淺議高校如何更好地利用科技檔案

高桐

【摘要】本文闡述了醫(yī)藥類(lèi)院?？萍紮n案的重要性，通過(guò)對(duì)醫(yī)藥類(lèi)院?？萍紮n案收集、整理、利用等方面現(xiàn)狀的分析，得出更好地利用科技檔案的一些方法。

【關(guān)鍵詞】高校；科技檔案；利用

高校的科技檔案是廣大師生在教學(xué)、科研、生產(chǎn)、基建、出版、外事等方面的活動(dòng)中形成的有保存價(jià)值的資料，是集體智慧的結(jié)晶。

一、科技檔案在高校中的重要作用

（一）科技檔案對(duì)學(xué)科發(fā)展的預(yù)見(jiàn)性。科技檔案原始、完整、系統(tǒng)地記錄了學(xué)科的發(fā)展歷史，對(duì)本學(xué)科未來(lái)的發(fā)展有指導(dǎo)意義。高校的專(zhuān)業(yè)性比較強(qiáng)，匯集了大批資深學(xué)者、教授，每年增加的專(zhuān)利和科研成果反映出廣大師生的學(xué)術(shù)研究已經(jīng)站到了學(xué)科的前沿位置?？茖W(xué)的發(fā)展是個(gè)循序漸進(jìn)的過(guò)程，通過(guò)對(duì)歷年各研究方向的整理分析，可以從宏觀上綜合預(yù)知未來(lái)本學(xué)科或研究方向的發(fā)展趨勢(shì)和能達(dá)到的水平。

（二）科技檔案為學(xué)術(shù)研究提供有力支持。科技檔案能夠提供一些科研人員需要而圖書(shū)館的閱覽室、專(zhuān)業(yè)數(shù)據(jù)庫(kù)沒(méi)有的最原始信息，如在各種實(shí)驗(yàn)中產(chǎn)生的原始數(shù)據(jù)、會(huì)議記錄、實(shí)驗(yàn)記錄等一次文獻(xiàn)是不容易獲得的。收集師生在研究活動(dòng)中產(chǎn)生的有價(jià)值的原始資料，是科技檔案工作應(yīng)該加強(qiáng)的地方，全面系統(tǒng)地收集好最原始的資料，不僅為研究人員省去了不必要的重復(fù)勞動(dòng)，而且為研究人員的思路、全面性、準(zhǔn)確性方面提供了有力的支持。

二、高校科技檔案利用的現(xiàn)狀

（一）科技檔案管理意識(shí)的薄弱?！爸毓茌p用”的管理理念很難適應(yīng)高校教師科研工作的要求。多年以來(lái)形成的重保管、輕利用的思想，使很多有價(jià)值的資源沒(méi)有得到應(yīng)有的開(kāi)發(fā)。檔案的歷史價(jià)值固然重要，但歷史的價(jià)值在于對(duì)未來(lái)起到支持和指導(dǎo)的作用。

（二）科技檔案管理制度的不健全?？萍紮n案管理制度的不健全，影響了科技檔案收集的系統(tǒng)性、完整性和及時(shí)性?？蒲许?xiàng)目、科研工作的廣泛性使科技檔案工作的收集范圍變的很大。一個(gè)科研項(xiàng)目要經(jīng)過(guò)準(zhǔn)備、申報(bào)、審批、研究、鑒定及后續(xù)的成果轉(zhuǎn)化等多個(gè)階段，這就增加了系統(tǒng)收集的難度。部分科研人員對(duì)科技檔案歸檔意識(shí)薄弱，很多在研究中產(chǎn)生的資料不能完整、及時(shí)地保存和歸檔，有時(shí)找不到數(shù)據(jù)而進(jìn)行重復(fù)的勞動(dòng)，也影響了科技檔案歸檔的完整性和及時(shí)性，因此，要保證科技檔案系統(tǒng)、完整、及時(shí)地歸檔，必須要有嚴(yán)格的制度作保障。

（三）數(shù)字化程度低。許多高校由于經(jīng)費(fèi)、重視程度等方面的因素，科技檔案數(shù)字化一直沒(méi)有進(jìn)展，紙質(zhì)檔案和數(shù)字檔案并進(jìn)的工作一直得不到開(kāi)展，這無(wú)形中影響了檔案工作的發(fā)展，使檔案的工作處于“重管輕用”的比較原始的水平。

三、怎樣更好地利用科技檔案

（一）轉(zhuǎn)變觀念?？萍紮n案工作人員不僅要完整、系統(tǒng)、及時(shí)地收集各種歸檔資料，更應(yīng)該有序地組織、整理，并積極使無(wú)需保密的資料最大限度地進(jìn)行傳播利用，這是一種觀念的轉(zhuǎn)變，是對(duì)檔案工作的一種新的認(rèn)識(shí)。只有把過(guò)去的單一收集、保存，變?yōu)槭占?、整理、利用傳播的新模式，才能使科技檔案工作提高到一個(gè)新的層次。學(xué)校應(yīng)重視科技檔案人員配備和資金的投入，參與歸檔的部門(mén)和人員也應(yīng)該提高對(duì)科技檔案的認(rèn)識(shí)，主動(dòng)履行歸檔職責(zé)，努力配合檔案人員，使歸檔資料盡可能系統(tǒng)、完整，營(yíng)造一個(gè)良性的環(huán)境。

（二）健全科技檔案的管理制度。檔案工作應(yīng)做到有章可循。具體來(lái)說(shuō)，高校科技檔案工作制度中應(yīng)包括科技檔案利用的工作原則、方法、檢索工具及相關(guān)信息的發(fā)布，科技檔案的保密與解密的原則、方法、基本程序，科技檔案利用的用戶范圍、手續(xù)、基本原則等，使科技檔案的綜合利用與現(xiàn)實(shí)需求相一致，盡可能使資源得到充分利用。

（三）提高科技檔案的數(shù)字化水平。在收集工作方面，科技檔案收集的全面性要得到保證，以便后續(xù)設(shè)立多個(gè)檢索點(diǎn)。歸檔部門(mén)和工作人員應(yīng)在提供完整的紙質(zhì)文檔的同時(shí)提供完整的電子文檔，這就對(duì)歸檔工作提出了更高的要求。在整理工作方面，分類(lèi)要更詳細(xì)、更科學(xué)、更規(guī)范，利用者無(wú)需通過(guò)科技檔案工作人員的參與，能獨(dú)立獲得自己想要的信息，這就要求檔案分類(lèi)的規(guī)范化，具體可以根據(jù)本校的具體情況，編目時(shí)設(shè)立多個(gè)檢索點(diǎn)。例如醫(yī)藥類(lèi)院校，除了通常的關(guān)鍵詞等檢索點(diǎn)外，還可以將教師的姓名、研究方向、學(xué)院的教研室、專(zhuān)業(yè)等信息設(shè)為檢索點(diǎn)進(jìn)行檢索。在利用工作方面，首先要明確說(shuō)明科技檔案的政策與法規(guī)、科技檔案的分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)各種保密等級(jí)的檔案做出詳細(xì)的說(shuō)明，對(duì)有保密級(jí)別的檔案的申請(qǐng)方法、流程等。詳細(xì)介紹檔案信息的檢索方法，必要時(shí)可以開(kāi)展相應(yīng)的培訓(xùn)。對(duì)歸檔的信息及時(shí)進(jìn)行公布，力求歸檔的資源得到充分的利用。

（四）處理好科技檔案的保密性與時(shí)效性的關(guān)系，最大限度實(shí)現(xiàn)共享?？萍紮n案有很強(qiáng)的保密性，但科技檔案的保密性也不是一成不變的，隨著時(shí)間的推移和條件的變化，保密程度會(huì)逐漸降低?？萍紮n案價(jià)值的時(shí)效性也很強(qiáng)，價(jià)值周期相對(duì)其他檔案要短。合理地處理科技檔案保密性和時(shí)效性之間的關(guān)系，做到準(zhǔn)確劃定科技檔案的保密級(jí)別，及時(shí)進(jìn)行降密或解密，使資源得到最大程度的共享，為高校的教學(xué)和科研服務(wù)。

三、結(jié)束語(yǔ)

在信息經(jīng)濟(jì)時(shí)代、知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的今天，高校的科技檔案是一種有待開(kāi)發(fā)的巨大的潛在資源，借助網(wǎng)絡(luò)、計(jì)算機(jī)等科技手段，高校的科技檔案必定會(huì)對(duì)高校的教學(xué)和科研工作乃至社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展起到至關(guān)重要的推進(jìn)作用。

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