關(guān)于新發(fā)傳染病檔案建設(shè)的管理與思考

吳莉婭

摘 要：新傳染病猝發(fā)，防控工作是一個(gè)復(fù)雜的體現(xiàn)。而檔案管理建立和管理意識(shí)一個(gè)不可或缺的部分。本文以此落筆，對(duì)“建立和形成檔案管理機(jī)制”“明確防控文件的歸檔范圍”等四個(gè)方面進(jìn)行了梳理，對(duì)新發(fā)傳染病檔案建設(shè)和管理有一定是借鑒作用。

關(guān)鍵詞：新發(fā)傳染??；檔案建設(shè)；管理與思考

所謂新發(fā)傳染病，是指新確定、先前未知、可引起局部或極大范圍公共衛(wèi)生問(wèn)題的傳染病。新發(fā)傳染病常具有強(qiáng)傳染、快傳播、高病死的特點(diǎn)，對(duì)社會(huì)、經(jīng)濟(jì)和國(guó)家造成嚴(yán)重影響。預(yù)防和控制它，已成為當(dāng)前疾病預(yù)防控制的重要內(nèi)容。檔案室作為疾控機(jī)構(gòu)重要的信息資源管理部門，應(yīng)盡早認(rèn)識(shí)，積極介入，全面收集第一手材料，確保檔案材料能夠客觀準(zhǔn)確地反映防控過(guò)程和經(jīng)驗(yàn)。

1 建立和形成檔案管理機(jī)制

建立和形成檔案管理機(jī)制，包括三個(gè)方面：

建構(gòu)檔案管理組織。健全的機(jī)構(gòu)，是落實(shí)管理的前提與保證。當(dāng)疾控機(jī)構(gòu)啟動(dòng)新發(fā)傳染病預(yù)防控制機(jī)制時(shí)，往往會(huì)建立相應(yīng)防控機(jī)構(gòu)，具體負(fù)責(zé)工作中上下的協(xié)調(diào)與溝通，疫情信息的收集、分析與上報(bào)，疫情的應(yīng)急處理與流行病學(xué)調(diào)查、疫情的監(jiān)測(cè)與檢驗(yàn)檢測(cè)；還要對(duì)社會(huì)民眾進(jìn)行健康教育，并與社會(huì)系統(tǒng)與部門聯(lián)防聯(lián)控。檔案部門切入的最佳時(shí)機(jī)，應(yīng)是疾控機(jī)構(gòu)啟動(dòng)防控機(jī)制的第一時(shí)間：一是檔案人員應(yīng)加入?yún)f(xié)調(diào)組或信息組，專職負(fù)責(zé)對(duì)防控工作檔案的指導(dǎo)與收集，二是在各防控小組確定檔案信息員，負(fù)責(zé)該組材料的收集與歸檔。

明確職責(zé)與建立規(guī)章。檔案部門應(yīng)在各工作組成立之始，建議在各組建立和制定制度時(shí)，明確歸檔任務(wù)。在工作進(jìn)程在，隨時(shí)將形成的文件材料收集歸檔，并將責(zé)任落實(shí)到各組信息員職責(zé)中。檔案部門應(yīng)該及時(shí)制定歸檔范圍，提出歸檔要求，確保信息員和各組工作人員都能了解和掌握歸檔內(nèi)容。

注意檔案收集的完整性。防控工作結(jié)束后，還會(huì)有反映防控的文件產(chǎn)生或需要?dú)w檔，為確保檔案能完整反映防控全過(guò)程，應(yīng)該注意收集這部分材料。檔案機(jī)構(gòu)還要及時(shí)對(duì)兼職檔案員提出要求，關(guān)注并及時(shí)收集和歸檔這部分檔案材料。

2 明確防控文件的歸檔范圍

防控文件歸檔范圍大致應(yīng)包括以下幾方面：

防控工作組的框架文件。包括防控工作領(lǐng)導(dǎo)組的籌備、建立文件；領(lǐng)導(dǎo)組和各工作組的職責(zé)、工作制度及人員安排、通訊錄；重要的會(huì)議記錄；本單位和上級(jí)的防控工作預(yù)案、方案、技術(shù)規(guī)范與指南；本單位和上級(jí)的工作計(jì)劃、總結(jié)和大事記；本單位和上級(jí)關(guān)于防控工作的通知、簡(jiǎn)報(bào)等及本向上級(jí)的請(qǐng)示、報(bào)告、建議、意見(jiàn)及上級(jí)的指示、批復(fù)、復(fù)函等。

現(xiàn)場(chǎng)流行病學(xué)調(diào)查及疫情處理材料。新發(fā)傳染病現(xiàn)場(chǎng)調(diào)查和處理的材料是反映防控工作的第一手材料，是開展傳染病癥狀、流行病學(xué)和病原學(xué)分析研究的基礎(chǔ)和關(guān)鍵，因此要特別重視這部分材料的收集。包括確診病例及其密切接觸者的現(xiàn)場(chǎng)病學(xué)調(diào)查表、調(diào)查報(bào)告、實(shí)驗(yàn)室檢測(cè)報(bào)告、專家會(huì)診意見(jiàn)及現(xiàn)場(chǎng)消毒或隔離的記錄等。還應(yīng)包括新發(fā)傳染病的報(bào)告管理、流行病學(xué)調(diào)查和處理的技術(shù)規(guī)范、指南等規(guī)定性和指導(dǎo)性文件。

疫情信息統(tǒng)計(jì)與分析材料。這部分材料反映疫情的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，對(duì)它們的收集是檔案收集的重頭戲。包括本單位以及與上下級(jí)疾控機(jī)構(gòu)溝通的疫情監(jiān)測(cè)的各類報(bào)表；疫情監(jiān)測(cè)分析報(bào)告；建立新疫情信息報(bào)告系統(tǒng)或平臺(tái)的材料以及相關(guān)技術(shù)指南、規(guī)范性文件和培訓(xùn)材料。

健康教育材料。開展傳染病防控知識(shí)的普及和宣傳是疾控機(jī)構(gòu)的重要任務(wù)，特別是對(duì)大眾都不了解的新傳染病，就更是需要加強(qiáng)教育。在工作中形成的健康教育材料就成為整個(gè)檔案中的重要組成部分，包括健康宣傳方案、宣傳海報(bào)、公益廣告、折頁(yè)和手冊(cè)，多媒體制作材料如光盤和視頻等。

新發(fā)傳染病相關(guān)的研究性材料。在開展疫情癥狀監(jiān)測(cè)和實(shí)施防控措施同時(shí)，疾控機(jī)構(gòu)對(duì)新發(fā)傳染病的研究會(huì)同步跟進(jìn)。檔案應(yīng)注意收集圍繞該病開展的疫情風(fēng)險(xiǎn)分析和應(yīng)對(duì)措施研究、檢測(cè)技術(shù)與方法研究、流行病學(xué)、病原學(xué)分析與研究等材；此外，還應(yīng)關(guān)注疾控機(jī)構(gòu)為防控工作申請(qǐng)的各類項(xiàng)目和科研材料。

社會(huì)機(jī)構(gòu)聯(lián)合防控的材料。防控新發(fā)傳染病，需要社會(huì)相關(guān)部門聯(lián)防聯(lián)控，共同應(yīng)對(duì)。疫情發(fā)生時(shí)，疾控機(jī)構(gòu)會(huì)立即與出入境管理、交通、教委以及周邊地區(qū)的疾控機(jī)構(gòu)合作，定期交流疫情，聯(lián)合采取防控措施，并協(xié)助開展排查和確診。在聯(lián)防聯(lián)控工作中產(chǎn)生的文件材料也要收集：主要包括信息交流的制度和規(guī)定；疫情信息通報(bào)和工作簡(jiǎn)報(bào)；重要會(huì)議材料；協(xié)助開展的調(diào)查處理材料以及相關(guān)個(gè)案信息的通報(bào)和函件等。

影像類和實(shí)物類檔案材料。在防控工作中形成的照片、錄像等影像材料，也會(huì)有獎(jiǎng)狀、證書、獎(jiǎng)牌、錦旗等實(shí)物類材料。不僅要收集紙質(zhì)檔案，還應(yīng)收集電子文檔。電子文件的量很大，可要求各工作組將本組重要文件刻錄成光盤，一式若干份，與紙質(zhì)文件一并歸檔。

第三，是建設(shè)新發(fā)傳染病檔案信息系統(tǒng)。檔案人員應(yīng)積極開發(fā)新發(fā)傳染病檔案信息資源，為防控服務(wù)。一要將收集來(lái)的文件材料盡快立卷，編制目錄，提供給各工作組查閱；二要利用信息平臺(tái)，為防控提供便捷的服務(wù)。如果單位已有辦公自動(dòng)化平臺(tái)，就可充分利用它，盡早將防控檔案錄入。具體操作中，檔案人員應(yīng)優(yōu)先整理防控檔案，并將全部防控檔單獨(dú)編制目錄。這樣，案卷的檔號(hào)就不必等待當(dāng)年常規(guī)收集的檔案整理完畢再去流水排序，從而盡快方便利用。如果單位沒(méi)有現(xiàn)成的信息系統(tǒng)，檔案人員就應(yīng)盡早地建議單位開發(fā)，學(xué)會(huì)運(yùn)用，及時(shí)運(yùn)用新發(fā)傳染病防控。

3 明確檔案工作對(duì)工作人員要求

一是深入工作一線。檔案人員應(yīng)經(jīng)常深入各工作一線，了解防控工作的動(dòng)態(tài)，隨時(shí)掌握各組產(chǎn)生的最新文件材料，對(duì)收集工作做到心中有數(shù)。二是加強(qiáng)溝通與交流。信息員對(duì)文件的整理與收集并不一定了解，檔案人員就要經(jīng)常與各組信息員進(jìn)行交流，介紹收集和整理文檔的經(jīng)驗(yàn)，讓信息員更快地進(jìn)入角色。同時(shí)，要求各工作組必須建立起文件材料登記制度，對(duì)相關(guān)信息，信息員都要一一登記。三是做好模版工作。檔案人員應(yīng)為各組信息員建立文件整理的樣本，可以讓信息員通過(guò)實(shí)際的操作，了解文件管理的方法，掌握文檔收集后的整理步驟和規(guī)范。檔案室要備份各組的文件目錄，從而掌握整個(gè)防控工作文件產(chǎn)生的情況。此外，還應(yīng)要求各工作組及時(shí)將已經(jīng)處理完結(jié)的文件材料向檔案室歸檔，以達(dá)到文件材料早歸檔、早立卷、早使用的目的，方便整個(gè)防控工作的查閱利用。四是及時(shí)捕捉新情況。隨著防控工作的進(jìn)展和深入，檔案人員應(yīng)密切關(guān)注工作進(jìn)程，如果發(fā)現(xiàn)有新的文件材料出現(xiàn)，要及時(shí)捕捉，或遇到新問(wèn)題要多動(dòng)腦思考，找到解決辦法或及時(shí)向有關(guān)部門提出建議。

隨著時(shí)代發(fā)展，國(guó)內(nèi)和國(guó)際交流日益頻繁，自然與生活環(huán)境日趨復(fù)雜，疾控機(jī)構(gòu)預(yù)防控制新發(fā)傳染病的任務(wù)會(huì)越來(lái)越重，檔案管理一定要迅速跟上，才能使這些檔案成為最為寶貴的防控信息資源，為應(yīng)對(duì)新發(fā)傳染病發(fā)揮積極的作用。

參考文獻(xiàn)

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