財務(wù)共享推廣上線過程中的問題分析

張月艷 黨小松 韓超 楊揚

[摘 要] 開展財務(wù)共享服務(wù)，已成為國內(nèi)及國外眾多集團企業(yè)進行財務(wù)管理的新趨勢。文章結(jié)合CNPC集團財務(wù)共享服務(wù)案例，分析初期上線業(yè)務(wù)中出現(xiàn)的問題，探索改進措施，并進一步提出優(yōu)化建議，持續(xù)推進財務(wù)共享建設(shè)。

[關(guān)鍵詞] 財務(wù)共享；推廣上線；問題分析

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2018. 23. 018

[中圖分類號] F270.7 [文獻標識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2018）23- 0043- 02

1 概 述

共享服務(wù)是將公司范圍內(nèi)共用的職能集中起來（通常集中的有財務(wù)、信息系統(tǒng)、人力資源、法務(wù)、采購、研發(fā)等職能），高質(zhì)量、低成本地向各個業(yè)務(wù)單元提供標準化服務(wù)。

財務(wù)共享服務(wù)是依托信息技術(shù)，以財務(wù)業(yè)務(wù)流程處理為基礎(chǔ)，以優(yōu)化組織結(jié)構(gòu)、規(guī)范流程、提升流程效率、降低運營成本或創(chuàng)造價值為目的，以市場視角為內(nèi)外部客戶提供專業(yè)化生產(chǎn)服務(wù)的管理模式。開展財務(wù)共享服務(wù)，已成為國內(nèi)及國外眾多集團企業(yè)進行財務(wù)管理的新趨勢。

CNPC公司為推進共享服務(wù)建設(shè)，加快構(gòu)建“一全面、三集中、兩平臺、六轉(zhuǎn)型”為核心的新型財務(wù)管控模式，廣泛開展調(diào)查研究，全面梳理公司業(yè)務(wù)流程，深入分析國際國內(nèi)財務(wù)共享案例，形成了自己的財務(wù)共享建設(shè)方案。在推進財務(wù)共享服務(wù)建設(shè)方面，按照“統(tǒng)一頂層設(shè)計、重塑業(yè)務(wù)流程”目標，結(jié)合公司十大板塊業(yè)務(wù)現(xiàn)狀，首先推進人力資源和財務(wù)共享服務(wù)體系建設(shè)。

在財務(wù)共享推廣上線初期，將總部、專業(yè)公司、地區(qū)公司涉及銷售至收款、采購至付款、總賬至報表三大業(yè)務(wù)主線的192項具體業(yè)務(wù)事項納入財務(wù)共享服務(wù)中心，建成CNPC的交易處理中心。

中心的應(yīng)用系統(tǒng)是在對現(xiàn)有財務(wù)管理信息系統(tǒng)進行調(diào)整的基礎(chǔ)上，新建業(yè)務(wù)服務(wù)平臺、共享運營平臺，形成財務(wù)共享信息系統(tǒng)原型。

在選定的6家試點單位財務(wù)業(yè)務(wù)上線過程中，地區(qū)公司和試點現(xiàn)場工作組按照各自職責(zé)分工協(xié)同完成財務(wù)工作，盡管雙方的溝通機制、問題管理和服務(wù)熱線已提前做好了充分準備，但在實際操作中新問題還是層出不窮。

2 上線過程中主要問題

2.1 制證時退單多

（1）地區(qū)公司對FMIS系統(tǒng)、ERP系統(tǒng)數(shù)據(jù)維護不及時、ERP系統(tǒng)與共享平臺接口有問題、調(diào)不出ERP數(shù)據(jù)，導(dǎo)致維修、基建類ERP單據(jù)部分制證不成功。

（2）沒有billing號及有billing號沒有物料碼原因：一些裝備制造板塊企業(yè)，其ERP業(yè)務(wù)存在一定的特殊性，如對照表數(shù)據(jù)和配置問題、會計科目及供應(yīng)商擴展問題、ERP有預(yù)付款核銷業(yè)務(wù)涉及外幣金額核銷等問題均易導(dǎo)致憑證制證失敗。

（3）提單人因不熟悉業(yè)務(wù)平臺系統(tǒng)，未選擇合同條款中質(zhì)保金條款。

（4）像缺少附件、表單內(nèi)容填寫錯誤、表單應(yīng)用錯誤、部門分攤信息有誤、發(fā)票不合規(guī)或信息有誤、地區(qū)公司要求退回在財務(wù)推廣上線初期很常見，其中因人員部門與業(yè)務(wù)部門不一致、費用要素及票據(jù)類型填寫有誤等問題，占總體退單比例38.27%；缺少附件影像、銷售清單與驗收單和發(fā)票金額不一致導(dǎo)，占總體退單比率19.86%；地稅發(fā)票、發(fā)票名稱開具有誤、發(fā)票未蓋專用章導(dǎo)致退單119筆，占總體退單比率9.13%。

2.2 表單應(yīng)用不能滿足實際需求

以差旅費為例

長期出差（2月以上）人員的差旅費申請不能重復(fù)使用，僅能“一月一申請，一月一報銷”，并且在報銷時，市內(nèi)交通和其他費用項基本用不上。目前交通補助和伙食補助都是定額，均在出差補助中體現(xiàn)，易造成“交通補助在市內(nèi)交通中填報”的假象。

2.3 模板套用出錯

測井分部的“財產(chǎn)保險費（機動車輛保險）”最初生成共享憑證時發(fā)現(xiàn)：借貸項等，兩邊各多一項車船使用稅金額，導(dǎo)致與實際報銷金額不一致。經(jīng)查詢地區(qū)公司2017年賬套中同類業(yè)務(wù)，錯誤在于測井業(yè)務(wù)模板套用長慶所致。

2.4 業(yè)務(wù)表單應(yīng)用出錯

以FK004預(yù)付款單據(jù)為例：

甲單位付“履約保證金”，借方科目（模板帶出）為“預(yù)付賬款—其他—代墊運費”，而地區(qū)公司卻要求借方科目為“其他應(yīng)收款—質(zhì)量保證金”。

乙單位付“領(lǐng)事認證費用”，收款單位名稱（A）與收款開戶名稱（B）不一致，且借方輔助核算中往來單位找不到B，經(jīng)問詢地區(qū)公司財務(wù)人員，他們說這種業(yè)務(wù)一年一次，往來單位只能掛A。

3 改進措施

3.1 不定期開展客戶走訪交流

以提高服務(wù)質(zhì)量，提升地區(qū)公司滿意度為目的，開展客戶走訪交流座談，鼓勵參會人員暢所欲言，積極反映財務(wù)共享上線運行以來存在的問題。交流座談人員從日常報銷、合同結(jié)算、資金支付、收款業(yè)務(wù)、系統(tǒng)優(yōu)化等多方面交流，現(xiàn)場溝通并討論，及時解決實際問題。

3.2 內(nèi)帶外派，全方位解決問題

（1）選派工作經(jīng)驗豐富人員前往地區(qū)公司進行業(yè)務(wù)現(xiàn)場指導(dǎo)及溝通；

（2）選派業(yè)務(wù)基礎(chǔ)好的員工“以老帶新”的形式指導(dǎo)二批新來員工進行業(yè)務(wù)處理，保證憑證的正確性；

（3）每天與顧問及時進行溝通解決當天表單及憑證中遇到的各類問題。

3.3 樹立服務(wù)意識，優(yōu)化共享系統(tǒng)

針對地區(qū)公司提出表單填報及流程審批的合理化建議，共享中心上下高度重視、深入研究，指定專人與項目系統(tǒng)組、德勤咨詢公司對接，限時制定《表單填報優(yōu)化方案》、《報銷系統(tǒng)幫助鍵描述方案》、《部門差旅費表單填寫優(yōu)化方案》、《財產(chǎn)保險費先預(yù)付，后核銷方案》、《促銷費方案》，提報中心會議討論審定。將采納的優(yōu)化方案及時向地區(qū)公司反饋，滿足了共享業(yè)務(wù)處理與地區(qū)公司管理的雙重需要。

3.4 持續(xù)開展用戶培訓(xùn)，提高員工業(yè)務(wù)技能

用戶培訓(xùn)包括地區(qū)公司人員培訓(xùn)和共享運營人員培訓(xùn)兩部分，其中地區(qū)公司人員培訓(xùn)采用集中培訓(xùn)和內(nèi)部推廣培訓(xùn)相結(jié)合的方式，培訓(xùn)范圍覆蓋財務(wù)共享范圍涉及的所有財務(wù)、業(yè)務(wù)人員；共享運營人員培訓(xùn)采用集中培訓(xùn)的方式，內(nèi)容包括共享運營制度講解、工作紀律要求、業(yè)務(wù)場景講解和演練、業(yè)務(wù)流程培訓(xùn)、整體遷移計劃培訓(xùn)、運營方案培訓(xùn)和演示、業(yè)務(wù)模擬操作及各部分內(nèi)容測試。

為了提高員工業(yè)務(wù)水平和工作能力，一是發(fā)放資料并組織所有人員學(xué)習(xí)整體報銷流程業(yè)務(wù)處理、重點業(yè)務(wù)操作審核要點梳理及未上市單位制度及業(yè)務(wù)處理；二是持續(xù)組織二批人員進行《集團公司會計手冊》、《共享案例分析及SOP編寫講解》的培訓(xùn)。

3.5 加強不同公司間交流，推廣共享新理念

安排人員參與共享流程操作展示的培訓(xùn)與演練，并邀請長慶電視臺專業(yè)講解員對部分員工進行培訓(xùn)，為改革與企業(yè)管理部觀摩團、新疆油田觀摩團及華北油田觀摩團進行共享系統(tǒng)展示，推廣共享理念。

4 推進建議

（1）地區(qū)公司業(yè)務(wù)人員對服務(wù)平臺的費用要素的啟用情況不夠了解，建議地區(qū)公司財務(wù)人員制作在用費用類別和費用要素明細表，供業(yè)務(wù)人員填單時參考。

（2）部分地區(qū)公司同一業(yè)務(wù)的憑證模板不統(tǒng)一，需再次加以確認，如確認低值易耗品結(jié)算采用過渡性模板或非過渡性模板。

（3）部門科目的輔助分錄信息需考慮是否加以固化，如增值稅的稅源屬地，管理費用的銷售方式和成本中心等。

（4）持續(xù)關(guān)注新上線業(yè)務(wù)運行中出現(xiàn)的問題，檢查憑證模板定義的準確性，并對表單的適用性繼續(xù)進行驗證，對問題模板及表單字段及要素的不足及時進行修正完善。

5 小 結(jié)

共享信息系統(tǒng)是以FMIS和ERP為基礎(chǔ)，充分應(yīng)用移動互聯(lián)、云計算、大數(shù)據(jù)技術(shù)建立的財務(wù)共享運營平臺。對于初期上線的業(yè)務(wù)，共享工作人員在操作上尚且需要很多學(xué)習(xí)，而對于要遷移業(yè)務(wù)的地區(qū)公司，他們面臨更多的難題。一直在用ERP系統(tǒng)的財務(wù)人員需及時轉(zhuǎn)換角色，不斷適應(yīng)新的報銷形式，而對于壓跟沒有用過ERP系統(tǒng)的地區(qū)公司二級單位，在2018業(yè)務(wù)重組后又要面臨財務(wù)上線共享系統(tǒng)，其難度就又多了一層。

作為共享工作人員，只有本著理解為上、扎實干活的精神，才能做好現(xiàn)場的具體問題指導(dǎo)和溝通，不怕麻煩，設(shè)身處地幫助地區(qū)公司解決具體問題，逐步建立起彼此的信任。

地區(qū)公司和共享中心是一種服務(wù)關(guān)系，更是相互依賴的合作關(guān)系，共享的價值就是體現(xiàn)在各種服務(wù)和管理上。

只有做好建設(shè)期各種基礎(chǔ)服務(wù)，擁有了一定的好口碑，才能在成熟期進一步擴大業(yè)務(wù)范圍，并將部分專業(yè)性的高附加值業(yè)務(wù)納入共享。

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