淺談辦公室主任的自我修養(yǎng)

王興三

[摘要]力公室是一個綜合部門，起著承上啟下、溝通內(nèi)外的作用，是單位的核心部門。辦公室主任需要承擔辦公、辦文、辦會、綜合督辦協(xié)調(diào)、信息收集、信訪接待、人員與經(jīng)費管理等各項工作以及大量臨時任務，工作內(nèi)容繁多、責任重大，這就需要具備多方面的能力和素質(zhì)。

[關鍵詞]力公室主任;自我修養(yǎng);分析

引言

辦公室是各級黨政機關、企事業(yè)單位的綜合辦事機構(gòu)，負責協(xié)助領導參與政務、管理事務，為領導服務抓信息，為機關服務搞協(xié)調(diào)，為基層服務促溝通，是承上啟下、連接左右的樞紐;而辦公室主任則處于這一樞紐的中心位置，具有舉足輕重的作用，是領導的“咽喉”“耳目”、助手和參謀。因此，辦公室主任要適應這一特殊崗位的需要，必須不斷加強自身修養(yǎng)，努力提高政治思想、道德品格、文化智能以及組織協(xié)調(diào)水平和心理素質(zhì)。

一、注重禮儀

隨著市場經(jīng)濟的進一步開放，企業(yè)對外交流日益廣泛，作為辦公室主任，陪同高管代表企業(yè)進行商務活動的頻次日漸增多，儀容儀表顯得尤其重要。一般情況下，企業(yè)都比較注重商務活動的儀容儀表，如男士西裝領帶，女士西服套裝、略施淡妝。但是，有些辦公室主任不太注重平時的儀表儀容，給人邋遢、不利索的感覺。其實，儀容儀表的背后，體現(xiàn)出一個人對待自己、對待他人的態(tài)度，是尊重社會、尊重他人、尊重自己的綜合體現(xiàn)。一個整潔的外表，體現(xiàn)了一個人在處理事務上關注細節(jié)、追求美好的愿望;一身合適搭配，顯示出對自身與社會融合度的評估和把握尺度的能力。透過自身裝束也可看出此人對社會的接納程度和順勢應變的能力。古人日：“不學禮，無以立”。作為企業(yè)辦公室主任，在接待客戶來訪時更要注意以下禮儀工作。

第一種是接待企業(yè)商務來賓。這些來賓一般都在商務活動之前與企業(yè)有過一些事務性溝通，這時辦公室主任首先應該與業(yè)務部門負責人及時溝通，了解此次活動中商談的主要事項、客戶企業(yè)和來訪客人的相關信息和來訪天數(shù);根據(jù)以上信息召集相關崗位人員制定接待日程方案：商定主要接待領導以及陪同人員、布置會務地點、確定接（送）機時間、安排客人住宿、了解來賓民族習俗和個人喜好、準備企業(yè)宣傳資料、文件資料等;議程方案一經(jīng)確定，就要及時傳達到相關崗位和個人，促成接待工作的團體參與;同時要保證來訪客人愉快、合理的工作與休息時間，確保接待事務不空檔，避免留下不熱情、不重視的不良印象。

第二種是接待上級專項檢查來訪。除了落實以上必要議程事項外，辦公室主任要讓本企業(yè)領導全面了解此次檢查工作的重點內(nèi)容和本企業(yè)相關狀況，要把本企業(yè)亟待解決的困難和遇到的障礙概括出來，要讓企業(yè)領導把自己的認識與現(xiàn)實情況加以對照，用專業(yè)的角度和語言與來訪專家溝通;同時，還要做好匯報會的組織工作：要確定好會議中主賓入（離）席的順序、準確介紹參會人員和主匯報人、制作的PPT匯報材料要簡明扼要、播放設施要流暢有聲、茶水攝像服務人員要及時到位，要確保工作反映真實、高效，做到坦誠相待，真情交流，對待問題不掩蓋、不回避;只有直面問題，才能得到專家的專業(yè)指導，有效解決問題。

第三種是到企業(yè)內(nèi)部檢查工作。企業(yè)的效益除了員工的無私奉獻，更重要的是有一批優(yōu)秀的企業(yè)“領頭羊”，高管的權威形成和魅力展現(xiàn)，左右臂的輔佐與支持起到很大的作用。一個好的企業(yè)辦公室主任，首先，要禮賢下士，不要狐假虎威，不要因為自己的個人形象影響員工對高管的正確評價，給企業(yè)帶來負效應。其次，由于辦公室主任長期與公司高管接觸，對其知識層面、表達習慣、思維模式都有一定的了解，因此辦公室主任在領導下基層之前，就應該深入基層了解本企業(yè)的運營狀況?？傊?，辦公室主任在此事項上應該用心營造，搭建起一座高管與基層工作的緊密橋梁，不要假傳“旨”令，興師動眾，讓“下基層工作”演變成“迎來賓工作”，應該讓“檢查工作”轉(zhuǎn)變?yōu)椤绑w驗工作”，只有讓領導親身體驗，才能讓領導擁有的權力得到針對性地發(fā)揮，讓權力準確運用到實踐工作當中，才能達到權力的高效和實效;只有讓領導與員工深切地交流，才能讓領導的經(jīng)營理念及時地轉(zhuǎn)化為員工的行動，才能讓領導了解員工情感上的需求和工作中的進展狀況，才能上下形成合力、向心力，共同致力于目標的實現(xiàn)。

二、過硬的思想作風

辦公室工作具有“重”“雜”“難”的特點，這就要求辦公室主任要有過硬的思想作風。第一，要加強思想政治理論學習，以習近平總書記新時代中國特色社會主義思想武裝自己的頭腦，不斷強化政治意識、大局意識、核心意識、看齊意識，增強政治的敏感性;第二，要強化廉政意識，公務接待中要嚴格遵守“八項規(guī)定”，物品采購中要公平公正，切不可中飽私囊，任何時候都不得利用工作之便謀取私利;第三，要堅持按制度辦事，謹言慎行，不該說的話堅決不說，不能表的態(tài)堅決不表，不利于團結(jié)的話堅決不傳。

三、勤于思考，勤于調(diào)查

俗話說，才干來自勤奮。一個人要具備知人之先、曉人之全的能耐，就得付出超乎常人十倍、百倍的努力，就得有一種克勤克儉、埋頭苦干、鍥而不舍、開拓進取的精神。愛迪生曾經(jīng)斷言：“世界上沒有一種具有真正價值的東西，可以不經(jīng)過艱苦辛勤的勞動而能夠得到?！彼宰鳛檗k公室主任絕不能安于現(xiàn)狀、飽食終日、無所用心，不能有絲毫懶惰和懈怠，一定要增強使命感、危機感和緊迫感，超脫于小事，醉心于大事，勤于捕捉帶有傾向性、指導性、實效性和超前性的信息，勤于對各種相關學科知識的積累，勤于“回頭看”，不斷總結(jié)新經(jīng)驗，研究新問題，從而不斷去充實自己。

四、優(yōu)秀品行

辦公室主任由于與企業(yè)高管接觸較多，掌握企業(yè)秘密和商業(yè)機密的機會也比較多，這就要求辦公室主任做到：第一，要堅守保密原則，即使在受委屈和不被認可的情況下，把握住有所為和有所不為的尺度，決不能以犧牲企業(yè)的代價換取個人的痛快。第二，要團結(jié)同事，企業(yè)發(fā)展離不開團隊合作，維護友好的工作環(huán)境是提高工作效率的根本保證。辦公室的許多職能部門都有和高管直接溝通接觸的機會，有時可能造成管理散漫的現(xiàn)象，甚至可能會有下屬公私混談、占據(jù)領導工作時間的現(xiàn)象發(fā)生。這時辦公室主任就要發(fā)揮統(tǒng)籌管理的方法，制定嚴謹?shù)臅蜁r間要求與會客程序，并同《工作描述及崗位職責》相配套，以《員工守則》培訓教育大家，通過制度管理人和事，減少人際關系中可以引起的矛盾沖突，既給員工權屬時間和空間，又要通過工作程序來約束不合理行為。第三，要實事求是，辦公室主任與領導接觸機會較多，時間長了，容易讓領導產(chǎn)生偏信偏聽的依賴性。因此，作為辦公室主任，在反映和匯報工作時，一定要恪守原則、實事求是，不要隱瞞、不要妄斷，也不要夸大事實，更不要借機泄私憤、尋報復，要懂得罔言可誤事，讒言可害人。第四，要行事果斷，辦公室主任在上下級溝通中，時間要求很高，辦公室主任要具備迅速劃分催辦緊急程度能力，歸整待辦事項，通過標簽色彩的區(qū)分，配合工作筆記備忘錄的習慣，逐漸培養(yǎng)增強處理事務效率的能力。

五、強烈的服務意識

服務意識和服務質(zhì)量是衡量辦公室工作的重要指標。從公務接待到各類辦文辦會，從大型活動舉辦到領導公務用車安排等，服務無處不在，辦公室的所用工作歸根到底就是服務。為領導服務要善于想領導之所想，對于領導的意圖要準確領會，對于領導的決策要堅決執(zhí)行，對于領導的問題要勤于思考;為基層服務要急群眾之所急，對于基層反映的問題要及時處理，要做到熱心、誠心、耐心。

六、文字功底

辦公室主任需要草擬各類文稿，從計劃總結(jié)到匯報材料，從公文起草到會議記錄整理以及各種規(guī)章制度的制定、修訂完善等，文字功底至關重要。扎實的文字功底是辦公室主任的必備素質(zhì)。作為辦公室主任，要愛學習、善思考、重實踐，平時要能夠按照“三熟三強”的標準，即全局熟、重點熟、具體熟，業(yè)務能力強、文字功底強、溝通能力強，不斷完善自己，長期積累，不斷進步。

結(jié)語

辦公室主任是一個單位的“大管家”，重任在肩。作為辦公室主任，要以精益求精的精神，不斷學習、不斷提高，與時俱進、追求卓越。

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