辦公室文書檔案收集與歸檔工作的研究

陳韻瑤

摘要：辦公室文書檔案的歸檔與收集工作是辦公室實(shí)行檔案管理的重要環(huán)節(jié)，也是一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，更是檔案管理工作提供多樣性服務(wù)的先決條件，決定著辦公室檔案管理的水平。本文將對(duì)我國(guó)中小企業(yè)辦公室文書檔案收集與歸檔工作存在的問(wèn)題進(jìn)行論述與分析，進(jìn)而對(duì)提高辦公室文書檔案收集與歸檔的效率與準(zhǔn)確性的對(duì)策進(jìn)行研究。

關(guān)鍵詞：公室 文書檔案 收集 歸檔

中圖分類號(hào)：G275.2 ?文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A ?文章編號(hào)：1009-5349（2018）21-0253-02

在我們的日常工作中，為了處理各種事務(wù)，溝通各種關(guān)系，組織和個(gè)人之間存在著聯(lián)系，通常以書信的形式實(shí)現(xiàn)。因此，從一定的實(shí)踐目的來(lái)看，就逐漸形成了一種較為規(guī)范的處理各種事務(wù)、溝通各種書面材料關(guān)系的格式，稱為文獻(xiàn)。文檔管理是現(xiàn)代辦公管理中不可缺少的一部分。辦公室文件的收集和歸檔是否有效，很大程度上決定了信息傳遞的準(zhǔn)確性和事務(wù)的順利處理。

一、辦公室文書檔案概述

國(guó)家機(jī)關(guān)、組織、企業(yè)事業(yè)組織在黨政管理活動(dòng)中，直接形成檔案，由命令、指示、決定、公告、公告、請(qǐng)求、報(bào)告、批準(zhǔn)、通知、函件、會(huì)議記錄、簡(jiǎn)報(bào)、計(jì)劃和摘要等一般文件直接轉(zhuǎn)化為文件檔案。文書檔案能夠充分體現(xiàn)黨務(wù)活動(dòng)。文書檔案的管理與歸納工作，是對(duì)過(guò)去曾發(fā)生的事件或具體工作內(nèi)容予以記錄，再以電子形式存儲(chǔ)和讀取，具體包括收集并整理文書檔案的相關(guān)信息，檢索并統(tǒng)計(jì)已經(jīng)錄入的文檔文件等。文書檔案的管理工作，主要特點(diǎn)體現(xiàn)在綜合性和一體化方面。綜合性指的是文書檔案管理工作的范圍，不僅包含文書性質(zhì)的檔案管理工作，也包括人事檔案管理和會(huì)計(jì)檔案管理等，其內(nèi)容繁雜豐富。一體化則指的是文書檔案的工作環(huán)節(jié)特點(diǎn)體現(xiàn)，包括對(duì)文件的收集、存儲(chǔ)、催辦以及承辦過(guò)程。

二、加強(qiáng)辦公室文件材料收集與歸檔工作的重要性

文件檔案的收集、歸檔是所屬機(jī)關(guān)、單位管理工作的重要組成部分，是提高單位管理工作效率和質(zhì)量的前提。辦公文檔的收集和歸檔及檔案重要性體現(xiàn)在以下三個(gè)方面：首先，考慮到機(jī)關(guān)單位中文書檔案歸檔工作的重要作用，需要提升對(duì)于文書的歸檔工作效率，所以應(yīng)提高對(duì)于文書檔案歸檔工作的重視程度。其次，文件、檔案的收集、歸檔實(shí)施，可以記錄各單位的發(fā)展過(guò)程。例如，某單位在開(kāi)展實(shí)際業(yè)務(wù)活動(dòng)的過(guò)程中，產(chǎn)生了大量的文件和資料。通過(guò)收集和歸檔文件，實(shí)現(xiàn)了材料的標(biāo)準(zhǔn)化和集成化。最后，便于本單位在開(kāi)展評(píng)估工作的過(guò)程中及時(shí)查閱相關(guān)信息，實(shí)現(xiàn)評(píng)估證書的合理化。此外，辦公室文件和檔案的收集和歸檔的重要性也體現(xiàn)在決策者很容易掌握單位的實(shí)際操作條件。

三、辦公室文書檔案的收集與歸檔工作的不足之處

（1）歸檔文件材料的收集不全面。在辦公文件和檔案的管理中，往往會(huì)出現(xiàn)檔案收集不完整的情況，包括檔案工作人員沒(méi)有收集和記錄的各種文件和資料。這種信息來(lái)源廣泛，來(lái)源眾多，具有重要的參考價(jià)值。文件一旦被其他人員或部門截留，就無(wú)法完全收集，這將不可避免地影響檔案工作人員的歸檔工作。此外，一些文件和檔案管理人員多為兼職人員，缺乏足夠的時(shí)間和精力來(lái)組織和保管檔案，或由于各種因素而無(wú)法及時(shí)歸檔，導(dǎo)致文件和檔案資料的收集無(wú)法及時(shí)完成。

（2）檔案人員檔案管理意識(shí)與工作責(zé)任心不強(qiáng)。在文書檔案管理中，一些檔案工作者的管理意識(shí)較弱，偏重于對(duì)紅頭文件的管理，而忽視了對(duì)未編號(hào)或一般文件的管理。由于缺乏對(duì)有關(guān)檔案的仔細(xì)記錄和整理，導(dǎo)致檔案的真實(shí)性不明，文件和資料的管理和利用不善。具體表現(xiàn)在：在處理文件和資料時(shí)，個(gè)人檔案不全，無(wú)法確定檔案的真實(shí)性，無(wú)法區(qū)分原件及檔案和文件，不能確保其完整性和正確性，這將會(huì)導(dǎo)致檔案和文件失去利用價(jià)值。因此，必須及時(shí)采取相應(yīng)的改進(jìn)措施，加強(qiáng)辦公室文件和檔案的收集和歸檔，確保檔案管理工作的順利進(jìn)行。

（3）企業(yè)對(duì)文書檔案收集及歸檔工作不重視。辦公室文書檔案收集及歸檔工作對(duì)于企業(yè)而言具有十分重大的意義，但是仍然有許多企業(yè)對(duì)該工作的管理缺乏足夠的重視，文件資料丟失、被損壞的情況時(shí)有發(fā)生。造成文書檔案資料不全或者損壞的原因很多，主要是因?yàn)闅w檔模式不科學(xué)、管理不到位。很多企業(yè)歸檔模式依然是文字資料歸檔，電子文檔缺乏重視度。此外，沒(méi)有按照流程歸檔，很多文件隨意放置，一旦需要查找相關(guān)文件資料將耗費(fèi)大量時(shí)間及人力，耽誤其他工作的順利開(kāi)展。

四、如何加強(qiáng)辦公室文書檔案的收集與歸檔工作

（1）做好文書檔案管理人員的培訓(xùn)工作。要想成為一名合格的檔案管理者，我們不僅要有較強(qiáng)的檔案管理意識(shí)，還要具備專業(yè)的管理知識(shí)和管理能力。通過(guò)培訓(xùn)，培養(yǎng)檔案管理者對(duì)檔案的敏感性，增強(qiáng)檔案管理者的管理意識(shí)，保證文件、檔案的高效收集和歸檔。對(duì)于一些人事管理能力較弱的員工，我們應(yīng)該加強(qiáng)相關(guān)知識(shí)和技能的培訓(xùn)，宣傳和教育文件和檔案管理的重要性，從而有效改善文件的總體質(zhì)量，然后達(dá)到提高效率和質(zhì)量的目的。

（2）完善文書檔案的收集和歸檔工作管理制度。文書檔案管理工作是一件要求精細(xì)的復(fù)雜工作，需要相關(guān)工作人員細(xì)化和澄清收集時(shí)間、儲(chǔ)存期限、歸檔范圍、注意事項(xiàng)等具體問(wèn)題，對(duì)于保證文件、檔案的高效收集、整理、歸檔具有重要意義。第一，根據(jù)單位的實(shí)際情況，按照有關(guān)規(guī)定和職責(zé)劃分制度，科學(xué)合理界定檔案歸檔的范圍。其次，進(jìn)一步明確歸檔期限，集中統(tǒng)一保管，防止私自留用，提高檔案管理人員的工作效率和積極性具有重要意義。各單位、各部門要根據(jù)自己的發(fā)展和時(shí)間，更新和完善文件檔案管理制度，以適應(yīng)文件檔案收集、歸檔的需求變化。

（3）加強(qiáng)臨時(shí)性檔案文件材料的收集整理。由于各單位一些人員的調(diào)動(dòng)或辭職，少數(shù)重要文件往往會(huì)留在他們手中，導(dǎo)致檔案和文件無(wú)法及時(shí)歸檔，甚至丟失。在這方面，負(fù)責(zé)文件和檔案管理的人員應(yīng)在每年年初開(kāi)始定期對(duì)上一年的文件和檔案進(jìn)行收集整理，重點(diǎn)加強(qiáng)臨時(shí)檔案的收集工作。例如，大型會(huì)議召開(kāi)后，應(yīng)及時(shí)通知各部門會(huì)議的完整信息。人員調(diào)動(dòng)或離職時(shí)，可及時(shí)通知其移交其柜內(nèi)所處理的文件，作為檔案文件，以供日后參考，最大限度發(fā)揮其意義和利用價(jià)值;檔案管理部門的工作人員必須嚴(yán)格執(zhí)行規(guī)章制度，按要求把臨時(shí)文件和資料交付收信人。為了確保文件和資料移交工作的順利進(jìn)行，打印兩份或三份完整的檔案和文件移交目錄列表，供移交人、收件人簽署。每個(gè)轉(zhuǎn)讓人和接收人都將保留一份副本以供日后查閱參考。

總的來(lái)說(shuō)，辦公文件和檔案是企業(yè)事業(yè)單位工作發(fā)展過(guò)程的記錄，客觀反映了規(guī)范化管理、問(wèn)題處理和科學(xué)決策的實(shí)施和成果。辦公室文件、檔案的收集歸檔是一項(xiàng)高度技術(shù)性和服務(wù)性的工作，在單位的規(guī)范化管理中起著重要的作用，在檔案管理中占有重要的地位。要高度重視檔案檔案的收集和歸檔工作，綜合分析檔案管理工作中存在的主要問(wèn)題和原因，并采取有效措施加以改進(jìn)。只有這樣，才能保證檔案收集的完整性和正確性，才能促進(jìn)檔案和檔案歸檔工作的順利開(kāi)展，才能使得文獻(xiàn)檔案管理進(jìn)入一個(gè)新階段。

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責(zé)任編輯：景辰