“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代下高職院校檔案資源建設(shè)與服務(wù)研究

陳揚(yáng)芳+謝小軍

摘 要：在“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代背景下，檔案信息化成為高職院校檔案事業(yè)發(fā)展的重要方向。本文針對(duì)目前高職院校檔案資源信息化建設(shè)進(jìn)程中存在的問(wèn)題進(jìn)行闡述，在此基礎(chǔ)上提出加強(qiáng)高職院校檔案資源信息化建設(shè)的措施，以期更好的發(fā)揮檔案資源價(jià)值，服務(wù)于各項(xiàng)事業(yè)的發(fā)展。

關(guān)鍵詞：“互聯(lián)網(wǎng)+”；高職院校檔案；資源建設(shè)；資源服務(wù)

高職院校檔案信息真實(shí)而又完整地記錄了學(xué)院發(fā)展歷程，蘊(yùn)含了學(xué)院的辦學(xué)理念、文化內(nèi)涵、發(fā)展戰(zhàn)略規(guī)劃等等，可以為學(xué)校的發(fā)展提供有效的憑證。同時(shí)高職院校檔案管理工作，它是一項(xiàng)涉及范圍廣、跨越時(shí)間長(zhǎng)、落腳點(diǎn)細(xì)致、要求嚴(yán)謹(jǐn)?shù)囊豁?xiàng)工作。2014年12月23日在全國(guó)檔案局（館）長(zhǎng)會(huì)議上，國(guó)家檔案局局長(zhǎng)楊冬權(quán)指出，要“給傳統(tǒng)檔案工作插上網(wǎng)絡(luò)這一現(xiàn)代翅膀”[1]。隨著“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代的到來(lái)，信息公開(kāi)共享更受關(guān)注，毫無(wú)疑問(wèn)給高職院校檔案管理工作帶來(lái)新的變革和生機(jī)。如何在這一時(shí)代背景下，更好地開(kāi)發(fā)高職院校檔案信息資源價(jià)值，更好地服務(wù)于高職院校發(fā)展是當(dāng)前每一名高校檔案工作者思考的問(wèn)題。

1 高職院校檔案資源建設(shè)與服務(wù)研究意義

（一）有利于高職院校各項(xiàng)工作的開(kāi)展和提升

檔案管理是每個(gè)高職院校管理工作不可缺少的組成部分，高職院校檔案是學(xué)校歷史發(fā)展的憑證，是教學(xué)評(píng)估工作的基礎(chǔ)和依據(jù)，將有助于校領(lǐng)導(dǎo)作出科學(xué)的決策，服務(wù)于高職院校的各項(xiàng)改革，同時(shí)是學(xué)校宣傳教育的生動(dòng)素材，是促進(jìn)自身不斷發(fā)展的重要資源。

（二）有利于高職院校檔案管理工作的發(fā)展

高職院校檔案服務(wù)工作是建立在夯實(shí)的檔案基礎(chǔ)之上，如果檔案的基礎(chǔ)工作沒(méi)有做好，檔案的服務(wù)工作就無(wú)從談起。隨著“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代到來(lái)，對(duì)檔案資源建設(shè)和服務(wù)帶來(lái)了新的機(jī)遇，推進(jìn)了檔案管理工作的發(fā)展。一方面，它促使高校檔案工作者改變傳統(tǒng)觀念和工作模式，在做好基礎(chǔ)檔案工作的同時(shí)，在互聯(lián)網(wǎng)的支持下實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)管理升級(jí)轉(zhuǎn)型[2]。另一方面，為檔案管理工作提供技術(shù)支持，促使各高校合理高效搭建數(shù)據(jù)平臺(tái)，進(jìn)行信息系統(tǒng)的建設(shè)，暢通檔案利用渠道，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享，更好的服務(wù)于學(xué)校和社會(huì)的發(fā)展。

2 高職院校檔案資源建設(shè)與服務(wù)工作中存在的問(wèn)題

（一）信息化建設(shè)滯后

在“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代下，隨著信息化、自動(dòng)化、智能化程度不斷加深，要求檔案數(shù)據(jù)管理工作在質(zhì)量、效率、作用等方面都有所改善，在優(yōu)化數(shù)據(jù)管理的同時(shí)，增加數(shù)據(jù)信息的應(yīng)用價(jià)值。然而，要做到這點(diǎn)必須有現(xiàn)代化的設(shè)施和技術(shù)進(jìn)行支持，但是就目前的情況看來(lái)，高職院校在檔案管理及信息化建設(shè)方面投入較少，導(dǎo)致技術(shù)設(shè)備落后，很多學(xué)校信息化程度較低，這直接影響檔案數(shù)字化、管理智能化、資源共享化，使得檔案資源難以得到進(jìn)一步開(kāi)發(fā)利用。

（二）規(guī)范與標(biāo)準(zhǔn)欠缺科學(xué)

由于高職院校信息化建設(shè)涉及的標(biāo)準(zhǔn)、體系相對(duì)較為繁雜，再加上信息技術(shù)發(fā)展迅速，其始終處于動(dòng)態(tài)發(fā)展的進(jìn)程中，因此導(dǎo)致各高職院校在橫向管理上對(duì)各種通行技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)的兼容性難以科學(xué)統(tǒng)一，而在縱向上，信息技術(shù)的發(fā)展留下的空間可能又存在難以兼容以往的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范[3]。正是這種現(xiàn)實(shí)情況，大部分高?！案髯詾檎?，缺乏科學(xué)的統(tǒng)一的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，因此使得檔案管理人員在工作中執(zhí)行起來(lái)，遇到現(xiàn)實(shí)的困難。

（三）人才應(yīng)用不足

目前，高職院校普遍存在缺乏檔案管理專業(yè)人員，部分工作人員存在臨時(shí)被安置在該崗位上，缺乏一定的專業(yè)素養(yǎng)和技能。而另一方面，隨著檔案資源重要性日益凸顯，檔案專業(yè)的發(fā)展，一批具備專業(yè)知識(shí)背景的人員走上工作崗位，他們具備相應(yīng)的專業(yè)背景，但是在實(shí)際應(yīng)用過(guò)程中，能夠掌握現(xiàn)代化互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的檔案數(shù)據(jù)管理人員卻少之又少，難以對(duì)互聯(lián)網(wǎng)中的優(yōu)勢(shì)資源進(jìn)行應(yīng)用。

3 高職院校檔案資源建設(shè)與服務(wù)的對(duì)策與建議

（一）加強(qiáng)高職院校檔案資源信息化建設(shè)

在互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)普及的今天，高職院校檔案得以開(kāi)發(fā)利用，服務(wù)社會(huì)，實(shí)現(xiàn)檔案資源信息化是關(guān)鍵。首先，需要使檔案資源由紙質(zhì)載體轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮虞d體，那么高職院校盡可能地要把紙質(zhì)文件和電子文件同時(shí)歸檔，將不是電子文本的文件掃描成電子文件，并做好保存?zhèn)浞?，并將電子目錄整理打印，?dāng)查詢檔案時(shí)，可以利用電子文件目錄進(jìn)行簡(jiǎn)單快捷查詢。其次，加強(qiáng)學(xué)院網(wǎng)絡(luò)建設(shè)。檔案資源建設(shè)服務(wù)不是一項(xiàng)簡(jiǎn)單的工作，是一項(xiàng)非常繁瑣、復(fù)雜的的工程，充分利用網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)實(shí)現(xiàn)檔案信息的形成、傳遞、保存、利用，網(wǎng)絡(luò)環(huán)境是高職院校管理工作的信息傳遞渠道與空間定位平臺(tái)[4]。因此高職院校應(yīng)從檔案管理和檔案服務(wù)需求角度出發(fā)，大力堅(jiān)強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)建設(shè)，完善基礎(chǔ)設(shè)施，深入擴(kuò)大網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用，強(qiáng)化網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，為檔案資源建設(shè)服務(wù)提供信息環(huán)境保障。再次，搭建學(xué)院檔案信息共享平臺(tái)。建立設(shè)置電子文件集中地，將電子文件上傳到系統(tǒng)后臺(tái)，由系統(tǒng)管理員分配各學(xué)院用戶名和密碼，檔案管理員定期對(duì)電子文件進(jìn)行鑒定、歸類、上傳。另外設(shè)置平臺(tái)使用權(quán)限，需要查詢檔案者可以通過(guò)在線申請(qǐng)待管理員審核后，方可查詢，這樣在一定程度上保護(hù)了檔案的安全，也可以較好的提升檔案利用率，發(fā)揮檔案資源價(jià)值。

（二）建立健全檔案管理體制標(biāo)準(zhǔn)

高職院校檔案資源建設(shè)和有效利用離不開(kāi)統(tǒng)一規(guī)范的檔案管理工作體系。首先，應(yīng)在學(xué)校內(nèi)部建立統(tǒng)一的歸檔目錄標(biāo)準(zhǔn)，能夠針對(duì)復(fù)雜的信息源進(jìn)行有效的規(guī)范，符合學(xué)校實(shí)際情況進(jìn)行檔案的歸檔整理，并且便于檢索利用。其次，建立健全檔案管理規(guī)章制度，完善檔案查詢、鑒定、借閱等相關(guān)制度，同時(shí)綜合參考其他高?，F(xiàn)實(shí)需求以及“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代檔案管理發(fā)展趨勢(shì)，在橫向和縱向上制定兼容性較高的制度標(biāo)準(zhǔn)。

（三）注重培養(yǎng)檔案管理人員綜合素質(zhì)

檔案管理人員隊(duì)伍的綜合素質(zhì)直接決定高校檔案工作的好壞，根據(jù)目前高校檔案管理隊(duì)伍情況來(lái)看，要加強(qiáng)管理人員的培訓(xùn)教育。首先，學(xué)校應(yīng)該高度重視檔案管理人員綜合素質(zhì)的培養(yǎng)，制定繼續(xù)教育、業(yè)務(wù)考核等相關(guān)工作機(jī)制，比如委培學(xué)習(xí)、知識(shí)講座等形式，開(kāi)展教育事業(yè)知識(shí)、檔案管理知識(shí)以及計(jì)算機(jī)知識(shí)方面的教育，進(jìn)一步提升檔案管理隊(duì)伍的綜合素質(zhì)[5]。其次，制定科學(xué)合理的晉升機(jī)制，充分調(diào)動(dòng)檔案工作人員的積極性，吸引很多綜合素質(zhì)過(guò)硬、信息技術(shù)專業(yè)能力強(qiáng)的專業(yè)人才加入，充實(shí)檔案管理隊(duì)伍。

參考文獻(xiàn)

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[5]鄭奇茹，互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代高校檔案數(shù)據(jù)管理面臨的機(jī)遇與挑戰(zhàn)[J].城建檔案，2016 （7）：70-71

作者簡(jiǎn)介

陳揚(yáng)芳（1990-），女，漢族，湖南湘潭人，湖南理工職業(yè)技術(shù)學(xué)院圖書(shū)館科員。

謝小軍（1797-），女，漢族，湖南益陽(yáng)人，湖南理工職業(yè)技術(shù)學(xué)院圖書(shū)館科員。endprint