Excel在辦公中的應(yīng)用

武雄春

摘要

Excel是我們目前使用比較廣泛的一款辦公軟件，其在圖表制作、公式應(yīng)用具有較多的功能，如在科研論文制圖、公司匯報(bào)數(shù)據(jù)、行政人事部社保繳費(fèi)管理、財(cái)務(wù)工資表和報(bào)表、銷售情況表及日常工作瑣事的記錄等均有深入的應(yīng)用。本文將從Excel的內(nèi)置函數(shù)在數(shù)據(jù)分析、水文水利科研數(shù)據(jù)處理辦公和單位社保、養(yǎng)老保險(xiǎn)中的應(yīng)用進(jìn)行簡(jiǎn)單的介紹。

【關(guān)鍵詞】數(shù)據(jù)分析 科研辦公 社保

Excel是我們目前使用比較廣泛的一款辦公軟件，其在圖表制作、公式應(yīng)用具有較多的功能，如在科研論文制圖、公司匯報(bào)數(shù)據(jù)、行政人事部社保繳費(fèi)管理、財(cái)務(wù)工資表和報(bào)表、銷售情況表及日常工作瑣事的記錄等均有深入的應(yīng)用。同時(shí)，其在數(shù)據(jù)編輯方面具有較強(qiáng)的功能，雖然相比于SQLSERVER、ACCESS等數(shù)據(jù)庫(kù)有一定的差距，但是若深入去發(fā)掘其數(shù)據(jù)編輯功能，如各種函數(shù)的利用，必然會(huì)對(duì)辦公順利、快速完成起到較大的作用。

1Excel函數(shù)在數(shù)據(jù)分析中的應(yīng)用

Excel的內(nèi)置函數(shù)正、RANK和VLOOKUP在數(shù)據(jù)分析中應(yīng)用較為廣泛。IF函數(shù)作未判斷類型的函數(shù)，對(duì)真假進(jìn)行判斷，并通過(guò)判斷返回值來(lái)決定下一步的分支走向，其判斷值包括字符、表達(dá)式、數(shù)值等多種，在數(shù)據(jù)查詢、成績(jī)分類、保險(xiǎn)類別劃分、工藝流程、模擬計(jì)算等方面均有廣泛的應(yīng)用。以上三個(gè)內(nèi)置函數(shù)也可以應(yīng)用于社保繳費(fèi)管理方面，如對(duì)鄉(xiāng)鎮(zhèn)居民是否能領(lǐng)取待遇按照社保繳費(fèi)年限進(jìn)行分類，可以采用判斷函數(shù)，設(shè)定居民姓名為列A、身份證號(hào)為列B、城鄉(xiāng)居保繳費(fèi)年限列C、繳費(fèi)金額為列D，判斷函數(shù)為“=IF（C2>=6，“繳費(fèi)年限足”，“繳費(fèi)年限不足”）。RANK函數(shù)作為排位函數(shù)，主要是采用升序和降序兩種方式，對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行排位，并不用改變數(shù)據(jù)的原始狀態(tài)。如通過(guò)RANK函數(shù)可以對(duì)繳費(fèi)金額的列D進(jìn)行排位，從而能夠清晰的知道居民的繳費(fèi)情況，另外，在排位過(guò)程中，可進(jìn)行絕對(duì)引用和相對(duì)引用，絕對(duì)引用不會(huì)因?yàn)楦鞣N填充方式而發(fā)生改變。VLOOKUP函數(shù)作為查找匹配函數(shù)，其語(yǔ)法包括待查找值（數(shù)值、表達(dá)式等）、待查找值數(shù)據(jù)清單（含有待查找值匹配列和引用列2列以上）、返回匹配值引用列、匹配方式四個(gè)部分，如對(duì)待遇發(fā)放名冊(cè)中居民銀行賬號(hào)采用函數(shù)“=VLOOKUP（D4，銀行回盤數(shù)據(jù)！D1：F7，3，0）”進(jìn)行特定的查看（待遇發(fā)放名冊(cè)表居民身份證號(hào)為列D，銀行回盤數(shù)據(jù)表中省份證號(hào)為列D、性別為列E、銀行賬號(hào)為列F）。

2Excel在科研辦公中的應(yīng)用

Excel自帶的統(tǒng)計(jì)函數(shù)、圖表、數(shù)據(jù)庫(kù)分析和處理功能在科研辦公中應(yīng)用較為廣泛。在水文水利數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)方面，通過(guò)將一組離散型數(shù)據(jù)輸入Excel表后，采用AVERAGE函數(shù)可以獲得平均數(shù)、GEMOEAN函數(shù)可以獲得幾何平均數(shù)、Max函數(shù)獲得最大值，SYDEV函數(shù)獲得標(biāo)準(zhǔn)差，在通過(guò)除法獲得離差系數(shù)，這樣就可以得到某一地區(qū)的平均流量水文統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)，另外，可以通過(guò)MINVERSE、MDETERM函數(shù)來(lái)進(jìn)行矩陣計(jì)算，從而使水文數(shù)據(jù)的計(jì)算簡(jiǎn)單，提高工作效率。在圖表繪制方面，可以通過(guò)Excel自帶的繪圖功能，對(duì)某一地區(qū)的年降水量進(jìn)行散點(diǎn)圖繪制，直觀的表達(dá)年降水量趨勢(shì)，從而有利于對(duì)未來(lái)的預(yù)測(cè)，另外，在可以采用VALUE函數(shù)對(duì)文本進(jìn)行轉(zhuǎn)換，形成相應(yīng)的數(shù)值，再通過(guò)VB程序進(jìn)行數(shù)據(jù)的圖表化，生成分析過(guò)程的圖表。在數(shù)據(jù)處理方面，水文水利的統(tǒng)計(jì)分析、計(jì)算工作會(huì)頻繁的運(yùn)用數(shù)據(jù)庫(kù)中的各種函數(shù)，如宏功能、VB功能等，通過(guò)Excel本身強(qiáng)大的編輯功能，首先做好對(duì)數(shù)據(jù)的分類、信息錄入等減少后期工作量和提高數(shù)據(jù)計(jì)算過(guò)程中的精度，通過(guò)VB功能對(duì)相關(guān)文本信息或數(shù)值信息進(jìn)行相互的轉(zhuǎn)換，保證數(shù)據(jù)處理格式的需求，然后采用宏功能的數(shù)據(jù)處理，即可解決目前科研辦公中可以通過(guò)程序語(yǔ)言解決的任何問(wèn)題，從而減少科研數(shù)據(jù)分析計(jì)算時(shí)間。

3Excel在保險(xiǎn)中的應(yīng)用

VBA作為一個(gè)可重復(fù)編寫的語(yǔ)言程序，可以通過(guò)對(duì)單位員工社保繳費(fèi)模式和金額進(jìn)行程序編輯，然后通過(guò)數(shù)據(jù)更新即可知道員工繳費(fèi)情況，因此，在社保核算和管理方面具有明顯的優(yōu)勢(shì)。滕文惠對(duì)VBA在社保核算和管理方面進(jìn)行了具體的介紹，其核算的步驟包括建立員工社保核算表（包含員工信息），然后根據(jù)國(guó)家政策、公司規(guī)定及員工職務(wù)和職稱情況，核算社保繳費(fèi)基數(shù)、員工和公司各自繳費(fèi)比例和額度，最后通過(guò)宏命令編寫社保核算的程序代碼，設(shè)置安全性和啟用宏命令后保存即完成了自定義函數(shù)的設(shè)計(jì)。這樣就可以在下次社保繳費(fèi)核算時(shí)，通過(guò)打開(kāi)核算表并輸入相應(yīng)數(shù)據(jù)后快速完成公司所有員工社保繳費(fèi)情況分析。

Excel在養(yǎng)老保險(xiǎn)結(jié)算中也有相關(guān)的應(yīng)用，如胡勁松從為滿足復(fù)雜計(jì)算方法的角度介紹了其在養(yǎng)老保險(xiǎn)中的結(jié)算。在結(jié)算基礎(chǔ)部分，需要建立包括基本數(shù)據(jù)區(qū)、輸入?yún)^(qū)和輸出去的作業(yè)區(qū)，數(shù)據(jù)區(qū)應(yīng)包含單位員工的詳細(xì)信息，輸入?yún)^(qū)應(yīng)包含員工工資、在職和退休人數(shù)等，輸出區(qū)應(yīng)滿足自動(dòng)計(jì)算要求、計(jì)算結(jié)果又直觀的反映和公司的模式要求。在結(jié)算時(shí)，可以采用COUNTIF函數(shù)對(duì)在職員工、工資進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析實(shí)現(xiàn)直接調(diào)用；采用INDIRECT函數(shù)對(duì)輸出去的數(shù)據(jù)進(jìn)行間接調(diào)用；采用IF函數(shù)進(jìn)行邏輯運(yùn)算對(duì)個(gè)人繳費(fèi)比例、單位實(shí)際提率和繳費(fèi)方式展開(kāi)判斷；采用ROUND函數(shù)對(duì)工資總額、應(yīng)繳費(fèi)總額等進(jìn)行數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)；采用格式調(diào)整對(duì)結(jié)算結(jié)果表進(jìn)行頁(yè)面設(shè)置。

參考文獻(xiàn)

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