淺談如何加強(qiáng)委外維修項(xiàng)目管理的分析

黎越波

（廣州地鐵集團(tuán)有限公司）

1 委外維修項(xiàng)目管理分析

在現(xiàn)階段，隨著廣州地鐵運(yùn)營線網(wǎng)的不斷擴(kuò)大和“十二五”、“十三五”線路建設(shè)如火如荼的時(shí)期，截止2018年底，運(yùn)營里程已達(dá)到513km，預(yù)計(jì)2023年達(dá)到843km。在各專業(yè)的委外維修業(yè)務(wù)量不斷膨脹的現(xiàn)實(shí)環(huán)境下，促使了運(yùn)營總部的委外維修項(xiàng)目管理工作也必須要有所變化和提高以適應(yīng)現(xiàn)實(shí)要求?，F(xiàn)行的委外維修合同一方面與專業(yè)統(tǒng)籌打包、高度集成大專業(yè)以及維修業(yè)務(wù)面不斷擴(kuò)大的實(shí)際情況不符，造成項(xiàng)目管理風(fēng)險(xiǎn)承擔(dān)上的嚴(yán)重不平衡；其次，委外維修項(xiàng)目的合同范本需管控哪些方面、各專業(yè)、各部門接口關(guān)系等要素仍在摸索階段；另一方面，在委外維修框架合同方式中由于承包商在某些方面或?qū)I(yè)技術(shù)的原因，在合同履約過程中也比較強(qiáng)勢(shì)。面對(duì)當(dāng)前的實(shí)際情況，只有重視合同，重視項(xiàng)目管理，才能有效的降低框架合同的風(fēng)險(xiǎn)，保障企業(yè)利益，有效進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)的防范，維護(hù)企業(yè)自身合法權(quán)益。

2 加強(qiáng)對(duì)現(xiàn)場設(shè)備設(shè)施的第一手資料收集并建立長期溝通機(jī)制

首先，設(shè)備設(shè)施的使用部門主要為各現(xiàn)場管理部門。在實(shí)際管理中總部管理部門等非現(xiàn)場管理部門存在對(duì)現(xiàn)場外延的邊際關(guān)系、設(shè)備設(shè)施的真正使用情況及狀態(tài)缺乏第一手資料。造成在委外項(xiàng)目實(shí)施評(píng)估、判斷上容易出現(xiàn)不準(zhǔn)確或不及時(shí)而產(chǎn)生一系列項(xiàng)目推進(jìn)不暢或倉促上馬的現(xiàn)象。需要加強(qiáng)對(duì)現(xiàn)場設(shè)備設(shè)施資料的收集并建立相關(guān)臺(tái)賬，在現(xiàn)有的設(shè)備設(shè)施維修維護(hù)的接口劃分關(guān)系上，與現(xiàn)場管理部門建立有效溝通機(jī)制，互通有無。例如：定期通報(bào)委外維修項(xiàng)目的各方檢查情況，承包商及現(xiàn)場管理部門也定期通報(bào)設(shè)備設(shè)施的運(yùn)作情況及評(píng)估情況，及時(shí)給予委外維修業(yè)務(wù)開展的支持。同時(shí)加強(qiáng)設(shè)備設(shè)施的全壽命的過程信息收集，有利于更準(zhǔn)確的判斷設(shè)備設(shè)施的狀態(tài)，做好委外維修的決策及管理。

3 組織梳理合同條款，加強(qiáng)合同風(fēng)險(xiǎn)防范意識(shí)

①合同雙方都應(yīng)該具有基本的合同風(fēng)險(xiǎn)防范意識(shí)。②在合同條款擬定和履行中，由于對(duì)合同條款分析、審核不嚴(yán)，容易造成一些合同條款缺失、雙方權(quán)責(zé)不清，給企業(yè)造成了一定的損失。③合同風(fēng)險(xiǎn)防范不能一味的化解自己承擔(dān)的風(fēng)險(xiǎn)，轉(zhuǎn)嫁回避應(yīng)由自己承擔(dān)的風(fēng)險(xiǎn)，避免以包代管，造成合同顯失公平，甚至無效。

3.1 防范合同條款擬定風(fēng)險(xiǎn)

（1）對(duì)于過往委外維修項(xiàng)目履行已經(jīng)出現(xiàn)的問題，應(yīng)組織有關(guān)人員進(jìn)行總結(jié)，力爭完善委外維修合同范本。由于委外維修的框架合同必然要涉及委外專業(yè)業(yè)務(wù)的方方面面，且屬于框架性、方向性條款，后期根據(jù)實(shí)際項(xiàng)目情況細(xì)化完善合同專用條款。

（2）組織法務(wù)人員對(duì)合同管理風(fēng)險(xiǎn)的界定，對(duì)于合同履約要有預(yù)想和平等意識(shí)，充分考慮在委外維修合同履行過程中可能發(fā)生的風(fēng)險(xiǎn)，并提出風(fēng)險(xiǎn)承擔(dān)的責(zé)任。

3.2 合同履約風(fēng)險(xiǎn)

委外維修框架合同由于投資大、合同周期長、安全風(fēng)險(xiǎn)高、人員勞動(dòng)密集等特點(diǎn)，在合同履約過程中，往往會(huì)由于經(jīng)濟(jì)環(huán)境、貨幣政策、設(shè)備狀況等的改變而引發(fā)合同變更，引起項(xiàng)目或者工程量的增加和減少等，這些都將會(huì)給雙方帶來一定的風(fēng)險(xiǎn)。為此，在合同履行過程中，充分利用合同范本規(guī)范合同履行，以科學(xué)的態(tài)度和方法去開展風(fēng)險(xiǎn)管理活動(dòng)，采取各種積極有效的風(fēng)險(xiǎn)防范措施。

4 增強(qiáng)自身人員合同管理意識(shí)、能力

在委外維修框架合同過程中，有必要增強(qiáng)全員的合同管理意識(shí)和能力，才會(huì)達(dá)到預(yù)期的目的。為此，可以從以下幾方面去加強(qiáng)項(xiàng)目管理意識(shí)：

（1）建立以項(xiàng)目管理為核心的管理機(jī)制，理順各方關(guān)系，形成有機(jī)運(yùn)行體系。在項(xiàng)目實(shí)施中，注重強(qiáng)化合同管理意識(shí)，認(rèn)真研究、理解、運(yùn)用合同條款，收集和整理各種現(xiàn)場簽證、會(huì)議記錄等原始資料及數(shù)據(jù)，做好項(xiàng)目檔案整理、資料歸集工作。

（2）注重項(xiàng)目實(shí)施階段合同的交底。合同是當(dāng)事人正確履行義務(wù)、保護(hù)自身合法利益的依據(jù)。因此，項(xiàng)目管理有關(guān)成員必須首先熟悉合同的全部內(nèi)容，并對(duì)合同條款有一個(gè)統(tǒng)一的理解和認(rèn)識(shí)，以避免不了解或?qū)贤斫獠灰恢聨砉ぷ魃系氖д`。由于項(xiàng)目管理有關(guān)成員知識(shí)結(jié)構(gòu)和水平的差異，加之合同條款繁多，合同語言難以理解。因此，在合同簽訂后，項(xiàng)目的合同管理、現(xiàn)場管理人員應(yīng)熟悉合同中的各種合同條款及相關(guān)文件和資料的主要內(nèi)容，明確框架合同履行過程中的風(fēng)險(xiǎn)、重點(diǎn)或關(guān)鍵性問題。

（3）保留自主維護(hù)能力。保留和發(fā)展委外維修專業(yè)的自主維修、維護(hù)技術(shù)，從而達(dá)到培養(yǎng)自有員工自修能力，具體方式可以有：

①培訓(xùn)和鍛煉自有員工，防止專業(yè)設(shè)備委外導(dǎo)致自有員工實(shí)操技能退步；

②強(qiáng)化委外作業(yè)的質(zhì)量監(jiān)控及管理；

③適度劃分自修區(qū)域或線路，保留技術(shù)力量發(fā)展空間。

5 增強(qiáng)合同履約過程控制意識(shí)

5.1 加強(qiáng)建設(shè)合同臺(tái)賬管理工作

目前企業(yè)OA系統(tǒng)因諸方面的原因，未能在框架合同實(shí)施前建立，增大了合同臺(tái)賬的管理難度和管理要求。為此，要加大力度抓好必要的手工的框架合同臺(tái)賬建立、登記工作。并加快信息系統(tǒng)的建設(shè)，匹配新模式下的項(xiàng)目管理需求。

5.2 規(guī)范檢查程序和對(duì)關(guān)鍵環(huán)節(jié)的監(jiān)管要求

通過組織履約檢查，在事前或事中發(fā)現(xiàn)問題和疏漏，針對(duì)發(fā)現(xiàn)的問題和疏漏，制訂防范風(fēng)險(xiǎn)的對(duì)策。為此，項(xiàng)目管理人員必須經(jīng)常深入現(xiàn)場對(duì)合同履約和管理情況進(jìn)行針對(duì)性的檢查，形成規(guī)范的檢查程序，通過檢查反映出合同履約中的問題，提出解決的辦法或提出解決的請(qǐng)求，通過整改使合同順利履約得到落實(shí)。

5.3 抓好單價(jià)包干項(xiàng)目的現(xiàn)場簽證、結(jié)算管理

在合同期內(nèi)，現(xiàn)場簽證、合同變更、計(jì)量等會(huì)經(jīng)常發(fā)生，加強(qiáng)這一業(yè)務(wù)的監(jiān)管是委外維修合同履行的重中之重，所以要做好以下審核、監(jiān)管工作：

（1）把好單價(jià)包干項(xiàng)目合同管理的簽證審核關(guān)，及時(shí)完成各項(xiàng)工作記錄。

（2）單項(xiàng)項(xiàng)目必須以合同清單開項(xiàng)為依據(jù)，滿足項(xiàng)目確認(rèn)工作，必須在現(xiàn)場簽證工作中進(jìn)行落實(shí)。

（3）狠抓預(yù)結(jié)算的管理。對(duì)單價(jià)、費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)及結(jié)算方法等，建立較為完善的管理標(biāo)準(zhǔn)、操作指引。

（4）嚴(yán)把結(jié)算關(guān)。以框架合同為基礎(chǔ)，實(shí)行有效的審批制度，層層把關(guān)，嚴(yán)禁出現(xiàn)超額支付、提前支付的情況。

5.4 加強(qiáng)合同履行監(jiān)管

項(xiàng)目變更和違約責(zé)任索賠是項(xiàng)目合同管理的一項(xiàng)重要工作，要制定嚴(yán)格的程序規(guī)定和時(shí)效要求，要求詳細(xì)完整的證明材料，而且它與項(xiàng)目管理的其它方面有密切聯(lián)系，涉及到質(zhì)量、安全、材料設(shè)備供應(yīng)、合同管理、生產(chǎn)運(yùn)作等各個(gè)方面。為此必須提高合同履行監(jiān)管意識(shí)，增強(qiáng)變更和違約責(zé)任確認(rèn)工作的責(zé)任感和工作積極性，明確各單位的變更和違約責(zé)任處理職責(zé)，把工作落實(shí)到項(xiàng)目管理的全過程。

6 提高現(xiàn)場管理人員的合同管理水平

6.1 規(guī)范明確委外單位人員素質(zhì)要素

委外單位人員來源相對(duì)復(fù)雜，相對(duì)難以把關(guān)。人員的政治素質(zhì)、職業(yè)道德、技術(shù)技能是保證項(xiàng)目安全、質(zhì)量的基礎(chǔ)，素質(zhì)不好同時(shí)也會(huì)帶來勞動(dòng)糾紛和綜合治理不良事件風(fēng)險(xiǎn)，同樣會(huì)干擾安全生產(chǎn)。

委外維修人員如果不穩(wěn)定，經(jīng)常辭退和補(bǔ)充，會(huì)造成較多的磨合期現(xiàn)象，維修人員對(duì)作業(yè)現(xiàn)場情況不熟悉、基層管理不適應(yīng)，必然構(gòu)成一定的安全隱患。

所以要在項(xiàng)目招標(biāo)過程中明確并在項(xiàng)目管理制度規(guī)范承包單位的人員配置和基本要求，在相應(yīng)的項(xiàng)目管理與考核辦法中明確規(guī)定各層級(jí)人員的學(xué)歷、資格證、技能等級(jí)、工作經(jīng)驗(yàn)及其比例等關(guān)鍵要素。

6.2 合理匹配項(xiàng)目管理人力資源

由于地鐵所涉及的設(shè)備專業(yè)多，項(xiàng)目多，技術(shù)更新快，培養(yǎng)自有人員關(guān)鍵技術(shù)崗位能力，能夠發(fā)揮主觀能動(dòng)性是框架合同的績效推動(dòng)劑。如何最大限度地發(fā)揮員工的主人翁精神，降低企業(yè)生產(chǎn)成本，使企業(yè)利益最大化，是項(xiàng)目合同管理中，擺在我們面前的重要課題。

同時(shí)不同專業(yè)的社會(huì)化程度、技術(shù)成熟度以及專業(yè)程度不同，現(xiàn)場管理人員合同管理知識(shí)不全面，必定不利于降低項(xiàng)目成本，也不能適應(yīng)急速擴(kuò)張階段的現(xiàn)實(shí)需求。這就要求我們?cè)O(shè)備管理要以全壽命周期成本控制為目標(biāo)，合理分配總部已有的各類項(xiàng)目管理人力資源，以行之有效的管理方法來保證設(shè)備良好的運(yùn)行狀態(tài)，做好運(yùn)營的有力保障。

7 結(jié)束語

采用專業(yè)統(tǒng)籌打包整體委外維修實(shí)施是十分有必要的，且隨著委外維修的不斷成熟和進(jìn)一步深化，運(yùn)營模式不斷優(yōu)化，日常常規(guī)工作逐步由委外單位獨(dú)立完成，委外主辦單位應(yīng)逐步轉(zhuǎn)變角色，由配合、盯控、檢查、驗(yàn)收、考核向監(jiān)控、抽查、定期驗(yàn)收、考核轉(zhuǎn)變。加強(qiáng)現(xiàn)場基礎(chǔ)資料管理、風(fēng)險(xiǎn)防范意識(shí)、合同管理意識(shí)、合同履約過程控制、提高合同管理水平等方面，才能有效履行專業(yè)統(tǒng)籌打包的框架合同，適應(yīng)廣州地鐵運(yùn)營線路不斷拓展，降低項(xiàng)目成本，取得最大效益的有效途徑。