企業(yè)招標(biāo)采購風(fēng)險(xiǎn)的控制措施探討

李雪梅

摘 要：招標(biāo)采購是企業(yè)開展市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)的重要手段，但招標(biāo)采購工作受市場(chǎng)因素、環(huán)境因素、人為因素影響較大，可能會(huì)出現(xiàn)達(dá)不到招標(biāo)人的預(yù)期需求的情況。在招標(biāo)采購中，通過風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別，對(duì)風(fēng)險(xiǎn)因素進(jìn)行明確，并采取具有針對(duì)性的措施，確保招標(biāo)采購工作的順利開展，對(duì)企業(yè)發(fā)展具有重要意義。本文結(jié)合某公司招標(biāo)采購實(shí)操，對(duì)其風(fēng)險(xiǎn)因素進(jìn)行了探討，并提出了風(fēng)險(xiǎn)控制措施。

關(guān)鍵詞：招標(biāo)采購;風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別;風(fēng)險(xiǎn)控制;合同管理

招標(biāo)采購工作具有專業(yè)性、復(fù)雜性、多變性等特點(diǎn)，受市場(chǎng)因素、環(huán)境因素等影響較大。針對(duì)招標(biāo)采購中的風(fēng)險(xiǎn)因素，企業(yè)有關(guān)部門需要強(qiáng)化管理，重視環(huán)節(jié)控制，通過風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別方式，對(duì)風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)、風(fēng)險(xiǎn)因素、風(fēng)險(xiǎn)內(nèi)容進(jìn)行了解，從前期調(diào)研、文件質(zhì)量、合同管理等方面，多角度對(duì)風(fēng)險(xiǎn)因素進(jìn)行防范，將風(fēng)險(xiǎn)扼殺在搖籃之中。

一、招標(biāo)采購風(fēng)險(xiǎn)因素概述

招標(biāo)采購風(fēng)險(xiǎn)因素具有復(fù)雜性特征，而對(duì)其進(jìn)行識(shí)別是風(fēng)險(xiǎn)控制的基礎(chǔ)。結(jié)合招標(biāo)采購過程的關(guān)鍵點(diǎn)一一對(duì)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行識(shí)別。某公司在面對(duì)著動(dòng)態(tài)風(fēng)險(xiǎn)因素之外，還面臨著招標(biāo)項(xiàng)目質(zhì)疑、項(xiàng)目招標(biāo)采購結(jié)果不一定能滿足公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)需要的風(fēng)險(xiǎn)，直接影響“真招實(shí)招”保障機(jī)制的順暢運(yùn)行。

二、招標(biāo)采購風(fēng)險(xiǎn)控制措施分析

1.起好頭，做好前期市場(chǎng)調(diào)研

招標(biāo)采購工作受市場(chǎng)的影響較大，科學(xué)的市場(chǎng)調(diào)研工作是減少市場(chǎng)因素對(duì)招標(biāo)采購影響的重要手段。扎實(shí)做好前期調(diào)研工作，準(zhǔn)確把握采購需求，對(duì)資質(zhì)條款、技術(shù)參數(shù)和評(píng)標(biāo)辦法的科學(xué)性、合理性、公平性，充分把握市場(chǎng)狀況，做到有的放矢、心中有數(shù)。由于市場(chǎng)處于動(dòng)態(tài)發(fā)展變化之中，具有很強(qiáng)的不確定因素，公司在規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)時(shí)，需要立足于現(xiàn)狀，展望于未來。以某公司為例，首先，該公司在市場(chǎng)調(diào)研工作中，需要明確采購設(shè)備的數(shù)量、材料的種類，明列出項(xiàng)目清單，并對(duì)相同種類的產(chǎn)品進(jìn)行分析，在概預(yù)算模，式下開展采購工作，避免超預(yù)算的情況出現(xiàn)。其次，在市場(chǎng)調(diào)研中，該公司對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行明確，科學(xué)選擇材料、設(shè)備的供應(yīng)商，并堅(jiān)持合理低價(jià)中標(biāo)原則，認(rèn)真對(duì)供應(yīng)商的信譽(yù)程度、實(shí)力情況進(jìn)行考察，合理選擇供應(yīng)商市場(chǎng)。最后，在市場(chǎng)調(diào)研中，要建立動(dòng)態(tài)化的市場(chǎng)評(píng)估機(jī)制，監(jiān)測(cè)市場(chǎng)的現(xiàn)狀，并借助大數(shù)據(jù)技術(shù)等，對(duì)市場(chǎng)的發(fā)展方向進(jìn)行評(píng)估，做好市場(chǎng)應(yīng)急準(zhǔn)備工作，將風(fēng)險(xiǎn)因素降至最低，切實(shí)保障招標(biāo)采購的安全性，使其能夠滿足公司的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)需要。

2.抓關(guān)鍵，注重招標(biāo)采購文件質(zhì)量

招標(biāo)文件是整個(gè)招標(biāo)采購工作的綱領(lǐng)性文件，對(duì)招標(biāo)人、投標(biāo)人均具有約束作用，實(shí)質(zhì)上是一份“合同”草案。招標(biāo)文件若內(nèi)容不夠完善，存在瑕疵，會(huì)直接影響招標(biāo)結(jié)果，后續(xù)可能會(huì)帶來一系列問題，將對(duì)招標(biāo)人的社會(huì)信譽(yù)帶來一定的負(fù)面影響。某公司針對(duì)招標(biāo)采購文件中的風(fēng)險(xiǎn)因素，在管理上進(jìn)行了強(qiáng)化。首先，該公司嚴(yán)抓采購文件編制質(zhì)量，合理利用人才，選擇應(yīng)用高素質(zhì)、高資歷的人才開展采購文件編制工作，將風(fēng)險(xiǎn)控制核心聚集在文件的技術(shù)條件之上，能夠在市場(chǎng)調(diào)研基礎(chǔ)上，對(duì)采購需求進(jìn)行明確，并通過科學(xué)的管理手段，減少了“量體裁衣”情況的產(chǎn)生。在文件編制中，協(xié)調(diào)各部門的資源與力量，廣泛采納各部門的意見，并對(duì)各部門的責(zé)任進(jìn)行明確，在采購文件編制過程中，要求財(cái)務(wù)部門、審計(jì)部門、法規(guī)部門等對(duì)文件規(guī)范性、全面性進(jìn)行審核，并嚴(yán)格落實(shí)文件編制質(zhì)量責(zé)任制度，對(duì)“第一責(zé)任人”進(jìn)行明確，能夠保障文件的資質(zhì)、技術(shù)、科學(xué)、合理、公平，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)減少文件編制風(fēng)險(xiǎn)的目標(biāo)，實(shí)現(xiàn)對(duì)采購風(fēng)險(xiǎn)的控制。其次，在風(fēng)險(xiǎn)控制上，該公司從源頭抓起，嚴(yán)格編制、審核招標(biāo)文件，在招標(biāo)文件編制過程中，由公司內(nèi)部其他部門進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)，減少文件編制過程中的自由裁量權(quán)，保障招標(biāo)文件的內(nèi)容完整、思路清晰，能夠清晰明了、直觀的展現(xiàn)項(xiàng)目?jī)?nèi)容，并保障其符合法律規(guī)范，在招標(biāo)文件中不存在傾向性問題?？茖W(xué)、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)恼袠?biāo)文件是減少招標(biāo)采購風(fēng)險(xiǎn)的關(guān)鍵要素，公司需要結(jié)合自身發(fā)展現(xiàn)狀，強(qiáng)化責(zé)任管理與人員管理，以協(xié)調(diào)部門為核心，人才應(yīng)用為基礎(chǔ)，為招標(biāo)文件質(zhì)量提供保障。

3.借外力，發(fā)揮招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)的專業(yè)作用

在招標(biāo)采購風(fēng)險(xiǎn)預(yù)控過程中，要借助招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)力量，充分發(fā)揮其專業(yè)技術(shù)優(yōu)勢(shì)，做好招標(biāo)采購的過程控制以及環(huán)節(jié)控制，實(shí)現(xiàn)招標(biāo)活動(dòng)的合法性、合理性。某公司為了科學(xué)規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)因素，對(duì)招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)提出要求，比如必須在文件中對(duì)投標(biāo)人資質(zhì)、條件等進(jìn)行控制：若存在負(fù)責(zé)人管理管理與控股分離的情況，不允許參加同一個(gè)項(xiàng)目的投標(biāo)，也不可以在未劃分標(biāo)段的項(xiàng)目中開展投標(biāo)活動(dòng);在投標(biāo)活動(dòng)結(jié)束之后，借助數(shù)據(jù)庫技術(shù)，登陸官方企業(yè)信用信息系統(tǒng)中，并利用“天眼查”軟件等，對(duì)投標(biāo)企業(yè)的信息進(jìn)行核查，觀察其是否存在信用問題，并對(duì)企業(yè)內(nèi)部的關(guān)系進(jìn)行明確，避免其出現(xiàn)同一人控股、管理的情況出現(xiàn)，對(duì)管理、控股分離的情況進(jìn)行核查。在招標(biāo)采購過程中充分發(fā)揮招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)的作用，對(duì)風(fēng)險(xiǎn)控制具有很強(qiáng)的意義。同時(shí)，招標(biāo)人亦需在招標(biāo)關(guān)鍵環(huán)節(jié)強(qiáng)化監(jiān)督，嚴(yán)格落實(shí)招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)庫的評(píng)價(jià)制度，強(qiáng)化考核，避免代理招標(biāo)過程中出現(xiàn)弄虛作假的行為，保障招標(biāo)行為的合法性。

4.收好尾，抓好合同的簽訂和履約

招標(biāo)采購結(jié)果如何應(yīng)用，最直觀的體現(xiàn)方式就是合同的簽訂，把采購結(jié)果簽訂在合同中，是保障雙方權(quán)益的最有效方式，合同的重要性不言而喻。但在招標(biāo)采購過程中，如果因?yàn)楹贤芾韲?yán)謹(jǐn)，比如合同簽訂不嚴(yán)謹(jǐn)，會(huì)給后期履約帶來很多風(fēng)險(xiǎn)。某公司在合同編制與審核過程中，通過落實(shí)部門主體責(zé)任的方式，強(qiáng)化合同審核力度。在規(guī)定時(shí)限內(nèi)，不得改變實(shí)質(zhì)性條款，仔細(xì)核對(duì)中標(biāo)人承諾的優(yōu)惠條件，嚴(yán)格按照規(guī)范對(duì)合同條款進(jìn)行合規(guī)性和合法性審查，保障合同審核的科學(xué)性。在履約過程中，實(shí)施部門要嚴(yán)格執(zhí)行合同條款，做好履約過程控制。此外，在合同風(fēng)險(xiǎn)控制過程中，對(duì)合同進(jìn)行安全管理，避免出現(xiàn)擅自更改合同的情況出現(xiàn)，并強(qiáng)化合同管理的監(jiān)督，有效規(guī)避合同風(fēng)險(xiǎn)。所以，在招標(biāo)采購風(fēng)險(xiǎn)控制中，企業(yè)需要特別重視合同的審簽與履約管理，保障招標(biāo)采購工作的有序開展。

針對(duì)重大項(xiàng)目，招標(biāo)人收到評(píng)標(biāo)報(bào)告后，應(yīng)及時(shí)審核中標(biāo)候選人的履約能力，加大審查力度，具化方式方法，進(jìn)一步確保供應(yīng)商資質(zhì)能力的符合性，防范“買賣資質(zhì)”和“轉(zhuǎn)包分包”等;進(jìn)一步完善項(xiàng)目過程管理，加強(qiáng)供應(yīng)商動(dòng)態(tài)考核，細(xì)化評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)，加大考核頻次，深化考核成果的運(yùn)用，該獎(jiǎng)就獎(jiǎng)，該懲就懲，該退出就退出，形成全過程、全方位、可追溯的考核評(píng)價(jià)體系，確保公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的順利進(jìn)行。

三、結(jié)論

總而言之，本文以某公司的招標(biāo)采購為例，對(duì)該項(xiàng)工作中的風(fēng)險(xiǎn)因素進(jìn)行識(shí)別，并從市場(chǎng)調(diào)研、文件編制、合同管理等角度，對(duì)風(fēng)險(xiǎn)控制策略進(jìn)行了明確。該公司通過制度管理和流程控制，強(qiáng)化員工的風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)，分環(huán)節(jié)將招標(biāo)采購環(huán)節(jié)的關(guān)鍵點(diǎn)作為風(fēng)險(xiǎn)預(yù)控的重點(diǎn)，取得了良好的效果，對(duì)其他公司招標(biāo)采購工作的風(fēng)險(xiǎn)控制具有借鑒意義。

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