新形勢下檔案管理現(xiàn)狀與改革措施

【摘 要】 本文在分析新形勢檔案管理的重要意義與存在問題的基礎(chǔ)上，探討了改革措施：提高思想認(rèn)識，重視檔案管理工作；加快專業(yè)人才素質(zhì)培養(yǎng)；加強檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)。

【關(guān)鍵詞】 新形勢；檔案管理；存在問題；改革措施

一、檔案管理的概念及發(fā)展歷程

所謂“檔案”，一般是指國家機關(guān)，企事業(yè)單位或者個人在進(jìn)行各自工作或活動時留下的相關(guān)記錄或者記載。形式多種多樣，但主要以圖文或者音頻視頻形式存在，記錄的對象多種多樣，涵蓋政經(jīng)、人文、歷史、宗教等多方面。它們既是各個單位、組織或個人可以用于總結(jié)經(jīng)驗，改進(jìn)工作或者檢查進(jìn)度等必須的信息來源，也是收集證據(jù)、提供參考、宣傳教育等所必須的重要資料，更是可以維護企業(yè)、組織和個人相關(guān)合法權(quán)益的有力物證。而為這些相關(guān)記錄提供收集保管，檢索利用等工作的即為檔案管理服務(wù)。

二、檔案管理的重要意義

檔案既可以記錄每一項工作或活動的過去經(jīng)驗，也可以利用這些經(jīng)驗來對未來的工作指明方向，因此相關(guān)的管理工作就有著巨大的現(xiàn)實意義。

1、機關(guān)工作的查考依據(jù)

對于任何一個國家機關(guān)或企事業(yè)單位而言，過去每一項工作活動或者工作的進(jìn)行過程、取得的結(jié)果和相關(guān)經(jīng)驗、進(jìn)行工作的各項法律依據(jù)都是極為重要的歷史記錄。對于改進(jìn)工作方法，制定和落實工作政策或規(guī)則，建立健全相關(guān)制度等都有著十分重要的作用。一旦相關(guān)的檔案遺失，光靠記憶推進(jìn)工作就會暴露出許多的問題，無案可查，無據(jù)可憑，工作只能夠陷入停滯狀態(tài)。因此，作為行政管理工作的重要輔助工具，不管是對于國家機關(guān)還是企事業(yè)單位，檔案對于制定政策，提高工作效率都有著至關(guān)重要的作用。

2、生產(chǎn)建設(shè)的參考依據(jù)

現(xiàn)代化的生產(chǎn)過程需要現(xiàn)代化和科學(xué)化的管理，而對生產(chǎn)流程中所發(fā)生的各種情況和成果進(jìn)行梳理，總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)就需要引入高效的檔案管理工作。從計劃管理思路到最新的生產(chǎn)技術(shù)，無不可以作為生產(chǎn)方面的檔案加以收集和管理，特別是相關(guān)的科技專業(yè)檔案更是這一切的總前提。但不管是何種類型的檔案，都可以反映經(jīng)濟活動和生產(chǎn)活動的發(fā)展?fàn)顩r，提供足夠的情報資訊，為后續(xù)制定相關(guān)計劃，推動生產(chǎn)活動的持續(xù)發(fā)展，總結(jié)相關(guān)經(jīng)驗以求提高效率起到重要的幫助作用。

3、科學(xué)研究的可靠資料

任何科學(xué)的發(fā)展都有著其內(nèi)在的規(guī)律可循，而檔案就可以記錄科學(xué)發(fā)展的全部過程，為后續(xù)的研究提供詳實的原始記錄和相關(guān)實驗數(shù)據(jù)。因此，研究這些檔案記錄是把握科學(xué)技術(shù)發(fā)展規(guī)律的最直接基礎(chǔ)。

4、宣傳教育的生動素材

宣傳工作需要大量的史料作為支撐，不管是個人整理回憶錄，還是單位進(jìn)行演講報告或進(jìn)行員工培訓(xùn)都需要大量的事例材料來佐證其真實性和標(biāo)志性。而相關(guān)檔案正是單位或個人生平事跡的最真實載體，因此在宣傳工作中大量使用相關(guān)檔案，會使宣傳過程具有感染力。

5、維護合法權(quán)益的法律信證

在法治社會，任何一個社會組織或個體作為當(dāng)事人時，其合法權(quán)益都應(yīng)當(dāng)受到保護。而檔案在記錄個人或單位組織各項活動過程的同時，也會將與其他個人或組織之間產(chǎn)生的社會或政經(jīng)關(guān)系記錄在案，當(dāng)事人在此過程中產(chǎn)生的相應(yīng)權(quán)利、利益或義務(wù)也會有所記錄。一旦發(fā)生相關(guān)糾紛，這些檔案將會成為維護當(dāng)事人合法權(quán)益或名譽的最有力的證據(jù)。

三、現(xiàn)階段檔案管理工作中存在的問題

1、不重視檔案管理現(xiàn)象的存在

大部分單位對于檔案的管理工作，并不十分重視，檔案管理在整個管理工作中的位置較低。拿檔案的結(jié)構(gòu)性來說，大多數(shù)是機關(guān)檔案，對于其他類別如科技、專業(yè)類別的檔案，以及一些個人的檔案往往很少；再加上有些單位并沒有專門的工作人員來從事檔案管理工作，兼職人員并沒有專業(yè)檔案管理的知識，對工作目標(biāo)不清楚，工作效率也低；很多花費時間精力收集的檔案，最終被束之高閣；單位的檔案室缺乏必要的基礎(chǔ)設(shè)施，很可能導(dǎo)致檔案的損壞，重要檔案不能有效地被儲存，并沒有達(dá)到檔案管理的真正目的，也會為檔案管理帶來極大的未知風(fēng)險。

2、檔案管理人員素質(zhì)有待提高

近年來隨著信息化以及網(wǎng)絡(luò)化的快速發(fā)展，導(dǎo)致檔案管理工作對于工作人員的專業(yè)素能要求變高，那么專業(yè)檔案管理人才需要具備適應(yīng)信息化和網(wǎng)絡(luò)化的知識儲備，要有極高的政治覺悟和理論水平，也要具備一定的文化素養(yǎng)和管理才能，要熟悉檔案管理工作，具備協(xié)調(diào)處理以及制定決策的能力，有較強的理論功底。在實際檔案管理工作中，需要的是多重能力的人才，既要有相關(guān)的檔案管理知識，又要懂得運用現(xiàn)代技術(shù)，還要知曉人文社科類信息，同時兼具經(jīng)濟管理能力，這種復(fù)合型人才在現(xiàn)代社會都是極缺乏的。所以，種種方面導(dǎo)致檔案管理工作不能很好完成，新推出的技術(shù)、方法在實際中得不到充分的應(yīng)用和推廣，工作中出現(xiàn)的新困境不能解決，那么檔案管理工作也會相應(yīng)制約著單位其他工作的執(zhí)行。

3、檔案標(biāo)準(zhǔn)化程度低

中國在檔案管理工作上的研究起步較晚，導(dǎo)致實際工作中，標(biāo)準(zhǔn)化流程也比別國起步落后，且發(fā)展緩慢。檔案自身具備的復(fù)雜特性，也在一定程度上決定著檔案管理工作的復(fù)雜性，國家需要為之建立更為規(guī)范的管理體系，但目前的管理較為分散。多數(shù)單位根據(jù)自身實力和需要，為其配備相應(yīng)的檔案管理室及軟硬件設(shè)備，所以設(shè)備品種繁多，質(zhì)量和功能也各不相同。實際國際上已經(jīng)對檔案管理工作有通用的標(biāo)準(zhǔn)，但是大多數(shù)單位或企業(yè)并未遵循，所以現(xiàn)存檔案多數(shù)不能共享。長此以往，檔案管理在網(wǎng)絡(luò)共建及其共享方面會嚴(yán)重落后。國內(nèi)檔案管理不能標(biāo)準(zhǔn)化，也會影響現(xiàn)代化技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用。

四、檔案管理改革的主要措施

1、從根本上重視檔案管理工作

單位自身要將檔案管理工作重視起來，多溝通、多交流，互通檔案管理的經(jīng)驗，優(yōu)勢互補，實現(xiàn)共贏，檔案管理才能夠?qū)崿F(xiàn)現(xiàn)代化。加大對檔案管理的資金投入，購置設(shè)備、引進(jìn)人才，充分了解并花費精力做好檔案管理工作，此項工作內(nèi)容也將是對員工績效的一方面考核。對于主管檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)來說，要花費時間和精力關(guān)注此項工作，監(jiān)督好人員日常的工作情況，多聽匯報，幫助其解決問題，對接下來的工作做好計劃和安排。在檔案管理上面的經(jīng)費預(yù)算，要按照預(yù)先設(shè)定的標(biāo)準(zhǔn)，做好日常維護、檔案資料的整理以及信息化的應(yīng)用等，實現(xiàn)專款專用。單位配備好設(shè)置功能相對齊全、完善的檔案管理室，檔案柜等，室內(nèi)采光、通風(fēng)要好，防盜、防蚊蟲、防潮濕的裝置必不可少，這樣才能夠保障檔案保存的完整性，加快檔案管理的信息化、現(xiàn)代化進(jìn)程。endprint

2、加快專業(yè)人才素質(zhì)培養(yǎng)

檔案管理向前邁進(jìn)的步伐中，不能缺少現(xiàn)代化的管理技術(shù)和手段，這就要求工作人員兼具深厚的理論知識和扎實的實踐技能，此外社會人文、經(jīng)濟、管理、信息等等方面的知識都要有所涉略。在檔案管理方面，要始終將提升管理人才的自身素質(zhì)和管理能力作為重中之重，充分挖掘現(xiàn)代化的復(fù)合型人才。在人才的培養(yǎng)和教育方面，也不能松懈，要不斷對檔案管理工作人員進(jìn)行新的知識技能方面的培訓(xùn)，能夠快速地應(yīng)用各種新技術(shù)、新方法。檔案管理人才還要可以任勞任怨、不辭辛苦，有奉獻(xiàn)精神，持續(xù)接受專業(yè)教育，不斷提升自身能力，對他們要進(jìn)行深層次、多角度的培訓(xùn)，這樣可以促進(jìn)我國現(xiàn)代化檔案管理的步伐，實現(xiàn)檔案管理的高效運轉(zhuǎn)。

3、加強檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)

標(biāo)準(zhǔn)化、流程化操作手段對于任何一項管理工作都是必需的，所以在檔案管理中也是必不可少的。要想將現(xiàn)代化技術(shù)應(yīng)用在檔案管理上，就必須擁有現(xiàn)存一流的技術(shù)、標(biāo)準(zhǔn)化分工和完善的協(xié)同配合操作。在現(xiàn)代化信息時代里，資源共享也是一門重要的功課。共享的特性也就意味著對網(wǎng)絡(luò)的依賴性，網(wǎng)絡(luò)操作與資源共享必須依靠嚴(yán)密規(guī)范化的操作來實現(xiàn)，所以要形成完備的檔案管理流程化操作，以此推進(jìn)檔案管理工作的現(xiàn)代化進(jìn)程。但是實際中，每一個單位有其自身的特點，檔案管理時往往受到自身管理方式的制約，不能很好地運用標(biāo)準(zhǔn)化檔案管理手段。

綜上所述，檔案管理工作人員應(yīng)該迎難而上，不斷完善相關(guān)制度，為實現(xiàn)檔案的科學(xué)化與智能化管理出謀劃策。檔案管理工作應(yīng)該在適應(yīng)社會發(fā)展趨勢的前提下，結(jié)合當(dāng)前工作中出現(xiàn)的問題進(jìn)行制度創(chuàng)新，使檔案管理規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化，只有這樣檔案管理工作才能發(fā)揮出最大價值，在提升組織機構(gòu)日常工作效率的同時，推動社會經(jīng)濟的進(jìn)步與發(fā)展。

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【作者簡介】

楊淑捷（1971-）女，陜西銅川人，碩士，館員，主要研究方向：高校檔案管理.endprint