高校檔案在學(xué)生中的宣傳利用研究

摘 要：高校檔案的創(chuàng)造者和形成者是全體師生員工，然而利用者卻鮮見(jiàn)有廣大學(xué)生的身影。文章就如何吸引高校學(xué)生積極參與檔案事業(yè)的建設(shè)和發(fā)展提出了自已的建議。

關(guān)鍵詞：高校檔案；學(xué)生；宣傳；利用

高校檔案是高校師生在社會(huì)實(shí)踐中自然形成的真實(shí)歷史記錄，是高校辦學(xué)歷史和辦學(xué)特色的積累和沉淀，也是無(wú)法彌補(bǔ)的不可再生資源，對(duì)于高校各項(xiàng)管理工作而言，具有十分重要的參考和憑證作用[1]。長(zhǎng)期以來(lái)，高校檔案在科研、教學(xué)、基建、黨政管理等活動(dòng)中提供了重要的資源保障，對(duì)學(xué)校各項(xiàng)事業(yè)的建設(shè)和發(fā)展起到十分重要的作用。高校檔案的形成主體是全校師生，但是利用檔案的主體是高校教職員工，廣大學(xué)生作為學(xué)校建設(shè)和發(fā)展的主要群體，卻一直游離在檔案的服務(wù)對(duì)象之外，不僅普遍缺少積極主動(dòng)利用檔案的意識(shí)，不能充分利用珍貴的檔案資源，而且對(duì)檔案是什么，有什么作用，與他們的學(xué)習(xí)和生活有什么關(guān)系，一概缺少清晰而明確的認(rèn)知。

1 不了解檔案的歷史和現(xiàn)狀

檔案作為歷史的有價(jià)值的原始記錄，始終伴隨人類社會(huì)的發(fā)展而不斷變遷。自原始社會(huì)的“結(jié)繩記事”、“刻木為契”伊始，檔案工作便有了最初的雛形。殷商時(shí)代，甲骨文字已經(jīng)出現(xiàn)，甲骨文書(shū)是我國(guó)最早的檔案文件。甲骨檔案是以龜甲和獸骨為材料形成的古代檔案，商代甲骨檔案是我國(guó)最早的系統(tǒng)的官府文書(shū)[2]。商代掌管文書(shū)檔案工作的是“巫”和“史”，他們擁有知識(shí)，主要任務(wù)是“持書(shū)記事”，同時(shí)也承擔(dān)著祭祀和占卜的工作。秦漢時(shí)期，社會(huì)在不斷進(jìn)步，公文書(shū)日益增多，檔案也在大批形成，政府設(shè)立了“長(zhǎng)史”負(fù)責(zé)文書(shū)檔案工作，所謂“圖籍秘書(shū)”，實(shí)際上就是指檔案文件，處理檔案文件的部門名為御史臺(tái)和尚書(shū)臺(tái)。為了更好的保護(hù)檔案，漢王朝政府設(shè)立了儲(chǔ)藏檔案文件的庫(kù)房，比如石渠、蘭臺(tái)、東觀等。其中蘭臺(tái)是王室儲(chǔ)藏圖書(shū)和檔案的地方，這個(gè)名稱迄今還在使用，成了檔案的代名詞。魏晉南北朝時(shí)期，漢代保存檔案的處所——東觀，已經(jīng)逐步發(fā)展成為國(guó)家機(jī)構(gòu)之一——王家檔案庫(kù)。而三省制度的形成，建立了中央文書(shū)檔案工作系統(tǒng)，對(duì)后世的文書(shū)檔案工作產(chǎn)生了深遠(yuǎn)影響。隋唐時(shí)代，掌管檔案的機(jī)構(gòu)不光有三省，還有翰林院，出現(xiàn)了專門保管現(xiàn)行官員檔案的專職管理機(jī)構(gòu)——甲庫(kù)，相當(dāng)于現(xiàn)在的干部人事檔案。隋唐時(shí)期是我國(guó)封建社會(huì)中國(guó)力強(qiáng)大，文明發(fā)達(dá)的頂峰時(shí)期，文書(shū)檔案工作也體現(xiàn)了這一點(diǎn)。不僅文書(shū)檔案界人才輩出，而且制度建設(shè)也得到了很大的發(fā)展，從“四禁”制度、用紙制度、貼黃制度、一文一事制度到公文簽押制度、郵遞、歸檔制度、統(tǒng)計(jì)、鑒定銷毀制度，形成了一套嚴(yán)密而又完整的系統(tǒng)。而唐代特有的文書(shū)檔案監(jiān)督檢查制度——勾檢，則保證了整個(gè)系統(tǒng)的卓有成效的運(yùn)行。宋代文書(shū)檔案的主管機(jī)關(guān)是中書(shū)門下，文書(shū)工作制度已日趨完善健全，并且以法律的形式確定下來(lái)，而各級(jí)機(jī)關(guān)檔案專業(yè)機(jī)構(gòu)——架閣庫(kù)普遍設(shè)立，除此，宋王朝還設(shè)立了中央檔案庫(kù)用來(lái)集中保管各類檔案。明代把專門保管檔案的庫(kù)房稱為黃冊(cè)庫(kù)，而清代最重要的檔案庫(kù)是內(nèi)閣大庫(kù)，它保存著內(nèi)閣和宮庭最重要的檔案文獻(xiàn)。新中國(guó)成立后，中國(guó)檔案事業(yè)史翻開(kāi)了全新的一頁(yè)，其主要為統(tǒng)治者維護(hù)統(tǒng)治、編史修志、文化傳承的功能變成了一項(xiàng)維護(hù)黨和國(guó)家歷史真實(shí)面貌的重要事業(yè)。目前，全國(guó)共有各級(jí)各類檔案館4107個(gè)，其中國(guó)家綜合檔案館3196個(gè)，國(guó)家專門檔案館、部門檔案館、企業(yè)檔案館、文化事業(yè)單位和科技事業(yè)單位檔案館911個(gè)，從中央至地方已經(jīng)形成了多門類多層次的檔案館網(wǎng)絡(luò)，在祖國(guó)建設(shè)的各條戰(zhàn)線上，日益發(fā)揮著法律憑證、歷史依據(jù)、信息資源的保障作用。

2 缺少對(duì)學(xué)生檔案的認(rèn)識(shí)

高校學(xué)生檔案是國(guó)家人事檔案的組成部分，它是大學(xué)生在校期間學(xué)習(xí)、生活、社會(huì)實(shí)踐的真實(shí)記錄[3]。學(xué)生檔案是高校檔案中利用價(jià)值最高，利用最頻繁，作用最重大的部分。學(xué)生檔案主要包括高中檔案、入學(xué)登記表、體檢表、學(xué)籍檔案、獎(jiǎng)懲材料、黨團(tuán)組織材料、畢業(yè)生登記表等[4]。學(xué)生檔案對(duì)每個(gè)學(xué)生來(lái)說(shuō)至關(guān)重要，利益攸關(guān)，沒(méi)有高中檔案，就無(wú)法順利辦理高校入學(xué)手續(xù)；沒(méi)有畢業(yè)生檔案，那就無(wú)法到通過(guò)用人單位的審核和考察。學(xué)生檔案記錄著每一個(gè)人在校時(shí)期的成長(zhǎng)和進(jìn)步，學(xué)生檔案管理是貫徹執(zhí)行黨的教育方針，為培養(yǎng)、選拔、錄用人才服務(wù)的一項(xiàng)經(jīng)常性的基礎(chǔ)工作。所以每個(gè)高校學(xué)生都應(yīng)該認(rèn)識(shí)到檔案的重要性，有責(zé)任維護(hù)自已檔案的真實(shí)完整準(zhǔn)確，為祖國(guó)選拔人才留下原始的記錄。

3 缺少對(duì)高校檔案最基本的了解

高校檔案是高等學(xué)校在各項(xiàng)管理活動(dòng)中從事招生、教學(xué)、科研、管理等活動(dòng)中直接形成的對(duì)學(xué)生、學(xué)校和社會(huì)有價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式載體的歷史記錄[5]。高校對(duì)于學(xué)校固然有著原始憑證和參考作用，對(duì)于廣大學(xué)生來(lái)說(shuō)，同樣也是一個(gè)巨大的可以開(kāi)發(fā)利用的資源寶庫(kù)。一是檔案珍貴的原始性可以作為學(xué)術(shù)研究的素材，為編史修志、撰寫論文提供依據(jù)，特別是一些史料獨(dú)特，具有鮮明收藏特色的高校檔案更是值得深入挖掘。如華東師范大學(xué)檔案館收藏的“冷戰(zhàn)檔案”；復(fù)旦大學(xué)收藏檔案館收藏的“網(wǎng)藏字畫”；同濟(jì)大學(xué)檔案館收藏的“紡織史”檔案；上海理工大學(xué)檔案館收藏的“印刷史”檔案等等，無(wú)不體現(xiàn)出高校檔案在編史修志、學(xué)術(shù)研究方面的巨大價(jià)值。高校在檔案收藏、編研及展覽方面所取得的成就和形成的整體合力，正在越來(lái)越大的范圍內(nèi)和越來(lái)越深的層面上積極影響和推動(dòng)著我國(guó)高校的檔案事業(yè)[6]。二是高校檔案中有優(yōu)秀碩博士論文檔案可以為撰寫畢業(yè)論文提供參考。作為教學(xué)檔案主體之一的碩博士論文，具有重要學(xué)術(shù)參考價(jià)值，不僅研究涉及面廣，而且“其中不乏很有創(chuàng)見(jiàn)的理論論述或有突出成就的應(yīng)用成果”[7]。三是高校檔案庫(kù)中各學(xué)科的試卷檔案可以作為學(xué)習(xí)參考之用。這些試卷都是歷任教師智慧的結(jié)晶，是全面深入學(xué)習(xí)各學(xué)科知識(shí)的好幫手、好參謀。

4 不了解高校檔案的閱覽和利用流程

根據(jù)《中華人民共和國(guó)政府信息公開(kāi)條例》，公民享有查閱檔案和政府公開(kāi)信息的權(quán)利，中華人民共和國(guó)公民和組織，持有介紹信或者身份證、工作證等合法證明，可以利用已開(kāi)放的檔案和政府公開(kāi)信息。利用檔案信息的方式多種多樣，比如閱覽、復(fù)制、摘錄等。而了解和熟悉高校檔案的利用流程，則有利于提高檔案的閱覽利用效率。如果前住檔案館查閱，必須持有有效證件，比如身份證、工作證、學(xué)生證等，然后向工作人員提出要查閱的內(nèi)容，檔案人員根據(jù)要求，到庫(kù)房檢索調(diào)出所需檔案，利用者簽署閱覽登記后，在閱覽室閱覽，然后再歸還檔案，最后要填寫利用效果表。在利用檔案過(guò)程中，利用者必須著裝整潔，語(yǔ)言文明，動(dòng)作輕緩，遵守檔案法律法規(guī)，。如果是電話、信函和網(wǎng)絡(luò)查詢，那么可以致電、致函或者發(fā)電子郵件給檔案館咨詢，同時(shí)可以登錄檔案館網(wǎng)站查詢。endprint

由于傳統(tǒng)觀念的影響，高校檔案的宣傳力度不足，檔案部門服務(wù)意識(shí)淡薄，加之廣大學(xué)生利用檔案的意識(shí)不強(qiáng)，導(dǎo)致高校檔案沒(méi)有充分發(fā)揮它為學(xué)生服務(wù)的作用和潛力。檔案工作作為一項(xiàng)服務(wù)性的工作，其價(jià)值的體現(xiàn)主要要落實(shí)到利用上，落實(shí)到服務(wù)效果上。為了吸引更廣大的學(xué)生參與到檔案事業(yè)的建設(shè)和發(fā)展中來(lái)，高校檔案在宣傳和利用上要采用強(qiáng)有力的手段，跨出更大的步子。

1.加強(qiáng)檔案在新生中的宣傳。高校檔案宣傳工作的最佳窗口，就是新生的入學(xué)教育。每年秋季新生入學(xué)，各大高校都會(huì)開(kāi)展“新生如何利用圖書(shū)館”的講座，這種講座能夠在短時(shí)間內(nèi)就高校學(xué)生了解圖書(shū)館，以最快的速度學(xué)會(huì)如何利用圖書(shū)館，起到立竿見(jiàn)影的效果。檔案館也可以采取類似方式，加強(qiáng)對(duì)新生進(jìn)行檔案的基本知識(shí)培訓(xùn)。今天入學(xué)的大學(xué)生，明日就是國(guó)家各行各業(yè)建設(shè)的生力軍和主力軍，同時(shí)，也是產(chǎn)生檔案、利用檔案的主要力量。大學(xué)時(shí)代越是對(duì)檔案有深入了解，那么他們走上工作崗位上就越能自覺(jué)保護(hù)檔案，更充分的利用檔案。另外，定期、分批次組織新生參觀檔案館也是一種切實(shí)可行的方法。實(shí)踐出真知，身體力行走進(jìn)檔案館，近距離的接觸檔案，有利于打破學(xué)生們對(duì)檔案的神秘印象，比宣傳起到更直觀更有說(shuō)服力的作用。利用高校新生們進(jìn)校時(shí)一切都充滿新奇，求知欲望很強(qiáng)烈的時(shí)期讓他們走進(jìn)檔案館，能起到事半功倍的作用。

2.利用重大活動(dòng)日進(jìn)行檔案宣傳。比如說(shuō)每年6月9號(hào)就是國(guó)際檔案日，作為國(guó)際檔案界的一個(gè)盛大節(jié)日，為各級(jí)檔案工作者為推進(jìn)檔案事業(yè)的發(fā)展提供了一個(gè)展示和宣傳的機(jī)會(huì)。高校也應(yīng)該抓住契機(jī)，利用宣傳板、宣傳畫、條幅、櫥窗等方式展示檔案界所取得的成就、檔案的價(jià)值和作用等，還可以印刷精美的檔案知識(shí)小手冊(cè)分發(fā)給學(xué)生，以圖文并茂的方式讓學(xué)生在愉悅中學(xué)習(xí)和掌握檔案知識(shí)。除此外，還可以利用“12.4法制宣傳日”宣傳檔案的法律法規(guī)，以及其它一些重大的活動(dòng)，檔案工作人員都可以選擇恰當(dāng)?shù)臅r(shí)機(jī)進(jìn)行宣傳.

3.定期聘請(qǐng)檔案界專家學(xué)者進(jìn)行講學(xué)。檔案事業(yè)是一個(gè)開(kāi)放發(fā)展的事業(yè)，要學(xué)會(huì)“走出去”，“請(qǐng)進(jìn)來(lái)”?！白叱鋈ァ笔侵敢?jīng)常派遣本校的檔案工作人員外出培訓(xùn)和學(xué)習(xí)；“請(qǐng)進(jìn)來(lái)”是指要經(jīng)常請(qǐng)一些檔案界的術(shù)業(yè)有專攻的學(xué)者和專家來(lái)校進(jìn)行講學(xué)和交流。聽(tīng)眾對(duì)象不僅是高校的專兼職人員，還應(yīng)該包括廣大對(duì)檔案知識(shí)有興趣的教職員工和學(xué)生。

4.開(kāi)設(shè)檔案學(xué)選修課。開(kāi)設(shè)檔案學(xué)選修課在很多高校已經(jīng)踐行，并且取得了很好的效果。開(kāi)設(shè)檔案學(xué)選修課，不僅是讓學(xué)生初步了解檔案的基本知識(shí)和基本作用，而且對(duì)檔案的業(yè)務(wù)流程、檔案的編研、檔案的數(shù)字化等進(jìn)行更深入的了解和學(xué)習(xí)。

5.利用網(wǎng)站宣傳檔案。一般的高校檔案館（室）都建立有獨(dú)立的網(wǎng)站，并且定期有人維護(hù)。網(wǎng)站的建設(shè)如果版面靈活多變，內(nèi)容豐富多彩，勢(shì)必會(huì)引起更多的關(guān)注，對(duì)檔案的宣傳也會(huì)有一定的促進(jìn)作用。

6.組織學(xué)生參與檔案館一些事務(wù)性的工作。檔案工作是辛苦、繁瑣、勞動(dòng)強(qiáng)度較大的一項(xiàng)工作，有很多事務(wù)性的、要求手動(dòng)操作的事情要做。比如對(duì)檔案文件編頁(yè)碼、輸入打印文件目錄等，這些工作可以組織部分工作認(rèn)真細(xì)致負(fù)責(zé)的同學(xué)參與，在這種深度的參與檔案工作過(guò)程中，學(xué)生們可以掌握更多的檔案知識(shí)。

高校檔案是全體師員工智慧的結(jié)晶，勞動(dòng)的體現(xiàn)，同樣，高校檔案事業(yè)只有全體師生員工共同積極主動(dòng)的參與進(jìn)來(lái)，才能迸發(fā)出強(qiáng)大的生機(jī)和活力，才能讓檔案的價(jià)值得到更大的體現(xiàn)，從而實(shí)現(xiàn)可持續(xù)性的健康發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

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[4]國(guó)家檔案局.高等學(xué)校檔案管理辦法[EB/OL].2008（8）

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[7]嚴(yán)建南.高校碩士論文檔案的鑒定與優(yōu)化[J].上海檔案，2003，（6）：51-52

作者簡(jiǎn)介

汪佐民（1976-），漢族，男，湖北省咸寧市人，現(xiàn)職稱：館員，學(xué)歷：大學(xué)本科，研究方向：檔案管理學(xué)。endprint