藥物臨床試驗的檔案資料管理工作探討

文·王維瑄

藥物臨床試驗管理規(guī)范（GCP）是臨床試驗全過程的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定，包括方案設(shè)計、組織實施、監(jiān)查、稽查、記錄、分析總結(jié)和報告。GCP是國家相關(guān)部門對新藥臨床試驗提出的標(biāo)準(zhǔn)化要求，以文件形式發(fā)布實施后，新藥臨床試驗必須按此標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行，起著新藥臨床試驗法規(guī)的作用，保證藥品臨床試驗過程規(guī)范，結(jié)果科學(xué)可靠，保護(hù)受試者的權(quán)益并保障其安全。

自2018年國家食品藥品監(jiān)督管理局組織的藥物臨床試驗機(jī)構(gòu)資格認(rèn)定現(xiàn)場檢查后，目前全國已有700余家醫(yī)療機(jī)構(gòu)獲得了藥品監(jiān)督管理部門會同衛(wèi)生部門的認(rèn)定，具備了藥物臨床試驗機(jī)構(gòu)資格。新的醫(yī)療機(jī)構(gòu)、專業(yè)組及臨床研究人員加入到了藥物臨床試驗的隊伍中后，對于藥物臨床試驗中GCP要求的職責(zé)分工、 數(shù)據(jù)記錄、檔案資料管理等關(guān)鍵性問題以及其重要性還未能深入地認(rèn)識和理解。本文就參加2018年山東省藥物臨床試驗機(jī)構(gòu)監(jiān)督檢查過程中發(fā)現(xiàn)的藥物臨床試驗檔案管理中存在的問題進(jìn)行探討，以期為推進(jìn)各醫(yī)療機(jī)構(gòu)的藥物臨床試驗檔案管理規(guī)范化建設(shè)提供借鑒。

一、藥物臨床試驗檔案資料的特殊性和重要性

（一）藥物臨床試驗周期長、分期細(xì)，參與人員多

依據(jù)《藥品注冊管理辦法》第三十一條規(guī)定，藥物臨床試驗一般分為Ⅰ、Ⅱ、Ⅲ、Ⅳ四期。Ⅰ期為初步的臨床藥理學(xué)及人體安全性評價試驗，主要觀察人體對于新藥的耐受程度和藥代動力學(xué)，為制定給藥方案提供依據(jù)；Ⅱ、Ⅲ期是對治療作用進(jìn)行評價的階段，用于評價藥物對受試者的治療作用和安全性，評價收益和風(fēng)險關(guān)系，為藥物獲得注冊申請?zhí)峁┏浞忠罁?jù)；Ⅳ期是新藥上市后由申辦方自主進(jìn)行的應(yīng)用研究階段，意在積累廣泛使用條件下的藥物療效和不良反應(yīng)，評價在普通或特殊人群中使用的收益與風(fēng)險關(guān)系，改進(jìn)用藥劑量等。醫(yī)院作為研究者方，整個藥物臨床試驗的進(jìn)行過程需要醫(yī)療、護(hù)理、藥劑、檢驗、放射等專業(yè)的人員共同協(xié)作，來完成受試者的臨床療效觀察和評估，同時實驗過程需要申辦方的監(jiān)查人員和機(jī)構(gòu)的質(zhì)量控制人員進(jìn)行試驗質(zhì)量的控制，參與人員眾多。

（二）保存資料種類多，保存期長

按照《藥物臨床試驗機(jī)構(gòu)資格認(rèn)定辦法》規(guī)定，臨床試驗檔案資料必須妥善保存。GCP在2016年修訂稿中對各試驗階段的保存資料進(jìn)行了明確的要求，臨床試驗必備文件應(yīng)保存至試驗藥物批準(zhǔn)上市后2年或者臨床試驗終止后5年，但實際上提倡在產(chǎn)品的整個生存期都要保存。國家和省藥監(jiān)部門開展的每一次對藥物臨床試驗的專項檢查或常規(guī)巡查，都要抽檢試驗項目，要求被檢查機(jī)構(gòu)提供與試驗相關(guān)的所有檔案資料，重點(diǎn)包括臨床試驗前的研究者手冊、方案、知情同意書樣表、倫理批件等，試驗中的研究者履歷、項目啟動會的培訓(xùn)記錄及分工記錄表、受試者簽署過的知情同意書、藥物發(fā)放與回收記錄表、藥物儲藏溫濕度記錄表等。只有記錄在案，才能證明相關(guān)行為發(fā)生過，才能在發(fā)生任何問題時追根溯源，才能證明試驗是嚴(yán)格按照GCP、SOP（標(biāo)準(zhǔn)操作規(guī)程）及試驗方案進(jìn)行的。業(yè)界有句名言，即“沒有記錄就沒有發(fā)生”。

（三）所涉及的核心信息，必須嚴(yán)格保密

按照GCP規(guī)定，整個藥物臨床試驗的過程都要在檔案資料里進(jìn)行記錄，而且受試者的個人信息和申辦方提供的藥物核心數(shù)據(jù)、制劑工藝等涉及個人隱私、商業(yè)機(jī)密的關(guān)鍵內(nèi)容不能外泄，此類檔案資料僅對政府監(jiān)查部門、申辦方和臨床試驗機(jī)構(gòu)開放。

二、藥物臨床試驗檔案資料管理存在的問題

（一）檔案資料的存放方面

按照GCP規(guī)定，臨床試驗檔案資料要有專用的檔案儲存設(shè)施，必須有防蟲、防火、防潮、防盜等安全措施。有專人負(fù)責(zé)，按照相應(yīng)的檔案資料管理的SOP的要求進(jìn)行管理。2018年的檢查結(jié)果顯示，有些醫(yī)院將藥物臨床試驗檔案資料與其他資料或物品混放，沒有進(jìn)行“四防”處理，而且檔案資料管理人員不固定，以致該歸檔的資料未歸檔或存放資料與案卷名稱不符，在檢查組查找相關(guān)資料時無法提供。

（二）檔案資料的完整性方面

按照GCP規(guī)定，臨床試驗檔案資料要有資料歸檔目錄，要有檔案查閱的詳細(xì)記錄，抽檢項目能及時提供完整資料。在實際抽查中發(fā)現(xiàn)，有的醫(yī)院雖然制定了歸檔資料的規(guī)章制度，卻沒有嚴(yán)格遵照執(zhí)行，尤其是承擔(dān)多項藥物臨床試驗任務(wù)的科室，研究者因身兼數(shù)職，精力有限，不能及時上交原始資料，存在事后補(bǔ)寫、時間錯填、漏報原始資料等現(xiàn)象。

（三）檔案資料的保密性方面

檔案管理是專業(yè)性強(qiáng)、涵蓋面廣、工作內(nèi)容復(fù)雜、嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致的一項事務(wù)性工作。目前普遍存在的問題是醫(yī)院藥物臨床試驗檔案資料的管理人員，特別是臨床專業(yè)組的檔案資料管理員，大多沒接受過檔案管理的專業(yè)培訓(xùn)，檔案意識不強(qiáng)，尤其在臨床試驗檔案資料的保密性方面，沒有認(rèn)識到其重要性、嚴(yán)肅性，造成臨床試驗檔案隨意放置或與其它雜物混放，對查閱人員沒有限制等現(xiàn)象，存在原始數(shù)據(jù)泄密的潛在危險。

三、解決問題的建議

（一）高度重視藥物臨床試驗檔案管理工作，健全規(guī)章制度

領(lǐng)導(dǎo)層面要把藥物臨床試驗檔案資料的管理列入質(zhì)量考核的范圍，將考核結(jié)果與績效掛鉤。各單位要健全相應(yīng)規(guī)章制度，如明確臨床專業(yè)組檔案資料管理員、申辦方監(jiān)察員、機(jī)構(gòu)檔案管理員三方職責(zé)。臨床專業(yè)組在試驗開始前建立研究者文件夾，詳細(xì)列出需保存資料的目錄，以提醒臨床醫(yī)生按時保存試驗資料而不致遺漏檔案。申辦方監(jiān)察員要定期檢查臨床專業(yè)組資料情況，提醒臨床醫(yī)生及時填寫、記錄，對檢查發(fā)現(xiàn)的問題要反饋給機(jī)構(gòu)檔案管理員，機(jī)構(gòu)檔案管理員要監(jiān)督臨床科室整改到位。對于多中心的藥物臨床試驗，要有完成試驗關(guān)閉分中心的工作清單，確保所有文件歸檔。機(jī)構(gòu)檔案室要對檔案資料的上交時間做明確規(guī)定，臨床試驗結(jié)束后一定時間內(nèi)必須交到機(jī)構(gòu)檔案室。同時，還要健全檔案資料交接標(biāo)準(zhǔn)、操作規(guī)程，明確上交檔案資料范圍，建立健全保密制度，加強(qiáng)細(xì)節(jié)管理，特別是要對檔案資料移交機(jī)構(gòu)檔案室前時間段的保管作詳細(xì)的規(guī)定，把實驗數(shù)據(jù)的歸檔環(huán)節(jié)固化好。

（二）加強(qiáng)硬件配備，設(shè)置專職人員

為保證檔案資料管理質(zhì)量，藥物臨床試驗機(jī)構(gòu)應(yīng)設(shè)有專用的檔案室，存放空間和條件要符合檔案管理有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求；臨床專業(yè)組應(yīng)設(shè)有專門存放臨床試驗檔案資料的文件柜，并確保“四防”。加強(qiáng)人員配備，專職檔案管理員的設(shè)置必不可少。如前所述，藥物臨床試驗檔案管理是一個動態(tài)的過程，而且周期長，原始資料的來源比較雜，如果沒有專職人員自始至終的參與，在資料交接和保存方面就極有可能發(fā)生遺漏或違規(guī)現(xiàn)象，直接影響到醫(yī)院藥物臨床試驗水平。

（三）加強(qiáng)人員培訓(xùn)，提高檔案意識

檔案管理培訓(xùn)對象不能僅限于檔案管理員，凡是參加藥物臨床試驗的人員都要接受檔案資料收集與管理的培訓(xùn)，如在項目啟動培訓(xùn)會上，要加入檔案管理的內(nèi)容，將檔案管理工作和檔案意識的培養(yǎng)前移，讓參與試驗人員在藥物臨床試驗開始前就具備一定的檔案意識，保障在以后的整個試驗過程中各方人員能及時有效地與檔案管理員溝通，以減少不合規(guī)的檔案資料產(chǎn)生，保證收集原始檔案的真實性、準(zhǔn)確性和完整性。

在國家主管部門對藥物臨床試驗執(zhí)行最嚴(yán)監(jiān)管的背景下，臨床試驗的檔案資料管理工作將直接影響到臨床試驗的科學(xué)性、真實性、準(zhǔn)確性和可靠性，進(jìn)而影響到臨床試驗機(jī)構(gòu)乃至整個醫(yī)療機(jī)構(gòu)的整體質(zhì)量管理水平。承接藥物臨床試驗的醫(yī)療機(jī)構(gòu)應(yīng)充分認(rèn)識到臨床試驗檔案資料管理的重要性，硬件（空間、設(shè)備）和軟件（人員、制度）要兩手抓，確保檔案管理工作不出問題，為提高藥物臨床試驗的整體工作質(zhì)量保駕護(hù)航。