條形碼技術(shù)在企業(yè)檔案管理中的應(yīng)用

曾立春

寧波海工集團(tuán)公司

企業(yè)檔案數(shù)字化工作的推進(jìn)、檔案數(shù)據(jù)化的發(fā)展，為檔案查詢利用提供了更為便捷的方式。條形碼技術(shù)的應(yīng)用，進(jìn)一步加快了檔案現(xiàn)代化管理步伐，對企業(yè)檔案庫存統(tǒng)計、檔案借閱狀態(tài)管理、檔案實體安全管理、檔案部門服務(wù)質(zhì)量和效率提升，都具有重要的現(xiàn)實意義。筆者所在企業(yè)在檔案管理工作中，導(dǎo)入條形碼技術(shù)，并逐步擴大應(yīng)用，取得了良好效果，本文闡述一二，與廣大檔案工作者共同探討。

1 條形碼技術(shù)的概念及主要特點

1.1 條形碼技術(shù)的概念

條形碼技術(shù)是條形碼自動識別技術(shù)的簡稱，是在當(dāng)代信息技術(shù)基礎(chǔ)上產(chǎn)生和發(fā)展起來的符號自動識別技術(shù)。它將符號編碼、數(shù)據(jù)采集、自動識別、錄入和存儲信息等功能融為一體，能有效解決物流過程中大量數(shù)據(jù)的采集與自動錄入問題。

條形碼是由一組粗細(xì)不同、黑白或色彩相間的線條以及相應(yīng)的字符、數(shù)字組成的標(biāo)記。條形碼技術(shù)是利用光電掃描閱讀設(shè)備識別讀取信息，并將其錄入計算機的技術(shù)。

1.2 條形碼技術(shù)的主要特點

（1）條形碼的唯一性。條形碼的唯一性與檔案編號的唯一性有著雷同的意義。以“件”為整理和保管單位，讓條形碼有了更專一的特質(zhì)。在編碼過程中，應(yīng)合理制訂編號規(guī)則，條碼最好能體現(xiàn)檔案類別特征。

（2）條形碼查詢快捷、準(zhǔn)確，且操作方便。條形碼查詢，既可以通過手工鍵盤輸入，也可以用掃描槍掃描，識別速度快、準(zhǔn)確無誤，且操作方便。

（3）條形碼技術(shù)提高工作效率。條形碼技術(shù)的導(dǎo)入應(yīng)用，為檔案利用統(tǒng)計提供了有效參考數(shù)據(jù)；有助于管理人員對檔案資料的核查、統(tǒng)計，降低了管理人員的工作強度，提高了工作效率。

2 條形碼技術(shù)在企業(yè)檔案管理中的應(yīng)用

筆者所在企業(yè)近年來信息化速度加快，檔案部門數(shù)字化、電子化進(jìn)程突進(jìn)，但按件整理錄入的方式，使大量檔案在借閱利用過程中，仍依靠手工登記；涉密檔案填寫申請單、找領(lǐng)導(dǎo)簽字等流程，讓利用者苦不堪言，在“最多跑一次”改革的啟發(fā)下，筆者聯(lián)系單位信息部門，共同設(shè)計條形碼，梳理相關(guān)數(shù)據(jù)庫，并通過企業(yè)OA內(nèi)網(wǎng)，建立查、借閱流程，讓傳統(tǒng)手工檔案借、還等工作實現(xiàn)了位移信息自動記錄。

2.1 條形碼的設(shè)計

（1）條形碼根據(jù)檔案數(shù)據(jù)庫進(jìn)行設(shè)計，一般情況下，它的唯一性，是設(shè)計中必須具備的選項，條形碼設(shè)計的合理性是開展電腦檢索和查找利用的基礎(chǔ)。筆者所在企業(yè)根據(jù)實際情況選擇使用普通條形碼，增加了印刷內(nèi)容。以文書檔案為例，將條形碼分3層設(shè)計。第一層是企業(yè)Logo＋時間＋檔案類別，第二層是條形碼，第三層是類別字母＋保管期限＋流水號，如圖1所示。

圖1 文書檔案條形碼

再如科技檔案：第一層是企業(yè)Logo＋檔案類別＋分類號，第二層是條形碼，第三層是資料大流水號，如圖2所示。

圖2 科技檔案（脫密）條形碼

再如干部人事檔案：第一層是企業(yè)Logo＋檔案類別，第二層是條形碼，第三層是姓氏第一個字母＋流水號，如圖3所示。

以上實例是筆者所在企業(yè)檔案條形碼設(shè)計的基本格式，它既符合該企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)化要求，又能從中看到檔案類別，出入庫直觀、方便取用。

（2）建立條形碼編碼信息錄入的數(shù)據(jù)庫，讓條形碼批量打印速度更快。

筆者所在單位率先在科技檔案數(shù)據(jù)庫導(dǎo)入條形碼應(yīng)用技術(shù)。在條形碼打印前，首先完善科技檔案數(shù)據(jù)庫，將所有成冊科技檔案按要求導(dǎo)入相應(yīng)數(shù)據(jù)庫，打印條形碼標(biāo)簽時，批量打印，速度更快、更高效。

（3）條形碼樣式根據(jù)需要選擇單聯(lián)或雙聯(lián)，該企業(yè)選擇了雙聯(lián)，紙質(zhì)檢索目錄上和對應(yīng)檔案上各貼一聯(lián)標(biāo)簽，便于查詢。

（4）與企業(yè)內(nèi)網(wǎng)相連，通過內(nèi)網(wǎng)提交借閱申請，利用系統(tǒng)自動記錄檔案位移狀況。

2.2 條形碼的前期工作

（1）設(shè)備的準(zhǔn)備。條形碼設(shè)計完成后，與匹配的設(shè)備連接。

（2）耗材的選擇。條形碼的載體，即標(biāo)簽粘貼紙，有白色的非熱敏紙和亞銀紙，在進(jìn)行對比后，筆者選擇了亞銀紙標(biāo)簽，因為白色的非熱敏紙依然存在消字的風(fēng)險，這在檔案耗材使用中是一大忌，亞銀紙避免了這一致命缺陷，但亞銀紙也有弱點，遇到尖銳利器易被刮傷，所以在檔案使用保管過程中需要避免刮傷條形碼。

2.3 涉密檔案借、還的安全

條形碼技術(shù)在企業(yè)涉密檔案應(yīng)用中，成為檔案利用過程安全的守護(hù)者。遵從相關(guān)保密管理規(guī)定，涉密檔案按照密級分類、錄入人員權(quán)限和使用記錄，實施物理隔離其他檔案管理系統(tǒng)和涉密檔案使用專用通道。筆者所在企業(yè)，通過OA平臺，建立涉密文獻(xiàn)（脫密）查詢目錄，設(shè)定查、借人員權(quán)限，以及閱覽、借閱需要的保密流程，檔案部門通過涉密借閱系統(tǒng)自動記錄涉密資料借、還等信息，使涉密檔案位移一目了然。相較于傳統(tǒng)借閱中領(lǐng)導(dǎo)審批簽字流程、利用統(tǒng)計等等工作，掃碼或輸入條形碼極大地提高了工作效率和檔案的安全。

3 體會

實踐發(fā)現(xiàn)，相較于鍵盤搜尋、檢索和手工借閱查詢，掃（或輸入）條形碼更方便快捷，一檔一號，不重復(fù)，讓企業(yè)檔案管理工作得到了大幅提升。以往的工作經(jīng)驗證明，條形碼技術(shù)對企業(yè)檔案現(xiàn)代化管理工作能起到一定的推動作用。

但是，在條形碼技術(shù)應(yīng)用過程中，仍需要注意一些事項：一是在打印標(biāo)簽的耗材選擇上，需要慎重，保管過程中需要仔細(xì)；二是檔案專業(yè)技術(shù)人員需要有高度的責(zé)任心和事業(yè)心，及時發(fā)現(xiàn)、解決、總結(jié)工作中遇到的問題，對于刮傷的條形碼及時替換、數(shù)據(jù)庫及時更新，樹立良好的服務(wù)形象。

條形碼作為一種先進(jìn)的信息傳遞和計算機輸入技術(shù)，具有廣泛的應(yīng)用前景。在企業(yè)檔案管理工作中，條形碼技術(shù)使業(yè)務(wù)部門和檔案管理部門的工作流程都得到優(yōu)化，提高了工作效率，發(fā)揮了檔案的價值最大化，極大提高了企業(yè)檔案工作水平和服務(wù)形象。