6S精細(xì)化管理在醫(yī)院人事檔案管理中的應(yīng)用初探

盧斐雯

云和縣人民醫(yī)院

在醫(yī)院人事檔案管理工作中，應(yīng)不斷加強(qiáng)信息化技術(shù)的應(yīng)用，提高管理工作的精細(xì)程度，促進(jìn)人事檔案管理工作水平和利用價(jià)值的提升。6S精細(xì)化管理是一種新型的管理模式，可以合理應(yīng)用到醫(yī)院人事檔案管理工作中，不斷提升醫(yī)院人事檔案精細(xì)化管理能力。

1 6S精細(xì)化管理概述

6S精細(xì)化管理是有效的現(xiàn)代現(xiàn)場管理理念和方法，主要包含6個要素，分別是整理、整頓、清掃、清潔、素養(yǎng)和安全。

整理是對工作現(xiàn)場的物品，必須依照必要性的等級進(jìn)行分級管理；

整頓則是對整理后的物品，依照其利用頻率進(jìn)行擺放；

清掃，簡單來說，就是需要保持良好的工作環(huán)境；

清潔就是將前3個步驟做的成果進(jìn)行整體清潔；

安全是指要重視成員的安全教育，需要在日常工作中有安全第一的觀念，其最終目的就是打造安全的生產(chǎn)環(huán)境，把工作建立在安全的前提下；

素養(yǎng)則是需要讓員工養(yǎng)成優(yōu)良的習(xí)慣，愿意遵守醫(yī)院規(guī)則，并培養(yǎng)積極主動的工作態(tài)度，并且員工之間要有團(tuán)隊(duì)合作的精神。

通過上述分析可以看出，將6S精細(xì)化管理理念應(yīng)用到醫(yī)院人事檔案管理工作中，可以為管理工作提供詳細(xì)指導(dǎo)，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的細(xì)化，減少各種外界因素對檔案管理工作的影響，讓醫(yī)院人事檔案管理工作更加精細(xì)化和規(guī)范化。

2 醫(yī)院人事檔案管理現(xiàn)狀

當(dāng)前階段，多數(shù)醫(yī)院對于人事檔案管理工作的重視程度不足，在實(shí)際的人事檔案管理工作中沒有充分認(rèn)識到檔案資源對于醫(yī)院的重要性，對檔案資料還停留在只是進(jìn)行查閱的階段。重視醫(yī)療、輕視管理的現(xiàn)狀是醫(yī)院在長期的發(fā)展過程當(dāng)中形成的一種落后理念，尤其是對于檔案管理工作缺乏規(guī)劃，重視程度較低，這種落后的管理理念導(dǎo)致醫(yī)院檔案管理工作水平很難得到提升。另外，由于醫(yī)院內(nèi)部沒有正確認(rèn)識到人事檔案管理工作的意義，使得物力、人力和財(cái)力的投入力度不夠大，也就導(dǎo)致檔案管理信息化建設(shè)比較落后，醫(yī)院內(nèi)部的硬件和軟件設(shè)施跟不上時代發(fā)展的步伐，對醫(yī)院人事檔案管理工作的順利開展造成嚴(yán)重阻礙。

3 6S精細(xì)化管理在醫(yī)院人事檔案管理中的應(yīng)用措施

成立6S精細(xì)化管理領(lǐng)導(dǎo)小組，負(fù)責(zé)推進(jìn)6S精細(xì)化管理在醫(yī)院人事檔案管理中的應(yīng)用事項(xiàng)。領(lǐng)導(dǎo)小組結(jié)合醫(yī)院實(shí)際情況，負(fù)責(zé)制定詳盡的工作方案，旨在通過項(xiàng)目實(shí)施，形成一套完整的、適合醫(yī)院發(fā)展和運(yùn)作的人事檔案管理體系，提高檔案管理效能。

3.1 整理——規(guī)范人事檔案的鑒定與整理

在6S精細(xì)化管理中，整理工作的重點(diǎn)是區(qū)分有用品和無用品，對于醫(yī)院人事檔案管理工作來說，就是區(qū)分醫(yī)院人事檔案的類別，包括學(xué)歷、履歷、職稱、榮譽(yù)等，并對不同檔案的價(jià)值進(jìn)行分析，將有價(jià)值的檔案資料保存起來，提升檔案管理的精細(xì)程度，節(jié)省檔案資料占用的空間資源。一般情況下，醫(yī)院人事檔案的種類比較豐富，信息數(shù)量龐大，包含的內(nèi)容也十分復(fù)雜，所以檔案管理人員需要對人事檔案進(jìn)行整理，全面了解檔案的價(jià)值和作用，然后根據(jù)實(shí)際價(jià)值進(jìn)行分類。

3.2 整頓——明確人事檔案的分類與排序上架

等人事檔案資料的整理工作完成之后，就需要挑選其中有價(jià)值的資料并保存起來，還需要根據(jù)檔案資料的類別及用途進(jìn)行標(biāo)識，一般情況下分為醫(yī)生、醫(yī)技、護(hù)理、行政后勤、工勤人員等類別，方便之后合理應(yīng)用這些資料。醫(yī)務(wù)、護(hù)理、辦公室、人事等部門需要定期對不同類別的醫(yī)院檔案資料進(jìn)行歸檔。比如，醫(yī)務(wù)部門主要整理醫(yī)生、醫(yī)技人員的專業(yè)技術(shù)資料，包括新技術(shù)、新項(xiàng)目開展、科研成果等；人事部門主要整理職稱、職務(wù)變動等，然后提交給檔案管理人員進(jìn)行存檔。每一個部門在整理相關(guān)檔案資料時需要嚴(yán)格遵循分類原則，明確不同檔案的不同功能和作用。

3.3 清掃——做好人事檔案的消毒與清掃

清掃應(yīng)用到醫(yī)院人事檔案管理工作中，就是平時要做好檔案庫房的清掃工作，為檔案資料創(chuàng)造一個干凈整潔的存放環(huán)境，將所有檔案資料擺放整齊，按照不同用途放置在指定位置。良好的工作環(huán)境對檔案管理工作人員的情緒也能產(chǎn)生積極作用，有利于提升他們的工作積極性，所以清掃在檔案管理工作中發(fā)揮著十分重要的作用。

3.4 清潔——做好人事檔案的維護(hù)與保養(yǎng)

清潔具體來說是整理、整頓和清掃工作的制度化處理，對每一個檔案管理人員的職責(zé)進(jìn)行明確，使檔案管理工作更加規(guī)范化。檔案管理人員要根據(jù)實(shí)際情況，將檔案室的不同功能劃分出來，并設(shè)置不同的檔案管理人員來負(fù)責(zé)不同檔案的管理工作；要積極建立健全硬件配套設(shè)施，讓檔案管理更加安全高效；平時還要做好檔案的維護(hù)保養(yǎng)，確保室內(nèi)環(huán)境符合資料存放相關(guān)要求，同時要全面檢查各種用電設(shè)備，杜絕安全隱患；制定一套行之有效的管理制度，明確個人責(zé)任，確保工作人員可以規(guī)范開展檔案管理工作。

3.5 安全——強(qiáng)化人事檔案的保密與監(jiān)管

維護(hù)檔案信息的安全是一項(xiàng)十分重要的任務(wù)，要加強(qiáng)對檔案管理人員的保密教育。發(fā)生檔案信息泄露從本質(zhì)上來講主要是管理人員的問題，只有讓管理人員充分認(rèn)識到檔案保密的重要性，才能確保數(shù)字化檔案的安全。還要定期對檔案數(shù)字化工作人員進(jìn)行專業(yè)技能培訓(xùn)，在教育和培訓(xùn)過程中可以結(jié)合實(shí)際案例，保證相關(guān)人員保密意識的成功樹立。對檔案數(shù)字化工作的保密監(jiān)管進(jìn)行加強(qiáng)，在選擇外包公司進(jìn)行數(shù)字化工作時應(yīng)慎重，對涉及重要檔案資料的數(shù)字化工作必須由專人全程進(jìn)行監(jiān)督。

3.6 素養(yǎng)——加強(qiáng)人事檔案管理人員的理論和技能培訓(xùn)

醫(yī)院人事檔案管理的主體是檔案管理人員，他們擔(dān)負(fù)著重大責(zé)任。醫(yī)院要注重檔案管理人員的培訓(xùn)工作，不斷提升管理人員的綜合素養(yǎng)，提高他們的職業(yè)道德，確保管理人員可以按照相關(guān)制度開展檔案管理工作。還可以邀請相關(guān)專家進(jìn)行培訓(xùn)，讓管理人員充分了解檔案管理的重要性。通過相關(guān)培訓(xùn)，使醫(yī)院檔案管理人員更加明確自身的職責(zé)，進(jìn)一步提升醫(yī)院檔案管理工作的規(guī)范性。

4 結(jié)語

隨著時代的發(fā)展，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院人事檔案資料的精細(xì)化管理具有十分重要的現(xiàn)實(shí)意義。在醫(yī)院人事檔案管理工作中融入6S精細(xì)化管理理念，可以有效提升檔案管理工作水平，讓管理過程更加細(xì)化，對醫(yī)院的健康發(fā)展起到積極促進(jìn)作用。