檔案數(shù)字轉(zhuǎn)型視角下的企業(yè)檔案管理工作研究

史波君

寧波市軌道交通集團有限公司

現(xiàn)代信息技術(shù)的快速發(fā)展，為推動檔案信息化提供了技術(shù)支撐。而檔案數(shù)字轉(zhuǎn)型是企業(yè)檔案工作的重要內(nèi)容。推進檔案數(shù)字轉(zhuǎn)型，在提升企業(yè)檔案管理效率，挖掘和利用檔案數(shù)據(jù)的重要價值等層面具有重要的現(xiàn)實意義。目前，國內(nèi)企業(yè)正積極有序地推進檔案數(shù)字轉(zhuǎn)型，檔案管理水平和檔案管理質(zhì)量得到了顯著的提升。數(shù)字時代，企業(yè)如何有效地推動檔案數(shù)字轉(zhuǎn)型建設(shè)，促進企業(yè)檔案管理工作水平的提升，成為當下的重要研究課題。為加快企業(yè)檔案數(shù)字轉(zhuǎn)型，應(yīng)當著力從制度、人力、信息化技術(shù)、信息安全等層面進行全方位探索，推進企業(yè)檔案管理工作的數(shù)字化、智能化和高效化開展。

1 檔案數(shù)字轉(zhuǎn)型對企業(yè)的重要性

檔案管理是企業(yè)管理工作的重要構(gòu)成部分。對企業(yè)而言，檔案數(shù)字轉(zhuǎn)型的重要性集中體現(xiàn)在以下4個方面：

第一，檔案數(shù)字轉(zhuǎn)型可以有效地幫助企業(yè)節(jié)約日常管理所耗費的人力成本和空間位置。同時，檔案數(shù)字轉(zhuǎn)型也可以提升檔案查閱效率，既可以提升查詢者的滿意度，也可以減少不必要的成本支出。

第二，檔案數(shù)字轉(zhuǎn)型可以揭示現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展趨勢，充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)和大數(shù)據(jù)技術(shù)，對檔案信息進行集中管理，形成全面完整的檔案信息系統(tǒng)，促進企業(yè)檔案管理水平的有效提升。

第三，檔案數(shù)字轉(zhuǎn)型可以拓寬檔案信息的使用范圍，提升檔案的使用效率，充分發(fā)揮檔案信息的作用。

第四，檔案數(shù)字轉(zhuǎn)型可以實現(xiàn)對企業(yè)檔案的更好保護，防止篡改檔案等違法違規(guī)行為的發(fā)生。

2 檔案數(shù)字轉(zhuǎn)型視角下提升企業(yè)檔案管理工作質(zhì)量的路徑

基于檔案數(shù)字轉(zhuǎn)型對企業(yè)的重要性，對于檔案數(shù)字轉(zhuǎn)型視角下提升企業(yè)檔案管理工作質(zhì)量的路徑，有以下建議：

2.1 構(gòu)建完善的檔案數(shù)字轉(zhuǎn)型管理制度

在檔案數(shù)字轉(zhuǎn)型工作中，企業(yè)必須構(gòu)建起完善的檔案數(shù)字轉(zhuǎn)型管理制度。具體而言：

第一，建立起契合企業(yè)檔案管理工作實際需求的數(shù)字檔案管理制度。例如，保密機制、查詢方法、日常管理體系等。在多種類型的規(guī)則、條例的制約下，檔案數(shù)字轉(zhuǎn)型工作有可參照的依據(jù)，才能實現(xiàn)長效、穩(wěn)健發(fā)展。

第二，建立起有效的檔案工作者安全意識教育制度。在網(wǎng)絡(luò)社會下，企業(yè)檔案管理需要高度重視信息安全問題，因為網(wǎng)絡(luò)社會信息傳播效率特別高，較易產(chǎn)生寶貴檔案資料泄露的風(fēng)險。這便要求企業(yè)第一時間采用恰當?shù)膽?yīng)對舉措，防止信息外泄產(chǎn)生重大不良影響。

第三，建立起規(guī)范化的檔案數(shù)字轉(zhuǎn)型管理制度。企業(yè)應(yīng)利用規(guī)章提升管理工作者實操的規(guī)范化水平，確保各種防護舉措落到實處，防止發(fā)生病毒軟件侵入的狀況，從而實現(xiàn)檔案數(shù)字轉(zhuǎn)型管理實際效果的提升。

2.2 建立起角色分明的操作權(quán)限，保證數(shù)字檔案信息的安全性

在檔案數(shù)字轉(zhuǎn)型工作開展期間，企業(yè)應(yīng)當把信息安全置于關(guān)鍵位置，采用有效的舉措確保檔案儲存信息的安全。檔案管理工作對檔案的安全性和保密性有較高的要求。因此，企業(yè)在檔案數(shù)字轉(zhuǎn)型工作中，應(yīng)當注意如下幾點：

第一，按照用戶實際情況確定操作權(quán)限，用戶只能打開和自身權(quán)限相對應(yīng)的檔案資料，并配置啟動日志，將系統(tǒng)操作的時間與內(nèi)容等自動記錄下來。在這個方面，應(yīng)當注意權(quán)限設(shè)置的全面和合理，確保所有的檔案資料都進行恰當?shù)念悇e劃分，在保障用戶瀏覽和使用需求得到滿足的同時，保障信息安全。

第二，健全檔案管理安全防護體系。增大安全系統(tǒng)構(gòu)建力度，有效運用多種技術(shù)防護舉措，配備視頻監(jiān)視、智能化火災(zāi)消防設(shè)施等安全防護設(shè)備，以及電磁防護、計算機監(jiān)控等多種安全系統(tǒng)，確保紙質(zhì)檔案數(shù)字轉(zhuǎn)型轉(zhuǎn)化設(shè)施、檔案數(shù)據(jù)等處于全面的保護之中。例如，可以引入具備較高防御水平的電子簽章、口令、密鑰等，確保檔案信息使用的安全性，保護企業(yè)的商業(yè)秘密。

2.3 推進企業(yè)檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)，實現(xiàn)檔案數(shù)字轉(zhuǎn)型的高效管理

企業(yè)檔案數(shù)據(jù)庫是確保數(shù)字化時代下檔案工作順利進行的重要平臺和支撐。企業(yè)在建設(shè)檔案數(shù)據(jù)庫時，應(yīng)注意如下幾點：

第一，構(gòu)建企業(yè)檔案狀態(tài)信息庫，旨在將企業(yè)新產(chǎn)生的信息加以歸納、梳理，且依托計算機和互聯(lián)網(wǎng)完成信息傳輸與儲存，依托檔案狀態(tài)信息庫搜集重要的檔案數(shù)據(jù)。該數(shù)據(jù)庫有利于對信息進行管控，區(qū)別新檔案與原有檔案，為獲取有效檔案信息創(chuàng)造便捷條件，還有利于企業(yè)檔案管理工作者工作量的減輕，讓其能夠抽出時間對檔案信息進行梳理，把檔案精準儲存到相對應(yīng)的檔案庫。

第二，構(gòu)建企業(yè)檔案目錄信息庫，這直接影響到企業(yè)數(shù)據(jù)庫構(gòu)建與檢索系統(tǒng)的實踐運用。目錄信息庫構(gòu)建應(yīng)當依據(jù)有關(guān)要求與標準將檔案資料信息加以目錄編制，且把其導(dǎo)進檔案管理平臺，依托計算機對資料進行篩選、分類、梳理；依照企業(yè)檔案資料類別劃分依據(jù)與日常管理工作規(guī)章，在檔案管理平臺構(gòu)建電力項目準備階段資料、數(shù)字化施工圖、紙質(zhì)資料等目錄信息庫，且依據(jù)檔案的特點將數(shù)據(jù)庫類型進行劃分，構(gòu)建相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫表。為確保檔案運用人員能夠快速搜索到所需內(nèi)容，提升檔案檢索效率，應(yīng)當依據(jù)國家三級目錄構(gòu)建規(guī)范修訂所有的目錄表格，對字段的類別與長度、檔號規(guī)范、順序排列準則等進行設(shè)計，然后和三級目錄相關(guān)聯(lián)，從而提高信息檢索的精準度。

第三，構(gòu)建企業(yè)檔案信息共享平臺，實現(xiàn)企業(yè)檔案的高效率利用。企業(yè)在檔案數(shù)字轉(zhuǎn)型建設(shè)過程中，應(yīng)當注意在不涉及商業(yè)機密的前提下，逐步開發(fā)和發(fā)布檔案信息共享平臺。例如，將企業(yè)的辦公自動化平臺、業(yè)務(wù)平臺、檔案平臺有效銜接，構(gòu)成健全的信息平臺，實現(xiàn)不同部門數(shù)據(jù)的共享，以獲取更多有效檔案數(shù)據(jù)，提高檔案資料運用效率。同時，依托線上信息共享系統(tǒng)，一方面可以方便工作人員進行高效率的檢索，另一方面則可以方便企業(yè)對各類檔案資料進行高效率的整理和存儲，方便企業(yè)內(nèi)部的共享，實現(xiàn)檔案數(shù)字轉(zhuǎn)型的高效率利用。

2.4 提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)，助力企業(yè)檔案數(shù)字轉(zhuǎn)型

在企業(yè)檔案管理工作中，檔案管理工作者是推進檔案數(shù)字轉(zhuǎn)型的重要主體。因此，一定要提高檔案管理人員的職業(yè)素養(yǎng)與專業(yè)技能?；诖?，企業(yè)應(yīng)當抓好檔案管理人員的教培工作，提升檔案管理工作者的電腦實操能力，保證其可以嫻熟操作計算機。在步入數(shù)字化發(fā)展階段后，檔案管理人員應(yīng)當改變觀念，提升綜合素養(yǎng)，做好檔案信息安全保護工作，確保檔案管理工作順暢開展。另外，在檔案數(shù)字轉(zhuǎn)型期間，企業(yè)應(yīng)當注意對檔案管理從業(yè)者安全認知的強化，在確保方便有關(guān)人員運用的同時，不產(chǎn)生泄密問題。

3 結(jié)語

綜上，檔案數(shù)字轉(zhuǎn)型能夠有效提升企業(yè)檔案管理工作效果，在網(wǎng)絡(luò)社會背景下讓檔案管理的實際訴求得到有效滿足。目前市場競爭日益加劇，企業(yè)為達成穩(wěn)健經(jīng)營目標，應(yīng)當加大檔案管理數(shù)字化發(fā)展力度，持續(xù)健全檔案數(shù)據(jù)庫，把檔案管理機制有效落實，且培育一批專業(yè)能力突出的檔案管理人才，確保檔案功能得以全面發(fā)揮。