大數(shù)據(jù)視角下縣級醫(yī)院人事檔案管理與信息化建設(shè)

文·阮曉源

在大數(shù)據(jù)時代，醫(yī)院人事檔案管理數(shù)字化、信息化是人事檔案管理改革的方向，也是醫(yī)院信息化建設(shè)的要求。人才是醫(yī)院的核心競爭力之一，人事檔案信息資源是醫(yī)院重要的檔案信息資源。推進(jìn)縣級醫(yī)院人事檔案管理的信息化建設(shè)，有利于醫(yī)院人事檔案的管理的科學(xué)化、信息化、標(biāo)準(zhǔn)化，對醫(yī)院人力資源開發(fā)，提高醫(yī)院核心競爭力具有重要作用。

一、縣級醫(yī)院人事檔案管理中存在問題

（一）管理體制不合理、管理手段落后，導(dǎo)致信息化程度低

目前，縣級醫(yī)院已開始進(jìn)行信息化建設(shè)了，但縣級醫(yī)院的人事檔案管理卻跟不上醫(yī)院信息化建設(shè)的腳步。從管理體制方面說，醫(yī)院的檔案管理歸屬后勤部，不歸醫(yī)院的行政部門管理，檔案管理人員的待遇跟行政人員、醫(yī)務(wù)人員差距大，這在一定程度上挫傷了檔案管理人員的積極性，導(dǎo)致他們在人事檔案管理中，不求有功，但求無過，只滿足于完成好本職工作，像人事檔案資源建設(shè)和推進(jìn)人事檔案信息化建設(shè)這等大事貌似跟自己不沾邊。從管理技術(shù)方面說，縣級醫(yī)院的檔案管理還停留在傳統(tǒng)的手工階段上，從收集、整理到分類、組卷、歸檔都需要手工完成，在查找利用上也是手工檢索，這種落后的手工管理、利用方式，導(dǎo)致醫(yī)院人事檔案的作用不能及時發(fā)揮出來。所謂無為則無位，醫(yī)院人事檔案管理上的無作為，讓醫(yī)院在信息化建設(shè)時難以顧及，因而資金投入不足，檔案信息化建設(shè)所需的硬軟件設(shè)備無從著落，更加大了與醫(yī)院整體信息化建設(shè)的距離。

（二）人事檔案進(jìn)出不及時、管理制度不健全，導(dǎo)致信息化建設(shè)難度大

隨著醫(yī)療改革的推進(jìn)，縣級醫(yī)院人員流動加快，人員引進(jìn)、流出比較頻繁。醫(yī)務(wù)人員流動中，時常存在著引進(jìn)人員原單位不放人，檔案無法調(diào)動，致使引進(jìn)人員到崗后，其檔案沒有轉(zhuǎn)到新單位，出現(xiàn)“有人無檔”現(xiàn)象；而部分離職的醫(yī)務(wù)人員調(diào)走，醫(yī)院人事部門掌握的信息滯后，不能及時通知離職人員調(diào)離檔案；或者一些編制外的醫(yī)務(wù)人員合同期滿后離職，其檔案沒有及時調(diào)走，造成了“有檔無人”現(xiàn)象。這使得縣級人事檔案管理推進(jìn)信息化建設(shè)存在諸多困難。此外，由于管理制度不健全，人事檔案在利用過程中缺乏制度約束，導(dǎo)致檔案利用歸還不及時，常造成人事檔案資料的“遺”“漏”“錯”“缺”四種人為過失，嚴(yán)重影響了人事檔案信息的完整性、系統(tǒng)性、真實(shí)性，這也大大增加了人事檔案信息化建設(shè)的難度。

（三）缺少檔案信息化管理人才

縣級的人事檔案管理人員大部分是半路出家，專業(yè)的檔案管理人才缺乏。首先，醫(yī)院檔案部門屬于醫(yī)院的邊緣部門，工作瑣碎、地位低下，使得有能力的人不從事檔案工作，從事檔案工作的能力不足。從其他部門轉(zhuǎn)調(diào)過來檔案管理人員，缺乏專業(yè)的檔案教育背景，知識結(jié)構(gòu)層次比較較低，部分檔案管理人員還是兼任，連最基礎(chǔ)的檔案工作都難以應(yīng)付。其次，檔案管理人員待遇較低，大多人不安于現(xiàn)狀，謀求中途調(diào)離或轉(zhuǎn)行，導(dǎo)致醫(yī)院檔案工作缺乏連續(xù)性和延續(xù)性。再次，檔案信息化對檔案管理人員的要求較高，目前醫(yī)院人事檔案管理人員的思想理念、知識層次、專業(yè)結(jié)構(gòu)、業(yè)務(wù)水平都難以達(dá)到信息化建設(shè)的要求，這也嚴(yán)重阻礙了人事檔案信息化建設(shè)的推進(jìn)。

二、縣級醫(yī)院推進(jìn)人事檔案信息化建設(shè)的措施

（一）加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，提高對人事檔案信息化建設(shè)的重視程度

在大數(shù)據(jù)視角下，推進(jìn)醫(yī)院人事檔案信息化建設(shè)勢在必行，醫(yī)院必須要把這項(xiàng)工作當(dāng)做一項(xiàng)重要任務(wù)來抓。首先，要加強(qiáng)對人事檔案的領(lǐng)導(dǎo)，提高人事檔案的地位。建議把歸屬于后勤部門領(lǐng)導(dǎo)的人事檔案室，劃歸醫(yī)院垂直領(lǐng)導(dǎo)的院辦部門，使人事檔案室成為由院辦直屬領(lǐng)導(dǎo)的處室，讓人事檔案管理工作走入醫(yī)院的中心工作中。其次，把人事檔案信息化建設(shè)，歸到醫(yī)院信息化建設(shè)的大局中統(tǒng)籌規(guī)劃、合理布局，使之成為醫(yī)院信息化建設(shè)的重要組成部分。

（二）完善硬軟件設(shè)備，推進(jìn)信息化建設(shè)

首先，要加大人事檔案信息化建設(shè)基礎(chǔ)設(shè)施的投資力度，配備計算機(jī)、陣式數(shù)據(jù)庫、交換器、紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工設(shè)備等計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)和檔案數(shù)字化設(shè)備；其次，要完善醫(yī)院人力資源信息，對院中“有檔無人，有人無檔”的現(xiàn)象進(jìn)行全面篩查整治，提高人力資源信息標(biāo)準(zhǔn)化程度，為建設(shè)醫(yī)院人事檔案信息化系統(tǒng)打下基礎(chǔ)。再次，開發(fā)適合醫(yī)院實(shí)際情況的人事檔案信息數(shù)據(jù)庫和信息管理平臺。鑒于人事檔案具有私隱性的特點(diǎn)，注意加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)的安全性與保密性，可按不同的人員設(shè)置不同的密級，對不同的用戶設(shè)置不同的權(quán)限。同時，運(yùn)用現(xiàn)代技術(shù)加強(qiáng)系統(tǒng)防護(hù)，防止計算機(jī)病毒或黑客入侵等造成的信息丟失和篡改，以確保人事檔案信息的完整與安全。

（三）完善人事檔案人員的監(jiān)督與管理制度

制定諸如《檔案管理員工作職責(zé)》《檔案室管理人員考核辦法》《紙質(zhì)人事檔案借閱管理制度》《電子檔案借閱管理制度》等有關(guān)人事檔案管理人員工作職責(zé)及人事檔案管理規(guī)章制度，并確保各項(xiàng)制度得到認(rèn)真貫徹落實(shí)，使人事檔案管理做到制度化、科學(xué)化，社絕因人為因素造成的人事檔案“遺”“漏”“錯”“缺”現(xiàn)象以及信息化管理不當(dāng)造成的人事檔案信息泄漏。此外，還要建立完整的人事檔案管理工作激勵激機(jī)，提高檔案管理人員的工作待遇，調(diào)動其積極性與主動性，自愿自覺地做好檔案管理工作。

（四）建設(shè)高水平的人事檔案管理人才隊(duì)伍

首先，人事檔案管理工作者需要不斷加強(qiáng)自身學(xué)習(xí)，提高個人的業(yè)務(wù)能力與業(yè)務(wù)素質(zhì)。其次，醫(yī)院需要針對當(dāng)前人事檔案管理人員業(yè)務(wù)水平不高、能力不強(qiáng)等現(xiàn)象，加強(qiáng)對人事檔案管理人員的檔案專業(yè)知識培訓(xùn)，提高其專業(yè)知識能力；加強(qiáng)對人事檔案管理工作人員的計算機(jī)水平能力與信息技術(shù)知識的培訓(xùn)，使其擁有現(xiàn)代化信息操作能力與管理能力。再次，加強(qiáng)檔案管理工作者的職業(yè)道德培養(yǎng)，使其在工作中盡心盡責(zé)，為醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展貢獻(xiàn)自己的力量。

縣級醫(yī)院作為衛(wèi)生公共服務(wù)機(jī)構(gòu)，被公眾認(rèn)同的關(guān)鍵是優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，而服務(wù)質(zhì)量的高低取決于醫(yī)院人力資源的多少與利用率的高低。推進(jìn)人力事檔案管理信息化建設(shè)，有利于使人事檔案在醫(yī)院開發(fā)人力資源，加強(qiáng)人才培養(yǎng)、干部聘用、職稱評聘等方面更好地發(fā)揮作用，有利于進(jìn)一步提高醫(yī)院服務(wù)水平與競爭力，所以必須作為醫(yī)院業(yè)務(wù)建設(shè)的一項(xiàng)重要人物來抓。