利用現(xiàn)代信息技術加強檔案信息化建設

呂曉燕

[摘 要]隨著信息技術的迅猛發(fā)展，企業(yè)檔案信息化建設的大趨勢已越來越明顯，本文就目前企業(yè)檔案信息化建設的現(xiàn)狀作簡要分析，提出了加強現(xiàn)代信息技術對檔案信息化建設的主要途徑。

[關鍵詞]信息技術；檔案建設；信息化

企業(yè)檔案信息化涉及的方面較多，整個改進過程較為復雜，需要很多方面相互協(xié)調(diào)，然而，隨著信息技術越來越廣泛的應用，企業(yè)檔案的信息化建設事業(yè)是勢在必行的，探討信息檔案建設的現(xiàn)狀及改進途徑對企業(yè)有及其重要的意義。

1.企業(yè)檔案信息化建設的現(xiàn)狀

企業(yè)檔案信息化建設是需要運用多學科知識、多專業(yè)配合、多部門協(xié)作、多環(huán)節(jié)配套的復雜系統(tǒng)工程，而不是單一的工程項目，它是企業(yè)檔案管理不斷創(chuàng)新的過程。而企業(yè)檔案將豐富的信息固化在紙質(zhì)載體上，限制了企業(yè)檔案信息的疏通和傳遞，很不利于檔案功能的發(fā)揮，而今檔案信息需求的豐富化、全面化和差異化，使得企業(yè)檔案信息的服務質(zhì)量水平未得到進一步提升和創(chuàng)新。企業(yè)檔案管理現(xiàn)代化與信息化，已經(jīng)成為現(xiàn)代企業(yè)管理的大趨勢，它既是企業(yè)管理適應現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展的必然選擇和客觀要求，又是提高企業(yè)檔案信息服務水平的必由之路。

2.企業(yè)檔案信息化建設

2.1明確的組織制度的保證

實施企業(yè)檔案信息化管理需要有明確的組織制度的保證以及其他各方面的配合。其中，領導重視和組織落實是關鍵，標準檔案和制度規(guī)范是首要任務，是實施企業(yè)檔案信息化建設的根本保證，真正把企業(yè)檔案信息化建設作為企業(yè)信息管理的財富加以開發(fā)利用，加大經(jīng)費的投入，是加快和推進企業(yè)檔案信息化建設的前提。

2.2完善的企業(yè)信息檔案系統(tǒng)的建立

企業(yè)檔案信息化管理，實際上是將計算機網(wǎng)絡技術運用到企業(yè)檔案信息中，通過計算機網(wǎng)絡的建立與運行，突破企業(yè)檔案信息資源所有者的局限，建立一個既方便又能控制利用的檔案信息網(wǎng)上查詢系統(tǒng)。企業(yè)內(nèi)部局域網(wǎng)進行數(shù)字簽名、信息認證、身份驗證和加密保護可使本單位內(nèi)部任何一臺聯(lián)機電腦可以根據(jù)需要隨時在本機上自動查詢已經(jīng)錄入并保存在服務器上的檔案信息，并通過局域網(wǎng)進入國際互聯(lián)網(wǎng)，形成更大范圍的信息收集和利用。科學的檔案信息化整體規(guī)劃要能夠服務于檔案信息單位的發(fā)展。應根據(jù)檔案單位自身的特點和發(fā)展前景進行細致的調(diào)查和科學的論證，制定出—套與單位相符合的、切實可行的信息化建設的近期規(guī)劃和長遠規(guī)劃，明確業(yè)務目標和管理流程，打破傳統(tǒng)檔案模式的孤立和分散的建設方式，加快檔案信息建設的速度。

2.3企業(yè)軟、硬件設施建設

檔案信息化管理主要體現(xiàn)在電子文件管理系統(tǒng)和數(shù)字檔案館的建設與運行。根據(jù)功能需要，企業(yè)必須建設起大容量的信息資源數(shù)據(jù)庫、大規(guī)模開發(fā)用戶的訪問服務管理系統(tǒng)，配置大型高速交換機、路由器、光端設備、并行處理的高性能服務器、便于擴充的規(guī)模型集群系統(tǒng)、智能城域網(wǎng)系統(tǒng)、操作系統(tǒng)、高可靠性的信息安全系統(tǒng)和存儲系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)和其他相關系統(tǒng)等。另外，企業(yè)的系統(tǒng)軟件建設也是不容忽視的，系統(tǒng)軟件是由計算機設計者提供的一類程序，這類程序的著眼點是利用計算機本身的邏輯功能，達到管理計算機系統(tǒng)的各種資源，充分發(fā)揮計算機效率，便于用戶使用和管理的目的。應用軟件是用戶利用計算機及其所提供的各種軟件編制的、用來解決某些具體應用問題的程序。如：檔案信息管理軟件、電子文件管理系統(tǒng)軟件、人事管理軟件、財會管理軟件等。

2.4企業(yè)檔案信息資源建設

企業(yè)應把歷史記錄進行數(shù)字化，有效地接收和整合新的信息資源，實現(xiàn)統(tǒng)一管理，做到統(tǒng)一規(guī)劃、統(tǒng)一控制，挖掘顯性和隱性知識，完成靜態(tài)檔案向動態(tài)信息的轉(zhuǎn)變；搭建統(tǒng)一的軟件平臺，做到統(tǒng)一配置、統(tǒng)一分類、統(tǒng)一流向，保證有價值的信息資源永久珍存，提高企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營、基建、科研、管理工作的效率和質(zhì)量，為檔案信息化的實際開展做出科學的定位和選擇。

2.5充分利用現(xiàn)有檔案信息化甚礎

檔案信息化工作并不是一項全新的工作，這項工作的開展不是推倒所有的一切重新開始，而是在原有基礎之上進行的一項創(chuàng)新工作。除了利用電子政務建設的成果之外，檔案信息化還應充分利用原有的信息化基礎。要充分利用檔案計算機管理系統(tǒng)中已有的成果，避免重復性工作，減少不必要的浪費，要預先分析已有的檔案信息化成果，在充分利用已有成果的基礎上規(guī)劃和開展檔案信息化建設。

2.6解決數(shù)字檔案對設備的依賴

企業(yè)常常會面對電子文件和電子檔案管理方面存在的漏失問題，高標準磁介質(zhì)檔案存儲設備的配置可有效的解決這些問題。電子文件和檔案一體化管理是數(shù)字化檔案歸檔的根本方式，主要通過計算機網(wǎng)絡管理來完成，應在完成邏輯歸檔后，把需要歸檔的電子文件集中下載到檔案館脫機保存的存儲介質(zhì)上，完成物理歸檔，以保證數(shù)字化文件的內(nèi)容、背景、原數(shù)據(jù)等信息的完整性，使其不至于時過境遷后將文件形成的背景、運行環(huán)境等信息丟失或破壞掉。

2.7培養(yǎng)檔案管理人才

檔案管理需要提高檔案管理隊伍的素質(zhì)，以適應信息化進程的發(fā)展。檔案管理人員要對信息化有充分的了解，具有信息化的意識，這種意識的形成會成為推動信息化建設進程的推動力，檔案工作人員要深刻認識檔案信息化建設的重要性，具有強烈的使命感和責任心，認真做好信息化過程中的各項工作。企業(yè)可通過項目組的方式推進館內(nèi)信息化建設，促進工作人員在提高信息化工作能力和水平的同時，進一步加強對檔案業(yè)務知識的學習和工作能力的提高，從而保證檔案信息化應用項目建設的質(zhì)量，爭取檔案信息化工作有新的進展。

3.結語

企業(yè)檔案的信息化是信息技術高速發(fā)展條件下企業(yè)發(fā)展的必經(jīng)之路，人們對信息的需求的高要求必定促使企業(yè)檔案管理工作者重新思考新的檔案管理方式放法。檔案資源的信息化、數(shù)字化已成為檔案管理的必然趨勢。相關企業(yè)應重視這種改進和應用，促進整個企業(yè)的良好發(fā)展。

參考文獻：

[1]趙國俊，電子政務教程，中國人民大學出版社，2004

[2]劉淑杰，淺談檔案信息化建設及檔案管理，管理觀察，2012