信息環(huán)境下院校檔案管理的創(chuàng)新與發(fā)展

韓晶晶

【摘要】我國(guó)大多數(shù)高等職業(yè)技術(shù)學(xué)校是由中等職業(yè)技術(shù)學(xué)校升級(jí)轉(zhuǎn)化而來(lái)，學(xué)校檔案管理工作是學(xué)校管理的一個(gè)重要部分，檔案管理依然延續(xù)傳統(tǒng)的管理方式，存在著諸多弊端，在信息化快速發(fā)展的今天，傳統(tǒng)的管理方式是否需要改變呢？本文通過(guò)對(duì)當(dāng)下檔案管理的現(xiàn)狀與信息化檔案管理進(jìn)行對(duì)比分析，詳細(xì)闡述信息環(huán)境下創(chuàng)新院校檔案管理的必要性。

【關(guān)鍵詞】院校；檔案管理；創(chuàng)新

如今一所院校的地位不只是從師資力量、教學(xué)水平和基礎(chǔ)設(shè)施等方面來(lái)衡量，院校的軟硬件和學(xué)生檔案的管理也作為一項(xiàng)硬性指標(biāo)來(lái)體現(xiàn)。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，無(wú)紙化辦公已經(jīng)成為主導(dǎo)，傳統(tǒng)的檔案管理模式也應(yīng)該踏著信息化的波浪揚(yáng)帆遠(yuǎn)航。因此，檔案管理依托新環(huán)境下的信息技術(shù)提高一個(gè)檔次是我們今后發(fā)展的重要目標(biāo)，合理地運(yùn)用新技術(shù)創(chuàng)新院校檔案管理模式、開(kāi)發(fā)新的檔案管理信息資源是社會(huì)發(fā)展的必由之路。

一、院校檔案管理存在的問(wèn)題

（一）傳統(tǒng)的檔案管理模式及存在的弊端?！吨袊?guó)青年報(bào)》在2014年9月24日曾發(fā)表過(guò)一篇文章《傳統(tǒng)的檔案管理方式該改改了》。文中說(shuō)：“中國(guó)青年報(bào)社會(huì)調(diào)查中心對(duì)2000多名大學(xué)生進(jìn)行的調(diào)查顯示，58.8%的受訪者表示畢業(yè)辦理戶口、檔案、組織關(guān)系時(shí)遇到麻煩?！睆倪@個(gè)社會(huì)調(diào)查中不難看出，傳統(tǒng)的檔案管理模式存在諸多弊端。其一，檔案都是采用檔案袋將每個(gè)人每一階段的情況以紙質(zhì)的方式記錄并封存，自己的檔案自己不能隨意查看，只有學(xué)?；蛘吖ぷ鲉挝辉谡{(diào)取檔案對(duì)個(gè)人進(jìn)行審查的時(shí)候才能查閱。并且個(gè)人的檔案并非由個(gè)人填寫(xiě)封存，有許多的重要資料因不能及時(shí)的收集整理和歸檔而丟失，給個(gè)人造成很多不必要的麻煩。其二，傳統(tǒng)的檔案管理模式是以人為主，這個(gè)“人”是指管理的人員，因?yàn)闄n案的具體情況本人是無(wú)法看到的，只能是采用個(gè)人申請(qǐng)查看檔案，檔案的管理人員幫忙查找的方式，因此真正與檔案零距離接觸的是檔案管理人員，然而，這些管理人員并沒(méi)有上級(jí)監(jiān)督者，所以以前經(jīng)常會(huì)有檔案改動(dòng)、失真、丟失等現(xiàn)象的發(fā)生。

（二）傳統(tǒng)的檔案管理手段落伍，檔案調(diào)取困難。傳統(tǒng)的檔案管理都是純?nèi)斯さ墓芾矸绞?，在檔案的存檔、管理、調(diào)取的時(shí)候相當(dāng)麻煩也不安全。當(dāng)計(jì)算機(jī)盛行的時(shí)候，檔案管理工作也曾與時(shí)俱進(jìn)過(guò)，將檔案的管理工作與計(jì)算機(jī)掛接，借助計(jì)算機(jī)將檔案進(jìn)行分類(lèi)歸納，并且能夠使用目錄來(lái)檢索檔案并查閱，但是也只是起到了“目錄”的作用。盡管有計(jì)算機(jī)的輔助，但是檔案管理也只停步在分類(lèi)歸納、目錄檢索的水平，在調(diào)取檔案的時(shí)候仍然是依托檔案的管理人員進(jìn)行查閱，因此檔案的管理模式依然是落后的、孤立的。正因?yàn)槿绱?，很多學(xué)校的學(xué)生檔案管理工作不到位，檔案的原始資料也受到很大的影響。

二、運(yùn)用信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化

（一）數(shù)字化管理檔案的意義?！耙糟~為鏡可以正衣冠，以古為鏡可以知興替，以人為鏡可以明得失。”人生是一場(chǎng)直播沒(méi)有彩排，我們的檔案就是我們的銅，是我們的歷史，是我們的目標(biāo)。檔案對(duì)我們每個(gè)人來(lái)說(shuō)都是非常重要的東西，在信息化如此發(fā)達(dá)的今天，應(yīng)該運(yùn)用新興的科學(xué)技術(shù)來(lái)輔助我們管理好檔案。以前我們的檔案運(yùn)用計(jì)算機(jī)管理是孤立的，而將檔案管理數(shù)字化、信息化有很多的優(yōu)點(diǎn)：第一，檔案數(shù)字化不用擔(dān)心紙質(zhì)檔案丟失補(bǔ)辦等事宜，降低了原始檔案數(shù)據(jù)破壞丟失的可能性。第二，檔案數(shù)字化查閱、調(diào)取方便，大大提高了辦事人員的工作效率。第三，檔案數(shù)字化大大提高了檔案的管理水平，從以前的純?nèi)斯ど?jí)成了信息化，避免了人工會(huì)出現(xiàn)的各種錯(cuò)誤，增強(qiáng)了檔案管理的安全性。將檔案管理數(shù)字化、信息化，提高了檔案的利用率。例如，在傳統(tǒng)的管理模式下，我們?nèi)绻胝{(diào)取學(xué)籍信息，必須辦理各種繁雜的手續(xù)后從學(xué)校調(diào)取，在信息化的管理模式下，將我們的學(xué)籍信息全部錄入學(xué)信網(wǎng)，現(xiàn)在如果想調(diào)取學(xué)籍信息，個(gè)人登錄學(xué)信網(wǎng)就可以快速查閱學(xué)籍信息。

（二）切實(shí)提高信息化檔案管理的能力。信息化的檔案管理給我們提供了諸多便利，但是，要做到純信息化檔案管理還有些問(wèn)題需要解決。隨著各種辦公軟件的大量使用，無(wú)紙化辦公已成為一種趨勢(shì)，目前檔案管理正處于純?nèi)斯ぜ堎|(zhì)化管理向信息化數(shù)字化檔案管理的過(guò)渡階段，遇到的最大問(wèn)題就是建檔方式不同，之前的檔案是紙質(zhì)化的，現(xiàn)在的信息資料都是以電子文檔的形式進(jìn)行傳閱和保存的；另外，隨著高等職業(yè)院校的擴(kuò)招，學(xué)生的數(shù)量急劇上升，所以目前檔案管理人員的工作量非常大，而檔案管理的專業(yè)人才又少之又少，所以這個(gè)過(guò)渡階段還會(huì)持續(xù)一段時(shí)間。對(duì)于目前這種情況，學(xué)校的教學(xué)檔案管理也受到影響，因此，壓縮非教學(xué)的信息資料，整理現(xiàn)有的規(guī)章制度，優(yōu)先處理教學(xué)檔案是減少資源浪費(fèi)的必要措施。如今，檔案管理也是社會(huì)管理的一部分，如果說(shuō)傳統(tǒng)意義上的檔案是硬件的話，新形勢(shì)下的“誠(chéng)信檔案”作為軟實(shí)力也蔓延開(kāi)來(lái)。“誠(chéng)信檔案”有個(gè)人的也有團(tuán)體的，打造誠(chéng)信是促進(jìn)社會(huì)發(fā)展、構(gòu)建社會(huì)和諧的硬性指標(biāo)。

總而言之，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)落伍，數(shù)字化信息化的檔案管理模式是今后檔案管理的必由之路。設(shè)立檔案管理相關(guān)專業(yè)，培養(yǎng)專業(yè)的檔案管理人才，提高現(xiàn)有檔案管理人員的自身素質(zhì)和個(gè)人能力是各個(gè)院校的責(zé)任。作為檔案管理人員，要不斷學(xué)習(xí)新的知識(shí)，提高自己的服務(wù)能力。實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的數(shù)字化、信息化、現(xiàn)代化是完善社會(huì)治理的重要保證。

【參考文獻(xiàn)】

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