計(jì)算機(jī)信息技術(shù)在文書(shū)檔案管理中的應(yīng)用

邱紅

摘 要：文書(shū)檔案是指過(guò)去的上到皇家官宦下到黎明百姓和現(xiàn)在的國(guó)家機(jī)關(guān)、社會(huì)組織以及個(gè)人從事政治、軍事、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教等活動(dòng)直接形成的有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史紀(jì)錄。因?yàn)橛辛怂?，我們才可以根?jù)需要查詢、了解到很多的未知的疑惑解析和問(wèn)題的答案。在現(xiàn)如今的世界發(fā)展之中，信息化是其主要的推動(dòng)力。不過(guò)，還不夠重視，發(fā)展不足，此文中對(duì)文書(shū)檔案管理信息化的不足與現(xiàn)狀進(jìn)行了分析，并提出了相應(yīng)的對(duì)策與建議。

關(guān)鍵詞：文書(shū)檔案；信息化管理；現(xiàn)狀與不足

隨著現(xiàn)在互聯(lián)網(wǎng)、電子計(jì)算機(jī)的發(fā)展，尤其是在已經(jīng)來(lái)臨的云計(jì)算技術(shù)的廣泛應(yīng)用和大數(shù)據(jù)來(lái)臨的時(shí)代，一個(gè)史無(wú)前例的產(chǎn)業(yè)革命、信息革命與管理革命正在悄悄的發(fā)展，并對(duì)經(jīng)濟(jì)社會(huì)與時(shí)代的發(fā)展有著深刻的影響，隨著互聯(lián)網(wǎng)、計(jì)算機(jī)的廣泛應(yīng)用，提升文書(shū)檔案管理水平也已經(jīng)成為一種趨勢(shì)，將原有的人工操作轉(zhuǎn)化為計(jì)算機(jī)操作，這樣不僅降低了檔案管理的失誤率，同時(shí)提高了檔案管理的效率，并且提高檔案分類和使用等方面的技術(shù)水平。

1 計(jì)算機(jī)信息技術(shù)在文書(shū)檔案管理中的重要作用

文書(shū)檔案信息化就是在國(guó)家檔案行政管理部門(mén)的統(tǒng)一規(guī)劃和組織下，在檔案管理活動(dòng)中全面應(yīng)用現(xiàn)代計(jì)算機(jī)信息技術(shù)，對(duì)檔案信息資源進(jìn)行處置、管理和為社會(huì)提供服務(wù)，加速實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的進(jìn)程，換句話說(shuō)，檔案信息化是指檔案管理模式從以檔案實(shí)體為重心向以檔案信息為重心轉(zhuǎn)變的過(guò)程，計(jì)算機(jī)信息技術(shù)為此過(guò)程提供了技術(shù)支撐，尤其是數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)的應(yīng)用，就可以很容易的完成數(shù)據(jù)信息的冗余消除、信息檢索、存儲(chǔ)以及信息共享工作，一旦建立了用于管理檔案信息的統(tǒng)一數(shù)據(jù)庫(kù)，就可以使其充分發(fā)揮計(jì)算機(jī)具有的密集存儲(chǔ)以及快速檢索功能，不僅能進(jìn)一步提高文書(shū)檔案信息的保密性，還能大大提高文書(shū)檔案管理工作效率。這是一個(gè)長(zhǎng)期發(fā)展的過(guò)程，在這過(guò)程中要不斷地采用現(xiàn)代計(jì)算機(jī)信息技術(shù)裝備檔案部門(mén)，從而極大地提高檔案管理和利用的現(xiàn)代化水平。

2 當(dāng)前計(jì)算機(jī)信息技術(shù)在文書(shū)檔案管理中存在的主要問(wèn)題與不足

2.1 未及時(shí)轉(zhuǎn)變管理觀念

我國(guó)目前在管理的工作上有著未能轉(zhuǎn)變管理觀念的問(wèn)題。管理人員在傳統(tǒng)管理模式中，缺乏對(duì)管理的明確的概念，一般不能單獨(dú)對(duì)工作進(jìn)行考慮，而是把其他的工作與文書(shū)檔案管理相結(jié)合。然而時(shí)代是不斷向前發(fā)展的，在如今高速發(fā)展的社會(huì)里，傳統(tǒng)的理念不能使現(xiàn)代的發(fā)展與之相適應(yīng)，并且管理的影響會(huì)愈來(lái)愈大，對(duì)傳統(tǒng)理念的堅(jiān)持顯然是很不妥的。

2.2 文書(shū)檔案管理制度不健全

在現(xiàn)如今的文書(shū)檔案工作中仍然有不健全的管理制度的問(wèn)題出現(xiàn)。管理中應(yīng)當(dāng)秉持無(wú)規(guī)矩不方圓的理念，管理制度是否健全，對(duì)管理工作是否高效有決定性的作用。但是目前還是存在不健全的制度管理的問(wèn)題，造成了管理無(wú)法有序的進(jìn)行，對(duì)文書(shū)檔案管理工作有很嚴(yán)重的影響。

2.3 文書(shū)檔案管理模式較為落后

目前很多文書(shū)檔案管理都還是把計(jì)算機(jī)當(dāng)著是一種被動(dòng)的輔助工具，大部分的工作仍然靠的手工管理模式，傳統(tǒng)的手工檔案模式往往是以檔案信息為核心，工作對(duì)象不是現(xiàn)有的檔案信息，而是一些文件形式的紙質(zhì)材料，計(jì)算機(jī)這一有利的工具并沒(méi)有得到充分的發(fā)揮，尤其是在檔案數(shù)據(jù)庫(kù)管理方面。

2.4 不夠重視這方面專業(yè)人才的培養(yǎng)

管理中較低的管理人員的素質(zhì)問(wèn)題，主要有下面兩個(gè)原因造成：一、不扎實(shí)的專業(yè)知識(shí)，目前都有不專業(yè)的管理人員在文書(shū)檔案管理中工作，這些人員沒(méi)能在求學(xué)期間對(duì)專業(yè)知識(shí)進(jìn)行系統(tǒng)學(xué)習(xí)；二、實(shí)際應(yīng)用能力較差，新加入的管理中的人員，在工作之前能有相關(guān)的實(shí)際操作能力，工作之后，就會(huì)出現(xiàn)有關(guān)人員實(shí)際的應(yīng)用能力不足。

3 提升計(jì)算機(jī)信息技術(shù)在文書(shū)檔案管理中的對(duì)策與措施

3.1 進(jìn)一步提高認(rèn)識(shí)，高度重視文書(shū)檔案信息化建設(shè)工作

現(xiàn)代的信息化建設(shè)對(duì)文書(shū)檔案管理來(lái)說(shuō)，怎么對(duì)其強(qiáng)調(diào)都不過(guò)分，因?yàn)樾畔⒒臀臅?shū)檔案管理有很多的內(nèi)在聯(lián)系。所以，各級(jí)的領(lǐng)導(dǎo)班子都要高度的重視文書(shū)檔案管理信息化建設(shè)工作，真的做到親自指導(dǎo)、親自部署狠準(zhǔn)穩(wěn)的抓住文書(shū)檔案的信息化建設(shè)。

3.2 進(jìn)一步加強(qiáng)學(xué)習(xí)，實(shí)現(xiàn)人員專業(yè)化和現(xiàn)代化的有機(jī)結(jié)合

現(xiàn)代化的人力資源是文書(shū)檔案實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化的有力保證，由于傳統(tǒng)模式實(shí)行時(shí)間較長(zhǎng)，短時(shí)間內(nèi)難以迅速轉(zhuǎn)換為現(xiàn)代化辦公自動(dòng)化模式，要轉(zhuǎn)變這一局勢(shì)，就必須讓文書(shū)檔案管理人員認(rèn)清形勢(shì)，加強(qiáng)自身的責(zé)任意識(shí)和憂患意識(shí)，與時(shí)俱進(jìn)，既要牢牢掌握傳統(tǒng)模式中有效的檔案文書(shū)管理方法、理論、和原則等精華內(nèi)容，又要緊跟時(shí)代步伐，掌握好計(jì)算機(jī)或數(shù)據(jù)通信技術(shù)，真正實(shí)現(xiàn)文書(shū)檔案管理人員的專業(yè)化和現(xiàn)代化的有機(jī)結(jié)合。

3.3 進(jìn)一步增強(qiáng)法規(guī)意識(shí)，有效地提高文書(shū)檔案管理的安全性

依法合規(guī)、安全運(yùn)行在如今的依法治國(guó)的今天，也是對(duì)文書(shū)檔案管理的必然要求與保障。所以，要做好基礎(chǔ)的網(wǎng)絡(luò)設(shè)施建設(shè)與管理工作把文書(shū)檔案管理常抓不懈，利用一些專業(yè)軟件對(duì)電子文件文書(shū)檔案進(jìn)行加密處理，并使得內(nèi)外網(wǎng)得到妥善隔離，保證辦公自動(dòng)化網(wǎng)絡(luò)的安全性和保密性；同時(shí)利用計(jì)算機(jī)技術(shù)中的備份和驗(yàn)證措施，以免電子文件丟失和失真，利用微縮技術(shù)將帶有手跡、蓋有印章或者字跡模糊的文書(shū)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)閳D像性質(zhì)的電子文件，有效的防止電子文件文書(shū)檔案被任意篡改，從而保證了電子文書(shū)檔案的原始性和文件內(nèi)容的原貌，有效的提高了文書(shū)檔案的保存期?？傊獣r(shí)刻記住反腐倡廉的法規(guī)和要求，時(shí)刻的去提醒自己，要對(duì)家人與自己負(fù)責(zé)，對(duì)單位負(fù)責(zé)，對(duì)國(guó)家負(fù)責(zé)，做遵紀(jì)守法、有責(zé)任心的人是另一方面。因此金融安全、網(wǎng)絡(luò)安全、國(guó)家經(jīng)濟(jì)安全息息相關(guān)。并且，學(xué)會(huì)依照法律辦事是很重要的。用規(guī)范科學(xué)的方式將各項(xiàng)工作推進(jìn)，加強(qiáng)建設(shè)、立好規(guī)矩、做好人、辦好事。

3.4 進(jìn)一步加強(qiáng)借力發(fā)展，為文書(shū)檔案管理信息化建設(shè)提供有力的支撐

鑒于我國(guó)目前優(yōu)秀的人才在文書(shū)檔案管理的隊(duì)伍中較少，不足的綜合能力等的事實(shí)，要學(xué)會(huì)挖掘?qū)I(yè)的人才，培養(yǎng)出檔案管理信息化的復(fù)合型人才，通過(guò)一些有力的措施與策略，學(xué)會(huì)借力發(fā)展是一方面，向領(lǐng)導(dǎo)借力、向政府部門(mén)等借力、向?qū)＜覍W(xué)者借力，在另一方面還可以向已經(jīng)得到結(jié)果的信息化成果借力，充分利用由歷史積累形成的文書(shū)檔案管理的成果，向管理借力，形成有文書(shū)檔案管理行業(yè)的特點(diǎn)和結(jié)構(gòu)。

4 總結(jié)

在信息化社會(huì)，利用計(jì)算機(jī)信息技術(shù)管理檔案已成為現(xiàn)代檔案管理不可或缺的重要組成部分，文書(shū)檔案管理工作面臨著全新的挑戰(zhàn)，將計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用到文書(shū)檔案管理中，它是根據(jù)國(guó)家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行分析、加工和組織處理，并最終轉(zhuǎn)入計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)的形式和過(guò)程。信息化時(shí)代背景下，要積極探索文書(shū)檔案管理信息化的新模式和新手段，加快文書(shū)檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)，努力實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)技術(shù)在各個(gè)文書(shū)檔案管理環(huán)節(jié)中的應(yīng)用，是當(dāng)前文書(shū)檔案管理的最重要的任務(wù)和目標(biāo)。

參考文獻(xiàn)

[1]劉德松.大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案信息化管理工作的思考[J].管理觀察，2018（08）：98-99.

[2]高春雷.機(jī)關(guān)事業(yè)單位財(cái)務(wù)檔案信息化管理問(wèn)題及策略探討[J].行政事業(yè)資產(chǎn)與財(cái)務(wù)，2018（02）：76+65.

[3]錢(qián)小燕.淺談信息化管理背景下檔案管理安全問(wèn)題與措施[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018（01）：96.

[4]鄭少君.新形勢(shì)下企業(yè)檔案管理信息化的問(wèn)題與對(duì)策[J].檔案管理理論與實(shí)踐-浙江省基層檔案工作者論文集，2017（00）：328-332.

[5]王德川.信息化時(shí)代高校檔案管理存在的危機(jī)及對(duì)策分析[J].湖北經(jīng)濟(jì)學(xué)院學(xué)報(bào)（人文社會(huì)科學(xué)版），2017，14（02）：146-147.