職業(yè)學(xué)校酒店管理專業(yè)檔案管理對(duì)策探討

胡梨芳

杭州市中策職業(yè)學(xué)校

職業(yè)學(xué)校的教師、學(xué)生在開展教學(xué)活動(dòng)期間，會(huì)形成具有信息儲(chǔ)存價(jià)值的相關(guān)文字材料，而職業(yè)學(xué)校酒店管理專業(yè)檔案管理，一般指的是將這些具備參考意義的材料以文字記錄、信息化記錄等方式保存下來(lái)。這可以為今后教學(xué)活動(dòng)的開展提供參考依據(jù)，對(duì)職業(yè)學(xué)校來(lái)說(shuō)有著重要意義。但在步入新世紀(jì)后，網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的快速發(fā)展使得傳統(tǒng)的職業(yè)學(xué)校酒店管理專業(yè)檔案管理模式顯得過(guò)于落后，檔案管理人員的管理理念急需更新，才能滿足日益增長(zhǎng)的檔案管理工作需求。為此，學(xué)校要注重對(duì)檔案管理人員素質(zhì)的提升工作，且能針對(duì)性解決目前檔案管理工作中出現(xiàn)的問(wèn)題。

1 職業(yè)學(xué)校酒店管理專業(yè)檔案工作現(xiàn)狀

職業(yè)學(xué)校的酒店管理專業(yè)檔案資料的來(lái)源過(guò)于分散，由于專業(yè)的特殊原因，必須時(shí)刻和旅游景點(diǎn)、酒店、旅行社等單位持有聯(lián)系，且應(yīng)屆生實(shí)習(xí)基本都要去上述單位，實(shí)習(xí)報(bào)告的檔案材料也來(lái)源于這些區(qū)域。因此，職業(yè)學(xué)校酒店管理專業(yè)的檔案材料來(lái)源大致可分成以下幾類：教職工及學(xué)生基本信息、校內(nèi)教學(xué)活動(dòng)總結(jié)、學(xué)生在酒店等地的實(shí)習(xí)報(bào)告、關(guān)于各地景區(qū)和酒店的相關(guān)資料等。這導(dǎo)致檔案來(lái)源過(guò)于分散，如果沒(méi)有一定的酒店管理經(jīng)驗(yàn)作為基礎(chǔ)，很難對(duì)這些檔案材料進(jìn)行分類整理。

職業(yè)學(xué)校酒店管理專業(yè)檔案工作開展中暴露出一系列問(wèn)題，主要表現(xiàn)為：

其一，管理力量薄弱，檔案材料過(guò)于分散。由于酒店管理專業(yè)的檔案資料時(shí)間跨度較長(zhǎng)，范圍較廣，除了產(chǎn)生于校園內(nèi)部以外，還產(chǎn)生于酒店、景區(qū)等，如，介紹酒店的光盤資料。而且安排學(xué)生校外實(shí)習(xí)時(shí)，因受到諸多因素限制，實(shí)習(xí)地點(diǎn)并不固定，所以學(xué)生實(shí)習(xí)內(nèi)容和思想?yún)R報(bào)來(lái)源有所差異。由于配套管理制度不完善，內(nèi)容局限性較大，導(dǎo)致檔案資料無(wú)法及時(shí)收集和保管，存在重要檔案資料丟失和損壞的情況。

其二，職業(yè)學(xué)校酒店管理專業(yè)教師意識(shí)薄弱，檔案資料不確定性較強(qiáng)，重視程度不夠，認(rèn)為這就是抄抄寫寫。保管性工作，不能創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益。由于酒店管理專業(yè)性較強(qiáng)，需要收集的信息包括學(xué)生的實(shí)習(xí)情況、酒店情況、市場(chǎng)情況等，但是在某個(gè)階段收集哪些信息卻不確定，未能指定一個(gè)合理計(jì)劃表來(lái)預(yù)見性收集信息，更多的是依據(jù)某階段酒店行業(yè)市場(chǎng)狀況和教學(xué)需要來(lái)選擇，導(dǎo)致信息精準(zhǔn)度有所不足。

其三，職業(yè)學(xué)校酒店管理專業(yè)飛速發(fā)展，專業(yè)檔案體系和各軟件硬件不夠健全。檔案資料信息也處于不斷更新狀態(tài)下，但是配套的檔案資料卻未能及時(shí)更新，一定程度上制約了后續(xù)工作的高效開展。

2 做好職業(yè)學(xué)校酒店管理專業(yè)檔案工作的策略

2.1 健全并完善檔案管理制度

現(xiàn)階段職業(yè)學(xué)校在全國(guó)各地的數(shù)量逐漸變多，辦學(xué)規(guī)模也逐漸擴(kuò)大，對(duì)酒店管理專業(yè)的檔案工作提出了更多要求，整項(xiàng)檔案管理工作趨于規(guī)范化、科學(xué)化。這就要求工作人員能結(jié)合職業(yè)學(xué)校酒店管理專業(yè)發(fā)展現(xiàn)狀，對(duì)現(xiàn)有的檔案管理制度做出一定優(yōu)化和革新，不斷健全并完善檔案管理體系。此外要對(duì)檔案管理工作的流程等進(jìn)行規(guī)范化處理，這對(duì)檔案管理工作的水平提高起著正向促進(jìn)作用。只有完善的檔案管理制度作為指引，才能讓檔案管理工作更加科學(xué)、合理，且學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，給予檔案管理部門資金支持。

2.2 對(duì)檔案信息做數(shù)字化處理

職業(yè)學(xué)校酒店管理專業(yè)檔案管理工作內(nèi)容比較特殊，不僅包括校內(nèi)教職工、學(xué)生的基本信息，還包括一些教師教學(xué)計(jì)劃、教學(xué)交流材料、學(xué)生成績(jī)報(bào)告、學(xué)生在酒店實(shí)習(xí)的報(bào)告及心得體會(huì)、國(guó)內(nèi)外星級(jí)酒店相關(guān)資料等，這就導(dǎo)致對(duì)其進(jìn)行分類、存儲(chǔ)的難度較高。此外酒店管理專業(yè)的檔案載體也較為復(fù)雜，除了傳統(tǒng)的紙質(zhì)資料外，還有光盤、磁帶、電子材料等，這也導(dǎo)致有些教師、學(xué)生想要查找相關(guān)資料時(shí)，需要經(jīng)過(guò)煩瑣的查找步驟，這降低了檔案管理工作的工作效率，為此急需對(duì)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理。數(shù)字化指的是利用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，將圖像、文本、音頻、數(shù)據(jù)、紙質(zhì)文獻(xiàn)等上邊存儲(chǔ)的信息轉(zhuǎn)化成電子信息，并存儲(chǔ)在學(xué)校的中央服務(wù)器和局域網(wǎng)中，這樣做不僅檔案信息不容易丟失，且由于搜索引擎的架設(shè)，本專業(yè)的教職工、學(xué)生等查閱資料更方便，而且避免在翻找檔案原件時(shí)出現(xiàn)多余破損，對(duì)其形成必要保護(hù)。

2.3 加強(qiáng)工學(xué)結(jié)合檔案業(yè)務(wù)建設(shè)

職業(yè)學(xué)校主要是培養(yǎng)專業(yè)技能型人才，為了推動(dòng)職業(yè)學(xué)校酒店管理專業(yè)建設(shè)和發(fā)展，在檔案管理工作中一個(gè)重要內(nèi)容是做好工學(xué)結(jié)合檔案業(yè)務(wù)建設(shè)，依據(jù)“三納入、四同步”原則將其納入學(xué)校總體檔案管理工作。通過(guò)布置、檢查和驗(yàn)收等工作同步落實(shí)，并形成立卷制度，促使工學(xué)結(jié)合檔案資料準(zhǔn)確、完整，做好檔案收集和整理把關(guān)工作，為后續(xù)相關(guān)工作開展奠定基礎(chǔ)。

2.4 加強(qiáng)檔案資料的開發(fā)和利用

酒店管理是中職學(xué)校的熱門專業(yè)之一，檔案管理工作開展的同時(shí)，也要注重檔案資料的開發(fā)和利用，發(fā)揮檔案資料的休閑功能。由于職業(yè)學(xué)校酒店管理專業(yè)的檔案資料包含不同地區(qū)酒店特色，通過(guò)校園網(wǎng)發(fā)布，可以為非酒店管理專業(yè)師生旅游出行提供數(shù)據(jù)參考，進(jìn)一步增強(qiáng)學(xué)生的法律意識(shí)和審美意識(shí)，方便了全校師生同時(shí)，助力酒店管理專業(yè)建設(shè)和發(fā)展。

綜合全文，在職業(yè)學(xué)校酒店管理專業(yè)檔案管理發(fā)展的過(guò)程中，工作人員應(yīng)認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，積極更新自己的管理理念，正視問(wèn)題和不足，并能結(jié)合酒店管理的發(fā)展現(xiàn)狀制定解決措施，從而有效地解決問(wèn)題，建設(shè)高水平、高素質(zhì)的專業(yè)檔案管理團(tuán)隊(duì)。讓每份檔案都得以妥善保存，并發(fā)揮其應(yīng)有的儲(chǔ)存信息、調(diào)用信息的重要作用，提高檔案的利用率，也為職業(yè)學(xué)校酒店管理專業(yè)今后的發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。