現(xiàn)代企業(yè)檔案管理實(shí)踐與探索

劉晶

[摘要]在企業(yè)發(fā)展過程中，檔案管理非常重要。檔案如果處理不好，不僅會(huì)影響檔案資料的正常使用，還會(huì)影響企業(yè)的管理效率?，F(xiàn)代化技術(shù)中主要以先進(jìn)的信息化技術(shù)為主，將其應(yīng)用在檔案庫房管理工作中能大大減少檔案管理的工作量，提升檔案管理的質(zhì)量。

[關(guān)鍵詞]檔案管理;問題;處理措施

科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展，計(jì)算機(jī)技術(shù)的廣泛運(yùn)用已經(jīng)涉及我們生活的各個(gè)方面，逐漸成為影響我們工作生活的主要因素，傳統(tǒng)的檔案管理工作已經(jīng)難以適應(yīng)現(xiàn)代發(fā)展的需求，檔案管理工作也慢慢地向著現(xiàn)代化的方向發(fā)展。

一、現(xiàn)階段檔案管理工作中存在的問題

（一）信息化意識薄弱，不重視推廣實(shí)踐

現(xiàn)代化的企業(yè)發(fā)展迅速，檔案信息內(nèi)容龐大，但是檔案管理人員信息化觀念較差，不能意識到信息化操作的高效快捷性。很多管理人員，只是停留在簡單的電腦錄入、傳輸，不具備系統(tǒng)的信息化檔案管理理念。因?yàn)槿狈χ匾?，?dǎo)致企業(yè)用于檔案信息化建設(shè)的資金分配較少，進(jìn)而影響檔案信息化在企業(yè)管理中的應(yīng)用推廣，檔案信息化建設(shè)不能發(fā)揮應(yīng)有的價(jià)值，難以為企業(yè)發(fā)展提供完善的服務(wù)功能。

（二）檔案管理體系不健全

長久以來，企業(yè)部門進(jìn)行工作都離不開資料信息，檔案管理在其中起著重要的作用。目前，我國很多企業(yè)工作中缺乏健全體系，檔案管理人員不知道相關(guān)制度，工作過程中經(jīng)常出錯(cuò)，降低了工作效率。另外，缺少系統(tǒng)的檔案管理工作制度，很多工作人員工作時(shí)按照以往工作經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行，經(jīng)常出現(xiàn)檔案缺失甚至丟失情況，給企業(yè)的發(fā)展帶來巨大的影響。

（三）專業(yè)人才缺乏，管理水平較差

現(xiàn)代企業(yè)檔案管理人員信息化水平不足，管理團(tuán)隊(duì)中大量缺乏專業(yè)技術(shù)人員，不能以科學(xué)、先進(jìn)的思想指導(dǎo)工作開展。管理團(tuán)隊(duì)中，不具備信息化管理素質(zhì)的人員卻占絕大多數(shù)。對于檔案管理軟件不懂、不問、不學(xué)習(xí)，只能完成簡單的操作，無法將先進(jìn)設(shè)備和軟件的作用發(fā)揮出來，也不能上升到科學(xué)管理的高度，嚴(yán)重地影響著信息化檔案管理在現(xiàn)代企業(yè)中的應(yīng)用程度。

二、現(xiàn)代檔案信息化管理策略

（一）加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)并統(tǒng)一管理

每個(gè)企業(yè)都是由若干個(gè)部門組成的，但卻沒有一個(gè)完整的檔案管理系統(tǒng)，導(dǎo)致企業(yè)信息化建設(shè)發(fā)展緩慢。因此，企業(yè)應(yīng)該把現(xiàn)代檔案信息化管理放在企業(yè)管理中的重要位置，并實(shí)地進(jìn)行操作。企業(yè)還要優(yōu)化部門的組成，讓企業(yè)檔案管理工作專員、主管、企業(yè)政策改革部門人員、會(huì)計(jì)部門人員、資產(chǎn)管理部門人員等組成一個(gè)公司檔案管理部門的改良小組，做到行動(dòng)上統(tǒng)一部署，各部門之間相互配合、監(jiān)督，發(fā)現(xiàn)問題立刻處理，每個(gè)部門取長補(bǔ)短，對企業(yè)檔案進(jìn)行信息化管理。

（二）完善信息化制度，建設(shè)機(jī)構(gòu)部門

現(xiàn)代企業(yè)必須根據(jù)實(shí)際情況，結(jié)合科學(xué)理論建立長效運(yùn)行機(jī)制。制定完善的信息化管理制度，成立專業(yè)運(yùn)營維護(hù)機(jī)構(gòu)，監(jiān)督和落實(shí)相關(guān)工作。要做到有計(jì)劃的信息化建設(shè)，通過管理實(shí)況調(diào)查，制定詳細(xì)細(xì)則和規(guī)劃，用以指導(dǎo)信息化工作的開展;同時(shí)，鋪設(shè)性能較高的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，提高檔案信息化管理的質(zhì)量，實(shí)現(xiàn)資源的互助共享，避免閑置浪費(fèi)。

（三）增強(qiáng)檔案管理人員素質(zhì)

檔案管理中人員素質(zhì)起著關(guān)鍵性的作用，因此要注重管理人員素質(zhì)的提高。檔案管理工作是一項(xiàng)科學(xué)性、系統(tǒng)性的專業(yè)工作，工作人員素質(zhì)的高低直接影響檔案管理工作的質(zhì)量。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)等現(xiàn)代化設(shè)備的廣泛應(yīng)用，檔案管理方式和技術(shù)不斷完善和進(jìn)步，檔案管理現(xiàn)代化的新形勢對檔案管理工作人員的素質(zhì)提出了新的要求。為了更好地適應(yīng)現(xiàn)代化檔案管理工作的需求，要及時(shí)對檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，要求檔案管理工作人員向綜合性檔案人才發(fā)展。加強(qiáng)對檔案管理工作人員的思想教育，使得檔案管理工作人員樹立起愛崗敬業(yè)，樂于奉獻(xiàn)的精神;加強(qiáng)不同知識結(jié)構(gòu)和不同年齡技術(shù)人員的交流，發(fā)揮各自的優(yōu)勢，揚(yáng)長避短;建立健全考核機(jī)制，鼓勵(lì)員工積極學(xué)習(xí)，不斷提升自身的素質(zhì)。在現(xiàn)代化檔案管理的形勢下，檔案管理工作者應(yīng)當(dāng)聯(lián)系檔案管理的實(shí)際，積極總結(jié)檔案管理經(jīng)驗(yàn)，更新發(fā)展理念，積極創(chuàng)新工作思路，確保檔案管理水平有新的突破。檔案工作管理人員還要樹立起良好的職業(yè)道德精神和創(chuàng)新意識，通過學(xué)習(xí)拓展自己的知識面，開闊自己的視野，使員工自身的發(fā)展能夠跟上現(xiàn)代化檔案管理工作的腳步。

（四）增加資金投入，提高重視度

新經(jīng)濟(jì)形勢下，企業(yè)要對自身檔案部門提高重視，根據(jù)各部門檔案資料的實(shí)際管理情況，建立專門檔案資料管理室，配置復(fù)印機(jī)、掃描儀、傳真機(jī)和檔案柜等設(shè)施。政府部門要增加資金投入，改善檔案保存環(huán)境，保證檔案的閱讀和借閱環(huán)節(jié)的順利進(jìn)行。利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案的整合，改變傳統(tǒng)工作模式，提高工作效率和檔案信息存儲(chǔ)量，提高借閱人員檔案檢索速度。建立專門的人員進(jìn)行資料監(jiān)督檢查，保證檔案沒有丟失和遺漏，嚴(yán)格按照相關(guān)法規(guī)執(zhí)行工作，在資金充足情況下，建立企業(yè)內(nèi)部局域網(wǎng)，對檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行內(nèi)部共享，方便各部門工作人員通過計(jì)算機(jī)查閱資料。另外，確定檔案管理期限，對失效或者超過管理期限的檔案，按照要求進(jìn)行銷毀。

結(jié)語

檔案信息化建設(shè)是各個(gè)政府和企業(yè)加快信息化建設(shè)的重要環(huán)節(jié)，需要進(jìn)行合理的規(guī)劃，并建立完善的檔案管理機(jī)制，提高檔案信息化的管理質(zhì)量。檔案信息化管理是檔案管理中不可缺少的環(huán)節(jié)，我國在檔案信息的管理中，雖然取得了一些成就，但仍然面臨一些問題需要解決。綜上所述，要把檔案信息化管理作為政府和企業(yè)長期需要重視和發(fā)展的內(nèi)容，努力培養(yǎng)人才，以適應(yīng)復(fù)雜多變的信息化發(fā)展趨勢。

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