新時(shí)期機(jī)關(guān)事業(yè)單位文書檔案管理工作的探討

葉秀霞

摘 要：在信息化時(shí)代，如何運(yùn)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行機(jī)關(guān)事業(yè)單位的這些文字資料進(jìn)行文書檔案管理工作也成了一個(gè)需要解決的問(wèn)題，正受到社會(huì)各界越來(lái)越廣泛的關(guān)注。傳統(tǒng)的機(jī)關(guān)事業(yè)單位文書檔案管理工作十分繁瑣，而且容易出錯(cuò)，在信息化時(shí)代，運(yùn)用計(jì)算機(jī)對(duì)機(jī)關(guān)事業(yè)單位文書檔案進(jìn)行保存與管理，可以有效提升管理效率，這是機(jī)關(guān)事業(yè)單位自身對(duì)于文書方案管理的需要，也是時(shí)代發(fā)展的需求。機(jī)關(guān)事業(yè)單位文書檔案管理效率的提升，可以更好地推進(jìn)機(jī)關(guān)事業(yè)單位健康、有序發(fā)展。本文就相關(guān)問(wèn)題分析了新時(shí)期機(jī)關(guān)事業(yè)單位文書檔案管理工作的現(xiàn)狀，并進(jìn)一步就如何提高新時(shí)期機(jī)關(guān)事業(yè)單位文書檔案管理工作的質(zhì)量進(jìn)行了具體闡述。

關(guān)鍵詞：新時(shí)期；機(jī)關(guān)事業(yè)單位；文書檔案管理；現(xiàn)狀；強(qiáng)化措施

機(jī)關(guān)事業(yè)單位在進(jìn)行社會(huì)管理的工作時(shí)，會(huì)產(chǎn)生大量的文字資料，記錄機(jī)關(guān)事業(yè)單位在進(jìn)行日常管理時(shí)的各種事件，方便日后可以用于查閱而這些文字資料極具保存價(jià)值，是研究機(jī)關(guān)事業(yè)單位工作情況的重要資料之一，在檔案管理中的地位不可取代。隨著時(shí)代進(jìn)一步的發(fā)展，信息化時(shí)代已然降臨。目前機(jī)關(guān)事業(yè)單位正在不斷進(jìn)行改革工作，隨著改革工作的進(jìn)行，文書檔案在機(jī)關(guān)事業(yè)單位中的作用越來(lái)越重要。不但可以記錄機(jī)關(guān)事業(yè)單位在改革發(fā)展過(guò)程中的事件，還可以為機(jī)關(guān)事業(yè)單位內(nèi)部人員以后查閱時(shí)提供有效的借鑒，而且機(jī)關(guān)事業(yè)單位在提升自身的管理水平和服務(wù)質(zhì)量時(shí)還可以將文書檔案作為參考。因此機(jī)關(guān)事業(yè)單位的文書檔案管理工作需要被重新認(rèn)識(shí)，機(jī)關(guān)事業(yè)單位內(nèi)部需要對(duì)文書檔案管理工作做出更加清晰的定位。

1 文書檔案管理概述

機(jī)關(guān)事業(yè)單位的內(nèi)部的文書檔案管理工作是最為基礎(chǔ)的工作，用于平時(shí)記錄機(jī)關(guān)事業(yè)單位內(nèi)部員工的個(gè)人信息、工作狀態(tài)以及機(jī)關(guān)事業(yè)單位本身的各種信息，是機(jī)關(guān)事業(yè)單位內(nèi)部最為詳實(shí)的記錄之一。機(jī)關(guān)事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)在進(jìn)行事件決策時(shí)，往往也會(huì)參考機(jī)關(guān)事業(yè)單位內(nèi)部的文書檔案。完善的文書檔案可以幫助機(jī)關(guān)事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)做出合理有效的工作計(jì)劃，提高機(jī)關(guān)事業(yè)單位的行政效率與辦事水平。而且機(jī)關(guān)事業(yè)單位詳實(shí)的文書檔案也可以作為我國(guó)國(guó)家檔案的重要補(bǔ)充，并且為新時(shí)代下社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展變化提供有效的信息服務(wù)。

2 目前機(jī)關(guān)事業(yè)單位文書檔案管理現(xiàn)狀

2.1 文書檔案管理工作不受重視

機(jī)關(guān)事業(yè)單位的文書檔案管理工作在過(guò)去很長(zhǎng)的一段時(shí)間內(nèi)都不受重視。一方面是因?yàn)槲臅鴻n案管理工作的內(nèi)容十分繁瑣，需要消耗大量的人力、物力，也沒(méi)有先進(jìn)的技術(shù)手段進(jìn)行文書檔案的整理工作，只能靠人力完成。另一方面是因?yàn)槲臅鴻n案管理工作并不能在短期內(nèi)帶來(lái)豐厚的經(jīng)濟(jì)效益，因此機(jī)關(guān)事業(yè)單位內(nèi)部人員缺乏對(duì)文書檔案管理工作重要性地認(rèn)識(shí)，對(duì)于文書檔案管理工作只是草草了事，這也導(dǎo)致文書檔案內(nèi)容過(guò)于空洞，無(wú)法為機(jī)關(guān)事業(yè)單位的工作提供有效的信息支持，進(jìn)一步導(dǎo)致了機(jī)關(guān)事業(yè)單位對(duì)文書檔案管理工作的忽視。

2.2 規(guī)章制度缺失

機(jī)關(guān)事業(yè)單位的文書檔案管理工作，因?yàn)殚L(zhǎng)期得不到重視，所以缺乏相應(yīng)的規(guī)章制度，導(dǎo)致文書檔案管理工作缺乏完善性跟規(guī)范性。而且因?yàn)槲臅鴻n案管理工作的冗雜繁瑣，再加上長(zhǎng)期以來(lái)在機(jī)關(guān)事業(yè)單位內(nèi)部不受重視，因此文書檔案管理工作的推進(jìn)十分懈怠，也沒(méi)有相應(yīng)的績(jī)效考核制度，這也導(dǎo)致了文書檔案管理工作的規(guī)章流程完善過(guò)程進(jìn)展不大，使得文書檔案的價(jià)值沒(méi)有體現(xiàn)出來(lái)，平白增加了管理成本，卻沒(méi)有發(fā)揮出文書檔案的價(jià)值。

2.3 管理方式落后

現(xiàn)在正處于計(jì)算機(jī)飛速發(fā)展的時(shí)期，信息化管理已經(jīng)被應(yīng)用于各個(gè)方面。但是因?yàn)闄C(jī)關(guān)事業(yè)單位內(nèi)部的相對(duì)封閉性，并且缺乏有效的激勵(lì)措施，導(dǎo)致在機(jī)關(guān)事業(yè)單位內(nèi)部，文書檔案的管理工作還是基本上依靠人力進(jìn)行。在文書檔案管理工作中，信息化建設(shè)十分落后，信息交流緩慢滯后，對(duì)于文書檔案的管理還沒(méi)有及時(shí)改變以適應(yīng)信息化時(shí)代的需求，這就導(dǎo)致了機(jī)關(guān)事業(yè)單位內(nèi)部信息化管理工作并沒(méi)有與新時(shí)代的需求相接軌，進(jìn)一步導(dǎo)致了機(jī)關(guān)事業(yè)單位內(nèi)部文書檔案價(jià)值的貶值。

2.4 管理人員素質(zhì)問(wèn)題

由于機(jī)關(guān)事業(yè)單位內(nèi)部普遍認(rèn)為文書檔案管理工作并不重要，因此在選擇員工進(jìn)行文書檔案的管理工作時(shí)，往往會(huì)選擇那些素質(zhì)不高的人，而將高素質(zhì)、高水平的人才用于其它崗位，這也就導(dǎo)致了文書檔案管理工作效率不高，文書檔案質(zhì)量較差。而且進(jìn)行文書檔案管理工作的人員，其流動(dòng)性相對(duì)較高，這一方面會(huì)導(dǎo)致文書檔案管理工作在進(jìn)行交接時(shí)會(huì)出現(xiàn)遺漏現(xiàn)象，影響文書檔案的完整性，另一方面會(huì)導(dǎo)致進(jìn)行文書檔案管理工作的人員缺乏責(zé)任感與積極性，對(duì)文書檔案管理工作沒(méi)有長(zhǎng)期的規(guī)劃，這對(duì)文書檔案管理工作整體水平的提升反而會(huì)起到阻礙作用。

3 提升文書檔案管理工作水平的措施

3.1 機(jī)關(guān)事業(yè)單位內(nèi)部加強(qiáng)對(duì)文書檔案管理工作的重視程度

隨著目前我國(guó)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，機(jī)關(guān)事業(yè)單位內(nèi)部的文書檔案管理工作也應(yīng)當(dāng)及時(shí)調(diào)整，以適應(yīng)新時(shí)代的要求?，F(xiàn)在知識(shí)與信息化的重要性已經(jīng)凸顯出來(lái)，機(jī)關(guān)事業(yè)單位內(nèi)部的管理層要及時(shí)認(rèn)識(shí)到這一點(diǎn)，加強(qiáng)對(duì)文書檔案管理工作的重視，不能因?yàn)槎虝r(shí)間內(nèi)不能盈利就放棄推動(dòng)文書檔案管理工作的改革創(chuàng)新，要加強(qiáng)對(duì)文書檔案管理的重視，推進(jìn)文書檔案管理工作的創(chuàng)新進(jìn)程，提高機(jī)關(guān)事業(yè)單位內(nèi)部文書檔案管理工作的工作效率和管理水平，完善好文書檔案的管理工作細(xì)節(jié)，要立足長(zhǎng)遠(yuǎn)，爭(zhēng)取為以后機(jī)關(guān)事業(yè)單位各項(xiàng)工作的開展提供強(qiáng)大的信息支持。

3.2 完善文書檔案管理制度

在機(jī)關(guān)事業(yè)單位中，科學(xué)有效的規(guī)章制度可以有效提高工作效率。機(jī)關(guān)事業(yè)單位由于其本身的特殊性，有效的管理制度可以對(duì)某一項(xiàng)工作起到巨大的推動(dòng)作用。在機(jī)關(guān)事業(yè)單位內(nèi)部，要根據(jù)實(shí)際需求，對(duì)文書檔案管理工作的不足之處做到充分了解，并在此基礎(chǔ)上，制定相應(yīng)的規(guī)章流程，加強(qiáng)對(duì)文書檔案管理工作的規(guī)范化，不能放任不管，將文書檔案管理工作的制度納入到機(jī)關(guān)事業(yè)單位整體的管理體系中，加強(qiáng)文書檔案管理工作與機(jī)關(guān)事業(yè)單位其它工作之間的聯(lián)系，推動(dòng)文書檔案管理工作整體水平的提升。endprint

3.3 加強(qiáng)文書檔案管理工作的信息化建設(shè)

機(jī)關(guān)事業(yè)單位內(nèi)部應(yīng)當(dāng)充分認(rèn)識(shí)到時(shí)代發(fā)展趨勢(shì)，積極地將計(jì)算機(jī)技術(shù)、信息化管理手段運(yùn)用到文書檔案管理中去，提高文書檔案管理工作的工作效率。而要做到這點(diǎn)，主要從三個(gè)方面入手：首先，在將文書檔案由紙質(zhì)轉(zhuǎn)化為計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)時(shí)，注意紙質(zhì)檔案與電子檔案的信息之間要一一對(duì)應(yīng)，不能出現(xiàn)數(shù)據(jù)不一致的情況，保證數(shù)據(jù)規(guī)范與可靠。其次，對(duì)于信息化管理的應(yīng)用，要盡快實(shí)現(xiàn)從信息采集到錄入，再到整理的流程體系，減少人力方面不必要的投入，提升文書檔案管理工作效率。最后，在進(jìn)行文書檔案管理時(shí)，要加強(qiáng)機(jī)關(guān)事業(yè)單位內(nèi)部各部門之間的交流，以保證文書檔案的準(zhǔn)確性，因此機(jī)關(guān)事業(yè)單位內(nèi)部需要運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)搭建信息交流平臺(tái)，以保證文書檔案管理工作的順利進(jìn)行。

3.4 提升文書檔案管理人員素質(zhì)

進(jìn)行文書檔案管理的單位員工，其整體素質(zhì)直接決定了文書檔案質(zhì)量水平的高低。而現(xiàn)在隨著機(jī)關(guān)事業(yè)單位中文書檔案管理工作信息化的推進(jìn)，對(duì)于從事文書檔案管理工作的人員的素質(zhì)提出了更高的要求。因此首先，機(jī)關(guān)事業(yè)單位內(nèi)部要加強(qiáng)對(duì)于進(jìn)行文書檔案管理工作人員的培訓(xùn)工作，提升其專業(yè)水平。另外，還應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)宣傳工作，使從事文書檔案管理工作的人員認(rèn)識(shí)到其工作本身的重要性，提升從業(yè)人員的責(zé)任感與使命感。最后還要建立相應(yīng)的激勵(lì)制度，淘汰不合格的員工，并對(duì)表現(xiàn)優(yōu)秀的員工進(jìn)行獎(jiǎng)勵(lì)，提升整體從業(yè)人員的素質(zhì)。因?yàn)槟壳皺C(jī)關(guān)事業(yè)單位內(nèi)部從事文書檔案管理工作的人員，大多年齡較大，雖然工作經(jīng)驗(yàn)豐富，但是對(duì)信息化改革的接收能力偏弱，因此引進(jìn)激勵(lì)制度不但可以促使他們盡快適應(yīng)信息化變革帶來(lái)的變化，還可以吸引部分年輕員工進(jìn)行文書檔案管理工作。

4 結(jié)語(yǔ)

在目前發(fā)展新形勢(shì)下，機(jī)關(guān)事業(yè)單位內(nèi)部對(duì)文書檔案管理工作應(yīng)當(dāng)提高認(rèn)識(shí)，積極提升文書檔案管理工作的整體水平與效率，為文書檔案的充分利用開發(fā)打好堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

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