試析如何做好文書檔案收集與歸檔工作

鄧濱華

【摘要】做好文書檔案收集與歸檔工作，可以有效維護(hù)文書檔案的完整性與全面性，推動各單位文書檔案工作順利實施。本文主要針對如何做好文書檔案收集與歸檔工作展開深入的研究，并提出幾點針對性的建議，以供相關(guān)人士參考。

【關(guān)鍵詞】文書檔案；收集與歸檔；建議

目前，做好文書檔案的收集與歸檔工作是單位文書檔案工作的重中之重，文書檔案資源與日俱增，一些單位文書檔案的收集與歸檔工作存在著較大的難度，限制著本單位檔案工作的開展。因此，要采取切實可行的優(yōu)化措施，提高檔案管理人員的綜合素養(yǎng)，確保本單位文書檔案收集與歸檔工作水平的穩(wěn)步提升，順應(yīng)本單位事業(yè)的發(fā)展趨勢。

一、做好文書檔案收集與歸檔工作的重要性分析

（一）有利于鞏固本單位檔案形成的基礎(chǔ)。在教學(xué)、科研以及行政管理等活動中，會產(chǎn)生海量的原始文件資料，這些原始資料往往是由部門兼職檔案人員代為保管。因此，檔案收集和歸檔工作，是重要的基礎(chǔ)性環(huán)節(jié)，要進(jìn)一步鞏固檔案管理工作的根基，充分利用好這些重要的參考資源。

（二）是檔案集中管理的必要手段。根據(jù)相關(guān)檔案工作的規(guī)定可以看出，單位檔案必須要實施集中統(tǒng)一管理，保證文書檔案工作的完整性與安全性。文書檔案在具體實踐過程中，形成了保存價值性較高的檔案資料，必須要進(jìn)行檔案的收集與歸檔工作，保證檔案材料的完好無損，以便于更好地進(jìn)行開發(fā)與利用，進(jìn)而還原本單位歷史面貌，全面反映出本單位歷史實際情況。

二、文書檔案的收集與歸檔工作中存在的不足之處

（一）收文材料的收集比較延時。收文是文書檔案工作的重要組成部分，在實際管理工作中，收文的收集工作比較延時，主要體現(xiàn)在上級單位發(fā)來的收文往往是要求上報本單位的相關(guān)資料或者報表數(shù)據(jù)等，自身單位的上報工作在規(guī)定時間內(nèi)已經(jīng)完成，然而檔案部門的諸多工作都是在第二年來開始進(jìn)行，對于當(dāng)時辦理完畢的上報資料沒有及時歸到檔案部門，很難在第二年歸檔工作中找尋有效的上報資料。

（二）材料內(nèi)容較為單一、片面。往往體現(xiàn)在單位對請示文的批復(fù)較為單一、片面，歸檔內(nèi)容過于強(qiáng)調(diào)自身單位保管期限中的一般性常規(guī)材料，職能部門在新業(yè)務(wù)產(chǎn)生的相關(guān)資料中，缺少歸檔這一環(huán)節(jié)。同時，在文書檔案工作中，網(wǎng)絡(luò)歸檔觀念不夠深入，沒有及時下載網(wǎng)絡(luò)上與自身單位息息相關(guān)且有保存價值的報道和通知等方面歸檔材料，而且部分歸檔材料未加蓋部門的公章，一定程度上使檔案工作的憑證參考嚴(yán)重缺失。

（三）檔案收集與歸檔的力度有待提升?，F(xiàn)階段，一些單位的文書檔案收集與歸檔仍然采用傳統(tǒng)的收集模式來進(jìn)行，尚未充分利用各種先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)，隨著文書檔案種類越來越豐富，數(shù)量也比較龐大，在收集與歸檔過程中難免出現(xiàn)相應(yīng)的誤差，大大增加了文書檔案收集與歸檔工作的難度。

（四）文書管理人員欠缺專業(yè)知識的培訓(xùn)。由于檔案工作與單位的議事日程有著極其緊密的聯(lián)系，而檔案機(jī)構(gòu)的設(shè)置與業(yè)務(wù)經(jīng)費的投入并沒有得到高度的重視，單位各個部門的文書檔案資料管理人員大多兼職，一些檔案管理人員出于職稱評定的目的參與到相關(guān)部門舉辦的檔案培訓(xùn)中，然而培訓(xùn)時間比較短，很難取得高效的培訓(xùn)效果。在獲取檔案職稱以后，并不注重專業(yè)技術(shù)的培訓(xùn)，崗位存在著極大的變動性，檔案資料擺放比較隨意，缺少專項移交程序，也是限制文書檔案收集與歸檔工作的重要因素。

三、做好文書檔案收集與歸檔的建議闡述

（一）利用系統(tǒng)及時收集材料，優(yōu)化檔案服務(wù)。目前，數(shù)字化辦公系統(tǒng)建設(shè)在不斷推廣過程中，很多政府部門、機(jī)構(gòu)單位已經(jīng)對辦公自動化系統(tǒng)（OA系統(tǒng)）進(jìn)行廣泛的應(yīng)用，以便于辦公信息的收集與處理工作的開展，有利于實現(xiàn)數(shù)字化辦公的長遠(yuǎn)目標(biāo)。借助辦公系統(tǒng)的應(yīng)用，大大提升了文書檔案工作的便捷性與安全性，工作進(jìn)度也得到了明顯的進(jìn)步。因此，文書檔案工作人員要加強(qiáng)OA系統(tǒng)的應(yīng)用，設(shè)置OA系統(tǒng)賬戶權(quán)限，以便在系統(tǒng)中對上級要求上報內(nèi)容、領(lǐng)導(dǎo)批示以及主辦部門等方面進(jìn)行查看。文書工作人員通過跟蹤辦理情況，如果完成辦理事項，要及時向主辦部門收集材料，不能等到第二年再進(jìn)行材料的收集，以免喪失材料收集的有效性與實時性，避免了材料丟失的現(xiàn)象。與此同時，檔案工作人員要定期向文書工作人員進(jìn)行材料的收集，并且定期開展編研工作。檔案工作者要加強(qiáng)編制完成專題的廣泛利用，為相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和部門工作的開展提供相應(yīng)的便利性，使各部門都能充分認(rèn)識到檔案收集、歸檔的重要性，進(jìn)一步強(qiáng)化領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門人員的重視程度。

（二）深入了解業(yè)務(wù)動態(tài)。要想保證檔案工作的完整性，實現(xiàn)檔案的高效利用，要及時核查所有請示和相關(guān)報告。對于批復(fù)文件來說，在歸檔過程中要將請示與批復(fù)整理相互結(jié)合在一起。如果沒有正式批復(fù)但有處理意見的，要在請示文件中做好備注，并且在備注處加蓋擬辦部門公章。同時，要善于通過各種各樣的途徑來了解部門業(yè)務(wù)動態(tài)，比如：OA系統(tǒng)、官網(wǎng)、官方微信微博等；檔案工作者要加強(qiáng)與相關(guān)部門檔案人員的交流與協(xié)作，要充分發(fā)揮各個部門檔案人員在檔案收集與歸檔工作中的紐帶作用。此外，在與本單位業(yè)務(wù)息息相關(guān)的網(wǎng)絡(luò)查閱中，一定要及時進(jìn)行下載和保存，確保收集用戶歸檔材料的完整性與全面性。

（三）采用適應(yīng)時代的文書檔案收集與歸檔工作方式?，F(xiàn)階段，文書檔案管理工作越來越繁瑣、復(fù)雜，人員數(shù)量也在與日俱增，必須要改變以往傳統(tǒng)的檔案收集與歸檔的管理方式，要采用與時代發(fā)展相契合的工作模式來進(jìn)行文書檔案的收集與歸檔工作。在資料收集方式中，要發(fā)揮一定的主動性和積極性，尤其要對利用價值高的文書檔案進(jìn)行主動收集。

（四）加大檔案人員的培訓(xùn)力度。檔案管理工作人員的管理水平與文書檔案的收集、歸檔效率的聯(lián)系是密不可分的，要想確保文書檔案收集與歸檔效率的穩(wěn)步提升，就必須要對檔案管理人員開展一系列的業(yè)務(wù)培訓(xùn)與指導(dǎo)。因此，各單位要監(jiān)督檔案管理人員的工作行為，提升自身的業(yè)務(wù)水平。定期組織安排工作人員到省內(nèi)檔案局參與培訓(xùn)，掌握專業(yè)的檔案管理知識、范圍以及流程等。同時，在培訓(xùn)期滿以后，要對其培訓(xùn)成果進(jìn)行考核，給予相應(yīng)的考試成績，對于成績良好的人員要給予一定的物質(zhì)獎勵和精神獎勵；反之，要給予一定的懲處，不斷激發(fā)工作人員工作的熱情與潛能。

（五）確定文書檔案的歸檔范圍，制定相應(yīng)的完善制度。1.文書檔案的收集與歸檔的黨政文件材料對于本單位的長遠(yuǎn)發(fā)展具有良好的憑證和研究價值。歸檔的黨政文件材料要全面反映出本單位黨政部門職能活動的整個過程。文書檔案要加強(qiáng)紙質(zhì)文書檔案的征集。歸檔的黨政文件材料要從相關(guān)規(guī)律出發(fā)，加強(qiáng)彼此之間的聯(lián)系程度，要結(jié)合不同部門的實際情況進(jìn)行。除此之外，各單位還要設(shè)立檔案管理專項經(jīng)費，各個部門最好要設(shè)置獨立的文書檔案資料室，文書檔案柜要與其他資料分離，不能與其他資料混淆在一起，要及時對文書檔案進(jìn)行收集與歸檔，要及時移交至單位綜合檔案室集中管理。2.各個部門和單位要結(jié)合自身發(fā)展的實際情況，構(gòu)建完善的文書檔案收集與歸檔工作的管理制度，要積極深入到其他單位或者部門進(jìn)行考察，檔案管理人員要明確所有文書檔案收集時間和檔案歸檔的范圍等。要成立相應(yīng)的監(jiān)督小組來加強(qiáng)文書檔案的收集與歸檔工作的監(jiān)督，進(jìn)而調(diào)動檔案管理人員工作的積極性。

四、結(jié)束語

綜上所述，加強(qiáng)文書檔案的收集與歸檔建設(shè)勢在必行，文書檔案是各單位不容忽視的寶貴財富，有利于推動單位中心工作朝著更加專業(yè)化、規(guī)范化的方向發(fā)展。因此，各單位必須要做好文書檔案的收集與歸檔工作，檔案管理人員要具備較強(qiáng)的專業(yè)水平與綜合素養(yǎng)，樹立較高的責(zé)任感，盡可能保留事件的歷史原有面貌，加強(qiáng)現(xiàn)代先進(jìn)科學(xué)技術(shù)的廣泛應(yīng)用，發(fā)揮出信息化建設(shè)的應(yīng)用價值，實現(xiàn)檔案信息資源的高效利用，增強(qiáng)文書檔案工作的完整性與準(zhǔn)確性，進(jìn)而推動本單位各項事業(yè)的蓬勃發(fā)展。

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