論信息化條件下檔案的開發(fā)利用

宋紅梅

摘 要：經(jīng)過幾年努力，檔案信息化工作得到長足發(fā)展。隨著檔案信息化建設(shè)的水平迅速提高，檔案利用工作也迎來了新的挑戰(zhàn)。如何在信息化條件下，最大限度地做好檔案的利用工作，是我們檔案人當(dāng)前的一項主要任務(wù)。

關(guān)鍵詞：檔案；信息化；重要性；特點

檔案信息化是指檔案在檔案管理活動中全面應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，對檔案信息資源進行開發(fā)、管理和提供利用服務(wù)，檔案信息化是一個綜合體系，以信息技術(shù)廣泛應(yīng)用為主導(dǎo)，檔案信息資源建設(shè)為核心，信息網(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ)，信息人才為依托，檔案信息法規(guī)、政策、標(biāo)準(zhǔn)為保障。檔案信息化建設(shè)是一項長期的復(fù)雜的系統(tǒng)工程，包括計算機硬件、網(wǎng)絡(luò)、信息輸出、獲取、處理等多個技術(shù)問題，需要資金，人才，需要根據(jù)實際情況制定規(guī)劃，分步實施，檔案的開發(fā)利用如何順應(yīng)信息化建設(shè)需要的探討具有現(xiàn)實的意義。

1 做好信息化檔案開發(fā)利用工作的重要性

檔案信息化是建立在現(xiàn)代信息技術(shù)基礎(chǔ)上，利用數(shù)字化手段，以檔案信息資源為處理核心，對檔案信息資源進行收集、管理，通過調(diào)整寬帶通信網(wǎng)絡(luò)設(shè)施相連接和提供利用，實現(xiàn)資源共享的信息系統(tǒng)。

在信息化條件下，檔案的利用工作既要保證合法利用信息的充分共享，又要防止信息的非法利用，造成資源的流失和泄密。檔案信息的分級分類利用是實現(xiàn)信息資源共享的重要前提。檔案信息資源分級分類是通過具體界定信息公開與保密的范疇，對檔案信息資源進行總體規(guī)劃，界定內(nèi)部信息、保密信息、公益信息、增值信息等資源范疇，再根據(jù)信息的不同性質(zhì)制訂不同的公開級別，在保證信息安全的情況下加強信息的公開，提供優(yōu)質(zhì)便捷的服務(wù)，讓公眾更好地利用檔案信息資源，發(fā)揮檔案信息資源的作用與效益。

面對現(xiàn)今的信息化時代，做好檔案信息資源的開發(fā)利用工作，是人們及時快捷了解資訊信息的必然要求；是盤活整合檔案進而拉動檔案業(yè)務(wù)發(fā)展的有效途徑；是保護檔案原件和確保文化傳承的久遠之計；是提升檔案工作和檔案部門社會地位的重要舉措。充分開發(fā)和利用檔案信息資源，為社會各方面提供有效服務(wù)，也是我們的神圣使命。

2 當(dāng)前檔案開發(fā)利用現(xiàn)狀

1.長期以來，檔案工作由于受傳統(tǒng)思想的束縛，大部分檔案部門僅局限于一般的收集、整理、保管和借閱上，而且是重實體管理、輕開發(fā)利用，致使檔案信息資源的開發(fā)利用處在一種低水平的狀態(tài)。

2.開發(fā)利用檔案工作存在服務(wù)日常管理工作多，檔案人員開發(fā)利用檔案主動性較弱。除正常提供利用檔案，服務(wù)日常管理工作外，更要突出檔案服務(wù)百姓、服務(wù)社會、提高主動服務(wù)意識。如今檔案開發(fā)利用工作日常管理占多數(shù)，而主動開發(fā)利用檔案為領(lǐng)導(dǎo)決策及社會經(jīng)濟發(fā)展服務(wù)的少。

3.檔案開發(fā)利用工作在創(chuàng)新服務(wù)形式、開發(fā)力度、檔案數(shù)字化、資源共享等方面明顯不足?，F(xiàn)在檔案文書檔案、業(yè)務(wù)檔案比例偏重，具有特色檔案沒有。社會對檔案的需求是多方面的，現(xiàn)如今的檔案遠遠不能滿足社會需要的多樣性。

3 信息化條件下檔案信息資源特點

1.信息實體的虛擬化。在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，以各類檔案為載體的知識信息，都可以方便地轉(zhuǎn)化為數(shù)字形式。數(shù)字檔案創(chuàng)造了一個奇特的“信息空間”，用戶對館藏的利用將不再受地理位置的限制。

2.信息利用的共享化。檔案信息共享必須是無障礙的檔案信息網(wǎng)絡(luò)交流，通過計算機網(wǎng)絡(luò)的信息傳輸，最大限度地實現(xiàn)檔案信息資源共享。數(shù)字化檔案信息資源通過網(wǎng)絡(luò)，用戶可突破時間和空間的限制，打破檔案信息傳輸?shù)钠款i，隨時隨地在網(wǎng)絡(luò)上檢索和查詢所需的信息。

3.信息服務(wù)的社會化。數(shù)字化檔案信息資源不僅提供檔案，還將提供更深層次的信息服務(wù)，滿足社會的不同信息需求。它既要實現(xiàn)服務(wù)角色的轉(zhuǎn)換，同時要克服信息間的脫節(jié)問題，使實現(xiàn)最大化的檔案信息資源共享成為可能。

4 信息化條件下檔案開發(fā)利用途徑

1.通過集成化檔案管理與服務(wù)平臺建設(shè)，增強業(yè)務(wù)管理平臺對數(shù)字檔案的管理能力、提供網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)的能力；借助先進技術(shù)手段，比如條碼閱讀器、掃描識別器等一些先進技術(shù)設(shè)備，提高業(yè)務(wù)管理的自動化水平與工作效率。

2.提高檔案信息檢索和查詢技術(shù)，能對檔案進行屬性檢索、全文檢索或目錄索引檢索等。同時，提供基于數(shù)字化圖象、影像或聲音內(nèi)容的查詢技術(shù)，進行圖象、聲音等各種形態(tài)的檔案信息檢索。

3.加大宣傳力度，轉(zhuǎn)變檔案利用工作觀念，增強全社會利用檔案的意識。首先強化領(lǐng)導(dǎo)的檔案意識。其次轉(zhuǎn)變檔案工作人員的檔案意識，轉(zhuǎn)變工作觀念，使檔案工作人員認識到檔案工作的最終目的是利用。最后增強全社會的檔案意識，經(jīng)常與社會其他部門聯(lián)合開發(fā)相關(guān)檔案信息資源的開發(fā)利用，自覺擴大檔案部門與社會的接觸面，在活動中有意識宣傳檔案及檔案工作。

4.強化檔案編研和信息資源開發(fā)利用。檔案的大量數(shù)字化處理和管理信息系統(tǒng)功能的完善，為檔案編研創(chuàng)造了良好的條件。由此將大幅提高檔案的可用性；通過深度數(shù)據(jù)加工，能夠從檔案中提煉出大量有價值的信息資源。

5 做好信息化條件下檔案利用工作必須注意的幾個問題及對策

要強化檔案信息安全管理。安全問題一直都是計算機網(wǎng)絡(luò)時代讓信息管理人員和用戶最為頭痛的難題，同時，也是數(shù)字化檔案信息資源建設(shè)中的重大難題。要加強檔案信息安全和網(wǎng)絡(luò)安全意識，確保檔案信息的安全保密和系統(tǒng)安全運行。加強計算機網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)的監(jiān)控，內(nèi)部局域網(wǎng)與一切外部網(wǎng)實行物理隔離，做好數(shù)據(jù)的備份等。

要科學(xué)整合檔案信息資源，優(yōu)化檔案結(jié)構(gòu)。既要擴大檔案信息資源的外延，也要豐富檔案信息資源的內(nèi)涵，實現(xiàn)資源合理配置。要大力加強檔案信息資源開發(fā)利用的環(huán)境建設(shè)，營造良好氛圍，形成以我為主、多方聯(lián)合，各展特色，整體推進的新格局。

要區(qū)分檔案信息公開和保密的關(guān)系。由于檔案信息資源具有保密的特點，決定了檔案信息資源的利用必須以不危害單位的安全，個人的利益為前提，是有限范圍內(nèi)的開放利用。而不是絕對開放利用。根據(jù)檔案開發(fā)和保密的原則，做到保密是有選擇的保密，公開是最大程度上的公開，最大限度提供檔案信息，做好利用服務(wù)工作。

6 結(jié)束語

當(dāng)今世界是以高科技為主導(dǎo)的知識經(jīng)濟時代，知識已成為經(jīng)濟、社會發(fā)展的主導(dǎo)力量。知識信息在飛速增長，信息利用率已成為國家實力的重要指標(biāo)。檔案作為歷史的記錄，知識的載體之一，匯集著大量的信息，且是最原始、最可靠的信息，具有不可估量的開發(fā)利用價值，檔案的開發(fā)利用是檔案工作的最終目的。只有開發(fā)利用檔案信息資源才是檔案工作自身價值的真正體現(xiàn)，積極開發(fā)利用檔案信息資源已成為現(xiàn)階段檔案工作的必由之路。

參考文獻

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