關(guān)于檔案信息化建設(shè)與檔案管理的思考

李麗燕　王亞楠

摘 要 隨著我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，檔案也發(fā)揮著其應(yīng)有的作用。在我國(guó)的發(fā)展歷程中，檔案一直記錄著我國(guó)發(fā)生過(guò)的事件，無(wú)論大小。所以，檔案是國(guó)家極為重要的資源。檔案的管理工作是否完善，會(huì)在一定程度上對(duì)我國(guó)社會(huì)的發(fā)展產(chǎn)生影響。在我國(guó)社會(huì)的發(fā)展過(guò)程中，隨著信息化技術(shù)的出現(xiàn)，檔案管理水平也得以提升，但與此同時(shí)，檔案管理中也存在些許問(wèn)題。對(duì)此，本文簡(jiǎn)單介紹了檔案信息化建設(shè)與檔案管理，并且提出了存在的問(wèn)題及與之相關(guān)的建議。

關(guān)鍵詞 檔案信息化 檔案管理 思考

一、檔案信息化建設(shè)的主要內(nèi)容

一般情況下，檔案信息化建設(shè)是將各種信息結(jié)合在一起，其中包括經(jīng)濟(jì)、政治、文化等信息，方便人們了解，這種看法是廣義上的檔案信息化建設(shè)。而狹義上的看法是指檔案內(nèi)部資料的信息化，而其中是不包含其他資料信息的。要想進(jìn)一步完善檔案信息化建設(shè)，就需要確保檔案信息的真實(shí)性和準(zhǔn)確性，也就是說(shuō)，檔案的內(nèi)容是真實(shí)的，是可以供人們利用的信息。

二、檔案信息化建設(shè)中存在的問(wèn)題

（一）數(shù)據(jù)的異構(gòu)性

隨著社會(huì)的發(fā)展，檔案的傳輸方式已經(jīng)放棄了傳統(tǒng)的方式，并且傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案已經(jīng)變成了電子檔案。這種轉(zhuǎn)變不僅保證了檔案信息在傳輸過(guò)程中的保密安全性，同時(shí)還提高了工作人員的工作效率，節(jié)省了工作時(shí)間。還有一點(diǎn)要注意的是，電子檔案雖然實(shí)現(xiàn)了更加快速方便地傳輸信息，但是在對(duì)各種檔案的分類問(wèn)題上出現(xiàn)了困難。這是因?yàn)楦鱾€(gè)單位的數(shù)據(jù)是不一樣的，并且在這些數(shù)據(jù)庫(kù)中存在各種屬性不同的檔案，十分復(fù)雜。工作人員想要將檔案內(nèi)部結(jié)構(gòu)整理得更加完善有序，但其整理過(guò)程具有復(fù)雜性，導(dǎo)致檔案信息化建設(shè)面臨重大阻礙。

（二）高度的分散性

在檔案信息化建設(shè)的過(guò)程中，會(huì)出現(xiàn)各種各樣的問(wèn)題，高度的分散性就是影響檔案信息化建設(shè)的一個(gè)因素。在我國(guó)社會(huì)的發(fā)展過(guò)程中，因我國(guó)地域廣闊，不同的地域有不同的生活方式及管理模式。在開(kāi)展檔案記錄工作的過(guò)程中，這些不同的生活與管理方式也就意味著檔案記錄的方式也會(huì)出現(xiàn)一定的差異，從而對(duì)檔案管理工作產(chǎn)生影響，也會(huì)在一定程度上阻礙檔案信息化建設(shè)。因檔案信息化建設(shè)具有分散性，所以可能會(huì)對(duì)工作造成一些比較難處理的問(wèn)題，其中包括材料重復(fù)。分散性可能會(huì)對(duì)工作人員管理文件產(chǎn)生影響，從而影響檔案的科學(xué)性和準(zhǔn)確性。檔案管理工作不管是對(duì)個(gè)人還是對(duì)醫(yī)院都有著十分重要的意義。檔案管理工作出現(xiàn)了問(wèn)題，可能會(huì)影響我國(guó)的經(jīng)濟(jì)建設(shè)。因此，在科技發(fā)達(dá)的當(dāng)下，相關(guān)的技術(shù)人員可以利用有關(guān)的技術(shù)完善檔案信息化建設(shè)，使之更加方便，同時(shí)還可以確保檔案信息的安全性。

（三）管理人員缺乏服務(wù)意識(shí)

檔案信息化建設(shè)和管理的目的是讓人們更加方便、快速地了解信息，更好地為醫(yī)院及員工服務(wù)。但有些檔案管理人員對(duì)檔案信息化建設(shè)的積極性不高，無(wú)法全心投入工作當(dāng)中。并且，大多數(shù)檔案管理人員的服務(wù)意識(shí)比較薄弱，沒(méi)有擺正自己的工作心態(tài)，所以無(wú)法更好地完成檔案信息化建設(shè)。同時(shí)，在檔案管理工作中，經(jīng)常出現(xiàn)一種情況，那就是當(dāng)其他工作人員想要查閱某些檔案信息時(shí)，檔案管理人員可能會(huì)因?yàn)榕侣闊┒医杩谔氯?。這種現(xiàn)象僅僅是因?yàn)闄n案管理人員想要節(jié)省自己的時(shí)間，而不去服務(wù)其他來(lái)查閱信息的人員，這樣就會(huì)影響檔案信息化建設(shè)和管理工作的開(kāi)展。

三、完善檔案信息化建設(shè)與檔案管理工作的方式

（一）加強(qiáng)檔案管理數(shù)字化建設(shè)

為了實(shí)現(xiàn)檔案信息化建設(shè)與管理，資源建設(shè)具有十分重要的意義。一般情況下，檔案工作都是圍繞資源建設(shè)進(jìn)行的。從我國(guó)目前的發(fā)展情況看來(lái)，檔案的管理工作最主要就是為了加強(qiáng)檔案管理資源共享及數(shù)字化建設(shè)。當(dāng)然，可以在實(shí)際工作的過(guò)程中加大對(duì)各個(gè)環(huán)節(jié)的監(jiān)管力度，并根據(jù)實(shí)際情況不斷改善工作方案，從而提升檔案管理的數(shù)字化程度。在符合實(shí)際要求的情況下，可以加大對(duì)工作的人力或財(cái)力的投入力度，從而優(yōu)化檔案數(shù)字化所需要的文件目錄。此外，紙質(zhì)檔案也是非常重要的，在實(shí)際工作當(dāng)中，可以將電子檔案與實(shí)際檔案結(jié)合，從而實(shí)現(xiàn)更好的效果。同時(shí)，工作人員需要注意的是，要想實(shí)現(xiàn)檔案資源共享，相關(guān)人員就要根據(jù)規(guī)定，不斷完善檔案管理體系，從而使信息分類等工作能夠順利完成。當(dāng)然，檔案信息的實(shí)時(shí)性是十分重要的，工作人員要根據(jù)實(shí)際情況，運(yùn)用不同的方式不斷完善檔案的信息化建設(shè)，更好地為人們服務(wù)。

（二）優(yōu)化檔案信息化的工作系統(tǒng)

要想完善檔案信息化建設(shè)與管理，與之相關(guān)的工作系統(tǒng)是十分重要的，關(guān)系著檔案管理工作是否可以科學(xué)有序地進(jìn)行。當(dāng)然，如果想要優(yōu)化檔案信息化的工作系統(tǒng)，第一步需要做的就是形成明確的檔案管理機(jī)制，這樣才可以確保檔案管理工作有序進(jìn)行。其次，檔案管理部門要制定相關(guān)規(guī)定，規(guī)定工作人員自身的責(zé)任及工作內(nèi)容，使工作人員可以在實(shí)際工作中加強(qiáng)配合，這樣可以對(duì)檔案信息化建設(shè)與管理產(chǎn)生有利的影響。并且，還可以運(yùn)用與檔案管理相關(guān)的法律法規(guī)約束檔案管理人員，從而確保檔案信息的科學(xué)性與準(zhǔn)確性。

（三）增強(qiáng)管理人員的服務(wù)意識(shí)

要想完善檔案信息化建設(shè)與檔案管理工作，改善檔案工作人員的工作態(tài)度，增強(qiáng)工作人員的服務(wù)意識(shí)是尤為重要的。檔案管理人員如果有正確的工作理念，對(duì)檔案管理工作有足夠的熱情，那么對(duì)檔案信息化建設(shè)與管理工作就會(huì)產(chǎn)生積極的影響。改變檔案管理人員工作理念的第一步就是向管理人員明確地說(shuō)明檔案管理工作的重要性，對(duì)醫(yī)院及對(duì)個(gè)人的重要意義。其次，可以對(duì)管理人員進(jìn)行專門的培訓(xùn)，增強(qiáng)管理人員的服務(wù)意識(shí)，端正工作人員的工作態(tài)度。還可以實(shí)行獎(jiǎng)勵(lì)制度，對(duì)一些在檔案管理工作中表現(xiàn)優(yōu)異的員工進(jìn)行表?yè)P(yáng)，必要時(shí)可以給予其獎(jiǎng)金或者物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)，從而增強(qiáng)檔案管理人員的服務(wù)意識(shí)。

四、結(jié)語(yǔ)

在時(shí)代的發(fā)展中，檔案對(duì)我國(guó)社會(huì)的發(fā)展有著重要的意義，但檔案信息化建設(shè)還存在諸多不足。要想完善檔案信息化建設(shè)與檔案管理，不僅需要檔案管理工作人員的努力，還需要其他人員貢獻(xiàn)自己的力量。只有在各個(gè)部門的工作人員的共同配合之下，引起各個(gè)行業(yè)對(duì)檔案管理的重視，才能夠更好地完善檔案信息化建設(shè)與檔案管理工作。

（作者單位為威海市婦幼保健院）

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