民國(guó)檔案搶救與保護(hù)的流程設(shè)計(jì)探索

溫靈芝

杭州富浙信息技術(shù)有限公司

近年來(lái)，筆者調(diào)研了數(shù)個(gè)民國(guó)檔案搶救與保護(hù)項(xiàng)目，其內(nèi)容涵蓋搶救與保護(hù)、數(shù)字化等，本文將工作中發(fā)現(xiàn)并值得探討的部分進(jìn)行了梳理，供參考。

1 民國(guó)檔案的特點(diǎn)

民國(guó)檔案是指1912年1月1日南京臨時(shí)政府定國(guó)號(hào)為中華民國(guó)起，至1949年10月1日中華人民共和國(guó)成立之前這一歷史時(shí)期，各級(jí)黨政機(jī)關(guān)、社會(huì)團(tuán)體、企事業(yè)單位、外國(guó)機(jī)構(gòu)、著名人物，在其活動(dòng)過(guò)程中所形成的全部檔案。

民國(guó)檔案由于所處的特定歷史時(shí)期，主要有以下特點(diǎn)：

民國(guó)時(shí)期檔案數(shù)量較大，以機(jī)制紙為主，紙張質(zhì)量差，酸性強(qiáng)，脆化現(xiàn)象嚴(yán)重；部分檔案字跡模糊淡化，有的已經(jīng)遭受蟲蛀，滋生霉菌；有的破損嚴(yán)重，片狀已成絮狀；等等。

民國(guó)時(shí)期政府機(jī)構(gòu)文書用語(yǔ)與現(xiàn)代用語(yǔ)有很大不同，案卷目錄擬定的概括性太強(qiáng)，存在目錄題名冗余、文種使用不規(guī)范等問(wèn)題。民國(guó)檔案目錄還沒(méi)有真正地形成完備的檢索體系，不能全面系統(tǒng)地揭示民國(guó)檔案信息的內(nèi)涵。民國(guó)檔案除中文檔案外，還有英、法、德、日等外文檔案，這讓民國(guó)檔案的利用難上加難。民國(guó)檔案大多數(shù)是手寫毛筆字，有行書、草書等字體，且多為繁體，書寫不規(guī)范，辨認(rèn)困難；民國(guó)時(shí)期財(cái)政、郵政、地名、官員名等常見(jiàn)術(shù)語(yǔ)缺乏中英文對(duì)照等。

2 民國(guó)檔案搶救與保護(hù)存在的問(wèn)題

2.1 缺少合理的規(guī)劃

要想實(shí)現(xiàn)民國(guó)檔案搶救與保護(hù)的目標(biāo)，就要制訂一個(gè)合理、科學(xué)、可行的建設(shè)規(guī)劃方案。從各地的招投標(biāo)來(lái)看，尚未形成統(tǒng)籌安排、協(xié)調(diào)發(fā)展的局面，大多是分塊執(zhí)行，諸多公司參與，缺乏合理、科學(xué)的長(zhǎng)遠(yuǎn)規(guī)劃。各檔案館在搶救與保護(hù)中也缺乏統(tǒng)一性和規(guī)范性標(biāo)準(zhǔn)。

2.2 前期鑒定不足，造成資金使用效率不高

民國(guó)檔案是國(guó)家重點(diǎn)搶救與保護(hù)的對(duì)象，筆者認(rèn)為，對(duì)民國(guó)檔案的搶救與保護(hù)，必須要以全面搶救與保護(hù)檔案實(shí)體、有效開發(fā)利用檔案信息為出發(fā)點(diǎn)。民國(guó)檔案與現(xiàn)行檔案不同，搶救與保護(hù)的難度更大。基于民國(guó)檔案的特點(diǎn)，承接民國(guó)檔案搶救與保護(hù)項(xiàng)目的檔案服務(wù)機(jī)構(gòu)必須具備一定的專業(yè)資質(zhì)以及專業(yè)能力。能夠通過(guò)合理的流程設(shè)計(jì)，給客戶提供一站式服務(wù)，盡量減少人為因素對(duì)檔案的二次破壞。

在搶救與保護(hù)民國(guó)檔案的過(guò)程中，發(fā)現(xiàn)有的檔案服務(wù)企業(yè)沒(méi)有做好科學(xué)性、針對(duì)性的搶救實(shí)施方案，為實(shí)現(xiàn)效益最大化，在具體的搶救方法上，以大量修裱為主，技術(shù)單一；沒(méi)有做好前期鑒定工作，對(duì)脫酸或修裱沒(méi)有做出具體判定，造成本就不足的搶救經(jīng)費(fèi)，出現(xiàn)浪費(fèi)和使用效率不高等情況。

2.3 員工缺乏培訓(xùn)，對(duì)民國(guó)檔案缺少認(rèn)知

檔案服務(wù)機(jī)構(gòu)人員流動(dòng)性較大，人員素質(zhì)有待提高，不管是搶救性保護(hù)還是數(shù)字化加工，都需要加大對(duì)員工的培訓(xùn)力度，做好針對(duì)性培訓(xùn)。在對(duì)員工培訓(xùn)方面，要尊重檔案原有基礎(chǔ)，嚴(yán)防對(duì)檔案重新進(jìn)行分宗、組卷等不必要的破壞原有檔案實(shí)體結(jié)構(gòu)的做法；要對(duì)卷內(nèi)文件的破損程度及酸性程度進(jìn)行必要登記，為后期工作做好鋪墊；可以就檔案目錄采集辦法統(tǒng)一制作手冊(cè)，并發(fā)放、解讀，也可打印常見(jiàn)《繁體字簡(jiǎn)體字對(duì)照表》作為參考。

3 民國(guó)時(shí)期檔案搶救與保護(hù)流程設(shè)計(jì)

民國(guó)檔案搶救與保護(hù)流程設(shè)計(jì)環(huán)節(jié)應(yīng)該包括：檔案進(jìn)出庫(kù)交接、消毒、前整理、脫酸、修復(fù)、編目、掃描、圖像處理、掛接、質(zhì)檢、裝訂、上架等。筆者認(rèn)為檔案服務(wù)機(jī)構(gòu)需要先完成搶救與保護(hù)環(huán)節(jié)，再進(jìn)行后續(xù)的數(shù)字化加工，不可顛倒。按照流程操作可以減少對(duì)原件的利用次數(shù)，避免引起不必要的破壞。

3.1 檔案進(jìn)出庫(kù)交接

檔案進(jìn)出庫(kù)必須嚴(yán)格執(zhí)行采購(gòu)方的檔案進(jìn)出庫(kù)管理制度。在加工場(chǎng)所設(shè)立臨時(shí)檔案庫(kù)房，建立管理制度，指定項(xiàng)目組組長(zhǎng)管理檔案實(shí)體。每天由組長(zhǎng)負(fù)責(zé)檔案進(jìn)出庫(kù)交接，并及時(shí)做好進(jìn)出庫(kù)登記工作（擬訂“借用檔案審批單”“歸還檔案登記表”等表單），每批實(shí)體檔案進(jìn)出庫(kù)都須雙方簽字確認(rèn)后方可進(jìn)行。

3.2 消毒

由于年代久遠(yuǎn)，民國(guó)檔案容易滋生霉菌、螨蟲，對(duì)從業(yè)人員健康造成極大危害，所以非常有必要對(duì)其進(jìn)行消毒。我們一般采用的是絕氧消毒法。先將擬消毒的檔案清點(diǎn)下架，裝真空袋并編袋號(hào)，同時(shí)做好消毒檔案的統(tǒng)計(jì)工作；再往裝好檔案的真空袋里放消毒絕氧片、防蟲防霉片、干燥劑；接著就是抽真空并封口存放。

3.3 前整理

前整理人員必須逐卷、逐份對(duì)民國(guó)檔案進(jìn)行核查，查看有無(wú)缺頁(yè)、倒頁(yè)、漏號(hào)、破損、霉變等情況，并用專業(yè)的測(cè)試筆進(jìn)行pH值檢測(cè)，根據(jù)實(shí)際情況做出標(biāo)識(shí)。如一般機(jī)制紙pH≥6.2，檔案可不予脫酸；pH＜6.2，進(jìn)行脫酸操作。手工紙pH≥5.5，檔案可不予脫酸；pH＜5.5，進(jìn)行脫酸操作。一般將檔案分為3類進(jìn)行處理：檔案平整、無(wú)破損、無(wú)霉變的不需要進(jìn)行修復(fù)；檔案局部破損（破損率5%以內(nèi)），輕微老化，有明顯的氧化斑點(diǎn)，有少量蟲蛀的情況可進(jìn)行修補(bǔ)；檔案破損嚴(yán)重（破損率在5%—20%），紙張老化比較嚴(yán)重，紙張機(jī)械強(qiáng)度明顯降低，霉變面積達(dá)到檔案紙張面積的20%—30%需進(jìn)行修裱。所以前整理人員必須具備專業(yè)素質(zhì)，修裱前應(yīng)根據(jù)紙張材料所屬種類，準(zhǔn)確選擇修裱托紙、補(bǔ)紙。需檢查紙張酸度，區(qū)分是否需要進(jìn)行脫酸或者修復(fù)，為下一環(huán)節(jié)人員提供依據(jù)。

3.4 脫酸

我公司采用的等離子脫酸技術(shù)，不同于傳統(tǒng)水溶液浸泡脫酸方式，也不同于有機(jī)溶液（無(wú)水）噴涂脫酸方式，而是將鈣系脫酸劑霧化成微納米尺度的細(xì)微霧滴，均勻浸漫掃描紙面（“霧潤(rùn)”模式），同時(shí)配合紙張的等離子活化預(yù)處理，有效克服紙纖維表面張力的排斥作用，將堿性脫酸因子滲入紙纖維深處。由于氫氧化鈣電離后生成尺寸小于1納米的堿性脫酸因子，可迅速自由地進(jìn)入尺寸為2—10納米的紙纖維微納米孔道深處，使紙張由表及里地徹底脫酸，我們稱之為搶救性的、主動(dòng)的“體脫酸”模式。

3.5 修復(fù)

檔案修補(bǔ)技術(shù)是對(duì)殘破檔案進(jìn)行局部修整的技術(shù)方法。一般適用于載體強(qiáng)度尚可，但存在局部殘破、有孔洞或裝訂邊狹窄的檔案。在操作中，應(yīng)根據(jù)檔案原件的情況，采取補(bǔ)缺、接邊、溜口、挖補(bǔ)等技術(shù)方法進(jìn)行修補(bǔ)。

檔案揭補(bǔ)是指對(duì)嚴(yán)重黏結(jié)檔案進(jìn)行分離，并對(duì)殘破部分進(jìn)行局部修整。揭開時(shí)檔案紙張應(yīng)整頁(yè)安全分離，利用現(xiàn)有技術(shù)難以揭開的檔案暫不進(jìn)行分離。揭開后，應(yīng)用鑷子去掉檔案上原黏結(jié)物及污物。揭開的檔案要放入自制的宣紙本中，保全檔案碎片，及時(shí)放回原位，不要丟失。具體操作有干揭法和濕揭法2種形式。

（1）干揭法：適用于紙張間黏結(jié)不太嚴(yán)重，但字跡遇水?dāng)U散的檔案磚。

（2）濕揭法：適用于紙張間黏結(jié)嚴(yán)重，但字跡遇水不擴(kuò)散的檔案磚。濕揭法分揭檔案時(shí)，應(yīng)先測(cè)檢字跡、邊欄及印章等書寫材料的水溶性，確保書寫材料（字跡）無(wú)洇化、褪色現(xiàn)象。檔案上的霉斑、污斑、泥斑應(yīng)盡可能去除。技術(shù)方法有水沖法、水泡法、蒸汽法。

（3）破碎檔案從背面不易拼對(duì)時(shí)，應(yīng)將檔案正面朝上放在擱板上，拼齊碎塊，逐一對(duì)準(zhǔn)字跡，用薄紙條將破碎處暫時(shí)固定，然后把檔案翻過(guò)來(lái)，進(jìn)行補(bǔ)缺，最后將紙條鑷下，壓平，晾干。對(duì)酥脆殘破的檔案，應(yīng)在有燈光反射的玻璃臺(tái)面上進(jìn)行修補(bǔ)。在臺(tái)面上鋪墊膜，將檔案字面朝下展平，對(duì)準(zhǔn)裂縫和字跡，然后用稍稠的糨糊交補(bǔ)紙貼上壓平，再墊吸水紙排實(shí)。破碎嚴(yán)重的檔案，應(yīng)進(jìn)行托裱。

3.6 數(shù)字化

圖1 檔案數(shù)字化加工流程圖

按照《民國(guó)檔案目錄中心數(shù)據(jù)采集標(biāo)準(zhǔn)民國(guó)檔案著錄細(xì)則》（DA / T 20.1—1999），規(guī)范檔案中的目錄內(nèi)容，包括確定檔案目錄的著錄項(xiàng)和內(nèi)容要求等，并要將目錄全部重新摘錄出來(lái)；如有錯(cuò)誤或不規(guī)范的案卷題名、文件題名、責(zé)任者、文件編號(hào)、起止頁(yè)號(hào)和頁(yè)數(shù)等，應(yīng)進(jìn)行相應(yīng)處理，由采購(gòu)方進(jìn)行審核；完成目錄采集的檔案放到檔案調(diào)卷箱中，掃描員按照組長(zhǎng)制定的檔案領(lǐng)卷單進(jìn)行登記領(lǐng)卷，并對(duì)領(lǐng)到的案卷逐頁(yè)逐份掃描。在工作流程單上登記實(shí)際掃描的頁(yè)數(shù)，核對(duì)每份文件的實(shí)際頁(yè)數(shù)與檔案前整理時(shí)填寫的是否一致，不一致時(shí)應(yīng)注明原因和處理方法；對(duì)掃描后的圖像逐頁(yè)糾偏、去污、拼接、裁邊處理，并排列順序。圖像偏度不得大于1度，圖像內(nèi)容信息要完整、可讀。對(duì)優(yōu)化完成的圖像，掃描員先進(jìn)行自檢，確認(rèn)無(wú)誤后將流程單交到質(zhì)檢員手中，質(zhì)檢員將對(duì)圖像進(jìn)行100%的人工校對(duì)；項(xiàng)目負(fù)責(zé)人對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行驗(yàn)收和數(shù)字化成果移交；數(shù)字化加工后的檔案數(shù)據(jù)，須完全符合技術(shù)要求，將檔案數(shù)據(jù)完整、準(zhǔn)確地導(dǎo)入系統(tǒng)；應(yīng)結(jié)合要求與用戶的實(shí)際情況對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行多重備份；最后，將檔案裝箱后歸還庫(kù)房（雙方清點(diǎn)確認(rèn)）。