購置，節(jié)約更多的成本，又能充分地利用現(xiàn)有資源，與新購資源形成互補(bǔ)，來滿足專業(yè)的需求，讓有限的資源更好的服務(wù)于廣大師生及科研人員。

2、加強(qiáng)編目數(shù)據(jù)質(zhì)量的監(jiān)控，為資源共享打下堅實基礎(chǔ)

資料室編目數(shù)據(jù)的質(zhì)量直接影響到全校的書目數(shù)據(jù)庫質(zhì)量，書目數(shù)據(jù)庫質(zhì)量直接影文獻(xiàn)資源的共建共享。大部分資料室管理人員即使經(jīng)過培訓(xùn)在短期內(nèi)也無法獨立勝任分編工作，因為他們大部分沒有圖書館學(xué)專業(yè)知識，這些專業(yè)知識都是需要系統(tǒng)學(xué)習(xí)和具有多年的工作經(jīng)驗才能準(zhǔn)確把握。所以，在資源整合初期，由于現(xiàn)實情況，資料室的書目數(shù)據(jù)庫建立主要以圖書館專業(yè)人員指導(dǎo)、協(xié)助、監(jiān)督資料員實際參與，書商具體操作完成，在整合初期書目數(shù)據(jù)庫質(zhì)量或大或小都存在著問題，建議在條件允許的情況下設(shè)立專人負(fù)責(zé)檢查和修改，保證文獻(xiàn)信息數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確、規(guī)范，以及數(shù)據(jù)庫的安全。只有長期系統(tǒng)的做好這項工作，才能為校內(nèi)資源共建共享的發(fā)展打下堅實的基礎(chǔ)。

3、圖書館派專業(yè)館員定期對資料室的管理和使用進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)

由于種種原因，資料室管理人員的專業(yè)背景和長期的管理模式使得資料室管理員對廣大讀者的服務(wù)方式、方法，對文獻(xiàn)資源的整理歸納能力等均相對滯后。所以在文獻(xiàn)資源整合初期一定要將工作細(xì)化，針對圖書館管理人員和資料室管理人員以及學(xué)校管理實際，制定切實可行方案，不可一蹴而就，最后要么成空中樓閣，要么是半途而廢。

在文獻(xiàn)資料整合初期，一方面會增加資料室管理人員的工作量，另一方面由于采用新的管理模式，資料室管理人員肯定不適應(yīng)，會有一定的心理抵觸情緒。首先必須做好宣傳工作，使圖書館的員工、各二級學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)和廣大教師，特別是資料室管理人員思想上認(rèn)可該項工作的目的和意義；其次制定出切實可行切合實際的工作辦法和步驟；最后圖書館應(yīng)抽調(diào)專業(yè)專門人員具體負(fù)責(zé)推進(jìn)。圖書的加工、分類、編目、排架、借閱，以及集成管理軟件的使用等是環(huán)環(huán)相扣，相互銜接的工作，工作前期的指導(dǎo)工作尤為重要。圖書館應(yīng)指派專人負(fù)責(zé)指導(dǎo)具體業(yè)務(wù)工作，并分配到具體的資料室管理人員，根據(jù)各學(xué)校圖書館人員實際可以是一個專門獨立出來指導(dǎo)各資料室的具有較強(qiáng)業(yè)務(wù)技能且熟悉掌握圖書館的全套工作流程的圖書館員，也可以由圖書館各部門的專業(yè)人員來兼職，分別負(fù)責(zé)各項業(yè)務(wù)的指導(dǎo)。

要在全院實現(xiàn)真正意義文獻(xiàn)資源共建共享，就要對圖書館與院系資料室的資源進(jìn)行全面整合，各學(xué)?？梢愿鶕?jù)實際情況決定在一定期限內(nèi)全面完成，也可分步進(jìn)行，如先整合中文圖書和期刊，等各方面條件成熟了再完成全面整合工作。

整合高校圖書館與二級學(xué)院資料室文獻(xiàn)資源，建立完整的文獻(xiàn)保障體系是未來高校圖書館的發(fā)展方向，然而圖書館與資料室的文獻(xiàn)資源整合是一項任務(wù)艱巨的工作，當(dāng)前各高校大都只是剛剛起步，需要一個過程，它工作范圍廣、牽涉面大，目前仍有許多問題有待探索和解決，需不斷改革、創(chuàng)新和努力。只有得到學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)，特別是二級學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)的重視，得到圖書館工作人員和資料室管理人員的高度配合和支持，并投入一定的人力、物力、財力以及配套的、完善的管理制度和相應(yīng)的管理程序，才能真正實現(xiàn)全校文獻(xiàn)資源共享，更好地為學(xué)校教學(xué)和科研的發(fā)展提供強(qiáng)有力的文獻(xiàn)資源保障。

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【作者簡介】

張潤梅（1970-）女，碩士，西安財經(jīng)學(xué)院圖書館副研究館員.endprint