企業(yè)檔案的科學管理是企業(yè)發(fā)展的生命線

文·孔祥新 王惠敏

一、企業(yè)檔案管理滯后原因

檔案是歷史的記錄，具有重要的憑證和參考作用，不僅是重要的史料，而且是進行現(xiàn)代化科學管理的重要工具。檔案對于企業(yè)來講，同樣是彌足珍貴的重要資料。然而，不是所有的企業(yè)都重視檔案、科學地管理檔案，更沒有發(fā)揮檔案的利用價值來發(fā)展企業(yè)、壯大企業(yè)。這其實是一個對檔案管理的認識問題，說白了就是傳統(tǒng)檔案管理相對滯后的問題。具體說來有以下幾個方面情況。

1. 檔案管理理念落后直接影響了檔案作用的發(fā)揮。檔案的有效利用和企業(yè)利益最大化，取決于檔案管理水平的高低。管理水平越高，檔案對企業(yè)的發(fā)展壯大就會發(fā)揮的越好，反之亦然。許多企業(yè)，尤其是新建企業(yè)、家族企業(yè)，由于管理理念落后，管理制度空缺，導致檔案管理存在許多問題。一是檔案管理分散，沒有建立綜合的檔案室進行集中統(tǒng)一管理，比如行政、財務、人事、產(chǎn)品、設備及其他各類檔案實行分散管理，信息相對獨立，信息資源的交流和共享難以發(fā)揮；二是存在文件材料收集不齊全、整理歸檔不規(guī)范、保管不安全等問題；三是存在檔案錄入不標準、錄入項目不全、檢索困難、查閱準確率低等問題，降低了檔案的利用效率。

2. 企業(yè)管理層對檔案的利用價值重視不夠。主要體現(xiàn)在兩個方面：一是企業(yè)領導把工作重心，主要放在了企業(yè)的發(fā)展和生產(chǎn)經(jīng)營上，忽略了檔案管理工作的重要性和科學利用價值；二是檔案管理傳統(tǒng)模式化較強，致使檔案管理水平不高，檔案在經(jīng)營管理中的作用發(fā)揮不強，使企業(yè)高層沒有體會到檔案作用的重要性。

3. 缺乏高素質的檔案管理人才也是影響檔案利用效果的重要因素。一方面，由于檔案專職人員少，學習、交流的機會不多，缺乏計算機、聲像、法律等復合型知識及運用能力，素質水平參差不齊；另一方面，檔案工作人員更換頻繁，很難出成績，部分檔案工作人員工作積極性不高。上述原因導致檔案管理人員素質提升緩慢，影響了檔案的利用效果。如何對檔案工作轉變觀念、提高認識、加強創(chuàng)新，是企業(yè)發(fā)展的生命線。如何改變這種困境呢？

二、轉變觀念，正確認識檔案管理工作的地位和作用

企業(yè)檔案是一個企業(yè)在發(fā)展壯大中形成的具有一定使用價值的文件資料，能夠為企業(yè)經(jīng)營決策提供重要依據(jù)，為參與市場競爭提供有效支持，為維護企業(yè)的自身利益提供有力武器。企業(yè)在深化改革、轉換經(jīng)營機制、提高經(jīng)濟效益等各個方面的實施過程中，都離不開對企業(yè)的歷史和現(xiàn)狀的分析，而檔案是科學分析、研究、決策的重要載體，是可以挖掘和利用的戰(zhàn)略資源。因此，服務于企業(yè)的發(fā)展方向、服務于企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營，是企業(yè)檔案工作的最終目的。另外，企業(yè)檔案是企業(yè)的無形資產(chǎn)，它具備真實性、唯一性、不可再生性，具有潛在的價值，特別體現(xiàn)在技術改造、技術引進、設備更新、產(chǎn)品開發(fā)、生產(chǎn)經(jīng)營以及合同、法律糾紛等方面。它的潛在價值只有在利用中才能體現(xiàn)出來，以實現(xiàn)檔案的利用價值最大化。

三、創(chuàng)新管理，發(fā)揮檔案在企業(yè)經(jīng)營中的支撐作用

企業(yè)的發(fā)展壯大，離不開企業(yè)檔案的重要支撐作用，應當在統(tǒng)一管理、完善制度、轉變服務、提高素質上下功夫。

1. 建立集中統(tǒng)一的檔案管理模式。企業(yè)檔案實行高效、集中、統(tǒng)一管理，目的是集中調(diào)度企業(yè)資源，提高檔案管理效率，提升檔案綜合管理能力，從而提高檔案管理水平。好處是既節(jié)約了人力、物力、財力，提高了利用效率，又便于全面、準確地了解本企業(yè)的發(fā)展歷程和全貌。為了實行集中統(tǒng)一管理，一是要設置企業(yè)檔案綜合管理部門，它的設立應與企業(yè)發(fā)展相適應，同時要考慮企業(yè)規(guī)模的大小、經(jīng)營場所的集中程度和檔案使用頻率；二是建立企業(yè)檔案收集渠道，在企業(yè)各個職能部門安排專兼職檔案信息員，各負其責對文件材料的整理歸檔工作。

2. 建立完善企業(yè)檔案管理制度。目的是明確部門職責和工作流程，實現(xiàn)規(guī)范化管理，提高檔案管理水平。檔案管理制度也是企業(yè)規(guī)章制度的重要組成部分，是企業(yè)加強基礎管理和檔案集中統(tǒng)一管理的主要內(nèi)容，是企業(yè)開展規(guī)范化管理的關鍵，也是在企業(yè)經(jīng)營中發(fā)揮重要作用的關鍵。建立和完善企業(yè)檔案管理制度，要以《中華人民共和國檔案法》為基本依據(jù)，以其他法規(guī)為指導，結合企業(yè)的規(guī)模進行制定，做到符合企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營的實際。建立企業(yè)檔案管理制度主要包括文件歸檔范圍、文件歸檔要求、文件立卷要求、檔案著錄要求、文件保管期限劃分原則、檔案保密制度、檔案借閱制度、文件銷毀制度以及檔案管理考核制度等內(nèi)容。

3. 創(chuàng)新檔案管理服務理念。開展檔案管理創(chuàng)新，變被動服務為主動管理，一是要明確企業(yè)文件材料的歸檔范圍和歸檔要求，把檔案管理工作貫穿于生產(chǎn)經(jīng)營的全過程，把企業(yè)發(fā)展規(guī)劃、經(jīng)營計劃、經(jīng)營預算、投資預決算、各類經(jīng)濟合同等其他重要文件材料，一并納入檔案歸檔范圍。二是要建立企業(yè)文件材料歸檔定期檢查制度，要按照歸檔范圍和具體要求，按照部門職能分工，定期檢查各個部門文件材料的歸檔情況，督促各個部門及時辦理文件歸檔業(yè)務，從而提高文件歸檔的及時性和完整性。三是要建立檔案管理考核制度，落實檔案管理責任制。檔案管理考核制度是關鍵，對不能按照檔案管理相關制度要求完成具體工作任務的，要進行審查和處罰，來保證檔案管理制度的有效執(zhí)行，變被動服務為主動管理，提高檔案管理綜合水平，才能最大限度的發(fā)揮檔案在企業(yè)經(jīng)營中的作用。

4. 提高檔案管理人員的業(yè)務素質。企業(yè)檔案管理人員的業(yè)務素質，是企業(yè)檔案利用工作質量的根本保證。企業(yè)檔案管理的新形勢，對企業(yè)檔案管理人員提出了新要求，既要具備專業(yè)知識，還要擁有一定的管理能力、溝通能力、團體協(xié)作能力。因此，一是要加強檔案管理人員的繼續(xù)教育，培養(yǎng)他們的現(xiàn)代企業(yè)管理意識；二是要對他們進行針對性的業(yè)務培訓，讓他們了解和掌握企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營的特點，及時準確地收集歸檔各類文件材料，提高他們的整體業(yè)務水平能力，建立起一支高素質、高技能、高效率的企業(yè)檔案管理人才隊伍，為企業(yè)更好地生產(chǎn)經(jīng)營工作提供強有力的準確服務和有力支撐。

企業(yè)檔案的管理工作，是企業(yè)管理的一部分，必須適應現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展的需要，樹立新的理念，建立新的體制，實行新的管理制度。一個企業(yè)沒有創(chuàng)新就沒有活力和希望，檔案管理工作也是如此。因此，檔案工作管理人員必須創(chuàng)新思路，開拓檔案管理的各項職能，積極探索檔案管理新路徑，加強企業(yè)檔案的科學管理，為企業(yè)的健康發(fā)展提供強有力的支撐和保障，真正發(fā)揮生命線的作用。