文書檔案的整理與保管方法的創(chuàng)新策略研

楊寶芳

摘 要：隨著科學(xué)技術(shù)的進步與發(fā)展，文書檔案的整理和保管也受到了人們的關(guān)注。時代的創(chuàng)新，傳統(tǒng)的文書檔案整理方法和保管方法難以滿足現(xiàn)代化文書檔案整理和保管的需求，這就要求相關(guān)負責(zé)人必須對文書檔案管理方法和保管方法進行創(chuàng)新。對于此，文章主要從新形勢下文書檔案管理工作面臨的機遇出發(fā)，對文書檔案的整理方法與文書檔案的保管方法進行分析，以供參考完善。

關(guān)鍵詞：文書檔案；整理；保管方法；創(chuàng)新策略

在新時期下，文書檔案管理作為企業(yè)穩(wěn)定發(fā)展的重要項目，通過有效保管文書檔案，能夠為企業(yè)決策者提供參考依據(jù)。因此，企業(yè)必須加強文書檔案管理的力度，做到與時俱進，對文書檔案的保管方法進行創(chuàng)新，從而讓企業(yè)檔案管理水平得到進一步的提升。

1 文書檔案進行整理與保管的意義

文書檔案是指伴隨企業(yè)單位、機關(guān)團體等團體性組織在社會生產(chǎn)活動的過程中，因工作特定需要而形成的具有一定形式和要求的紙質(zhì)材料。長久以來，文書檔案管理作為檔案管理工作的重要分支，對文書檔案進行整理和保管，對規(guī)范檔案管理工作具有重要意義。對文書檔案進行整理和保管時，要充分認識到整理并不等于保管，二者之間相輔相成但又相互獨立。積極對文書檔案進行整理和保管創(chuàng)新，對深入推進文書檔案規(guī)范化管理而言意義重大。

1.1 整理和保管文書檔案是單位不可缺少的輔助性工作

在各級各類團體單位開展生產(chǎn)經(jīng)營活動和其它相關(guān)工作的過程中，產(chǎn)生紙質(zhì)文字資料是必然的結(jié)果，因此對這些資料進行整理和保管對單位檔案管理工作而言重要意義就不言而喻了。文書檔案是決定單位團體能否正常運轉(zhuǎn)的關(guān)鍵因素，對推進領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)決策、確保單位與外界交流暢通的基礎(chǔ)輔助工作，其具有較強的輔助保障職能[1]。反之，對文書檔案整理和保管不落實則有可能導(dǎo)致單位在決策、生產(chǎn)等工作環(huán)節(jié)中出現(xiàn)紕漏，甚至為企業(yè)帶來不可彌補的損失。因此，加強整理和保管各類文書檔案，是推進單位工作扎實開展的關(guān)鍵性輔助因素。

1.2 整理和保管文書檔案是單位日常工作的組成部分

文書檔案管理工作是機關(guān)能否實現(xiàn)科學(xué)化決策管理的重要日常工作組成內(nèi)容，也是單位科學(xué)決策的主要手段。隨著信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，文書檔案管理工作不在僅僅局限于后勤工作，一躍成為單位各部門之間的串聯(lián)管理的保障工具，連系著企業(yè)的管理智慧和創(chuàng)造智慧，直接決定著單位日常工作的開展效率。

1.3 整理和保管文書檔案是我國檔案管理體系中的重要組成

文書檔案作為我國傳統(tǒng)檔案的主要載體形式，是我國檔案管理體系中的重要組成部分，更是我國數(shù)字化檔案管理工作的發(fā)展基礎(chǔ)。文書檔案作為長久以來人們在各個領(lǐng)域積累并創(chuàng)造出來的智慧記錄，不僅僅是一堆文字的堆砌，更是文化發(fā)展過程中一筆寶貴的財富。經(jīng)濟飛速發(fā)展的今天，文書檔案整理和保管對傳承經(jīng)典智慧文化、夯實我國檔案管理工作體系意義重大。

2 新形勢下文書檔案管理工作面臨的機遇

1）現(xiàn)階段，計算機技術(shù)的普及，讓各項整理工作的開展越來越規(guī)范，極大提高了整理工作的質(zhì)量。因此，對文書檔案進行整理和保管的過程中，應(yīng)充分運用計算機技術(shù)的優(yōu)勢，采用合適整理方法與保管方法對文書檔案進行分類處理[2]。2）傳統(tǒng)的文書檔案都是紙質(zhì)的，導(dǎo)致在整理文書檔案的過程中浪費了許多人力與財力，加上整理工作量太多，工作人員出現(xiàn)懈怠心理，使得工作效率不理想。針對這一問題，整理人員可充分結(jié)合計算機，讓文書檔案變得更加數(shù)字化與電子化，從而方便工作人員日后管理。

3 文書檔案的整理方法分析

3.1 分類方法

相關(guān)部門在整理文書檔案的過程中，較為常見的分類方式主要包括以下幾方面：1）年度分類法。即是工作人員在整理文書檔案時，必須按照文件形成與處理的年度，根據(jù)文件檔案的時間對全部文書進行區(qū)分。但在實際整理過程中，相關(guān)工作人員還應(yīng)按照文書檔案具體日期對全部文書檔案進行整理歸納，然后標(biāo)注文書檔案形成的實踐，以此提升文書檔案分類的質(zhì)量與效率。2）組織機構(gòu)分類法。即按照文書檔案處理階段的形成和文件的成本檔案對全部文書檔案進行分類，然后按照不同機構(gòu)，以承辦單位內(nèi)部組織機構(gòu)為依據(jù)來設(shè)置相應(yīng)的類目。3）問題分類法。即按照文件檔案內(nèi)容所反映的實際問題、事由對全部文書檔案進行劃分。

3.2 文書檔案裝訂

文書檔案在整理和保管的過程中，文書檔案裝訂具有重要作用，這也是文書檔案的保管和整理不可缺少的一部分。但是，由于文書檔案的內(nèi)容不同，他們裝訂的方法也不同。有的文書檔案需要獨立裝訂，有的文書檔案要混合裝訂。因此，在裝訂文書檔案的過程中，工作人員必須按照文書檔案的實情進行。此外，為了方便日后有關(guān)工作人員的查閱，在完成裝訂工作后，還應(yīng)把相關(guān)的文書檔案放在同一個類目中進行保管。

3.3 檔案的檔號章和頁碼編寫

工作人員在整理文書檔案的過程中，對文書檔案的頁碼、編號進行有序編寫有利于提升工作人員整理文書檔案的工作效率。具體編寫操作步驟如下：在全部文件檔案的右上角添加印檔號章，然后將文書檔案的檔案號碼、館編件號、所屬年份、保管時限、機構(gòu)代號和問題代號等填寫內(nèi)容填寫在檔號章中[3]。最后以文書保管時限和分類為依據(jù)，按照文書檔案的分類標(biāo)準(zhǔn)，從文書檔案的低級順序向高級順序出發(fā)進行編寫。例如對于室編件號的填寫，整理人員可在文件右上角蓋上檔號專用章，然后按照從“001” 到“010”的編制方式對文件檔案進行編號，為其余文件檔案案號的編寫提供方便，以便于日后管理人員的管理。

4 文書檔案的保管方法分析

4.1 編制歸檔

保管人員在編制文書檔案歸檔的過程中，必須按照歸檔文書的文種、責(zé)任者詞表與內(nèi)容進行，然后按照相應(yīng)的歸檔依據(jù)來劃分文書的詞條，并通過計算機應(yīng)用自學(xué)方式將剩下的文件進行給分。同時，還應(yīng)明確列出文書歸檔的主題詞，將文書檔案劃分成重要檔與普通檔等兩種檔案，并明確標(biāo)出相應(yīng)的分數(shù)，再進行整理歸檔。

4.2 詳細劃分檔案歸檔的模板

保管人員在劃分檔案歸檔的模板時，必須按照已有的文件檔案格式進行劃分，將文書檔案的模板設(shè)置成文書內(nèi)容、責(zé)任人、文書年代和文書種類。等到文書檔案的模板完成分類后，方可進入到下一道工序。

4.3 建立計算機歸檔程序

計算機歸檔程序的建立作為保管文書檔案的關(guān)鍵，主要目的是分析比較文書檔案中的題名與提名表，然后找出和題名表相同的責(zé)任人、文件內(nèi)容與文件種類，并給予相應(yīng)的分數(shù)，以便日后的使用。

4.4 做好電子文件的備份

電子文件備份作為保管文書檔案中關(guān)鍵的一項工作，只有將全部文書檔案轉(zhuǎn)變成電子文書檔案，才能詳細劃分文書檔案的保管期限和分類標(biāo)準(zhǔn)，從而達到初步保管的目的。例如在電子文件備份的過程中，管理人員應(yīng)創(chuàng)建一個移交批次號，在《電子文件與數(shù)字檔案備份情況表》中填寫好需要備份的文件檔案，同時創(chuàng)建一個單獨的備份載體包，將相應(yīng)的數(shù)據(jù)輸入到相應(yīng)的欄目中，然后將全部文件檔案內(nèi)容按照備份載體包的訊號刻錄到光盤中，并對全部光盤進行編號，最后按照自身實際情況在文件檔案備份服務(wù)器中進行數(shù)據(jù)加密，由備份單位掌管加密密鑰與口令，備份中心則負責(zé)保管備份數(shù)據(jù)。

5 結(jié)束語

綜上所述，文書檔案的整理和保管對各行各業(yè)具有重要作用，也是各行各業(yè)工作有序進行的決策依據(jù)。因此，在新時期背景下，整理工作人員必須按照文書檔案分類方法對檔案的檔號章和頁碼進行編寫，然后裝訂成冊。而保管人員應(yīng)編制歸檔期限，詳細劃分檔案歸檔的模板，建立計算機歸檔程序，提高文書檔案的整理與管理水平。

參考文獻

[1]張華.談文書檔案的整理與保管方法的創(chuàng)新[J].赤子：上中旬，2014（7）：203-203.

[2]齊宗元.文書檔案的整理與保管方法的創(chuàng)新探討[J].經(jīng)營管理者，2013（7）：298-298.

[3]陶英雪.談文書檔案的整理與保管方法的創(chuàng)新[J].科學(xué)與財富，2013（12）：291-291.