檔案管理信息化建設(shè)發(fā)展現(xiàn)狀及改革探究

全陽

摘 要：檔案管理，是企業(yè)單位乃至政府部門工作中的重要組成部分，其重要性不言而喻。在信息化技術(shù)快速發(fā)展的當(dāng)今時(shí)代，檔案管理模式和手段的變革和創(chuàng)新發(fā)展也顯得尤為重要。依托信息化技術(shù)，優(yōu)化檔案管理方式，提高檔案管理效率成為了當(dāng)下發(fā)展的重要方向，也是大家關(guān)注的重點(diǎn)和焦點(diǎn)，這一問題也成為了許多學(xué)者及相關(guān)領(lǐng)域的工作者探究的重要課題。雖然關(guān)于檔案管理信息化建設(shè)的研究在過去的十幾年里從未間斷過，但是就檔案管理信息化建設(shè)的發(fā)展展開進(jìn)一步的探究仍有十分大的價(jià)值。因此，本文結(jié)合檔案管理信息化建設(shè)的發(fā)展現(xiàn)狀，就檔案管理信息化建設(shè)的改革發(fā)展提出可行性建議或意見，供參考。

關(guān)鍵詞：檔案管理；信息化建設(shè)；必要性；發(fā)展現(xiàn)狀；改革措施

信息技術(shù)的發(fā)展，將信息化手段、計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)和管理工作相加融合，對促進(jìn)各個(gè)行業(yè)管理模式、機(jī)制建設(shè)具有舉足輕重的作用。但在發(fā)展的過程中，檔案管理信息化建設(shè)的發(fā)展也勢必面臨越來越多的問題，如何才能持續(xù)保障檔案管理信息化建設(shè)的進(jìn)程和步伐，如何才能不斷的豐富檔案管理信息化建設(shè)模式和方案，如何才能將檔案管理信息化建設(shè)的功能為使用者提供便利等一系列問題都亟待解決。基于這樣的發(fā)展現(xiàn)狀及研究目標(biāo)，本文就檔案管理信息化建設(shè)發(fā)展現(xiàn)狀及改革探究這一問題從檔案管理信息化建設(shè)的必要性、檔案管理信息化建設(shè)發(fā)展現(xiàn)狀以及檔案管理信息化建設(shè)改革措施等方面展開論述和剖析。

1 檔案管理信息化建設(shè)的必要性

將信息化技術(shù)融合到檔案管理工作中去，可以在最大限度上將日常的資料保存、借閱等各項(xiàng)管理工作更為高效的開展下去；同時(shí)，通過建立完善的檔案數(shù)據(jù)庫及信息化管理平臺(tái)，我們的管理人員在日常的管理中可以擁有更加完善的管理模式，應(yīng)用更加便捷的管理流程，將檔案的信息完整的記錄，使所在部門或單位的所有檔案信息能夠隨時(shí)更新，保證了檔案信息的真實(shí)準(zhǔn)確與時(shí)效性，在實(shí)現(xiàn)檔案信息的集中、動(dòng)態(tài)管理的同時(shí)，還能夠有效的提高檔案信息記錄、歸檔以及調(diào)閱的效率。除此之外，信息化技術(shù)促進(jìn)了電子檔案的建設(shè)，電子檔案的出現(xiàn)讓異地查閱變得方便快捷，能夠在更大程度上發(fā)揮檔案資料的功能與作用。由此可見，檔案管理工作引進(jìn)信息化技術(shù)，不但能夠提高檔案管理的效率，而且還能增加檔案資料管理的科學(xué)性和可靠性；豐富的信息化技術(shù)促進(jìn)檔案管理的更新?lián)Q代，讓檔案管理的模式、機(jī)制和流程變得更加人性化和便捷化，對于檔案資料的使用也更加的高效。

2 檔案管理信息化建設(shè)發(fā)展現(xiàn)狀

檔案管理的信息化，由于檔案資料規(guī)模、管理形式等各方面的差異，檔案管理的信息化的發(fā)展進(jìn)程及水平也參差不齊，檔案管理的信息化建設(shè)還存在許多問題和弊端[1-3]。首先，是檔案管理信息化的建設(shè)形式大于實(shí)質(zhì)。檔案管理的信息化是大部分企業(yè)或單位在檔案資料管理的發(fā)展目標(biāo)和管理理念，但是在建設(shè)過程中，空有信息化建設(shè)計(jì)劃，管理設(shè)備購置、更新則進(jìn)程緩慢；經(jīng)費(fèi)投入有限、電子檔案管理模式建設(shè)不力、信息化平臺(tái)建設(shè)有限等諸多問題使得檔案管理信息化建設(shè)無法正常的開展下去；同時(shí)，由于檔案管理信息化并不能直接給企業(yè)、單位及部門的發(fā)展產(chǎn)生明顯的效益，這使得各級領(lǐng)導(dǎo)乃至員工對于檔案管理工作不給予足夠的重視，思想上的不重視，促使在檔案管理人才，尤其是信息技術(shù)領(lǐng)域的專業(yè)人才的引進(jìn)、培訓(xùn)等工作上投入有限，具有管理和信息技術(shù)的復(fù)合型人才的缺失使得檔案管理工作無法高效的開展，從而給檔案管理信息化建設(shè)的持續(xù)發(fā)展帶來了不小的影響。由此可見，檔案管理的信息化建設(shè)，面臨著管理模式、信息技術(shù)融合以及管理隊(duì)伍建設(shè)等各方面的挑戰(zhàn)和瓶頸；形勢不容樂觀，發(fā)展之路可謂是任重而道遠(yuǎn)。

3 檔案管理信息化建設(shè)改革措施

基于檔案管理信息化建設(shè)發(fā)展需求及目前凸顯出的不足，本文就如何持續(xù)高效的優(yōu)化信息化技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用提出以下幾點(diǎn)改革措施[1-5]。

提高對檔案管理信息化建設(shè)的重視度，增加信息化管理技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用探究與投入。思想上的重視，是檔案信息化建設(shè)發(fā)展的基礎(chǔ)，只有至上而下統(tǒng)一對檔案信息化建設(shè)重要性的認(rèn)識(shí)，那么才能夠在檔案管理信息化建設(shè)中將信息化技術(shù)和管理模式的融合更好，在應(yīng)用實(shí)踐中保障檔案信息化管理的高效開展，而這一切的發(fā)展也離不開財(cái)力、物力及人力等各方面的投入和協(xié)調(diào)。

豐富檔案管理信息化建設(shè)手段，持續(xù)推進(jìn)檔案電子化管理進(jìn)程。檔案管理信息化建設(shè)的發(fā)展，是從紙質(zhì)版檔案到電子版檔案的更新升級，在這個(gè)過程中，我們需要用全新的管理手段，依托信息化技術(shù)，針對電子化檔案管理的基本特點(diǎn)和要求，優(yōu)化管理模式，豐富建設(shè)手段，將檔案電子化管理機(jī)制發(fā)展的越來越好。

增加對檔案信息管理技術(shù)和方式的培訓(xùn)，提高對檔案信息化管理工作的認(rèn)識(shí)和了解。檔案管理的信息化建設(shè)，最終的目標(biāo)是服務(wù)于使用者。因此，在推進(jìn)檔案信息化建設(shè)的過程中，我們需要通過各種培訓(xùn)和宣傳，讓大眾對檔案信息化管理和使用方式的革新有更加直接的認(rèn)識(shí)，從而更好的使用檔案資料，讓檔案管理信息化建設(shè)發(fā)揮出其功能及作用。

4 結(jié)語

檔案管理的信息化建設(shè)是一項(xiàng)系統(tǒng)性的工作，是發(fā)展的必然，也面臨許多問題；但是只要我們在發(fā)展過程中，能夠以優(yōu)化檔案管理信息化建設(shè)模式，升級檔案資料安全性和可靠性為目標(biāo)，不斷豐富檔案信息化管理手段、提高檔案信息化管理認(rèn)識(shí)，那么我們就一定能夠構(gòu)建更加完善的檔案信息管理機(jī)制，為檔案信息的保存、使用提供更大的保障。

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